Vi hører ofte at folk klager over at de ikke har nok tid til å fullføre oppgaver. Hvis du opplever det samme, ikke bekymre deg! Du kan få mest mulig ut av din tilgjengelige tid ved å mestre noen grunnleggende organisasjons- og tidsstyringsferdigheter. Jo mer klokt du administrerer tiden din, jo flere oppgaver vil bli fullført.
Steg
Metode 1 av 3: Identifisere hvordan du bruker tiden din
Trinn 1. Registrer alle daglige aktiviteter
Legg merke til hvilke aktiviteter du gjør hver dag, og legg merke til hvor lang tid det tar deg å fullføre dem. Kanskje du ikke tror at den bortkastede tiden viser seg å være langt mer enn den tiden som faktisk brukes til å fullføre daglige oppgaver.
Ikke glem å registrere dine rutinemessige aktiviteter hjemme, for eksempel å lage frokost, feie huset, ta en dusj, etc
Trinn 2. Registrer alle aktivitetene i en notatbok
Når du vet aktivitetene du gjør gjennom dagen og tiden det tar, skriver du dem ned i en notatbok. Hvis all informasjon er kombinert og presentert på 1 side, vil du se mønstre og aktiviteter som har potensial til å utløse sløsing med tid.
- Hold fullstendige og klare notater. Ikke registrer flere aktiviteter i én oppføring, ikke ignorere tilsynelatende trivielle oppgaver, og hold oversikt over tiden nøyaktig når du overvåker gjennomføringen av daglige aktiviteter.
- Gruppeaktiviteter i kategorier. Legg for eksempel merke til husholdningsoppgaver i blått, kontorarbeid i rødt og fritidsaktiviteter i svart. Denne metoden hjelper deg med å anslå hvor lang tid hver gruppe vil ta.
Trinn 3. Finn ut hvordan du bruker tiden din
Bruker du: 1 time om dagen på å drømme? 2 timer på å bestemme hvor du skal spise? 8 timer for å få tilgang til internett? Finn mønstre som beskriver hvordan du bruker tiden din, og finn deretter ut hvilke aktiviteter som er nyttige og ikke.
- Kaster du tid fordi du mangler selvkontroll? Er du vant til å utsette arbeid? Har du et stort ansvar? Still deg selv disse spørsmålene når du vurderer hvordan du bruker tiden din.
- Kanskje du planlegger dine daglige aktiviteter på en irrasjonell måte. For eksempel har du ikke klart tiden din klokt hvis du jobber i 30 minutter, tar en 10 minutters pause for å ta vare på trivielle ting, og deretter går du tilbake til jobb i 30 minutter. Du vil være mer fokusert og produktiv hvis du jobber i 1 time og deretter tar deg av trivielle ting.
- Fullfør oppgaver ved å sette tidsfrister. Dette gjøres ved å spesifisere hvor lang tid det skal gå for å fullføre visse oppgaver uten å bli distrahert.
Trinn 4. Gjør planjusteringer
Når du vet nøyaktig hvilke aktiviteter du skal gjøre og hva du bruker tiden din på, kan du justere den daglige timeplanen. Sørg for at du vet hvilke aktiviteter du ikke kan eller ikke vil eliminere på grunn av mangel på tid. Aktiviteter som tar mye tid, sløser ikke alltid tid.
Trinn 5. Hvis det tar deg tre timer om dagen å sende arbeidsrelaterte e-postmeldinger, er det lite sannsynlig at tiden reduseres for denne aktiviteten
Hvis du imidlertid svarer på 4-5 personlige e-poster mens du sender arbeidsemails, må du redusere tiden som er tildelt.
Trinn 6. Endre vaner og perspektiv
Selv om du har problemer med å administrere tiden din, er det alltid en løsning. Nå som du vet hvorfor du kaster bort tiden din eller hvordan du bør bruke tiden din, er neste trinn å endre måten du administrerer tiden din til å danne nye vaner.
- Hvis du bruker mye tid på å rengjøre huset eller lage mat, er det en god idé å leie en hushjelp eller abonnere på en cateringtjeneste. For noen mennesker er tid mer verdt enn penger.
- Kanskje du bruker litt tid på å få tilgang til internett uten noe spesifikt formål. Begrens tiden du får tilgang til bestemte nettsteder eller sosiale medier hvis du har viktigere oppgaver å gjøre.
Metode 2 av 3: Unngå avledning
Trinn 1. Bestem tingene som distraherer deg under dine daglige aktiviteter
Konsekvent distraksjon er en stor hindring for å styre tiden klokt. Finn ut hvilke aktiviteter eller personer som tar mye av tiden din, for eksempel venner som liker å chatte eller vil slappe av, slik at du forsømmer arbeidet. Prøv å unngå ting som får deg til å kaste bort tid.
- Hvis du kaster bort mye tid, men ikke får de resultatene du håpet på, kan det være distraksjoner å unngå.
- Mens du jobber på kontoret, kan du støte på noen distraherende kolleger. Ikke snakk eller prat uten å snakke i arbeidstiden. Vær imidlertid høflig mot dem fordi oppførsel på kontoret er like viktig som evnen til å administrere tid til karrieresuksess.
Trinn 2. Ikke hold telefonen for lenge
Hvis du bruker litt av tiden din på lange telefonsamtaler, må du endre den vanen. Ofte er det mer effektivt å snakke ansikt til ansikt enn over telefon. Så bli kvitt vanen med å snakke lenge i telefon.
Når du diskuterer over telefon, handler begynnelsen eller slutten av samtalen vanligvis bare om trivielle ting. Mange klarer ikke å fokusere og dagdrømme på telefonen. Så prøv å være klar over dette. For best resultat, hold et ansikt til ansikt møte hvis du trenger å diskutere arbeidsrelaterte saker som begge parter kan diskutere uten å bli distrahert under møtet
Trinn 3. Ikke få tilgang til nettstedet for ofte
Mange mennesker trenger internett som hovedmiddel for å fullføre oppgaver. Imidlertid kaster mange også bort tid uten fordel av å bare lete etter artikler, sportsnyheter, artistbilder, bilder av kattunger eller valper. Fokuser på bruk av internett. Det finnes forskjellige programmer for å blokkere bestemte apper, nettsteder og medier for å redusere viderekoblinger fra internett.
- Slå av Facebook, Twitter og andre sosiale medier når du trenger å fokusere på viktigere ting.
- Å søke etter emner via Google er også veldig tidkrevende. Først vil du bare finne litt informasjon, men før du vet ordet av det har du vært på forskjellige nettsteder i 3 timer.
Trinn 4. Sett opp et "Please Calm Down" -skilt
Kanskje du har sett skiltet henge på døren til hotellrommet. Legg ut dette skiltet på kontoret eller arbeidsområdet. I stedet for å be om det på hotellet, kan du skrive det ut selv og deretter henge det på arbeidsområdet ved behov. På den måten inviterer ingen deg til å chatte slik at du kan fokusere på arbeidet.
Hvis du jobber hjemmefra, kan du sette opp et spesielt arbeidsrom. Ikke arbeid på et sted som vanligvis brukes til aktiviteter med familiemedlemmer. Det er lett å bli distrahert når du hører lyden fra TV -en, telefonen ringer eller lyden til et videospill
Trinn 5. Vær forberedt på uventede avledning
Noen ganger kommer avledninger uunngåelig, for eksempel fordi sjefen din inviterer deg til å chatte via WA eller foreldrene dine ber om hjelp til å fullføre lette oppgaver. Hvis du har planlagt, trenger du ikke tid til å fullføre oppgaver og utføre prioriterte aktiviteter.
Metode 3 av 3: Bruk tid effektivt
Trinn 1. Skriv ned alle tingene som må gjøres
Ikke stol på minne for daglige oppgaver. Lag en liste over aktiviteter som må utføres, og les den så ofte som mulig slik at alle arbeidsmål nås.
- Selv om visse oppgaver virker trivielle eller lette, er det bare å skrive dem ned. Tidsplanen på agendaen vil inneholde noe som "Ring Steve", "Beregn fortjenestemargin" eller "Send en e -post til sjefen."
- Gjør det til en vane å ta notater med deg under dine daglige aktiviteter, slik at du er klar til å ta notater om nye aktiviteter eller oppgaver. Selv om du kan skrive det ned senere, er det best å ikke forsinke det slik at du ikke glemmer det.
Trinn 2. Bruk en kalender
Å bruke en kalender eller agenda som et middel til å planlegge daglige aktiviteter hjelper deg med å administrere tiden din effektivt. Noter alt nytt som må inkluderes i timeplanen din, for eksempel en frist, en oppgave eller et møte. Sett av tid hver morgen til å lese gjennom agendaen din for å finne ut hvilke aktiviteter du skal gjøre i løpet av dagen.
Trinn 3. Ikke gjør avtaler med samme tidsplan
For å klare å forvalte tiden klokt må du arrangere en tidsplan for aktiviteter som ikke er for overfylte. Ikke overhold tidsfrister eller gjør avtaler med samme timeplan. Les agendaen først før du godtar en ny tidsplan for å sikre at tiden er ledig. På denne måten vil du kunne administrere tiden din godt og holde deg til en konsekvent daglig tidsplan.
Trinn 4. Unngå distraksjoner
Få mest mulig ut av tiden din produktivt ved å eliminere ting som distraherer deg eller hindre deg i å gå bort fra timeplanen din og forsinke andre aktiviteter. Slå av TV og videospill, slik at du kan fokusere på dine prioriterte oppgaver og ha det moro senere.
Trinn 5. Prioriter oppgavene som skal fullføres
Organiser tiden din så godt du kan ved å planlegge de viktigste oppgavene eller må komme først. Skriv denne oppgaven ned på en tidsplan ved hjelp av lyse farger eller små klistremerker. Planlegg oppgaver med topp prioritet først, slik at det er nok tid til å fullføre dem, og list deretter opp andre aktiviteter som kan utføres senere.
- Vær forberedt på å endre prioriteringer når som helst. Det er ting som plutselig oppstår og som må tas opp umiddelbart, slik at du blir tvunget til å slutte å jobbe for å rette oppmerksomheten og sette av tid til å nå svært presserende tidsfrister med maksimalt resultat. Sørg for at hendelser som dette er sjeldne.
- Hvis du endrer dine daglige prioriteringer ofte, ser det ut til at noe må fikses. Selv om det er normalt å gjøre små justeringer av timeplanen din, indikerer det å endre timeplanen for ofte at du ikke kan sette prioriteringer riktig.
Trinn 6. Vær realistisk
Bestem en realistisk tidsfordeling slik at hver oppgave blir fullført på riktig måte. Hvis det tar 30-60 minutter å fullføre en oppgave, planlegg 60 minutter. Ved å lage realistiske tidsestimater føler du deg ikke overveldet eller trenger å endre arbeidsplanen.
Bedre å være forsiktig med å gi mer tid enn nødvendig. Hvis en oppgave er ferdig tidlig, må du jobbe med den neste, og dette har absolutt ingen innvirkning på produktiviteten
Trinn 7. Planlegg daglige rutineaktiviteter
Ikke glem å planlegge din daglige rutine, for eksempel å spise og bade. Dette vil sannsynligvis løse seg selv, men du må allokere tid mellom planlagte oppgaver, slik at du ikke går glipp av eller utsetter andre planlagte aktiviteter.
Trinn 8. Bruk påminnelser
I tillegg til agendaen din, kan du bruke andre verktøy for å minne deg på viktige oppgaver eller tidsfrister, for eksempel Post-it-ark eller sette en påminnelse på telefonen som ringer eller dukker opp en melding på et bestemt tidspunkt for å minne deg på å gjøre noe eller forbered deg på neste timeplan. På denne måten glemmer du ikke de planlagte aktivitetene.
- Ikke stol på andre mennesker for å minne deg på det, fordi det er en god sjanse for at de glemmer like godt som deg.
- Hvis det er planlagt en veldig viktig aktivitet, må du angi noen påminnelser hvis en liten lapp eller mobiltelefonalarm ignoreres.
Trinn 9. Be om hjelp
Du kan be andre om hjelp eller delegere lett arbeid om nødvendig. Du kan lage en god timeplan hvis du ikke nøler med å be noen andre om å hjelpe til med å rengjøre huset eller tilberede middag hvis du fortsatt er opptatt med å jobbe langt ut på natten.
- Delegere ansvaret til noen du kan stole på. I stedet for å be om hjelp fra folk som er i stand til å fullføre oppgaven, velg noen som er klar til å jobbe godt til slutt.
- Ikke bli vant til å flytte oppgaver til andre mennesker. I tillegg til å vise manglende evne til å administrere tid, kan du virke lat og umotivert.
Trinn 10. Finn ut produktiviteten din
Med jevne mellomrom må du sette av tid til å analysere hva du har oppnådd, hvor godt du presterer og hvor mye tid det tar. Ved å evaluere ulike aspekter av ditt personlige og profesjonelle liv, kan du justere arbeidsplanen og daglig livsstil slik at du kan oppnå resultater som overgår dine mål.
Trinn 11. Gi deg selv en gave
Å jobbe for hardt eller for lenge har en tendens til å føre til kjedsomhet, noe som gjør det vanskelig for deg å fokusere på selv de enkleste oppgavene. Så ta deg tid til å feire prestasjonene dine og gi deg selv en gave du liker.
- Ta deg tid til å hvile for å slappe av. Slå av telefonen og ikke svar på e -post. Hvis jobb og fritid kombineres, er dette ikke en måte å belønne deg selv på eller forhindre utbrenthet.
- Hvis du jobber mandag til fredag, ta helgen til hvile. For eksempel, hvis du fullfører et prosjekt som tok 3 måneder på rad, sett av tid til en kort ferie etter at prosjektet er fullført.
