I begynnelsen kan det virke vanskelig å skrive en stillingsrapport, men det er faktisk lettere enn du tror. Arbeidsrapporter brukes vanligvis til å forklare fremdriften i et bestemt prosjekt eller gi konklusjoner og anbefalinger om visse spørsmål på arbeidsplassen. For enkelt å skrive en effektiv arbeidsrapport, begynn med å vurdere formålet ditt, publikum, forskning og budskap. Utarbeide en rapport ved hjelp av forretningsrapportformatet. Gjør revisjoner slik at rapporten blir effektiv.
Steg
Del 1 av 3: Planlegging av en arbeidsrapport
Trinn 1. Identifiser formålet og temaet for rapporten
Noen ganger kan du bli bedt om å lage en rapport. Formålet eller emnet for rapporten vil mest sannsynlig fremgå av forespørselen. Hvis du ikke er sikker på et mål eller emne, bør du vurdere meldingen du vil formidle til leserne. Du kan også avklare med din veileder eller overordnede.
Målet ditt kan for eksempel være å analysere et forretningsspørsmål, forklare resultatene av et prosjekt du jobber med, eller gi en veileder en oversikt over fremdriften i arbeidet ditt
Trinn 2. Velg en tone og språk som passer leseren
Vurder leserens kunnskap og sjargongene de kjenner. Når du skriver en rapport, kan du bruke sjargong og mer profesjonelt språk enn når du skriver for publikum.
- Hvem skal lese rapporten? Vurder alle lesere som sannsynligvis vil bruke rapporten din.
- Hvis lesertallet ditt er heterogent, skriver du ned hele informasjonen for leseren som har minst kunnskap om det du skriver. Bruk imidlertid overskrifter for hver seksjon slik at mer utdannede lesere kan hoppe over informasjon de ikke tror er nødvendig. Du kan også skrive spesifikke seksjoner for å adressere bestemte grupper lesere.
Trinn 3. Samle inn data og eventuelt støttemateriale
Inkluder materialet du brukte som grunnlag for dine konklusjoner eller anbefalinger. Du vil referere til disse materialene når du utarbeider rapporten. Du må kanskje også inkludere disse materialene i vedlegget til rapporten. Nedenfor ser du hvilke typer materialer du kan inkludere når du utarbeider en rapport:
- Økonomisk informasjon
- Diagram
- Diagram
- Statistisk informasjon
- undersøkelse
- Spørreskjema
- Resultater av intervjuer med eksperter, kolleger, klienter, etc.
Trinn 4. Gjennomgå fremgangen din hvis du skriver en fremdriftsrapport
Gi i stedet en oversikt over arbeidet du har utført, arbeidet du vil gjøre, og om arbeidet har vært i samsvar med det opprinnelige målet. Tenk på rapporten som et svar på spørsmålene folk kan ha om prosjektet ditt. Nedenfor er spørsmålene du bør svare på i rapporten:
- Har arbeidsomfanget endret seg?
- Hvilket arbeid har du fullført siden forrige rapport?
- Hvilket arbeid vil du gjøre?
- Blir prosjektet ditt ferdig i tide? Hvis ikke, hvorfor?
- Hvilket problem møtte du og hvordan løste du det?
- Hva lærte du denne måneden?
Trinn 5. Beskriv informasjonen du bør inkludere i rapporten
Skriv en oversikt over ideen din som en guide. Når du skisserer, utvikle rapportoverskrifter for å organisere det du skal si. Denne oversikten trenger ikke å være pen eller velskrevet fordi det er bare du som skal bruke den.
- Generelt starter rapporten med en forklaring av resultatene, konklusjonene eller anbefalingene. Etter det, forklar hvordan du kom til den konklusjonen og tankegangen din hvis det er mulig.
- Hvis du skal komme med en kontroversiell konklusjon eller anbefaling, forklar du prosessen og resonnementet slik at leseren forstår årsakene bak konklusjonene og anbefalingene dine.
Del 2 av 3: Utarbeidelse av en arbeidsrapport
Trinn 1. Bruk en forside eller tittel
Tittelsiden skal inneholde navnet på rapporten etterfulgt av datoen for innsending på en egen linje. På den tredje linjen skriver du navnene på alle rapportforfatterne. Etter det skriver du navnet på organisasjonen på den fjerde linjen.
- I noen tilfeller kan du inkludere et følgebrev som forklarer hvorfor du skriver rapporten, hva den inneholder og hva du skal gjøre videre. Denne typen brev brukes ofte når prosessen med å skrive en rapport tar lang tid eller forfatteren føler at leseren trenger ytterligere forklaring før han graver i rapporten.
- For fremdriftsrapporter, skriv ditt navn, prosjektnavn, dato og rapporteringsperiode på tittelsiden. Skriv dem på forskjellige linjer. Du kan merke hver linje med ord, for eksempel 'navn', 'prosjektnavn', 'dato' og 'rapportperiode'. Du kan også skrive informasjon om disse tingene uten etiketter.
- Spør sjefen din om det er noen spesifikke anbefalinger om arbeidsrapporten. Disse anbefalingene er den beste materialkilden for utarbeidelse av rapporter.
Trinn 2. Lag et sammendrag som inneholder nøkkelinformasjon
Inkluder dine konklusjoner, begrunnelser og anbefalinger. Leseren vil forstå hovedpunktene i rapporten uten å måtte lese den i sin helhet. Du trenger ikke gå inn for mange detaljer, men leseren bør forstå beskrivelsen av rapporten din. Sammendraget skal være halv til en side.
- Du trenger ikke å oppsummere hele rapporten. Fokuser på de viktige ideene i rapporten, for eksempel din hovedanbefaling eller konklusjon.
- Hvis du skriver en fremdriftsrapport, hopper du over denne delen.
Trinn 3. Lag en innholdsfortegnelse
List opp alle overskriftene til rapporten og sidetallene deres. Denne listen vil gjøre det lettere for leserne å bruke rapporten din og finne informasjonen de trenger.
- Bruk overskrifter og overskrifter for hver seksjon, slik at rapporten er lett å lese.
- Hvis du skriver en fremdriftsrapport, trenger du vanligvis ikke å lage en innholdsfortegnelse med mindre sjefen din ber deg om det. Inkluder imidlertid en tittel og overskrift for hver seksjon for å gjøre rapporten lett å lese.
Trinn 4. Skriv en introduksjon for å gi en ide om rapporten din
Fortell leseren hvorfor du skrev rapporten. Oppsummer konteksten bak rapporten og forklar formålet ditt. Angi spørsmålene du vil svare på i rapporten eller problemene du vil løse. Beskriv omfanget og organisasjonen av rapporten.
- Innledningen trenger ikke være lang. Skriv tydelig og spesifikt slik at leserne kjenner konteksten og hensikten uten å måtte lese en for lang forklaring.
- Skriv 2-4 avsnitt for innledningen.
- For en fremdriftsrapport er et innledende avsnitt med 1-2 avsnitt tilstrekkelig. Innledningen bør oppsummere prosjektet og målene dine. Du kan også nevne arbeidet du har fullført og dine neste planer.
Trinn 5. Forklar resultatene eller konklusjonene du har nevnt
Beskriv alle undersøkelser eller evalueringer du har fullført angående prosjektet. Skriv en diskusjon og tolkning av funnene og deres forhold til temaet i rapporten.
- Vanligvis består denne delen av et innledende avsnitt og en liste over konklusjonene dine.
- Konklusjonen kan skrives slik: “1. Befolkningen blir eldre, så helserisikoen for våre kunder øker.”
- Hvis du skriver en fremdriftsrapport, har du ingen resultater eller konklusjoner. Skriv ned prestasjoner eller arbeid du har fullført etter introduksjonen. Du kan skrive 2-4 avsnitt for denne delen. Imidlertid vil en liste vanligvis være tilstrekkelig. Skriv, "Reiste 200.000.000 IDR for å leie festivaltelt", "Signerte en kontrakt med Party Planning Company for å planlegge festivalen" og "Gjennomførte en undersøkelse blant 1500 innbyggere for å samle opinion."
Trinn 6. Kom med anbefalinger for fremtidige trinn
Anbefalinger bør forklare hva som vil skje i fremtiden. Beskriv hvilket problem som kan løses ved hjelp av løsningen din og hvordan det relaterer seg til konklusjonen du har trukket. Etter å ha skrevet forklaringen, liste anbefalingene etter nummer. Begynn hver setning med et verb. Lag en liste med anbefalinger og begynn med det viktigste.
- Du kan for eksempel skrive "1. Gi opplæring i hjerte- og lungeredning til ansatte.”
- Hvis du skriver en fremdriftsrapport, bør du lage en liste over jobber eller mål du vil jobbe med/oppnå i neste periode. For eksempel kan du skrive "Finn en leverandør for festivalen", "Bestem festivalens design" og "Bestill en reklameplakat."
Trinn 7. Diskuter prosessen og rammeverket som ligger til grunn for konklusjonen
Beskriv tilnærmingen du brukte for å analysere emnet, problemet eller problemet. Gjennomgå funnene dine, og forklar deretter hvordan de ble brukt som grunnlag for anbefalinger. Del diskusjonen i seksjoner. Tittel seksjonene i henhold til innholdet.
- Denne delen inneholder også en lengre diskusjon av forskning og evaluering.
- Dette bør være den lengste delen i rapporten din.
- Hvis du skriver en fremdriftsrapport, kan du hoppe over denne delen. Du kan erstatte den med en seksjon om flaskehalser mens du jobber med et prosjekt og hvordan du kan overvinne dem. Du kan skrive, “Mange innbyggere returnerer ikke undersøkelser fordi de ikke kommer med forhåndsbetalt porto. Etter dette vil vi inkludere forhåndsbetalt porto eller tilby et digitalt undersøkelsesalternativ.”
Trinn 8. Liste opp referansene du brukte for å utarbeide rapporten
Referanser kan være i form av tidsskriftartikler, nyheter, intervjuer, undersøkelser, spørreskjemaer, statistiske funn og annen relatert informasjon. Sitere disse referansene på slutten av rapporten. Tittel "Bibliografi."
- Med mindre du blir bedt om å bruke en bestemt siteringsstil, kan du bruke APA -formatet i forretningsrapporter.
- Hopp over dette trinnet hvis du forbereder en fremdriftsrapport.
Trinn 9. Legg vedlegg til materialer som undersøkelser, spørreskjemaer eller e -post
Ikke hver rapport krever vedlegg. Du kan imidlertid inkludere dem hvis du vil gi materiale du siterer eller tilleggsinformasjon som lettere kan forstå emnet eller funnene dine lettere. Merk hvert vedlegg med en annen bokstav.
- For eksempel kan du ha "vedlegg A", "vedlegg B" og "vedlegg C".
- Hvis du skriver en fremdriftsrapport, trenger du ikke å inkludere denne delen.
Trinn 10. Skriv en kort konklusjon som oppsummerer alle dine funn eller fremskritt
Du trenger kanskje ikke å skrive en konklusjon, men en konklusjon kan markere innsatsen du har gjort. Lag en konklusjon på 3-4 setninger for å oppsummere all informasjon du har presentert i rapporten.
Du kan skrive, "Kunstfestivalplanleggingsprosjektet er utført som planlagt. Vi har fullført 90% av planleggingsaktivitetene og har gått inn i innkjøpsprosessen. For øyeblikket står prosjektet ikke overfor noen hindringer, men vi vil håndtere eventuelle problemer som kan oppstå i fremtiden.”
Del 3 av 3: Skrive effektive rapporter
Trinn 1. Bruk en tydelig tittel for å gjøre rapporten enkel å bruke
Gjør tittelen tydelig og ikke omfattende. Ved å se på tittelen, bør leseren umiddelbart forstå hva rapporten din handler om.
- Titlene du kan trenge inkluderer: Introduksjon, arbeid fullført, mål for neste periode, barrierer og løsninger og konklusjon.
- Lag en tittel som samsvarer med informasjonen i rapporten.
- For fremdriftsrapporter vil leserne sannsynligvis være veiledere, team eller klienter.
Trinn 2. Bruk enkelt og greit språk for å formidle ideer
Arbeidsrapporter krever ikke kompliserte ord og blomstrende setninger. Du trenger bare å formidle de viktige punktene til leseren. Formidle ideer ved å bruke de enkleste ordene og komme til hjertet av ideen.
Skriv "Inntektene økte med 50% i 4. kvartal", i stedet for, "Inntektene økte med 50% og gjorde inntjeningen i fjerde kvartal strålende."
Trinn 3. Bruk kortfattet skriving for å holde rapporten kort
Å skrive for lenge er bare bortkastet tid for deg og leseren. Eliminer unødvendige ord og kom rett til poenget med uttalelsen din.
- Noen arbeidsrapporter er naturligvis lange fordi de inneholder mye informasjon. Måten du skriver det på, bør imidlertid forbli kortfattet.
- Det er bedre å skrive, "Salget økte det siste kvartalet etter at personalet foretok telefonmarkedsføring", snarere enn, "Inntektene økte kraftig i det siste kvartalet ettersom vår talentfulle og engasjerte salgsstyrke markedsførte potensielle kunder over telefon for å få dem til å kjøpe mer. Produkter."
Trinn 4. Presenter ideer ved hjelp av objektivt og emosjonelt språk
Skriv ned fakta og la leserne bygge sine egne konklusjoner basert på et objektivt synspunkt. Du kan komme med anbefalinger om hvordan du skal håndtere et bestemt problem, men ikke prøv å provosere leserens følelser til å overtale dem. La leserne bygge ideer og beslutninger basert på et objektivt perspektiv.
I stedet for å skrive, "Ulykkelige ansatte mangler vanligvis moral, så kontoret føles som en sjelløs maskin", kan du skrive, "Ansatte med relativt lav produktivitet sier at de føler seg ulykkelige."
Trinn 5. Ikke bruk uformelt språk og ordene "I" eller "I
”Du kan kanskje bruke ordet“jeg”i en fremdriftsrapport hvis du jobber med prosjektet alene. Ellers ikke bruk ordet "jeg" eller veldig uformelle ord i stillingsrapporter. Du kan imidlertid bruke ordet "du" når du retter bestemte setninger til målgruppen din.
Bruk fagspråk i rapporter
Trinn 6. Les rapporten på nytt for å sikre at det ikke er noen feil
Grammatikk og stavefeil vil redusere omdømmet til rapportens profesjonalitet. Les den igjen for å sikre at det ikke er stavefeil, dårlige fraser eller feil ordvalg. Det ville være bedre hvis du kunne lese rapporten to ganger.
- Be om mulig noen andre om å lese rapporten, da det noen ganger kan være vanskelig å finne feil med deg selv.
- Hvis du har tid, må du la rapporten stå i 24 timer før du leser den på nytt.
Tips
- Etter at du har skrevet den første arbeidsrapporten, bruker du den som en mal for påfølgende rapporter.
- Arbeidsplassen din kan ha en arbeidsrapportmal. Spør veilederen din om du kan bruke kontormalen.
- Hvis du kan gjøre dette, kan du bruke det eksisterende jobbrapportformatet for organisasjonen du jobber for. Sjekk filer på kontoret eller be en veileder eller kollega om en kopi av rapporten.
