Hvis du eier en bedrift, må du kanskje skrive brev til kundene. Du kan skrive noe for å gi kundene beskjed om nye arrangementer eller tilbud, eller du kan svare på kundeklager på vegne av selskapet. Uavhengig av årsaken til brevet, bør du alltid opprettholde en profesjonell stil.
Steg
Del 1 av 2: Formatering av et forretningsbrev
Trinn 1. Bruk profesjonelt brevhode
Forretningsbrevet vil være en representasjon av din bedrift. Så det må se annerledes og av høy kvalitet. Forretningsbrevet bør også inneholde firmalogoen eller merkevaren din.
Du kan opprette brevhode ved hjelp av forhåndsdefinerte brevhodefargeprøver i Microsoft Word. Sørg for å bruke logoen eller merkevaren som ligger på brevhodet
Trinn 2. Åpne et tekstbehandlingsprogram
Du bør alltid skrive forretningsbokstaver på datamaskinen.
- Lag et nytt dokument og sett en kant på 2,5 cm på dokumentet.
- Bruk et serif -skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Sørg for å alltid bruke en skriftstørrelse som ikke er større enn 12 poeng og ikke mindre enn 10 poeng. Et forretningsbrev bør være lett å lese på grunn av skriftvalget eller skriftstørrelsen.
- Sørg for at dokumentet er satt til ett mellomrom.
Trinn 3. Juster formen på blokkene
Blokkform er det vanligste formatet som brukes i forretningsbrev. Dette skjemaet er også det enkleste å sette opp og følge. Hver tittel må justeres, og det må være ett mellomrom mellom hver tittel. Fra bunnen av dokumentet bør forretningsbrevet ha følgende overskrifter:
- Dagens dato, eller datoen du sendte brevet. Datoen er viktig fordi den kan brukes som både notatet og mottakerens notat. I tillegg kan datoer også ha lovlig bruk. Så sørg for at datoen er korrekt.
- Returadresse. Denne delen inneholder adressen din formatert i standard adressestil. Hvis adressen din allerede er på brevhodet, kan du hoppe over denne delen.
- Adresse på innsiden. Denne delen inneholder navn og adresse til personen som mottok brevet. Bruken av ordet Mr / Ms er valgfri. Så hvis du for eksempel skrev et brev til Nina Marlina, kan du skrive Ms. på navnet hans hvis du ikke er sikker på hva sivilstatusen hans er.
- Hilsen. Hilsener kan bruke ordene "Kjære fru Marlina" eller "Kjære Nina Marlina". Hvis du ikke er sikker på hvem som skal lese brevet, kan du bruke ordet "Med vennlig hilsen". Du kan også bruke "Til interesserte parter", men bare som en siste utvei hvis du ikke vet hvem publikummet ditt er.
- Brevtekst. Vi vil diskutere dette mer i neste avsnitt av artikkelen.
- Følgebrev, med signatur. Du kan bruke ordene "Med vennlig hilsen" eller "Hilsen".
Del 2 av 2: Skrive et forretningsbrev
Trinn 1. Identifiser publikummet ditt
Brevets stil bør alltid forbli profesjonell, uavhengig av hvem publikummet er. Du kan imidlertid justere språk eller ordvalg basert på personen som vil motta brevet ditt. Hvis du skriver for personalavdelingen i et annet selskap, må du kanskje bruke et mer formelt språk. Men hvis du skriver for en bestemt kunde, kan du bruke et mer uformelt eller uformelt språk.
- Å identifisere publikummet betyr også at du vil forhindre forvirring i publikummet. Unngå å bruke begreper som leserne dine ikke forstår. Kunder kjenner for eksempel ikke forkortelsene som brukes for selskapets romprogram, så unngå å bruke dem i bokstaver.
- Regelen nummer én for å skrive et godt forretningsbrev er at det skal være klart, konsist og høflig.
Trinn 2. Forklar hensikten med bokstaven i den første linjen
Vurder formålet med brevet. Er det for å gi kundene beskjed om din nye beliggenhet i en ny bydel? Er det for å minne kundene om ubetalte regninger eller saldo? Eller for å svare på kundeklager? Med dette målet i tankene, skriv en første linje som lar leseren umiddelbart vite hva brevet handler om. Ikke skriv formålet med brevet som ikke er klart. Kom deg rett til poenget.
- Begynn med å bruke "jeg" hvis du uttrykker din mening som bedriftseier. Bruk "vi" hvis du skriver på vegne av et selskap eller en organisasjon.
- Fokuser på direkte utsagn som: "Med dette brevet informerer vi deg" eller "Med dette brevet ber vi." Du kan også bruke en "jeg" -erklæring hvis du skriver et brev som bedriftseier. For eksempel: "Jeg kontaktet deg fordi" eller "Jeg har nylig hørt om … og vil vite mer om …"
- For eksempel, hvis du (bedriftseieren) skrev til Nina Marlina om en ubetalt regning siden forrige måned, start brevet med: "Jeg kontaktet deg fordi du har en ubetalt saldo på kontoen din siden mars 2015."
- Eller, hvis du er ansatt i et selskap og skriver for å svare på en kundeklager om selskapets romprogram, starter du brevet med: "Vi har mottatt klagen din om vårt Mars -romprogram."
- Hvis du skriver et brev for å fortelle leserne at de vant en konkurranse, eller at de har en plass i et utdanningsprogram, kan du begynne med et uttrykk som: "Jeg er glad for å fortelle deg det …" eller "Vi vil gjerne fortelle deg det … ".
- Hvis du forteller dårlige nyheter, begynn med en setning som: "Det er med et tungt hjerte at vi forteller deg det …". Eller, "Etter grundig vurdering har jeg bestemt meg for å ikke …".
Trinn 3. Bruk aktive setninger, ikke passive
Vi bruker den passive stemmen hele tiden i vanlig tale. Men den passive stemmen kan få skrivingen din til å se sløv eller forvirrende ut. Aktive setninger er mye mer effektive i forretningsbrev fordi de viser en mer selvsikker språkstil.
- Et eksempel på en passiv setning er: "Hvilken klage kan jeg håndtere for deg?" Emnet i setningen, nemlig kunden ("du"), vises på slutten av setningen, ikke i begynnelsen av setningen.
- Et eksempel på en aktiv setning vil være: "Hva kan jeg gjøre for å behandle klagen din?" Denne versjonen av setningen, i den aktive stemmen, er mye tydeligere og lettere å forstå for leseren.
- Å bruke den passive stemmen kan være en god måte å få frem budskapet ditt uten å trekke oppmerksomheten til feil eller ubehagelige punkter. Men bruk den passive stemmen bare i dette tilfellet. Generelt er den aktive stemmen mye mer effektiv i et forretningsbrev.
Trinn 4. Se tidligere hendelser eller tidligere kommunikasjon med lesere, hvis noen
Du har kanskje kontaktet Nina Marlina tidligere i forrige måned med en advarsel om hennes ubetalte regning. Eller kanskje har kundene uttrykt sin skuffelse over romprogrammet forrige måned på en konferanse. Hvis du har hatt kontakt med leserne før, si det. Dette vil minne leseren om dine tidligere kontakter og gjøre forretningsbrevet mer presserende og viktig.
Bruk uttrykk som: "I følge mitt forrige brev om din ubetalte regning …" eller "Takk for betalingen i mars." Eller "Å høre om problemene dine med romprogrammet på en konferanse i mai var veldig nyttig."
Trinn 5. Send en forespørsel eller tilbud om hjelp
Vis en positiv språkstil for leseren ved å komme med en høflig forespørsel eller tilbud om hjelp i form av et arbeidsforhold.
- La oss si at du er en bedriftseier som prøver å få kundene til å betale regninger. Bruk uttrykk som: "Jeg setter pris på din raske oppmerksomhet til den ubetalte regningen."
- Anta at du skriver på vegne av din bedrift. Bruk uttrykk som: "Vi vil gjerne arrangere et ansikt til ansikt-møte med deg og vår personalansvarlige."
- Du bør også tilby å svare på spørsmål eller bekymringer leserne måtte ha. Bruk uttrykk som: "Jeg vil gjerne svare på eventuelle spørsmål eller bekymringer du måtte ha om faktureringen din." Eller "Vil du at vi skal gi deg mer informasjon om dette programmet?"
Trinn 6. Oppsummer brevet
Legg til en oppfordring til handling, fra din side eller fra leserens side. Denne forespørselen kan være en forespørsel om betaling innen en bestemt dato, eller et notat om å sette opp et formelt møte med leseren.
- Legg til en setning for å kontakte mottakeren av brevet i fremtiden. "Jeg gleder meg til å se deg på budsjettmøtet neste uke." Eller "Jeg ser frem til å diskutere dette videre med deg under ditt besøk i vårt hovedkvarter."
- Registrer alle dokumenter du har inkludert i brevet. Legg til setninger som "Vedlagte ubetalte regninger" eller "Vedlagt en kopi av vårt utvidelsesprogram."
- Avslutt brevet med en avsluttende setning. Bruk "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen" for en klient eller kunde.
- Bruk "Hilsen" for formelle brev til folk du ikke kjenner i det hele tatt.
- Bare bruk "Hilsen" eller "Med vennlig hilsen" hvis du skriver til noen du kjenner godt eller har et samarbeidsforhold med.
Trinn 7. Rett bokstaven
All forsiktig formatering og skriving går til spill hvis bokstaven er fylt med stavefeil!
- Se etter hver setning som bruker den passive stemmen, og prøv å endre setningen til en aktiv setning.
- Vær oppmerksom på alle setninger som er for lange eller uklare og direkte. I forretningsbrev er mindre vanligvis bedre, så reduser setningslengden hvis mulig.
