Trenger du å skrive et godt, feilfritt fagbrev? De fleste forretningsbrev følger et fast, lettlært format som du kan bruke på alle typer innhold. Forretningsbrev bør alltid inneholde dato, avsender og mottakerinformasjon og noen få avsnitt i brødteksten. Følg trinnene nedenfor og gjør endringer i henhold til selskapets standarder.
Steg
Del 1 av 4: Start et brev
Trinn 1. Kjenn formatet
Uansett innholdet i brevet ditt, er det noen vanlige forretningsbrevpresentasjoner du må følge. Forretningsbrev bør skrives og utkastes med en vanlig skrift, for eksempel Arial eller Times New Roman. Bruk blokkavsnitt. Det vil si at du starter et nytt avsnitt ved å trykke Enter to ganger. I blokkavsnitt, ikke gjør første linje innrykk.
- Bruk en margin på 2,54 cm på alle sider.
- Forretningsbrev sendt via e -post bør også skrives i en vanlig skrift. Ikke bruk andre skript eller farger enn svart -hvitt i e -post.
Trinn 2. Velg riktig papirtype
Bokstaver må skrives ut på A4 -papir som måler 21 x 29,7 cm eller A4 -er på 21,5 x 29,7 cm. Flere lange bokstaver eller kontrakter kan skrives ut på F4 -papir eller 21 x 33 cm Folio.
Hvis brevet skal sendes med post, bør du vurdere å skrive det ut på selskapets brevhode. Bruk av brevhode vil forsterke et profesjonelt inntrykk og gi selskapets logo og kontaktinformasjon
Trinn 3. Inkluder informasjon om din bedrift
Skriv inn navnet og adressen til selskapet, og bruk en ny linje for å merke hver del av adressen. Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller en uavhengig entreprenør, må du sette navnet ditt i stedet for firmanavnet eller over firmanavnet ditt
- Hvis din bedrift allerede har brevhode, kan du bruke den i stedet for å måtte skrive inn firmanavn og adresse.
- Hvis adressen må skrives inn, bør den justeres til høyre eller venstre på toppen av siden, avhengig av dine preferanser og selskapets.
- Hvis brevet sendes utenlands, skriver du navnet på landet ditt med store bokstaver.
Trinn 4. Skriv inn datoen
Å skrive ned hele datoen er det mest profesjonelle alternativet. Skriv for eksempel "1. april 2012". Datoen skal være venstrejustert, noen få linjer over mottakerinformasjonen.
Hvis du skriver brevet over flere dager, bruker du datoen da du fullførte det
Trinn 5. Legg til mottakerinformasjon
Skriv mottakerinformasjonen i følgende rekkefølge: fullt navn, tittel (hvis noen), firmanavn og adresse. Bruk en ny linje for hver informasjon. Om nødvendig, ta med et referansenummer. Mottakerinformasjon bør være venstrejustert, noen få linjer under datoen.
Vi anbefaler at du retter brevet til en bestemt person. På denne måten vil den aktuelle personen kunne svare på brevet ditt. Hvis du ikke vet navnet på personen du henvender deg til, gjør litt research. Ring mottakerbedriftens telefonnummer for navn og tittel
Trinn 6. Velg en hilsen
En hilsen er en viktig indikator på respekt, og hilsenen du bruker vil avhenge av hvem som mottar den, om du kjenner mottakeren godt, og også hvor formelt forholdet til dem er. Vurder følgende alternativer:
- Bruk "Til hvem det kan angå", bare hvis du ikke vet nøyaktig hvem du henvender deg til.
- Hvis du ikke kjenner mottakeren, er "Dear Sir/Madam" et trygt alternativ.
- Du kan også bruke mottakerens fulle navn og tittel, for eksempel "Dear Dr. Dewi Sari".
- Hvis du kjenner mottakeren godt og har et uformelt forhold til mottakeren, kan du vurdere å bruke et fornavn, for eksempel "Kjære Susan."
- Hvis du ikke er sikker på hva kjønnet til mottakeren er, bare skriv ned hele navnet, for eksempel "Kjære Kris Damanik"
- Ikke glem å sette et komma etter hilsenen eller semikolon hvis du bruker "Til hvem det kan angå".
Del 2 av 4: Komponere brevets brødtekst
Trinn 1. Bruk riktig skrivestil
Ifølge ordtaket er tid penger, og de fleste forretningsfolk liker ikke å kaste bort tid. Derfor bør skrivestilen din være kortfattet og profesjonell. Ordne brevet ditt slik at det kan leses raskt, rett til poenget og bare inneholder korte personlige kommentarer i første ledd. For eksempel kan du starte med "Med hensyn til …" og fortsette derfra.
- Ikke tenk for mye på vakre overganger, vanskelige ord eller lange, kronglete setninger. Formålet med brevet ditt er å formidle det som må sies så raskt og tydelig som mulig.
- Bruk en overbevisende tone. Mest sannsynlig er formålet med brevet ditt å overtale leseren til å gjøre noe, for eksempel å ombestemme seg, fikse et problem, sende penger eller iverksette tiltak. Så formidl forespørselen din og begrunnelsen i riktig tone.
Trinn 2. Bruk personlige pronomen
Det er helt akseptabelt å bruke pronomenene «jeg», «vi» og «deg» i forretningsbokstaver. Uttrykk deg selv som "meg" og leseren som "deg".
Vær forsiktig hvis du skriver et brev på vegne av en organisasjon. Hvis du prøver å formidle selskapets synspunkter, bør du bruke "vi" slik at leserne vet at selskapet står bak uttalelsen din. Hvis du uttrykker en personlig mening, bruk "jeg"
Trinn 3. Skriv tydelig og konsist
Sørg for at leseren virkelig forstår hva du skriver. Leserne vil bare svare raskt hvis hensikten med brevet ditt er klart. Spesielt, hvis det er et utfall eller en handling du vil at leseren skal gjøre ved mottak av brevet, gjør det klart. Beskriv din posisjon med så få ord som mulig.
Trinn 4. Bruk aktive setninger
Når du beskriver en situasjon eller sender en forespørsel, må du velge den aktive stemmen, ikke den passive stemmen. Den passive stemmen vil gjøre skrivingen tvetydig eller generell. I tillegg er aktive setninger mer effektive og rett til hjertet av problemet. For eksempel:
- Passiv: Solbrillene er ikke designet eller produsert med tanke på holdbarhet.
- Aktiv: Firmaet ditt designer og produserer solbriller uavhengig av holdbarhet,
Trinn 5. Bruk samtalespråk hvis det føles passende
Brev er skrevet av og for mennesker. Unngå å kopiere bokstaver når det er mulig. Du kan ikke bygge relasjoner ved å kopiere standardbokstaver. Imidlertid må du ikke bruke ikke-standardisert språk eller slang, for eksempel "du vet", "jeg mener" eller "vil". Bruk stilen til å skrive et forretningsbrev, men skriv ord som er vennlige og høflige.
- Hvis du kjenner mottakeren godt, kan du legge til en enlinjeshilsen.
- Bruk din intuisjon til å bedømme hvor mye personlighet brevet vil bringe frem. Noen ganger kan litt humor hjelpe på forretningsnivå, men tenk deg godt om før du bruker den.
Trinn 6. Hold deg høflig
Selv om du sender et klagebrev eller en klage, kan du fortsatt være høflig. Tenk på mottakerens posisjon og tilby så mye hjelp du kan for å imøtekomme situasjonen.
Et eksempel på en uhøflig klage: "Jeg synes solbrillene dine er suge, og jeg kommer aldri til å kjøpe produktet ditt igjen". Et eksempel på en høflig klage vil være: "Jeg er skuffet over konstruksjonen av solbrillene dine, i fremtiden planlegger jeg å kjøpe et annet solbriller"
Trinn 7. Bruk et "andre" brevhode for flere sider
De fleste forretningsbrev er konsise nok til å passe på en side. Men hvis du må skrive et lengre brev, for eksempel en kontrakt eller juridisk avgjørelse, kan det være nødvendig med flere sider. Bruk et "andre" brevhode, som vanligvis inneholder en kort adresse og er laget av samme papirtype som hovedbrevet.
Inkluder sidenummeret på den andre og påfølgende siden, øverst på siden. Du må også inkludere mottakerens navn og dato
Trinn 8. Avslutt brevet
I det siste avsnittet oppsummerer du poengene dine og understreker handlingen du vil gjøre eller hva du forventer av mottakeren. Husk at mottakeren kan kontakte deg med spørsmål eller bekymringer angående brevet, og deretter takke dem for oppmerksomheten til brevet du sendte.
Del 3 av 4: Lukking av brevet
Trinn 1. Velg en avsluttende hilsen
En avsluttende hilsen, som en åpningshilsen, er en indikator på respekt og formalitet. "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen" er de sikreste avsluttende hilsenene. Du kan også vurdere "Med vennlig hilsen" eller "Hilsen". Hilsener som ikke er for formelle, men som fortsatt har en profesjonell tone, er "Suksesshilsen", "Hilsen" og "Takk". Bruk et komma etter den avsluttende hilsenen.
Trinn 2. Sett signaturen din
La fire linjer stå tomme for signaturen din. Logg på etter at brevet er skrevet ut, eller hvis du sendte det via e -post, skann bildet av signaturen din og lim det inn i signaturdelen. Valget av blekk for signaturen er blått eller svart.
Hvis du signerer et brev på vegne av noen, skriver du "pp:" før signaturen din. "pp" står for per procurationem, som betyr "representant" eller "på vegne av"
Trinn 3. Skriv inn navn og kontaktinformasjon ved å skrive
Under signaturen din, inkluder informasjonen din, inkludert navn, tittel, telefonnummer, e -postadresse og andre passende kontaktmidler. Bruk en ny linje for hver type informasjon.
Trinn 4. Legg til maskinskriverens initialer
Hvis personen som skriver bokstaven og forfatteren er en annen person, må du legge til maskinskriverens initialer under signaturblokken. Noen ganger er også initialene til forfatteren av brevet inkludert. Dermed vil hvem som jobbet med brevet være tydelig.
- Hvis du bare inkluderer maskinskriverens initialer, skriver du dem med små bokstaver, for eksempel mj.
- Hvis du også inkluderer forfatterens initialer, skriver du dem med store bokstaver med maskinskriverens initialer med små bokstaver, for eksempel RW: mj. Andre stiler legger til en skråstrek mellom initialene, for eksempel RW/mj.
Trinn 5. Inkluder vedleggsinformasjon
Hvis du legger ved flere dokumenter for mottakergjennomgang, noterer du noen få linjer under kontaktinformasjonen som angir antall og type dokumenter som er vedlagt. Skriv for eksempel: "Vedlegg (2): CV, brosjyre." Eller, i tradisjonell stil, kan du skrive vedleggsbeskrivelsen øverst i brevet, under datoen.
Du kan også forkorte "Vedlegg" med "Lampe"
Trinn 6. Inkluder en kopi av informasjonen
Hvis du sender en kopi av brevet til noen andre, må du inkludere dette i brevet. Dette angis ved å skrive "cc:" eller "Copy" under "Vedlegg" -linjen, sammen med navn og tittel på mottakeren av kopien ("cc" står for høflighetskopi, men tidligere betydde det karbonkopi når bokstaver ble fortsatt skrevet på en skrivemaskin og kopiert med karbonpapir).
- Skriv for eksempel: "cc: Mari Santi, visedirektør for markedsføring"
- Hvis du legger til mer enn ett navn, justerer du det andre navnet under det første, men uten "cc:"
Del 4 av 4: Fullføre brev
Trinn 1. Gjør endringer
Presentasjon er et sentralt element i profesjonalitet. Sørg for at mottakeren enkelt kan se deg som en dyktig og ansvarlig person ved å redigere brevet ditt og se etter feil. Bruk stavekontrollen i tekstbehandleren, men ikke glem å lese den nøye før du sender den.
- Spør deg selv, er brevet klart og konsist? Er det avsnitt lengre enn 3-4 setninger? I så fall må du avgjøre om du kan fjerne unødvendige uttalelser.
- Hvis brevet er veldig viktig, må du kanskje få en venn eller kollega til å lese det. Noen ganger kan andre mennesker hjelpe til med å oppdage språkfeil eller klossethet du kanskje ikke er klar over.
Trinn 2. Ikke hold sidene sammen med en stiftemaskin
Hvis brevet ditt består av flere sider, bør det ikke brukes stiftemaskin. Hvis du vil kontrollere at sidene er i orden, klipp dem sammen med et binders i øvre venstre hjørne.
Trinn 3. Send inn
Hvis du sender brevet i posten, bruker du en forretningskonvolutt. Hvis tilgjengelig, bruk en konvolutt med firmalogoen din. Skriv returadressen og mottakeradressen pent. Brett bokstaven i tredjedeler slik at mottakeren bretter ut toppen først før du åpner bunnen. Pass på at du klistrer nok frimerker, og send det deretter.
- Hvis du føler at håndskriften din ikke er god og ikke stemmer overens med din profesjonelle person, skriver du inn adressen i tekstbehandleren og skriver den ut på konvolutten.
- Hvis brevet er presserende og/eller forhastet, kan du vurdere å sende det via bud.
- Hvis du vil sende den via e -post, må du først konvertere den til HTML eller lagre den som en PDF, slik at formatet ikke endres. Imidlertid ville det være fint om brevet ble sendt fysisk.
Tips
- Bruk en kvalitetspenn til å signere bokstaver.
- Svar raskt på brev. Hvis du ikke kan svare innen en uke, kan du sende det videre til mottakeren og fortelle ham når han kan vente på svaret ditt.
- Legg vekt på den positive siden. Snakk om hva du kan gjøre, ikke om hva du ikke kan. For eksempel, hvis et produkt ikke er på lager, ikke fortell kunden at du ikke kan oppfylle bestillingen. Si i stedet at produktet er veldig populært og har blitt utsolgt. Fortell dem når du kan oppfylle bestillingen.
-
Hvis du skriver et komplekst brev, skriver du oversikten først.
- Skriv ned et emne du vil dekke, du trenger ikke tenke på ordren.
- For hvert emne, lag en liste over søkeord, eksempler, argumenter og fakta.
- Legg merke til relevansen av hvert emne på listen for formålet og mottakeren av brevet.
- Kast delene som ikke er nødvendige.
- Sorter informasjonen i den rekkefølgen som er best for leseren.
Advarsel
- Ikke bruk smigrende språk. Oppriktig ros er akseptabelt, men for mye ros betyr at du på jobben er avhengig av ros, ikke kompetanse.
- Ikke bruk sløvt eller påtrengende språk. Husk at du prøver å reparere eller starte et forretningsforhold gjennom dette brevet.
