E -post er en av de vanligste formene for kommunikasjon i den moderne verden. Å vite hvordan du presenterer deg selv for andre via e -post kan forbedre din karriere og nettverk. Å skrive en kortfattet og tydelig introduksjons -e -post vil øke sjansene for at e -posten blir lest og leseren tar kontakt med deg. Unngå noen av de mer vanlige feilene for å sikre at e -posten din skiller seg ut fra resten.
Steg
Metode 1 av 3: Starter e -posten sterkt
Trinn 1. Kontroller at emnet i e -posten er klart
Mottakere må kjenne oversikten til e -posten før de åpner den. Sørg for at det er kort; fordi lange ting kan bli kompliserte. For en innledende e -post kan du skrive "Introduksjon - Ditt navn".
- Sørg for å skrive ned emnet først! Feilen som ofte skjer er å glemme å skrive om e -posten.
- Mobilenheter viser vanligvis bare 25-30 tegn i motivet, så sørg for å holde det kort.
Trinn 2. Åpne med en bedriftshilsen
Ikke begynn med "Hei" eller "Hei". Hilsener som dette bare hvis du allerede kjenner personen. Start med de riktige forretningshilsenene. Unngå å bruke mottakerens fornavn.
- "Til frøken/herr/fru" - Hvis du i det hele tatt er usikker på sivilstatusen til den kvinnelige mottakeren, bruk alltid frøken til å være mer høflig.
- "Til interesserte parter" - Denne hilsenen skal bare brukes hvis du ikke er sikker på hvem som vil motta meldingen.
Trinn 3. Presenter deg selv
Den første setningen bør presentere deg selv for mottakeren. Dette gjør at de kan knytte navnet til resten av e -postmeldingen.
- "Jeg …"
- Oppgi tittel hvis tilgjengelig. Hvis du har flere grader, bare velg den viktigste eller mest relevante.
Metode 2 av 3: Holde e -post kort
Trinn 1. Forklar hvordan du kan få mottakerens e -postadresse
Fortell mottakerne hvordan du fant kontaktinformasjonen deres. Dette viser at du følger den riktige måten å nå dem på.
- "Kontorsjefen ga meg denne e -postadressen"
- "Jeg fant denne e -postadressen på nettstedet ditt"
- "So-so og so-and-so sa at jeg skulle ringe deg"
Trinn 2. Snakk om sist gang du så hverandre (hvis noen)
Å vekke noens minne vil skape mer engasjement.
- "Vi snakket kort på konferansen i forrige uke"
- "Vi snakket i telefon i går"
- "Jeg så presentasjonen din på …"
Trinn 3. Del felles interesser
Dette hjelper deg med å komme i kontakt med mottakerne dine, og gjør din virksomhets e -post mindre stilt. For å bestemme felles interesser, kan du gjøre litt research på mottakeren av e -posten. Se også på Facebook, Twitter og LinkedIn.
- Sørg for å fortelle hvor du fant denne felles interessen, ellers kan du bli sett på som en stalker.
- Hvis mulig, behold innholdet i e -posten relatert til en virksomhet som er knyttet til en felles interesse, for eksempel noe innen ditt felt eller en delt profesjonell lidenskap du vil dele.
Trinn 4. Gi grunner til at du vil koble til
Ikke vent for lenge med å komme til kjernen i e -posten. Ingen vil lese en e -post noen avsnitt videre før du kommer til poenget med e -posten din. Forklar tydelig og konsist hva du vil, og hvorfor du kontakter personen. Hvis du ber om råd eller gjør en annen forespørsel, må du kontrollere at forespørselen blir godt administrert, spesielt hvis dette er din første kontakt.
- "Jeg er interessert i å lære mer om …"
- "Jeg vil gjerne møte deg for å diskutere …"
- "Jeg vil ha din mening om …"
Trinn 5. Sørg for at e -posten din er fokusert på ett emne
En skjev e -post vil få mottakeren til å miste interessen eller glemme hvorfor du sendte e -posten. Hold den innledende e -posten enkel, og bare spør mottakeren om én ting.
Metode 3 av 3: Avslutte e -posten
Trinn 1. Takk mottakeren for sin tid
Å lese en hel e -post tar litt alvor, så sørg for å takke mottakeren for at du tok deg tid til å lese den. Denne enkle høfligheten vil drastisk forbedre stemningen til mottakeren og øke sjansene for å få svar.
- "Jeg setter pris på at du tok deg tid til å lese denne e -posten."
- "Takk for at du tok deg tid til å lese dette."
Trinn 2. Forbered en oppfordring til handling
Be mottakeren svare på en e -post, ringe, tenke på forslaget ditt eller noe annet for å få ham involvert. En annen måte å øke bindingen er å stille spørsmål.
- "Ring meg når du har ledig tid"
- "La oss møtes til lunsj en gang snart"
- "Hva synes du om…?"
- "Jeg ser frem til ditt svar"
Trinn 3. Avslutt e -posten
Når du avslutter en profesjonell e -post, må du si takk på en kortfattet måte. En enkel siste hilsen vil holde e -posten profesjonell, men likevel uttrykke din takknemlighet.
- "Hilsen",
- "Takk skal du ha",
- "Vennlig hilsen",
- Unngå å si "Hilsen og hilsen", "Med vennlig hilsen", "Skål!", "Hilsen fred", "Takk for omtanken".
Trinn 4. Inkluder signatur
Hvis du ikke har konfigurert e -posttjenesten din til å inkludere en signatur, må du avslutte e -posten med navn, tittel og kontaktinformasjon. Ikke overveld denne delen med fem telefonnumre, to e -postadresser og tre nettsteder. Hold det enkelt, slik at mottakeren vet den beste måten å få kontakt med deg på nytt. Unngå å inkludere anførselstegn i signaturen din.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Trinn 5. Kontroller stavemåten til e -posten
Før du klikker på "Send" -knappen, ta deg tid til å lese e -posten din et par ganger og rette opp eventuelle feil du finner. Denne e -posten vil trolig være din første kontakt med mottakeren, så sørg for at du gir det beste inntrykket. Stave- og grammatiske feil vil umiddelbart få e -postene dine til å se mye mindre profesjonelle ut.
