Vi vet alle at det er viktig å være organisert på jobb, men de fleste har det vanskelig. Tro det eller ei, det er ikke så vanskelig å organisere seg som det virker. Noen få rettelser og løsninger vil gjøre det lettere for deg å bli en organisert person enn du kanskje tror.
Steg
Metode 1 av 4: Angi sted og tid
Trinn 1. Overvåk aktivitetene dine
Bruk noen dager på å journalisere eller holde oversikt over dine daglige aktiviteter. Ved å føre en journal kan du se hvilke ting du har gjort som du ikke visste før. I tillegg kan journalføring også gi deg en liten idé om dine mangler ved å organisere ting og være produktiv. Denne øvelsen bør gjøres med et stort mål i tankene. Gjennom aktivitetslogger kan du se hvilke aktiviteter som er bortkastet tid og hvilke aktiviteter som kan støtte deg i å nå dine mål.
Trinn 2. Bestem din produktive tid
Noen av oss er tidlige, og andre er ikke det. Du vet sannsynligvis allerede når din produktive tid er. Enten du foretrekker kvelder, morgener, lunsjtider, selv før eller etter arbeidsdagens topptimer, kan du dra nytte av disse tider for å maksimere produktiviteten.
Trinn 3. Prioriter arbeidet ditt
Vi vet alle at noen oppgaver er viktigere enn andre, men vi prioriterer dem ikke alltid riktig. Så utvikle et rangeringssystem ved å merke oppgaver som viktige, og vær ærlig og fleksibel. Bruk påminnelser, enten ved hjelp av en digital kalender eller notater på datamaskinen eller på skrivebordet. Dediker mer tid og energi til tingene som er topp prioritet på listen din. Eksempler er tidssensitive oppgaver som oppgaver som må fullføres i dag eller i morgen. Du bør også prioritere å svare kunder, sjefer eller andre som betaler lønnen din. Hvis du er usikker på sensitiviteten og viktigheten av en oppgave, er det bedre å spørre noen.
Trinn 4. Fullfør små oppgaver umiddelbart
Ikke alle oppgaver må prioriteres og planlegges fullført innen en viss tidsramme. Noen oppgaver krever ikke planlegging eller planlegging fordi de kan fullføres med en gang. Hvis det er tilfelle, kan du raskt fullføre oppgaven med en gang. Så gjør det nå! Ved å gjøre lette oppgaver umiddelbart, vil du ikke utsette.
Trinn 5. Organiser verktøy og arbeidsverktøy
Våre skrivebord kan lett gå fra rotete til ødelagte båter, og dette kan hindre deg i å være en organisert person. Noen mennesker har til og med en "rent bord" -policy. Selv om det egentlig ikke er nødvendig, er det bedre å rengjøre arbeidsområdet.
- Rydde bordet. Ta ut alt søppelet og organiser tingene du trenger på en systematisk måte. Rengjør skrivebordet når det er mulig: når det ikke er noe å gjøre på kontoret, i pauser eller mellom oppgavene.
- Rengjør søppelet umiddelbart. På den måten vil du alltid huske å rengjøre skrivebordet ditt. I tillegg kan du unngå å bli irritert av søppelet som har samlet seg.
- Oppbevar tingene du trenger i et lett tilgjengelig område. Selvfølgelig er ikke alt rundt deg søppel. Å beholde verktøyene du trenger i nærheten kan også spare deg for verdifull tid og arbeidsområde.
Trinn 6. Planlegg aktiviteter og møter
Noen mennesker planlegger bare møter, men ikke med aktivitetene på huskelisten. Å planlegge viktige oppgaver og møter kan være veldig nyttig. For eksempel kan du gruppere dagene dine bare ved å holde møter på tirsdager og torsdager. Få plass i timeplanen din for “kreativ tid” eller for det uforutsigbare.
- Bruk en plan- og kalenderbehandling. Du kan lage din egen timeplanbehandling med papir og penn, eller det kan være programvare og apper, for eksempel iCalendar eller Google Now.
- Kategoriser aktivitetene dine. Kategorisering eller fargekoding av aktivitetene dine kan være din visuelle påminnelse om hva som er viktig. For eksempel kan kategoriene du oppretter være: korrespondanse, prosjekter, arrangementer, møter, idémyldring, pauser og treningstid.
- Bruk teknologi for å administrere timeplanen din. Online tidsplanledere og e-postplattformer, for eksempel Outlook, kan kombinere gjøremålslister, kalendere og adresselister. Denne timelederen forbedrer ikke bare effektiviteten din, men kan også forenkle tankegangen din.
- Slipp inn arbeidet når det er mulig. På en travel hverdag glemmer du at du ikke trenger å gjøre alt alene. Overlat arbeidet ditt til en assistent, eller hvis du virkelig er overfylt med arbeid, kan du be kollegaene dine om å hjelpe deg med en bestemt oppgave. Du kan returnere favør for din kollegas hjelp når arbeidet begynner å avvikle.
Metode 2 av 4: Organisere e -post systematisk
Trinn 1. Sjekk e -posten din til det planlagte tidspunktet
Du trenger ikke alltid sjekke innboksen din fordi de fleste meldingene ikke er så viktige som du kanskje tror. Hvis du jobber med en jobb som ikke krever en rask oppfølging, må du sjekke e-posten din med jevne mellomrom, omtrent 3 til 4 ganger om dagen.
Trinn 2. Organiser e -post
Dra fordel av mappene og flaggfunksjonene i stedet for å la meldingene dine hoper seg opp i innboksen din. For eksempel kan mappene og undermappene i Outlook eller flere etiketter og innboksfunksjoner i Gmail være lønnsomme. Hvis du er journalist, kan filene dine bli kalt "Siste nytt", "Fremtidige nyheter", "Gamle nyheter", "Intervjuer og ressurser" og "Ideer".
Slett og arkiver e -postene dine. Arkiver viktige og gamle bokstaver, og slett deretter resten. I likhet med eksemplet ovenfor er “Gamle nyheter” et journalists arkiv. Når du begynner å slette gamle e -poster, ser du hvor mange e -poster som er verdt å kaste ut i stedet for å arkivere. Noen mennesker bestemmer seg selv for å ha en "null innboks", det vil si ingen uleste e -poster eller ingen e -poster i innboksen din. I tillegg til å bruke filer og etiketter, kan du tømme innboksen din ved å bruke arkiveringsverktøyet, slette gamle e -poster og bruke en oppryddingsapp for e -post
Trinn 3. Bruk andre, mer effektive kommunikasjonsformer
Noen ganger tilsvarer en rask telefonsamtale 10 sendinger og mottak av e -post. Ring i så fall! Hvis du vet at utveksling av e-post kan hindre diskusjon og må gjøres frem og tilbake, er det best å kommunisere via telefon. Du får mer informasjon ved å ringe i stedet for å ha lange, omfattende, tidkrevende e-postdiskusjoner. Du kan sende en e -post til kollegaene dine og si: “Jeg har mange spørsmål om dette. Kanskje det ville være lettere å snakke over telefon? Kan jeg ringe deg klokken 5?
Trinn 4. Begrens avbrudd
Strategiske pauser kan virkelig hjelpe, men avbrudd i arbeidstiden er det motsatte. Avbrudd kan bremse arbeidet ditt, bryte rytmen og få deg til å miste fokus. Så prøv å bruke telefonsvarer når du er opptatt. Disse verktøyene er ikke bare for når du ikke er på kontoret; disse verktøyene kan også brukes når du er veldig opptatt. Mange mennesker har en "åpen dør" -policy, men du trenger ikke å holde døren åpen hele tiden. Du kan legge igjen en melding på døren som sier "På en samtale" eller "Rommet blir brukt. Kom tilbake igjen eller send en e -post."
Trinn 5. Dra fordel av skyen
Cloud computing er verdt å vurdere fordi den er billigere, skalerbar, mer effektiv og lettere å oppdatere. Innholdet i skyen er veldig nyttig fordi det kan nås på forskjellige enheter: datamaskiner, nettbrett, smarttelefoner og andre. Skylagring fungerer også som en primær og sekundær form for digital sikkerhetskopiering. Diskuter med IKT -lederen eller med programvareleverandøren, ettersom du kanskje allerede har ledig lagringsplass i skyen, eller den er tilgjengelig for en lav årlig avgift.
Trinn 6. Bruk online bokmerker
De fleste nettlesere har en bokmerkefunksjon for å lagre og organisere favorittwebadressene dine, eller de du besøker ofte, slik at de kan nås enkelt og raskt. Dra nytte av denne funksjonen, slik at du ikke glemmer viktige nettsteder for å sjekke de siste nyhetene.
Metode 3 av 4: Få mest mulig ut av tiden
Trinn 1. Unngå å gjøre flere ting samtidig (multitask)
Alle eksperter tror dette. Selv om dette kan se raskt og kult ut på TV, er det å gjøre mange ting samtidig ineffektivt og kan forstyrre effektiviteten av din innsats for å bli organisert. I stedet er det bedre å vie full oppmerksomhet til en oppgave først, takle den og gå videre til andre ting på listen din.
Trinn 2. Lag en tidsplan for deg selv
Heldigvis krever de fleste jobber ikke at du lager en daglig tidsplan basert på minuttene. Imidlertid kan du markere din daglige timeplan og viktige oppgaver eller hendelser på dagen for å holde deg fokusert på oppgavene.
- Sett tidsfrister for visse aktiviteter. Noen oppgaver krever ikke at du setter en tidsbegrensning, men andre bør parametriseres for å øke produktiviteten. Tenk på noen oppgaver som tar mer tid enn nødvendig, og sett en tidsbegrensning for dem på et senere tidspunkt.
- Sett av ekstra tid til andre aktiviteter. Noen oppgaver, som du lærer av erfaring, tar vanligvis lengre tid enn de burde, men det er ikke ille. Tilordne ekstra tid før og etter denne typen aktiviteter, og spesielt viktige hendelser og møter.
Trinn 3. Bruk en timer, stoppeklokke eller vekkerklokke -app
Disse objektene kan være effektive når de brukes riktig. Noen mennesker velger å stille alarmen 10, 15 eller 30 minutter før den nødvendige tiden for å gi dem tilstrekkelig advarsel før de starter en aktivitet. Du kan også angi et påminnelsesverktøy (påminnelse).
Trinn 4. Ikke utsett
Spør deg selv om du virkelig bør utsette en aktivitet, eller om du bare vil være lat. Hvis du har lyst til å slappe av, ikke utsett - gjør det! Men hvis det er uunngåelig å utsette en aktivitet, må du ta notater og planlegge aktiviteten på nytt med en konkret plan. Eller du kan tenke deg en improvisert plan. For eksempel, hvis du må avbryte et personlig møte, vil du kanskje foreta en konferansesamtale eller webkonferanse i stedet.
Metode 4 av 4: Opprettholde fysisk og psykisk helse
Trinn 1. Ta en pause
Det er viktig å hvile sinnet for å opprettholde produktiviteten og psykiske helsen. Vi er vanligvis for opptatt med å jobbe til å ikke få tid til å hvile. Å ta en pause gir oss en sårt tiltrengt pause for å øke produktiviteten. Pauser gir imidlertid også en mulighet til å stoppe opp og stille spørsmål ved om vi bruker tiden vår godt eller ikke.
Trinn 2. Sov bedre
Uten en god natts søvn vil du føle deg svimmel, sliten eller sløv dagen etter. Dette kan forstyrre timeplanen din og effektiviteten på jobben. Gjør det til et mål å få 7 til 8 timers uavbrutt søvn hver natt.
Trinn 3. Ikke sammenlign deg med kollegaene dine
De fleste av dine kollegaers arbeid er forskjellig fra arbeidet du må gjøre, og alle har sin egen metode for å organisere arbeidet sitt. En metode som gir mening og er effektiv for dine medarbeidere, fungerer kanskje ikke for deg, og omvendt.
Trinn 4. Godta at det å organisere seg er en pågående prosess
Ikke forvent å være perfekt. Orden er en lang prosess som krever konstant oppmerksomhet. Du vil ikke bli optimalt organisert hver dag, men å prøve å være en vanlig person kan øke effektiviteten din.
