3 måter å bli mer effektiv på jobben

2024 Forfatter: Jason Gerald | [email protected]. Sist endret: 2024-01-19 22:13

For tiden blir arbeidspresset tøffere. Alle med heltidsjobb vet at gjennomsnittlig arbeidsdag ikke alltid er nok til å få alt gjort. Produktiviteten kan imidlertid økes sterkt ved å ta i bruk vaner som er skapt for å gjøre arbeidet mer effektivt. Den effektive arbeideren bruker all tilgjengelig tid og gir full oppmerksomhet til de viktigste oppgavene først. Å være effektiv på jobben vil ikke bare øke produktiviteten og vise dette til sjefen din - det vil også gjøre deg mer fornøyd fordi du hadde en produktiv dag.

Steg

Metode 1 av 3: Skape fokus

Trinn 1. Oppretthold en ren og ryddig arbeidsplass

Noen ganger kan det være like enkelt å oppnå effektivitet på jobben som å rengjøre arbeidsplassen din. En ryddig og ren arbeidsplass vil hindre produktiviteten din. Hvis du konsekvent har problemer med å finne verktøy eller dokumenter på grunn av dette uryddig, har tiden din vært bortkastet. Bare behold ting du bruker daglig - andre ting bør holdes borte fra skrivebordet, men kan fremdeles hentes raskt.

• Hvis du jobber på et kontor, må du organisere kontorlokaler og skrivebord, slik at du raskt og enkelt kan finne det du trenger for arbeidet. Hvis du ikke jobber på et kontor, gjelder fortsatt de samme prinsippene. For eksempel, hvis du jobber i et sykkelverksted, må du holde verktøyene rene og organiserte, slik at du kan finne dem når du trenger dem. Nesten alle arbeidsplasser tjener på å holde den ren.

  

• Kontorarbeidere og andre som håndterer store mengder papirer må etablere et logisk og ryddig arkivsystem. Ha dokumenter du bruker ofte tilgjengelig. Lagre andre dokumenter i alfabetisk eller annen rekkefølge.

Trinn 2. Sørg for at arbeidsplassen din er godt utstyrt

Sørg for at du har de nødvendige elementene og verktøyene for jobben din. På kontoret betyr dette at du må ha verktøy som hullmaskin, stiftemaskin, kalkulator, etc. Utenfor en kontorinnstilling er verktøyene forskjellige, men prinsippet er fremdeles det samme - ha verktøyene du trenger for å jobbe effektivt før du kommer i jobb.

• Det betyr også å sørge for at du har et lager av de verktøyene jobben din krever. Lærere trenger kritt, snekkere trenger spiker osv.
• Sørg for at utstyret ditt er godt vedlikeholdt. Et viktig verktøy som bryter kan forstyrre arbeidsflyten hele dagen hvis du ikke kan jobbe uten den! Spar tid i det lange løp ved å sette av litt tid til å rengjøre og vedlikeholde utstyret med jevne mellomrom.

Trinn 3. Hold tidsplanen konsolidert

Hvis du har en plan, tror jeg selvfølgelig at arbeidet ditt vil bli mer effektivt. For å virkelig lage en effektiv tidsplan, begrenser du deg selv til bare en planleggerbok (og en ekstra kalender på jobb på lang sikt). Ikke kompliser arbeidet ditt ved å beholde mer enn én notatbok. Du må kunne se på ett sted hva du trenger å gjøre.

• Organiser hver dag ved å lage en "å gjøre" -liste. Start med høyeste prioritet, slik at de kan fullføres først. Legg mindre viktige oppgaver på slutten. Start øverst på listen. Hvis du ikke fullfører gjøremålslisten en dag, må du fullføre den uferdige oppgaven den neste.

  

• Sett tidsfrister for de viktigste prosjektene og vær realistisk med tidsrammene som trengs. Du vil ikke stille opp for feil - det er bedre å be om ekstra tid i begynnelsen av prosjektet enn å be om det når fristen er nær.

Trinn 4. Eliminer dine personlige distraksjoner

Ulike arbeidsplasser vil ha forskjellige distraksjoner - noen jobber vil bli maset med støyende kolleger. Andre kan være veldig stille, noe som vil distrahere deg ved den minste lyden. Gjør det du må gjøre for å holde fokus. Hvis du får lov til å lytte til musikk på jobben, må du ta med deg en mp3 -spiller på jobb. Du kan til og med vurdere å legge ut notater på arbeidsplassen din, slik at kollegene dine ikke plager deg. Det kan se tøft ut, men det er ikke sånn. Dette er en rimelig og effektiv måte å få folk til å forlate deg på jobb. Husk at du kan sosialisere i pauser og lunsjtid.

• En av de vanligste irritasjonene er nettsteder. Studier viser at to tredjedeler av arbeiderne tilbringer minst tid på ikke-arbeidsrelaterte nettsteder hver dag. 'Heldigvis lar de fleste nettlesere deg laste ned gratis produktivitetshjelpemidler for å hjelpe deg med å blokkere problematiske nettsteder. Søk etter tillegg fra nettleserbutikken din med søkeordene "nettstedblokkering" eller "produktivitetshjelp". Du vil få noen resultater som er gratis og effektive.

  

• En annen flott måte å unngå distraksjon på er å begrense telefonsamtalene (for å unngå unødvendige telefonsamtaler) og minimere plutselige møter.

  

Trinn 5. Bruk pauser for å ta vare på personlige saker

Overraskende kan disse pausene øke effektiviteten på arbeidsplassen din, i stedet for å komme i veien. Først og fremst gjør hvile deg mer uthvilt og mindre sliten. For det andre gir hvile deg tid til å håndtere distraksjoner. Ta pauser for å gjøre alt som kan distrahere deg på jobben. Drømmer du ofte om broren din på jobb? Ring dem i pausene og eliminer distraksjonen!

Metode 2 av 3: Få strategier til å fungere effektivt

Trinn 1. Bryt ned ansvaret ditt i håndterbare stykker

Store prosjekter kan være skremmende - hvis de er for store, er det veldig lett å bli kvitt dem først og bruke tid på mindre viktig arbeid til du ender opp med å måtte jobbe med dem når fristen nærmer seg. Som en effektiv arbeider må du gjøre det som er viktig først, selv når det betyr at du gjør en liten del av en stor jobb. Det føles ikke veldig tilfredsstillende å fullføre et lite stykke av en stor jobb, men det er en smart måte å få mest mulig ut av tiden din. På sikt vil du fullføre de viktigste oppgavene raskere hvis du fullfører dem litt etter litt hver dag.

For eksempel, hvis du må lage en stor presentasjon på en måned, gjør det til et mål å skissere i dag. Det er ikke veldig tidkrevende, så det vil ikke distrahere deg fra arbeidet ditt, men det er et viktig første trinn som gjør resten av prosessen raskere og enklere

Trinn 2. Gjør arbeidet lettere med delegasjonen lettere

Med mindre du er i bunnen av jobben din, har du muligheten til å dele opp noen gjentagende oppgaver blant dine underordnede for å spare tid. Ikke gi dine underordnede et prosjekt hvis du bare kan fullføre det godt. Gi dem tidkrevende, monotont arbeid, slik at du kan fokusere på viktigere ting. Hvis du delegerer arbeid, husk å følge opp med en frist. Vær alltid takknemlig når dine underordnede hjelper deg - hvis de ser at du setter pris på deg, er det mer sannsynlig at de jobber med sitt neste prosjekt.

• Hvis du er praktikant, ansatt på lavere nivå, kan du fortsatt dele dette monotone arbeidet med ansatte på samme nivå som deg (med deres tillatelse og med tillatelse fra din veileder, selvfølgelig). Hvis du bruker din partners hjelp, vær forberedt på å bli belønnet neste gang!

  

• Hvis du har et godt forhold til sjefen din, kan du til og med legge merke til at han eller hun delegerer noe av arbeidet til noen andre på dine vegne!

  

Trinn 3. Hold tightsene magre

Det er en grunn til at alle hater møter - ifølge en undersøkelse fra 2012 syntes nesten halvparten av deltakerne at møter var bortkastet arbeidstid - mer enn tiden de brukte på personlige og rekreasjonsområder. Møter kan være viktige for å diskutere mål og sette en visjon for fremtiden. Men ofte blir dette et ineffektivt møte i flere timer, til og med dager, uten å produsere noe. Her er noen tips for å gjøre møtene dine mer effektive:

• Lag en agenda før hvert møte, slik at den tildelte tiden maksimeres. Angi tidsperioden hvert emne skal dekkes. Følg agendaen din så mye som mulig. Hvis et annet tema kommer opp, anbefaler du det til diskusjon senere.
• Inviter så få mennesker som mulig. Hvis du holder deltakelsen på dine møter til et minimum, reduseres sjansen for at samtalen går av temaet. Det holder også folk som ikke trenger å være der for å fortsette å jobbe ved skrivebordene sine.
• Hold presentasjonsbilder til et minimum. Det er liten debatt om presentasjonsglass (PowerPoint, etc.) hjelper eller hindrer effektiviteten i møtet. Det er ganske åpenbart: Hvis du bruker presentasjonsbilder, må du sørge for at de er så konsise og informative som mulig. Bruk lysbilder til å vise bilder og data som ikke kan formidles gjennom ordene dine, ikke hele innholdet i presentasjonen.
• Til slutt er hovedprinsippet, vet hva du vil bestemme før du starter møtet og tar den avgjørelsen så raskt som mulig.

Trinn 4. Stopp dramaet på kontoret i utgangspunktet

Arbeidsplassen kan være et stressende sted. Hvis det er et stigende humør, må du umiddelbart takle det direkte. Dette kan være deg, personen du har å gjøre med, eller begge parter må be om unnskyldning. Gjør dette så raskt som mulig. Hvis du lar kampen trekke ut, vil effektiviteten din bli rammet, og det vil koste deg tid i det lange løp, da du vil unngå denne personen. Enda viktigere, ikke la drama på jobben ødelegge effektiviteten og humøret ditt!

• Ikke vær redd for å involvere en mekler. Vi vet alle at drama og sårede følelser kan komme i veien for arbeidsflyten, så mange ansetter folk som er spesielt tildelt for å løse konflikter på arbeidsplassen. Kontakt personalet på kontoret ditt hvis du føler deg frustrert, trist eller redd på grunn av andre mennesker på arbeidsplassen din.
• Når alt er over, trenger du ikke å være venn med kollegaen du kranglet med, men du burde kunne jobbe med ham eller henne. Vær høflig og diskret på arbeidsplassen din, selv med mennesker du hater.

Metode 3 av 3: Gjøre livsstilsendringer

Trinn 1. Hvil godt

Tretthet forbedrer aldri kvaliteten på noen. Tretthet vil bremse prestasjonene dine, og hvis du sovner lett, kan det være flaut i et viktig møte. Mer enn det, vil mangel på søvn skape mange helseproblemer. Ikke sovne på jobb eller hoppe over jobben fordi du er syk-sov 7-8 timer om dagen for best kvalitet.

Tretthet på jobb kan bare være en liten distraksjon. Men i verste fall kan det være et alvorlig sikkerhetsproblem. Hvis du har en jobb der menneskers liv står på spill (for eksempel flyplassbetjent eller lastebilsjåfør), er det veldig viktig å administrere søvnplanen din

Trinn 2. Trening

Vitenskap har vist at trening forbedrer humøret på jobben og produktiviteten. Dette er veldig viktig, spesielt for kontorarbeidere som bare bruker mye tid foran datamaskinen. Med trening gjør det deg ikke bare sunnere, men også lykkeligere, mer fokusert og motivert.

Hvis du starter en treningsrutine for første gang, kan du prøve en kombinasjon av kondisjonstrening og styrketrening

Trinn 3. Oppretthold et godt humør

Hvis du prøver å forbedre arbeidseffektiviteten din, må du jobbe seriøst. Ofte er dette ikke en god idé - du kan øke effektiviteten på kort sikt, men dette gjør deg ikke glad på jobben, det er veldig lett å bli lei, noe som fører til utbrenthet og mangel på motivasjon. Prøv å holde deg motivert - hvis du føler deg glad på jobben, blir du mer motivert og ambisiøs. Gjør små ting for å heve humøret ditt som ikke kommer i veien for produktivitet, som å lytte til musikk, strekke litt eller ta den bærbare datamaskinen til pauserommet for en roligere og mer fredelig atmosfære.

• Få mest mulig ut av lunsjtiden - benytt anledningen til å nyte et godt måltid og spøk med vennene dine.
• Bruk kaffe med forsiktighet. Kaffe kan være en fantastisk stimulans hvis du føler deg veldig sløv, men hvis du bruker den hver dag, kan du bli avhengig av den, og det vil ikke gjøre deg godt i det lange løp.

Trinn 4. Motiver deg selv

Det er lettere å jobbe mer effektivt hvis du har en god grunn til å jobbe. Hvis du ofte synes det er vanskelig å holde motivasjonen, tenk på årsakene som førte deg til å søke denne jobben - dine mål i livet, dine drømmer eller din egen visjon. Prøv å tenke at arbeidet ditt er veien til ditt endelige mål. Hvis du liker jobben din, tenk på hvordan jobben din påvirker hvordan du føler deg - føler du deg fornøyd etter å ha gjort det?

• Tenk på de gode tingene som kommer ut av arbeidet ditt. Kanskje du kan ha din egen bil eller hus, eller du kan sende barna til skolen. Tenk også på fordelene du får fra jobben din, for eksempel helseforsikring og tannlege for deg og din familie.

  

• Tenk på konsekvensene hvis du ikke jobber. Hva må du gi opp fordi du mistet din inntektskilde? Hvordan har det påvirket familien din og dine nærmeste?

Trinn 5. Belønn deg selv

Hvis du lykkes med å øke effektiviteten til arbeidet ditt, feir det. Det er ikke lett å bryte gamle vaner og adoptere nye, så belønn hardt arbeid. Ta en øl etter jobb på fredag, eller en fest med vennene dine, eller bare ligge i sengen og lese en bok - uansett hva som gjør deg glad etter en lang uke. Dette er veldig viktig for å holde deg motivert.

Gaven din trenger ikke å være for stor, og den bør ikke være en økonomisk byrde. Lagre luksusgaver til spesielle anledninger