Arkivering alfabetisk er en måte å organisere dokumenter som er viktige både i det personlige og profesjonelle livet. Alfabetisk arkivering lar deg raskt finne og gjenopprette individuelle filer. Dette sikrer at alle dokumenter er beskyttet og alltid tilgjengelig. Det er mange regler for arkivering alfabetisk på indonesisk for å opprettholde et rimelig arkivsystem.
Steg
Del 1 av 2: Arkivering alfabetisk
Trinn 1. Bestem hvilket alfabetisk system som skal brukes
Selv om det kan virke enkelt, har det alfabetiske arkivsystemet flere alternativer å velge mellom. Du må velge ett system og bruke det konsekvent.
- Bokstav-for-bokstav-arkivering er basert på hver bokstav i hvert ord i den rekkefølgen det forekommer, og ignorerer mellomrom mellom ord.
- Ord for ord -arkivering gjøres ved å sortere hver fil basert på den første bokstaven i hvert ord på rad.
- Enhet-for-enhet arkivering tar hvert ord, forkortelse og initial i betraktning og sorterer dem. Dette er systemet som vanligvis anbefales å implementeres.
Trinn 2. Gruppér filene
Når du har alle filene du trenger for å arkivere, bestemmer du hvordan du skal gruppere dem alle sammen. Du kan bruke et ordbokformat, der alt er sortert alfabetisk, uavhengig av filtype eller filer i den. Du kan også bruke leksikonformatet, der du grupperer filer etter type eller emne, og deretter sorterer dem alfabetisk.
Hvis du har forskjellige typer filer som skal arkiveres (kvitteringer, skattesedler, brev, etc.), anbefaler vi å bruke leksikonformatet. Gruppér filer etter type først, og sorter dem deretter alfabetisk. Bruk en kant- eller fargekode for å skille dokumenter
Trinn 3. Indekser de arkiverte filene
Indeksering er å gruppere hver del av filtittelen i passende enheter. For å indeksere filer før de arkiveres, må du dele elementene i hvert filnavn og lage et nytt navn som er alfabetisk justert og forskjellig fra standardnavnet. Som et eksempel:
- Si at du må indeksere og arkivere følgende filer: en artikkel om anoa med tittelen "Anoa Eating Behavior", en biografi om den ledende anoa -eksperten, Jasmin A. Dahlia, og en salgsfremmende brosjyre for en anoa -utstilling i Jakarta Zoo.
- Biografien til Jasmin A. Dahlia er indeksert som “Dahlia, Jasmin A.”, for i arkiveringen må etternavnet være først. Dermed arkiveres filer i bokstavgruppen “D”.
- Hvis du velger en klassifiseringsmetode som en ordbok, bør artikkelen “Anoa Eating Behavior” indekseres tilsvarende. Følgelig, arkiver det i bokstavgruppen "P" (for "Atferd").
- Ellers kan du indeksere "Anoa Eating Behaviors" som "Anoa, Eating Behaviors" hvis du bruker en leksikonformatert gruppering, i stedet for bare å arkivere anoa-relaterte filer. Denne filen blir deretter arkivert i bokstavgruppen "A".
- En salgsfremmende brosjyre kan indekseres som "Anoa, utstilling (Jakarta Zoo)" hvis du forutsier at det vil være mye materiale på anoa -utstillingen. For eksempel kan du indeksere en annen fil som "Anoa, utstilling (Bandung Zoo).
- Ellers kan reklamebrosjyren indekseres som "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" hvis du forventer å motta flere filer relatert til Jakarta Zoo, eller hvis du ønsker å bruke leksikonformatgruppering på filer etter geografisk plassering.
Trinn 4. Sorter filene alfabetisk i henhold til indeksnavnet
Den generelle regelen for arkivering alfabetisk er å ordne filer fra A (første) til Z (siste). Bruk spesialinformasjonen til å definere skillet og rekkefølgen slik at du kan skille filene. Som et eksempel:
- Rekkefølgen som ble indeksert i forrige trinn kan være noe slikt (avhengig av hvilket system som brukes): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" og "Anoa Eating Behavior" ELLER "Anoa, utstilling (Jakarta Zoo))”,“Anoa, Eating Behavior”og“Dahlia, Jasmin A.”.
- Filene for “Kangaroo” er sortert etter filene for “Elephant”. Filene for "Giraffe" vil være i mellom, og filene for "Anoa" blir bestilt før "Bjørn" og "Sau". Dermed er rekkefølgen: “Anoa”, “Bear”, “Sheep”, “Elephant”, “Giraffe”, “Kangaroo”.
- Hvis du senere legger til “Armadillo” -filene, kommer de etter “Anoa”. Siden de begge begynner med bokstaven "A", må du se på bokstaven etter A ("N" for anoa og "R" for "armadillo") for å bestemme rekkefølgen. Dermed er den nye ordren: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Trinn 5. Merk filmappen
For å gjøre det enkelt å finne, merk hver arkivmappe med indeksnavnet som tilsvarer filen i den. Denne metoden gjør det også lettere å arkivere nye filer i rekkefølge.
- Legg arkivet i mappen.
- Det ville være lettere hvis du fargekodet mappen for å øke brukervennligheten. Hvis du for eksempel bruker gruppering av leksikonformat, tildeles hver gruppe sin egen farge, og hver fil i hver gruppe er merket i henhold til fargen.
Trinn 6. Dokumenter indekserings- og arkiveringssystemet
Indekserings- og arkiveringssystemet ditt må implementeres konsekvent. Sørg for at alle som har tilgang til filen kjenner systemet den kjører på. For eksempel kan du opprette eller dele et dokument som inneholder detaljer om reglene for arkivsystem. Dette vil hjelpe alle til å kunne bruke arkivsystemet effektivt.
Trinn 7. Arkiver den nye filen ordentlig
Plasser filer i skapet etter indeksnavn og alfabetisk rekkefølge, i henhold til systemet ditt. Flytt om nødvendig den nåværende filen for å inkludere den nye filen på riktig sted.
Del 2 av 2: Håndtering av spesielle saker
Trinn 1. Arkiver filer i henhold til betydelige vilkår
Noen ganger er det lettere å arkivere filer etter søkeord, i stedet for tittelen eller navnet som er oppført der. Dette sikrer at filer kan indekseres og søkes med de mest logiske begrepene. Som et eksempel:
"The First Bank in Jakarta" kan indekseres og arkiveres som "Jakarta, First Bank". "Jakarta" er nøkkelbegrepet i denne oppføringen, i stedet for "First" eller "Bank", spesielt hvis du har andre filer med lignende navn, for eksempel "First Bank in Bandung" eller "First Bank in Medan"
Trinn 2. Sorter navn etter etternavn
Standardarkivet anbefaler at folks etternavn blir indeksert først ettersom de anses som betydningsfulle termer.
- Derfor blir "Jasmin A. Dahlia" indeksert og arkivert som "Dahlia, Jasmin A.".
- Inkluder tittelen (Dr., Ir, etc.) på slutten. For eksempel, "Dr. Jasmin A. Dahlia”er indeksert og arkivert som“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Vanligvis blir navn sortert i henhold til stavemåten bokstav for bokstav. For eksempel vil "MacDonald" være før "McDonald". Derfor er "D '", "L" "," Le "," de ", etc. betraktet som en del av navnet og ikke en egen enhet. Dette brukes vanligvis på utenlandske navn. For eksempel har filene "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" og "Wolfe" blitt sortert riktig (IKKE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Et unntak fra denne regelen gjelder vanligvis når en persons navn er en del av navnet på en virksomhet eller organisasjon. I dette tilfellet, behandle personens navn som en enhet i firmanavnet. For eksempel er "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" arkivert under bokstavgruppen "J", og er IKKE indeksert som "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Trinn 3. Ignorer artikler, konjunksjoner og preposisjoner
Artikler (f.eks. "A", "an" og "the" på engelsk), konjunksjoner (f.eks. "Og", "men" og "eller") og preposisjoner (f.eks. "Med", "fra" og " til”) hoppes vanligvis over i indeksering og arkivering alfabetisk fordi det ikke anses som et vesentlig begrep. Dette er sant selv om artikler, konjunksjoner eller preposisjoner utgjør filnavnet. Som et eksempel:
- Filen "En undersøkelse av emu -fôringspraksis" arkiveres i bokstaven "E" for "Emu" (et viktig ord i filtittelen), i stedet for bokstaven "A" fra "an", ettersom dette er en Engelsk artikkel.
- “Dahlia and Soetono, Pest Control Services” er oppført etter “Dahlia, Jasmin A.” Indeksnavnene starter begge med bokstavene "Dahlia" slik at ordrebestemmelsen flyttes til neste betydningsfulle begrep (i dette tilfellet "Soetono" og "Jasmin") for å bestemme innleveringsrekkefølgen. Ignorer ordet "og" fordi det ikke er vesentlig.
Trinn 4. Håndter forkortelser som om de ble uttalt
I arkiveringen kan du støte på forkortelser som "Tbk." (forkortelse for "Åpen"). Vanligvis indekserer og arkiverer du filer som et ord, i stedet for bare en bokstavstreng.
For eksempel er "Jasmin A. Dahlia Mining Company" arkivert etter "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Trinn 5. Arkiver tallene som vanlig
Når du arkiverer filer alfabetisk, ser du filer som har tall. Vanligvis arkiveres disse filene som vanlig, snarere enn om de var stavet ut. Tall blir også arkivert før bokstaver.
- For eksempel vil "3 dager for alltid" bli arkivert før "100 forretningstips" (fordi "3" kommer før "100").
- “Trade Tips” og “Stock Playing Tips” blir arkivert etter “100 Business Tips” fordi tallene er ordnet før bokstaver.
- Stavede tall behandles som ord i stedet for tall. For eksempel er filene "100 store ledere i næringslivet", "to hundre kraftige tips for å gjøre forretninger" og "tips for å gjøre forretninger" i orden.
- Men hvis det gjør det enklere å registrere, kan du gjerne gjøre et unntak og alltid sortere tallene som om de var stavet.
Trinn 6. Håndter spesialtegn
Alle ikke-alfabetiske eller ikke-talltegn som oppstår under indeksering bør tas i betraktning. Imidlertid er håndteringen av relaterte tegn avhengig av typen:
- Tegnsettingstegn (for eksempel apostrofer, punktum og kommaer) blir vanligvis ignorert. For eksempel arkiveres "Washingtons beste kaffe" og "Washington State Fair" -filer i rekkefølge.
- Vanligvis blir diakritikken ignorert og betraktet som beslektede bokstaver. For eksempel er “clair” arkivert som “Eclair”, og “ber” som “Uber”. Metoden gjelder imidlertid ikke hvis du arkiverer filen alfabetisk på et språk som bruker diakritikk, slik at den normale alfabetiske rekkefølgen til det språket må overholdes.
Trinn 7. Bruk "ingenting før noe" -regelen om nødvendig
Vanligvis ignoreres mellomrom (inkludert tegnsetting og andre elementer som hoppes over) når de arkiveres alfabetisk. Men hvis du støter på filer som begynner på lignende måte, bruker du et mellomrom eller regelen "ingenting før noe" for å spesifisere rekkefølgen i arkivet.
- For eksempel arkiveres “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” og “Bank Medan” -filer i denne rekkefølgen.
- Dermed er filen "Dahlia, Jasmin A." var før "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Trinn 8. Skill ut filen med mer detaljert informasjon, om nødvendig
I sjeldne tilfeller er den alfabetiske informasjonen ikke tilstrekkelig til å bestemme rekkefølgen på filene. I så fall. Bruk mer informasjon til å indeksere og arkivere filer. Merk tilleggsinformasjon om hver fil slik at de kan skilles. Som et eksempel:
- Hvis du har filer for to personer som heter Jasmin A. Dahlia, kan du sortere dem etter fødselsdato. Filen "Dahlia, Jasmin A. (født 1853)" kommer foran "Dahlia, Jasmin A. (født 1967).
- Du kan også sortere filer etter geografisk plassering. Hvis du har filer fra tre forskjellige banker fra tre forskjellige steder, og hver bank har navnet "Bank Mandiri", kan du sortere det som følgende eksempel: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" og "Bank Mandiri (Medan) ".
- Derfor, hvis du har to filer på bjørner eller bjørnetyper, kan du differensiere dem ytterligere etter art, geografisk plassering og så videre. For eksempel filene for “Bear, Chocolate” og “Bear, Polar” (i rekkefølge), eller filer for “Bear (Europe)” og “Bear (North America)” (i rekkefølge).
Trinn 9. Varsle alle unntak og spesielle regler
Sørg for at alle som bruker filene dine er klar over eventuelle unntak fra standard retningslinjer for arkivsystem. Dette vil bidra til at alle bruker arkivsystemet riktig og effektivt.
