Ukesrapporter brukes ofte i mange virksomheter og i detaljhandelsmiljøer, eller i forskningsprosjekter og praksisplasser. Skriv korte, konsise ukentlige rapporter slik at sjefen din har et klart bilde av fremgangen du har gjort.
Steg
Del 1 av 3: Organisering av informasjon
Trinn 1. Identifiser formålet med rapporten
Selv om du må levere ukentlige rapporter som en del av oppgaven, er ikke meningen med selve rapporten å beholde jobben. Å vite årsakene til at sjefen din ber om en ukentlig rapport, vil hjelpe deg med å finne ut nøyaktig hvilken informasjon som skal inkluderes i rapporten og hva som er viktigst.
- Vanligvis skrives det rapporter for å holde ledere oppdatert om statusen til prosjektet du jobber med eller for å hjelpe dem med å ta beslutninger.
- For eksempel, hvis du er butikkleder, kan du bli bedt om å sende inn en ukentlig rapport som oppsummerer ukens salg. Arbeidsgivere bruker disse rapportene til å evaluere butikkens ytelse, prisnivåer og mottatte bestillinger.
- Hvis du sender inn en ukentlig rapport for et internship eller forskningsprosjekt, er formålet med rapporten å vise sjefen din eller instruktøren hvor mye du går frem og dele eventuelle store gjennombrudd og funn.
Trinn 2. Bestem hvem som skal lese rapporten
Å vite hvem publikummet ditt er, er avgjørende for å planlegge en rapport. Hvis du ikke vet hvem som skal lese rapporten (og hvorfor), har du ingen mulighet til å vite hvilken informasjon som er viktigst.
- Å identifisere publikummet ditt vil også hjelpe deg med å forstå hvordan rapporten skal være strukturert og hvilket språk du skal bruke. For eksempel kan du skrive en sann rapport hvis publikummet er en gruppe på femåringer enn om du skulle skrive den for ledere i et stort selskap.
- Du får også et klarere bilde av hva publikummet ditt allerede vet, og hva du trenger å forklare mer detaljert eller trenger å gi flere referansekilder. For eksempel, hvis du skriver en ukentlig rapport om et juridisk spørsmål og den vil bli lest av en gruppe advokater, er det ikke nødvendig å gi et detaljert sammendrag av loven. Imidlertid kan en slik oppsummering være nødvendig hvis du skriver en rapport om saken for ledere eller administratorer som ikke har juridisk kunnskap.
- Hvis rapporten kreves for et internship, forskningsprosjekt eller annen akademisk aktivitet, må du huske på at publikum ikke er foreleseren eller instruktøren din, selv om rapporten vil bli sendt til dem. For å finne et publikum i denne sammenhengen, fokuser du på prosjektets art og din disiplin som helhet.
Trinn 3. Prioriter hovedpunktene i rapporten
Selv om du bør prøve å holde rapporten så presis som mulig, er det mulig at publikummet ikke vil lese alt. For å svare på dette, bør du plassere den viktigste informasjonen eller det endelige resultatet i begynnelsen av rapporten.
- For eksempel, hvis rapporten tar sikte på å sammenligne og kontrastere tre forskjellige merker av utstyr og anbefale den du synes er mest passende for selskapets behov, bør konklusjonen skrives i begynnelsen. Deretter kan du gi en forklaring på hvorfor.
- Generelt bør den første siden i rapporten inneholde et sammendrag av resultatene, anbefalingene eller konklusjonene. Bruk resten av rapporten til å grave dypere, og leserne vil lese videre hvis de føler behov eller ønsker å utvide forståelsen av funnene dine.
Trinn 4. Vær oppmerksom på “skjebnen” som en rapport vanligvis opplever
I de fleste tilfeller genereres ukentlige rapporter for krav til lagring av data og vil bli arkivert i de aktuelle arkivene. Ukentlige rapporter blir sjelden lest i sin helhet i de fleste sammenhenger, og du bør ikke forvente noe annet.
- Imidlertid ikke bruk dette faktum som en unnskyldning for å forfalske rapporter eller arbeide med dem slik at de er av lav kvalitet. Rapporter må gjenspeile deg selv og din arbeidsmoral. En slurvete rapport vil sannsynligvis bli lagt merke til, og det å si “jeg visste at du ikke ville lese den” er ingen unnskyldning for å produsere et sub-standard arbeidsprodukt.
- Selv om rapporten som helhet bør være av høy kvalitet og godt skrevet, fokuserer du på delene av rapporten som publikum mest sannsynlig vil lese. Denne delen er vanligvis en sammendrag eller anbefaling. Du bør skrive det uten den minste feilen.
- Husk at overordnede ikke leser hele innholdet i rapporten ikke fordi de ikke er interessert eller fordi de ikke er viktige. Folk i toppleder- eller lederstillinger er veldig opptatt, og de er dyktige til å samle informasjonen som trengs for effektiv beslutningstaking. De vil ikke lese hele rapporten med mindre det er absolutt nødvendig, men de vil lagre den i tilfelle de vil lese den igjen senere.
Del 2 av 3: Formatering av rapporter
Trinn 1. Be om et eksempel
Mange selskaper har et standardformat for ukentlige rapporter, og ledere eller ledere kan være vant til å motta informasjon på denne måten. Bruk av forskjellige formater kan føre til frustrasjon og forvirring.
- Dette er svært viktig i utarbeidelsen av salgsrapporter. Ledere er vant til å se på rapporter med et blikk og vite hvor på siden de vil finne bestemte tall eller informasjon. Bruken av forskjellige formater blir et ineffektivt tiltak fordi de er tvunget til å lese hele rapporten for å finne informasjonen de trenger.
- Ta kontakt med administrasjonsassistenten for å se om det er en mal du kan bruke til å skrive en rapport. På den måten trenger du ikke å lage den fra bunnen av med en tekstbehandlingsapp. Mange selskaper har dokumentmaler med riktige innstillinger, inkludert marginer, tabeller, avsnittsstiler og fonter.
Trinn 2. Vurder forsendelsesmetoder
Hvis du sender inn rapporten som et trykt dokument eller som et e-postvedlegg, vil formatet være annerledes enn hvis du skrev det som en del av teksten i e-posten.
- For eksempel, hvis du sender rapporten som et e-postvedlegg, må du inkludere et sammendrag i teksten i e-posten. På denne måten trenger ikke leserne å åpne vedlegget for å forstå hovedaspektene i rapporten din.
- Hvis du sender inn rapporten som et fysisk dokument, må du mest sannsynlig inkludere et følgebrev eller tittelside slik at rapporten kan identifiseres og arkiveres på riktig måte.
- Uansett hvordan du sender inn rapporten, må du kontrollere at navnet ditt er inkludert på alle sider, og at alle sidene er nummerert i formatet "X of Y" (les: side X av Y totalt). Rapportark kan lett spres, og med et raskt blikk bør man kunne fortelle om rapporten er fullstendig og hvem som har laget den.
- Du kan enkelt inkludere nødvendig informasjon som en overskrift (topptekst) på hver side. Overskriften kan for eksempel lese slik: “Sarita Hakim salgsrapport, søndag 23, s. 3 av 7 ".
Trinn 3. Inkluder et sammendrag
Sammendraget er et kort sammendrag av hele rapporten, vanligvis bare et avsnitt eller to, med noen få setninger for hver del av rapporten. Den generelle ideen er at en leder kan lese dette sammendraget, og så lenge det stemmer overens med hans første forventninger til problemet, kan han iverksette tiltak uten å lese videre.
- Når du lager et sammendrag, er det veldig viktig å bruke klart og konsist språk slik at det er lett å forstå. Unngå sjargong eller spesifikke termer som krever forklaring, selv om du vet at publikummet ditt er godt kjent med disse begrepene.
- Skriv sammendraget til slutt, etter at du har fullført alle de andre delene av rapporten. Tross alt kan du ikke oppsummere noe som ikke er skrevet ennå. Selv om du allerede har en detaljert oversikt over hva du skal skrive i rapporten, kan ting endres under skriveprosessen.
Trinn 4. Lag en struktur for avsnittene og delene av rapporten
Når du forstår formatet som skal brukes til å skrive rapporten, kan du lage en oversikt over delene av rapporten som passer til formålet med rapporten.
- Kontroller omrisset for å sikre at alt flyter logisk fra en seksjon til en annen, og kontroller at omrisset er designet for å passe publikummet som er identifisert for rapporten.
- Generelt vil rapporten inneholde et sammendrag, introduksjon, konklusjoner og anbefalinger, funn og diskusjon, og en liste over referanser. Du kan inkludere vedlegg som inneholder relevante data, samt en innholdsfortegnelse for lengre rapporter. Ukentlige rapporter er imidlertid vanligvis ikke så lange.
- Hver del av rapporten tar for seg et bestemt emne. I den delen tar hvert avsnitt for seg en idé. For eksempel, hvis en del av rapporten har tittelen "Populære merker for barn", kan du skrive et eget avsnitt for hvert merke. Hvis du skiller mellom gutte- og jenteklær, må du lage en underseksjon (med passende undertekster) for hvert merke, deretter et avsnitt om drakteklærne som merket tilbyr og et annet avsnitt for jenteklær.
Trinn 5. Lag om nødvendig en tittel eller følgebrev
Kortere rapporter krever kanskje ikke en egen tittelside, men lengre rapporter bør inneholde en dedikert side som identifiserer deg som forfatter av rapporten og kort forklarer formålet med rapporten.
- Tittelsiden er forskjellig fra sammendraget og inneholder i hovedsak informasjonen som trengs for å oppfylle administrative formål, slik at rapporten kan arkiveres riktig.
- Arbeidsgivere kan ha en spesiell introduksjonsside som er nødvendig for ukentlige rapporter. I så fall må du kontrollere at du bruker riktig format.
- Tittelsiden bør minst inneholde tittelen eller beskrivelsen av rapporten (f.eks. "Ukentlig salgsrapport"), navnet ditt og navnene på andre bidragsytere, navnet på selskapet og datoen du fullførte eller sendte inn rapporten.
Del 3 av 3: Bruke sterkt språk
Trinn 1. Lag effektive titler og undertekster
Overskrifter og underoverskrifter lar leserne raskt finne spesifikke deler av rapporten som interesserer dem eller det de vil lese for å få mer støttende informasjon om konklusjonene eller anbefalingene dine.
- Sørg for at tittelen og underteksten beskriver innholdet i seksjonen eller underseksjonen direkte og nøyaktig.
- Når du for eksempel utarbeider en ukentlig salgsrapport, kan du inkludere seksjoner som diskuterer "Dameklærtrender", "Herremotetrender" og "Populære barnemerker". Innenfor disse delene kan du plassere undertekster for å markere visse trender eller populære merker.
- Bruk den samme grammatiske konstruksjonen for alle overskrifter slik at rapportene høres logiske og konsistente ut. For eksempel, hvis den første tittelen lyder "Bygge et fotfeste i herreklær", bør den andre tittelen være "Leading the Women's Clothing Trend", ikke noe som "Women's Clothing Sales Figures".
Trinn 2. Skriv en rapport med klare og enkle setninger
Kortfattet skriving med setninger strukturert i en standard "emne-verb-objekt" -rekkefølge gir klarhet i tankene og gir troverdighet til dine anbefalinger og konklusjoner.
- Etter å ha skrevet den første versjonen av rapporten, les den nøye og fjern alt unødvendig språk. Finn handlingen for hver setning og sted som utførte handlingen ved siden av verbet. Tenk på hver setning som om den sa "hvem gjorde hva".
- Fjern unødvendige setninger og bruk pausesetninger som "bortsett fra", "med et formål" eller "i rekkefølge".
- Du synes kanskje at denne skrivestilen er kjedelig, men hensikten med å skrive ukentlige rapporter er ikke å underholde. Denne stilen er mest effektiv for å få frem poenget ditt og formidle informasjon til leseren.
Trinn 3. Sørg for at du skriver er objektiv og upartisk
Dine anbefalinger bør være basert på konkrete bevis, ikke meninger eller følelser. Overbevis leseren med sterke, tydelig skrevne fakta.
- Unngå unødvendige adjektiv og andre ord, og setninger som har negative eller positive konnotasjoner. Fokuser i stedet på å skrive argumenter basert på fakta.
- La oss for eksempel si at du anbefaler en kampanje for en av selgerne i den ukentlige rapporten din. Støtt anbefalingen med fakta som viser at den ansatte er verdig, i stedet for å skrive ned subjektive eller følelsesmessige detaljer. Uttrykket "Sari har gjennomgående høyt salg i butikken vår, selv om hun bare jobber 15 timer i uken" ville være bedre enn "Sari er min vennligste medarbeider og prøver alltid sitt beste, selv om hun må begrense timene for å ta vare på henne syk mor."
Trinn 4. Bruk sterke ord
Når du skriver med den aktive stemmen, bruker du det ene ordet som forteller leseren hvilken handling som skjer i setningen, nemlig verbet. Bruk korte, sterke verb som tydelig beskriver handlingen som skjer.
- Velg enkle verb. For eksempel er "bruk" bedre enn "bruk".
- Verber som beskriver prosesser, som å tenke, vite, forstå og tro, er noen ganger nødvendige, men er generelt mindre kraftige enn verb som beskriver handling. Du må kanskje grave dypere ned i en uttalelse og gjøre den til handling. For eksempel kan du skrive "Jeg tror salget vårt vil øke i løpet av de neste månedene." Endre utsagnet og finn ut hvorfor du tror det. Deretter kan du skrive en setning som fører til handling som: "Historisk sett øker salget i høytiden. Jeg spår at salget vil øke i november og desember.”
- For å opprettholde handlingsorientert skriving, sjekk rapporten og prøv å fjerne preposisjoner og erstatt dem med sterkere verb. For eksempel kan "generell konsensus" forenkles til "konsensus", og hvis noen "gir beskyttelse", blir inntrykket enda sterkere ved å si at han "beskytter".
Trinn 5. Unngå den passive stemmen
Når du skriver med den passive stemmen, legger du mindre vekt på personen som gjør det og legger større vekt på handlingen. Selv om det i noen tilfeller er nødvendig av politiske eller diplomatiske årsaker, resulterer bruk av den passive stemmen ofte i uklar og forvirrende skriving.
- Den aktive stemmen belønner personen som tok handlingen og viser leseren av rapporten hvem som er ansvarlig for handlingen. For å forstå hvorfor dette er viktig, tenk deg at du leser en artikkel om en brann som sier: "Heldigvis ble alle barna reddet." Identiteten til personen (eller personene) som reddet barna er viktig. Hvis setningen lyder "Den lokale presten, far Johan, gikk frem og tilbake gjennom brannen som omringet barnehjemmet og reddet alle barna", vet du nå hvem som fortjener æren for å være en helt i den situasjonen.
- Aktive setninger er også viktige for å ta ansvar for handlinger som kan ha negative konsekvenser. Hvis du skriver "En feil har oppstått" i rapporten, vil sjefen din vite hvem som gjorde feilen, slik at han eller hun kan gi den riktige straffen. Hvis du gjør en feil, vil det virkelig hjelpe deg å innrømme og ta ansvar for handlingen.
- For å finne og eliminere passive setninger skriftlig, se etter verb som starter med "di-". Når du finner den, identifiser handlingen i setningen, finn ut hvem som gjorde det, og flytt den til begynnelsen og midten av setningen.
Trinn 6. Formidle informasjon ved hjelp av visuelle elementer
Tabeller og grafer er mye lettere å lese og følge enn avsnitt som gir samme informasjon, spesielt hvis informasjonen som skal formidles består av mange tall.
- Velg de riktige visuelle elementene for å formidle informasjon til leserne på en måte som er nyttig for dem og gjenspeiler formålet med rapporten.
- For eksempel kan du velge en linjediagram for å vise trenden med økende salg av ulljakker. Denne måten å presentere informasjon på vil være mer effektiv for å vise økningen enn en tabell med antall ulljakker som selges hver måned fordi tabellen krever at leseren ser på alle tallene, sammenligner dem og innser at det er en økning. Alt som kan gjøres ved å vise et enkelt linjediagram.
- Husk at øyet trekkes til visuelle elementer. Sørg for at disse elementene ser ryddig og organisert ut og er plassert i riktig posisjon øverst på siden. Du presenterer ganske enkelt de visuelle elementene som er viktige for din anbefaling eller konklusjon.
Trinn 7. Eliminer sjargong
Hver bransje eller akademisk disiplin har visse uunngåelige termer, i tillegg til buzzwords som vinner popularitet fra kjente bøker eller artikler. Selv om de noen ganger er nyttige, gir disse ordene vanligvis ikke verdi eller unnlater å formidle budskapet effektivt.
- Det kan være nyttig å skrive en liste over vanlige bransjeord slik at du ikke bruker dem for mye i rapportene. Når rapporten er fullført, kan du søke etter disse ordene i dokumentet og erstatte dem om nødvendig.
- Husk at overforbruk av trendy søkeord betyr for leseren ikke at du er "godt informert" i feltet, men snarere skaper det motsatte inntrykket. Generelt er ledere og ledere eldre og har sett hundrevis av slike ord komme og gå. Hvis du bruker det for mye, vil de tro at du er lat og ikke vet hva du snakker om, eller bare prøver å imponere dem.
- Du bør også unngå å bruke altfor komplekse termer. For eksempel, hvis du skriver en rapport som oppsummerer et juridisk problem, betyr det ikke at du må pepre den med mye juridisk sjargong.
Trinn 8. Utfør en grundig tegnkontroll
Rapporter fulle av skrivefeil og grammatiske feil kan være ubehagelige for leserne og gjenspeile et negativt bilde av deg. Utarbeid rapporten i god tid før fristen, slik at du har nok tid til å gjøre en ordentlig karakterkontroll.
- Kjør et grammatikk- og stavekontrollprogram på tekstbehandlingsprogrammet du bruker. Dette programmet hopper over mange feil, spesielt skrivefeil som resulterer i homofoniske feil (f.eks. Å skrive "laden" når du vil skrive "tilstand").
- Å gjøre forsiktig tegnkontroll i revers (bak til front) er en god måte å sørge for at du ikke går glipp av feil. Dessuten, hvis du er kjent med det du vil skrive, vil du passere feil som manglende ord fordi hjernen fullfører dem automatisk. Dette vil ikke skje hvis du sjekker det bakfra og fram.
- Høytlesing av rapporter er en annen effektiv måte å oppdage feil og redigere skrivestil. Hvis du synes det er vanskelig å lese en bestemt setning eller et avsnitt, er sjansen stor for at den delen er vanskelig å forstå fordi leserne også vil ha det samme vanskelig. Rett de vanskelige delene slik at de kan flyte bedre.
