Har du nylig begått en dødelig feil eller skadet noens følelser? I så fall kan du be om unnskyldning på en oppriktig og effektiv måte, for eksempel ved å skrive et brev. Faktisk er det ganske nyttig å skrive et unnskyldningsbrev - enten det er personlig eller profesjonelt - for å rette opp feilene dine, så vel som forholdet ditt til den det gjelder. Sørg imidlertid for at du bruker de forskjellige metodene nedenfor for å få brevet ditt til å høres oppriktig og saklig ut.
Steg
Metode 1 av 3: Opprette et personlig unnskyldningsbrev
Trinn 1. Spør hva du kan gjøre for å forbedre situasjonen
Sjansen er stor for at vedkommende vet nøyaktig hva du må gjøre for å fikse feilen. Å spørre deres mening viser din vilje til å gjøre alt som trengs for å godta unnskyldningen og forbedre situasjonen.
For eksempel kan du si: "Jeg skjønner at jeg rotet til festen din fordi jeg ikke kom selv om jeg hadde en avtale. Vil du at jeg skal unne deg en drink på en kafé, eller jeg lager middag hjemme hos meg, så blir du ikke sint lenger? Vet du, vennskapet vårt er veldig viktig for meg."
Trinn 2. Tilby muligheten til å møte for å be om unnskyldning personlig
Selv om det virkelig avhenger av problemet, kan du prøve å be ham om å be om unnskyldning personlig. Før du avslutter brevet, uttrykk ønsket ditt om å møte ham på et nøytralt sted, slik at du kan be om unnskyldning personlig. Selv om tilbudet kan bli avvist av ham, må du fortsatt tilby det.
For eksempel kan du si: “Jeg hadde veldig lyst til å møte deg, så jeg kunne be om unnskyldning personlig. Fortell tiden som passer deg, ok?"
Trinn 3. Bruk en avsluttende hilsen som er i stand til å representere dine følelser
Hvis brevet er personlig, må du også bruke en uformell og følelsesmessig avsluttende hilsen. Du kan for eksempel sette “Hilsen”, “Beklager” eller “Hilsen” på slutten av brevet.
Metode 2 av 3: Opprette en profesjonell unnskyldning Surat
Trinn 1. Tilbyr en løsning på det relaterte problemet
Hvis unnskyldningen er rettet til bedriftskundene dine, må du sørge for at de vet at du mener alvor med å rette feilen. Prøv for eksempel å tilby løsninger som er relevante og brukbare, i stedet for bare å ønske å bli hørt av kundene.
Hvis brevet er adressert til en kunde i virksomheten din, kan du prøve å si: "For å rette opp en tidligere leveringsfeil, returnerer vi det samme produktet uten forsendelse og tilbyr 30% rabatt på din neste bestilling."
Trinn 2. Gjør det klart at en lignende situasjon ikke vil skje igjen
I det siste avsnittet beskriver du de forskjellige forebyggende tiltakene du har tatt for å forhindre at de samme feilene skjer igjen i fremtiden. Vær spesifikk om alle forebyggingsmetodene du har tatt, og hvor effektive de var for å håndtere det samme problemet.
For eksempel kan du si: "Så langt har jeg implementert en rekke metoder for å forhindre at fremtidige prosjektforsinkelser skjer. En av dem er å sette opp en online kalender for å minne meg en uke, en dag og 8 timer før prosjektet fullføringsfrister., Jeg har også laget en mer detaljert liste over stillingsansvar, slik at hvert prosjekt jeg jobber med kan fullføres i tide."
Trinn 3. Sett en skikkelig avsluttende hilsen
Hvis brevet er til forretningsformål, må du bruke en formell hilsen som "Med vennlig hilsen" eller "Hilsen" for å lukke brevet.
Metode 3 av 3: Bestemme tonen til brevet
Trinn 1. Bruk en høflig og profesjonell tonefall for et unnskyldningsbrev til en forretningsforbindelse
Hvis unnskyldningen er rettet til sjefen din eller en annen forretningspartner, må du holde tonen høflig, formell og profesjonell. Forklar situasjonen og unnskyld deg nøyaktig, rett og tydelig. Ikke bruk en altfor kjent talestil i håp om at den andre personen lettere vil kunne tilgi deg etterpå.
- Du kan for eksempel si: "Nok en gang beklager jeg oppriktig feilen som oppstod. I fremtiden lover jeg å ta forskjellige forebyggende tiltak for å sikre at en slik feil ikke skjer igjen."
- Ikke si: "Jeg beklager virkelig! Jeg håper du vil tilgi meg". Setningen høres for uformell ut for et profesjonelt unnskyldningsbrev.
Trinn 2. Bruk en oppriktig og ærlig stemme
Hvis unnskyldningen er rettet til noen som er viktige i ditt personlige liv, må du sørge for at tonen i brevet er personlig for å få brevet til å føles mer ærlig og mindre tvunget.
Prøv for eksempel å si: "Jeg er veldig lei meg for at jeg såret følelsene dine ved å gå for langt når du tullet. Jeg tenkte ikke før jeg snakket, men nå forstår jeg hvorfor du er sint. Beklager."
Trinn 3. Ikke komme med unnskyldninger
Hver feil vil bli motivert av en situasjon. Men ikke bruk situasjonen som en unnskyldning for å rettferdiggjøre din feil! Stol på meg, hvis du gjør det, vil du få unnskyldningen din til å høres ærlig ut. Hold fokus på feilen du gjorde og unnskyldningen din!
For eksempel, i stedet for å si: "Jeg beklager at dette prosjektet ble neglisjert. Men på den tiden var sønnen min syk, og etter det ble tiden min tatt opp av familieferier, "prøv å si:" Jeg beklager at dette prosjektet ble neglisjert. Basert på denne erfaringen har jeg laget en spesifikk plan for å forhindre at den samme situasjonen skjer igjen i fremtiden."
Trinn 4. Ikke klandre andre
Uansett hvor fristende det kan være å klandre noen andre i unnskyldningsbrevet ditt, ikke gjør det! Stol på meg, alle ordene dine i brødteksten vil være meningsløse hvis du gjør det. Som et resultat vil det være vanskelig for vedkommende å godta unnskyldningen din etterpå.
Trinn 5. Signer brevet
Ta deg tid til å legge ditt personlige preg (for eksempel en signatur) til brevet; vis at brevet er veldig viktig for deg. Du må skrive ut og signere både personlige og profesjonelle brev før du gir dem til vedkommende.
- Et profesjonelt unnskyldningsbrev bør sendes gjennom en mer formell kanal (for eksempel post). I mellomtiden kan du sende inn et profesjonelt unnskyldningsbrev selv til den det gjelder.
- Hvis du har problemer med å signere brevet personlig, må du i det minste inkludere en digital signatur. Noen dataprogrammer gir spesielle alternativer for å lage digitale signaturer og feste dem på forskjellige dokumenter. Hvis du vil, kan du også legge signaturen på et stykke papir, skanne den, lagre den på datamaskinen i et bildeformat og deretter sette den inn i det nødvendige dokumentet.
