Å skrive vennlige påminnelser kan være vanskelig. Du vil ikke virke påtrengende eller utålmodig, men meldingen din må komme frem. Bruk en vennlig tone i e -post med milde hilsener og uttrykk. Inkluder årsaken til at du sender påminnelses -e -posten slik at mottakerne vet hva du vil. Sørg for at det ikke er noen feil i e -posten, slik at du ikke bare fremstår som vennlig, men også profesjonell.
Steg
Del 1 av 3: Bruke en vennlig tone
Trinn 1. Hilsen mottakeren
I en forretningssituasjon kan du "bør" bruke en formell hilsen, for eksempel "Kjære". Imidlertid blir personlig e -post brukt oftere og oftere. Noen e -posthilsener som kan bidra til å skape en vennlig tone inkluderer:
- Hei!
- Hei venn
- Lenge siden sist
- Hei!
Trinn 2. Inkluder ditt forhold til mottakeren
Hvis du bare fokuserer på påminnelsen, vises meldingen kald. Inkluder i et personlig forhold til mottakeren ved å inkludere setninger som gjenspeiler vennskap og delte erfaringer. Dette inkluderer:
- Hvordan er skolen?
- Hei venn, hvordan har du det?
- Forrige helg var så gøy.
- Når var siste gangen vi snakket, for en måned siden?
- Vår siste tur var veldig morsom! Vi må gjøre det igjen.
Trinn 3. Avgrens uttrykket ditt
Dette er spesielt viktig for påminnelsesdelen i e -posten. Hvis du ikke har vært i kontakt med mottakeren på lenge, er det best å be om unnskyldning eller gi en unnskyldning for å bare ringe dem for å minne dem. Noen eksempler på subtile uttrykk inkluderer:
- Jeg vet at vi ikke har snakket på lenge, men jeg ville minne deg på …
- Ankomsten til en ny baby har holdt meg opptatt, jeg husket bare å minne deg på …
- Jeg vet at du er opptatt, så jeg vil ikke plage deg, men jeg ville sende en påminnelse …
Trinn 4. Vær høflig
Hvis påminnelsen er viktig, kan du komme på som påtrengende. Husk at mottakeren er opptatt med livet sitt. Si alltid "takk" og "takk" med passende uttrykk. Det kan være lurt å inkludere høflige fraser som:
- Jeg beklager å plage deg, men jeg ville være sikker på …
- Svar på denne e -posten så snart som mulig …
- Takk for at du tok deg tid til å lese og svare på denne påminnelses -e -posten. Jeg setter stor pris på det.
- Jeg venter på svaret ditt.
Del 2 av 3: Krav til oppføring
Trinn 1. Bruk kolonneoverskrifter
Du trenger ikke å skrive en smart overskriftskolonne. Kolonneoverskrifter som er klare og entydige vil være mer nyttige. På den måten kan mottakeren raskt kjenne formålet med e -posten. Noen vanlige valg for vennlige påminnelser på e -post inkluderer:
- Kryss av
- Rask påminnelse om…
- Kommende turer/arrangementer.
- Teller reise-/eventdeltakere.
Trinn 2. Husk å inkludere en påminnelse
Når du prøver så hardt å være høflig og vennlig, kan du glemme noe viktig, som en påminnelse. Skriv en pakkepåminnelse i begynnelsen av e -posten, etter hilsenen og en personlig forholdssetning. For eksempel:
- "Hei venn, Vi har ikke snakket på lenge, Ben. Hvordan er kona og barna dine? Min kone og barn har holdt meg opptatt, men jeg ville spørre deg om …”
-
Hei!
Bestemor, jeg har ment å sende denne meldingen lenge. Jeg beklager at jeg har det for travelt. Jeg vil minne bestemor om lunsj …”
Trinn 3. Bruk konsist språk
Det er sant at høflig språk krever lengre setninger. For eksempel vil uttrykket "Arbeid hardere" være mer høflig hvis du skriver "Det ville være bedre hvis du jobbet hardere." Mens høflige, kan lange setninger gjøre fokuset på e -posten din uklar.
Bruk en enklere struktur for e -postene dine. Kanskje noe sånt som dette: Hilsen (åpning) → Personlige relasjoner → Påminnelse → Lukkende hilsen (avslutning)
Trinn 4. Rediger unødvendig informasjon
For hver setning og del av setningen, spør deg selv: "Er dette nødvendig?" I noen tilfeller kan "nødvendig" ha en bred betydning, for eksempel "Dette er nødvendig for at e -posten min ikke skal høres kald ut." Fjern unødvendige deler fra e -posten.
Generelt kan adverb (for eksempel "veldig", "veldig", "virkelig", "en gang" og "selvfølgelig") fjernes for å gjøre e -posten din mer presis
Trinn 5. Avslutt e -posten med en avsluttende hilsen
"Velsignelser" betyr å si "farvel". Den avsluttende hilsenen inneholder uttrykk som "Hilsen", "Med vennlig hilsen", "Med vennlig hilsen" og "Hilsen". Signaturen din skal skrives etter den avsluttende hilsenen. En generell avsluttende hilsen som denne kan virke formell. Du vil kanskje prøve noe som:
- vennen din
- vennen din
- send hilsen for suksess
- Ha en fin dag
- din tur
- jeg ser frem til å høre fra deg
Del 3 av 3: Sørg for at det ikke er feil i e -post
Trinn 1. Dobbeltsjekk e -posten din
Selv om du skummer en e -post en eller to ganger, reduseres alle grunnleggende feil som kan dukke opp mens du skriver dem. Etter at du har skrevet e-posten din, dobbeltsjekk du stavemåten og grammatikken i e-posten din.
- Mange e -postleverandører har funksjoner for stavekontroll og grammatikk. Kvaliteten på funksjonen avhenger av e -postleverandøren. I noen tilfeller er denne funksjonen kanskje ikke veldig nøyaktig.
- Husk å sjekke tittelen, hilsenen og lukkingsfeltet. Du vil sannsynligvis glemme dette og bare fokusere på innholdet i e -posten.
Trinn 2. Les e -posten høyt
Hvis du skriver en viktig e -post, eller hvis du vil fremstå høflig og vennlig mot noen, kan du lese e -posten din fra start til slutt høyt. Høres det ut som en samtale? I så fall er e -posten din klar til å bli sendt.
Skriv om setninger eller passasjer som høres vanskelig ut. Bruk din beste dømmekraft når du vurderer dette. Hver person vil ha et annet syn avhengig av hvordan du snakker
Trinn 3. La noen andre lese e -posten din
For viktig kommunikasjon, for eksempel forretningsformål, kan det være lurt å be noen andre om å sjekke påminnelses -e -posten før du sender den. Hvis e -posten din er kortfattet, tar det vanligvis bare kort tid, og det er lett å oppdage selv de minste feilene.
- Sjekk online meldingstjenester. Send venner på nettet og still spørsmål som "Hei, kan du lese den korte e -posten jeg må sende? Det tar ikke lang tid."
- Husk å alltid takke alle som leser e -posten din. Tross alt hjelper de deg.
