Medarbeidere kommer ikke hvis de blir invitert til et møte uten et klart formål. Hvis du har ansvaret for å sette dagsorden for møtet, unngå dette ved å spesifisere temaene som skal diskuteres i møtet og hvor lang tid det vil ta å dekke hvert emne. Ved å planlegge og utføre det etter beste evne, kan du oppnå bedre resultater, og møtedeltakerne føler seg ikke vanskeliggjort av tapt tid.
Steg
Del 1 av 3: Gjør deg klar
Trinn 1. Spør kolleger om informasjon
Møtedeltakere vil føle seg mer involvert hvis de er med på å sette møtets agenda. Be dem foreslå et tema de vil diskutere, og sett det deretter på dagsorden.
- Send en e -post eller møt en kollega som vil bli invitert noen dager før møtet.
- Gjør dette trinnet minst 6-7 dager i forveien, slik at de fortsatt har tid til å bidra. Sørg for at møtedaglisten er endelig 3-4 dager før møtedato.
Trinn 2. Bestem hovedmålet eller flere mål som skal nås
Sørg for at møtet holdes med et bestemt formål, for eksempel å ta beslutninger, dele informasjon, lage arbeidsplaner eller rapportere om fremdriften i å fullføre oppgaver. Du trenger ikke å holde et møte hvis du ikke har et formål.
Møter kan holdes for flere formål, for eksempel for å rapportere om fremdriften i arbeidet som grunnlag for å ta langsiktige beslutninger
Trinn 3. Fokuser på temaer som påvirker mange mennesker
Temaer med tilstrekkelig diskusjon som involverer 2 personer, bør ikke inkluderes på agendaen. Ta deg tid til å finne løsninger som krever involvering av mange mennesker.
- Hold for eksempel et eget møte (utenfor møtet) hvis du og en kollega ønsker å diskutere et nytt oppdrag.
- Hvis du holder et møte for å diskutere et problem som bare noen få mennesker kan løse, bør møtedeltakere som ikke er involvert i å diskutere emnet, kunne fortsette å jobbe. Dette får dem til å føle seg skuffet fordi arbeidstiden er bortkastet. Utnytt derfor denne muligheten så godt som mulig fordi det ikke er lett å holde et møte som involverer mange mennesker.
Trinn 4. Ordne møteagendaen ved å selektivt bestemme temaene du vil diskutere
Prioriter viktige temaer som må diskuteres i møtet fordi du ikke kan sette alle temaene på dagsorden.
- For eksempel kan det være lurt å liste "prosjektfristforhandlinger", "fremdriftsrapportpresentasjoner", "nye prosjektplaner" og "forslag". På grunn av tidsbegrensninger inkluderte du ikke idémyldringsøkten i møteagendaen.
- Vurder om du trenger å holde et møte med flere mennesker for å diskutere hovedagendaen som forberedelse til plenarmøtet.
Trinn 5. Nevn de viktigste temaene først
Når du planlegger et møte, er det en god policy å sette de viktigste temaene i begynnelsen av møtet. På denne måten kan alle deltakerne diskutere viktige emner mens tankene deres er klare og fysisk skikkelige når møtet begynner.
- For eksempel, planlegg "beslutningstaking" og deretter "fremdriftsrapportpresentasjon" (med mindre det er nødvendig med en fremdriftsrapport for beslutningstaking).
- I tillegg har de viktigste temaene blitt diskutert i tilfelle møtet må avsluttes tidlig eller noen møtedeltakere må forlate møtet før møtet avsluttes.
Trinn 6. Anslå hvor lang tid det vil ta å dekke hvert emne
Selv om du ikke er sikker på hvor lang tid det vil ta å dekke hvert emne, må du gjøre et estimat. Tenk på hvor lenge møtet vil vare og hvor mange emner som vil bli behandlet. Sett av mer tid til de viktigste temaene.
- For eksempel, tildel 30 minutter for fremdriftsrapportering, 10 minutter for diskusjon og 10 minutter for å sette nye frister.
- Ofte kan møtedagendaer ikke fullføres fordi det ikke er tidsfordeling for hvert emne. Gjør en tidsdeling før møtet finner sted for å sikre at alle temaene på dagsordenen kan diskuteres til slutt.
- Tenk på antall inviterte møtedeltakere når du beregner ekstra tid. Hvis 15 personer deltar på møtet og du tildeler 15 minutter for hvert emne, betyr dette at hver person får omtrent 1 minutt taletid per emne. Selv om ikke alle snakket, var den tildelte tiden for kort.
Del 2 av 3: Utarbeidelse av møteagendaen
Trinn 1. Skriv tittelen på møteagendaen
Bruk tittelen på møteagendaen for å la leseren vite at han leser agendaen som inneholder temaet som skal diskuteres. Etter å ha bestemt tittelen, legg den øverst i det tomme dokumentet. Velg en tittel som er enkel og grei.
- Eksempler på møtetagenda -titler: "Juli -agenda: Diskuter nye prosjektideer" eller "August 2018 -agenda: forlengelse av prosjektfrist".
- Skriv inn møteagendaen ved å bruke en forretningsskrifttype, for eksempel Times New Roman eller Calibri.
Trinn 2. Ta deg tid til å hilse og takke deltakerne for at de deltok på møtet
Benytt anledningen til å hilse på deltakerne. På dette tidspunktet kan du eller en annen møteleder åpne møtet og forklare hovedemnene som skal diskuteres.
- Hvis mange av møtedeltakerne ikke kjenner hverandre, ta deg tid til å lette stemningen.
- Hvis du vil arrangere en møteagenda for et viktig møte, for eksempel en konferanse, er tiden som trengs for å åpne møtet vanligvis lengre. For vanlige kontormøter tar åpningstiden vanligvis bare noen få minutter.
- Gi tid til å forutse endringer i agendaen når møtet begynner.
Trinn 3. Inkluder en møteagenda i form av spørsmål for å vekke deltakernes nysgjerrighet
De vil lure på om du formulerer en møteagenda med bare noen få ord. Spørsmål kan avsløre konteksten som skal diskuteres, slik at møtedeltakerne får muligheten til å tenke seg om i god tid før møtet.
- For eksempel, i stedet for å skrive "Diskuterer prosjektfrister" inkluderer: "Må prosjektfristene forlenges når etterspørselen øker?"
- Om nødvendig, gi en kort forklaring under spørsmålet.
Trinn 4. Oppgi estimert tid ved siden av hvert emne
Selv om tidsestimater kanskje ikke er på agendaen, hjelper denne informasjonen kollegaer med å forberede eller be om ekstra tid om nødvendig.
De hadde også fortsatt tid til å forkorte rapporten som skulle sendes inn i henhold til avsatt tid
Trinn 5. Forbered en diskusjonsflyt for hvert tema på agendaen
Diskusjonsflyten er en metode for å diskutere hvert tema. For eksempel når alle diskuterer å forlenge en prosjektfrist, vil alle diskutere i henhold til en forhåndsbestemt flyt. Dermed vil alle møtedeltakere ha det samme perspektivet.
For eksempel vil møtet diskutere forlengelse av prosjektfristen for å møte økende etterspørsel. For å forberede en diskusjonsflyt bestående av "10 minutter for å diskutere arbeidsfremgang til dags dato, 15 minutter for å bestemme hvordan produktiviteten skal økes; 10 minutter for å vurdere positive og negative aspekter; 5 minutter for å avgjøre om fristen forlenges eller ikke"
Trinn 6. Bestem hvem som skal lede diskusjonen om hvert emne
Sett navnet hans ved siden av emnet, slik at han kan forberede seg. Bekreft denne oppgaven med vedkommende noen dager før møtet og sett den på dagsorden.
Hvis du skal lede møtet fra start til slutt, kan du oppgi dette under overskriften på møtedaglisten
Trinn 7. Tildel tid hvis det er gjesteforelesere i møtet
Hvis møtet vil ha flere gjesteforelesere som diskuterer et viktig tema, må du sette av noe av møtetiden til dem. Sett en tidsplan i agendaen slik at hver gjest har mulighet til å snakke selv om han ønsker å diskutere flere emner. Dermed kan de forberede materialet som skal leveres så godt som mulig.
Noen dager før møtet kan du ringe gjesteforeleseren for å spørre om hvor lang tid det tar å diskutere temaet du vil dekke. Dette vil hjelpe deg med å organisere timeplanen din slik at de ikke kommer i konflikt med hverandre
Trinn 8. Ta deg tid til å diskutere andre saker
Planlegg denne økten på slutten av møtet. Dra nytte av denne økten for å spørre alle deltakerne om det er noe annet de vil diskutere før møtet avsluttes. I tillegg kan de fortsatt formidle ting som er savnet eller ikke har blitt diskutert.
- Ved å inkludere denne økten på agendaen, vet den inviterte at han kan bidra selv om det han ønsker å formidle ikke er inkludert på møtedaglisten.
- Sett av tid til spørsmål og svar i denne økten.
Del 3 av 3: Avslutte møteagendaen
Trinn 1. Liste opp detaljene knyttet til gjennomføringen av møtet
Skriv tid, dato og sted for møtet på agendaen sammen med navnene på deltakerne som kan delta på møtet. På den måten vet de allerede hvem de vil møte på møtet når de mottar invitasjonen.
- Det er en god idé å inkludere navnene på deltakerne som vanligvis deltar på møtet, men ikke kan delta denne gangen. Informer tydelig at navnet ikke kan delta på møtet.
- Legg ved et kart for personer som ikke vet hvor møtet holdes.
Trinn 2. Fortell tingene som må forberedes før møtet
Informer medarbeidere som blir invitert hvis det er ting de må forberede på forhånd, for eksempel å lese rapporter, samle informasjon for å finne løsninger eller identifisere problemer.
Inkluder denne informasjonen nederst på møteagendaen ved å bruke fet eller fargede bokstaver for å gjøre den tydelig og lett å lese for alle møtedeltakere
Trinn 3. Sjekk møteagendaen nøye før du distribuerer den, slik at det ikke oppstår feil
Møtelisten er viktig for de inviterte. Før du distribuerer, sjekk møteagendaen for å sikre at informasjonen er skrevet fullstendig og riktig, og at det ikke er noen skrivefeil. I tillegg til å demonstrere en høy arbeidsmoral, gjenspeiler denne måten at du tar hensyn til detaljer og verdsetter dem.
Trinn 4. Fordel agendaen 3-4 dager før møtet
Kolleger som mottar invitasjonen har fortsatt tid til å forberede seg hvis de har lest møtedagboken noen dager før, men ikke send den for tidlig fordi det er en mulighet for at den blir ignorert.
Hvis du vil holde et viktig møte under en konferanse, må du forberede agendaen flere måneder i forveien
Tips
- Bruk formatet for møteagendaen som er tilgjengelig i Word -programmet. Mange programmer for å lage dokumenter, for eksempel Microsoft Office, Pages for Mac, etc. som gir personlige og profesjonelle dokumentformater, for eksempel for raskt og enkelt å arrangere møteordner.
- Hvis det er et standard møteagendaformat i din bedrift, bruk det formatet.
- Sørg for at møtet går i henhold til en forhåndsbestemt tidsplan, men vær fleksibel. Du må holde oversikt over møtet ved å sjekke klokken ofte. Hvis diskusjonen om den første agendaen er fullført, kan deltakerne direkte fortsette møtet med å diskutere den neste agendaen. Du kan høflig si: "Vi dekker det neste temaet slik at møtet ender i henhold til planen."
