Flytdiagrammer er et ideelt verktøy for å dele vanskelige å forstå prosesser i et sett med enkle konsepter. Å lage det rette flytskjemaet vil balansere informasjonen som trengs for å formidle den og hvor enkelt den kan formidles. Følg denne veiledningen for å lage et flytdiagram i Excel og Word.
Steg
Metode 1 av 3: Design av et konsept
Trinn 1. Skriv ned kjernekonseptet
Nøkkelen til et vellykket flytskjema er at det er lett å lese. Sørg for at kjernekonseptene skrives ned, og at utviklingen mellom begrepene forklares i enkle trinn.
Sørg for at du har et særegent endepunkt på kartplanen. Dette vil gjøre diagrammet lettere å lese
Trinn 2. Bestem om du velger standard- eller svømmefeltformat
Standard flytdiagrammer bryter ned prosesser i henhold til sentrale konsepter og nødvendige handlinger. Hvis du har flere grupper involvert i prosessen på et flytskjema, kan et svømmefeltformat indikere hvem som skal gjøre det. Hvert trinn i flytskjemaet er plassert i en "Lane" (aka pathway) gruppen som er ansvarlig for å fullføre oppgaven (Markedsføring, Salg, HR, etc.).
- Swimlane har vanligvis et horisontalt eller vertikalt format. Utgangspunktet er øverste venstre hjørne av diagrammet.
- Swimlane kan være vanskelig å designe hvis det er flere konsepter som må reise frem og tilbake mellom avdelinger. Dette vil ødelegge diagrammet.
Trinn 3. Lag et flytdiagram
Før du begynner å designe et flytdiagram med programvare, må du tegne det på et stykke papir. Plasser utkastet fra toppen, og utvid diagrammet under det.
- De fleste flytdiagrammer opererer på grunnleggende binære prinsipper. På det tidspunktet variasjonsprosessen skjer, blir leseren presentert med et Ja eller Nei spørsmål (aka ja eller nei). Svaret vil lede leseren til det riktige konseptet.
- Bruk forskjellige former for å representere forskjellige typer konsepter eller beslutninger. Å legge til visuelle signaler vil hjelpe lesing og forståelse.
Trinn 4. Isolere komplekse prosesser
Hvis områdene i flytskjemaet blir for tette, del delprosessene i et nytt flytdiagram. Legg til boksen som en delprosessreferanse i det originale flytskjemaet, og la leseren gå tilbake når den går gjennom den utvidede delen.
Metode 2 av 3: Opprette et flytdiagram i Excel
Trinn 1. Lag et rutenett
Excel -regneark er formatert som standard for å ha celler som er bredere enn de er høye. For å gjøre den jevn, sett cellestørrelsen til kvadrat. For å gjøre dette, klikk på knappen Velg alle celler i øvre venstre hjørne av regnearket.
- Høyreklikk på hver kolonneoverskrift og velg Kolonnebredde fra menyen. Skriv inn 2.14 i feltet og trykk Enter. Dette vil gjøre alle cellene til en perfekt firkant.
- Aktiver Snap to Grid fra Juster -menyen på Layout- eller Sideoppsett -fanen. Dette vil gjøre størrelsen på det opprettede objektet slik at det passer inn i rutenettet, og skape en ensartet form.
Trinn 2. Juster marginene
Hvis du eksporterer regnearket til Word eller et annet program, må du kontrollere at marglinjene er justert. Bruk Marginer -menyen på fanen Sidelayout eller Layout for å justere margene for å matche karteksportprogramvaren.
Du kan justere retningen til dokumentet (stående eller liggende) ved å bruke Orienteringsmenyen på Layout -fanen. Et flytdiagram som går fra venstre til høyre, skal være i liggende format
Trinn 3. Lag formen
Klikk på Sett inn -fanen og velg Former -menyen. Velg formen du vil lage, og tegn deretter størrelsen på boksen med musen. Etter at du har opprettet en form, kan du endre farge og linjestil ved å bruke verktøyene i kategorien Format som åpnes.
Trinn 4. Legg til tekst
For å legge til tekst i en figur, klikk på midten av figuren og begynn å skrive. Du kan angi skrift og stil fra kategorien Hjem. Sørg for at teksten er kort og konsis, og sørg for at den er lett å lese.
Trinn 5. Koble til alle figurene
Åpne figurmenyen fra kategorien Sett inn. Velg den stilen som passer best for dine behov. Hold musen over den første formen. Du ser en liten rød boks på slutten som indikerer hvor linjene kan kobles til.
- Start linjen i den røde firkanten, og dra den til den andre formen.
- Røde bokser vises på den andre formen. Plasser endepunktet på linjen i en av boksene.
- Alle skjemaer er nå koblet sammen. Hvis du flytter formen, forblir linjene tilkoblet og justeres til riktig vinkel.
- Legg til kommentarer på tilkoblingslinjen ved å skrive inn tekstboksen, som er tilgjengelig på kategorien Sett inn.
Trinn 6. Last ned en mal
I stedet for å lage et flytdiagram fra bunnen av, kan du bruke en rekke Excel -maler og veivisere som er tilgjengelig gratis eller betalt for på internett. De fleste av disse malene vil spare deg for tid på kartlegging.
Metode 3 av 3: Opprette et flytdiagram i Word
Trinn 1. Sett inn et lerret
Den enkleste måten å lage et flytdiagram i Word er å lage et lerret først. Med et lerret er du friere til å jobbe med tegningsformer, og tillater noen funksjoner som normalt ikke er tilgjengelige, for eksempel tilkobling av linjer.
Klikk på Sett inn -fanen. Velg figurmenyen, og klikk deretter på New Drawing Canvas nederst på menyen. En stiplet lerretlinje vil vises i dokumentet. Du kan justere lerretstørrelsen ved å endre vinkelen
Trinn 2. Aktiver rutenettet
Med et rutenett kan du lage en ensartet form. For å aktivere det, klikk på lerretet for å gjøre det aktivt. Klikk Format på fanen Format, og velg deretter rutenettinnstillinger. Merk av i boksene for å vise rutenettlinjer og justere figurer.
Trinn 3. Lag formen
Velg det Sett inn -fanen på det aktive lerretet og klikk på menyen Former. Velg formen du vil legge til. Bruk musen til å tegne en form av ønsket størrelse. Etter at du har opprettet en form, kan du endre farge og linjestil ved å bruke verktøyene i kategorien Format som åpnes.
Trinn 4. Legg til tekst
Hvis du vil legge til tekst i en form i Word 2007, høyreklikker du på den og velger Legg til tekst fra menyen. For Word 2010/2013 klikker du bare på figuren og begynner å skrive inn den. Du kan angi skrift og stil fra kategorien Hjem.
Trinn 5. Koble til figurene
Åpne figurmenyen fra kategorien Sett inn. Velg den stilen som passer best for dine behov. Hold musen over den første formen. Du vil se små bokser vises i endene som angir hvor linjene kan kobles til.
- Start en linje inne i boksen, og dra den til den andre formen.
- Små firkanter vises på kantene av den andre formen. Plasser endepunktet på linjen i en av boksene.
- Alle skjemaer er nå koblet sammen. Hvis du flytter formen, forblir linjene tilkoblet og justeres til riktig vinkel.
- Legg til kommentarer på tilkoblingslinjen ved å skrive inn tekstboksen, som er tilgjengelig på kategorien Sett inn.
