Utvikling av en effektiv risikostyringsplan kan forhindre at små problemer vokser seg store. Ulike typer risikostyringsplaner kan håndtere beregning av sannsynligheten for en hendelse, dens innvirkning på deg, hvilke risikoer som er spekulative, og hvordan du kan redusere problemene knyttet til disse risikoene. Planlegging vil hjelpe deg med å takle og forhindre vanskelige situasjoner som har eller vil oppstå.
Steg
Trinn 1. Forstå hvordan risikostyring fungerer
Risiko er effekten (positiv eller negativ) på grunn av en hendelse eller serie hendelser som skjer på et eller flere steder. Risiko beregnes ut fra sannsynligheten for at en hendelse blir et problem og den resulterende virkningen (Risiko = Beredskap X Impakt). Ulike faktorer må identifiseres for å analysere risiko, inkludert:
-
Forekomst: Hva kan skje?
Utvikle en risikostyringsplan Trinn 1 Bullet 1 -
Sannsynlighet: Hvor sannsynlig er det at hendelsen vil skje?
Utvikle en risikostyringsplan Trinn 1Bullet2 - Virkning: Hvor alvorlig vil virkningen være hvis den oppstår?
- Begrensning: Hvordan (og hvor mye) du kan redusere sannsynligheten.
- Beredskap: Hvordan (og hvor mye) kan du redusere effekten?
- Reduksjon = Begrensning X Beredskap
- Eksponering = Risiko - Reduksjon
- Når du har identifisert de ovennevnte variablene, er resultatet Eksponering. Dette er mengden risiko som ikke kan unngås. Eksponering kan også kalles trussel, ansvar eller alvorlighetsgrad, men de refererer alle til det samme. Eksponeringen vil bli brukt til å avgjøre om den planlagte aktiviteten må utføres.
- Dette er ofte en kostnad mot nytte formel. Du kan bruke disse elementene til å avgjøre om risikoen for å gjennomføre en endring er høyere eller lavere enn risikoen for ikke å gjennomføre endringen.
- Antatt risiko. Hvis du bestemmer deg for å fortsette (noen ganger har du ikke noe valg, for eksempel offentlige forskrifter), blir eksponeringen din en antatt risiko. I noen miljøer blir den antatte risikoen oversatt til rupiah -verdier som deretter brukes til å beregne lønnsomheten til sluttproduktet.
Trinn 2. Definer prosjektet ditt
I denne artikkelen, la oss betrakte deg selv som ansvarlig for et datasystem som gir viktig (men ikke kritisk) informasjon til en stor befolkning. Hoveddatamaskinen som huser dette systemet er gammel og må byttes ut. Din oppgave er å utvikle en risikostyringsplan for dette trekket. Denne planen vil bli vist i en forenklet modell der risiko og virkning vil bli kategorisert som høy, middels eller lav (denne metoden er veldig vanlig i prosjektledelse).
Trinn 3. Få innspill fra andre
Brainstorm risiko. Samle noen få personer som er godt kjent med prosjektet, og be om innspill om hva som vil skje, hvordan du kan forhindre det, og hva som må gjøres hvis det skjer. Ta mange notater! Du vil bruke utdataene fra denne viktige økten flere ganger i løpet av de følgende trinnene. Vær åpen for ideene som er gitt. "Ut av boksen" -tenkning er greit, men hold kontroll over økten din for å holde den fokusert på målet.
Trinn 4. Identifiser konsekvensene av hver risiko
Fra brainstormingsøkten har du samlet inn forskjellig informasjon om hva som skjer hvis risikoen blir en realitet. Knytt hver risiko til konsekvensene som er hentydet til under økten så spesifikt som mulig. "Utsettelse av prosjektet" bør brytes ned til f.eks. "Prosjektet blir forsinket om 13 dager." Hvis det er en rupiah -verdi, vil det bare være for generelt å nevne "Over budsjett".
Trinn 5. Eliminer irrelevante problemer
For eksempel, hvis du flytter et bilforhandlers datasystem, vil atomkrig, pest eller morder -asteroider ikke forstyrre prosjektet ditt. det er ingenting du kan gjøre for å planlegge eller redusere virkningen. Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke inkluderer disse hendelsene i risikoplanleggingen.
Trinn 6. Liste over alle identifiserte risikoelementer
Du trenger ikke å ordne dem i rekkefølge. Bare registrer dem en etter en.
Trinn 7. Inkluder sannsynlighetene
For hvert risikoelement på listen din, avgjøre om sannsynligheten for at disse risikoene faktisk oppstår er høy, middels eller lav nok? Hvis du må bruke tall, er sannsynligheten for lav skala 0,01-0, 33, middels = 0,34-0, 66 og høy = 0,67-1,00.
-
Det bør bemerkes at hvis sannsynligheten for at hendelsen blir reell er null, betyr det at risikoen ikke lenger blir vurdert. Det er ingen vits i å vurdere hva som ikke vil skje (en sint T-Rex spiser datamaskinen hans).
Trinn 8. Definer innvirkning
Generelt er Impact betegnet som Høy, Middels eller Lav basert på definerte retningslinjer. Hvis du må bruke tall, betyr det Impact -skalaer fra 0,01 til 1,00, dvs. 0,01 til 0,33 = Lav, 0,34 - 0,66 = Middels, 0,67 - 1,00 = Høy.
-
Merk: hvis virkningen av en hendelse er null, trenger ikke risikoen å registreres. Det er ingen grunn til å vurdere irrelevante ting, uansett odds (hunden min spiste middag).
Trinn 9. Bestem elementets risiko
Tabeller brukes ofte til dette. Hvis du bruker høye, middels og lave verdier, anbefaler vi å bruke den øverste tabellen. Hvis du bruker numeriske verdier, må du vurdere et litt mer komplisert scoringssystem som ligner på den andre tabellen her. Det er viktig å merke seg at det ikke er noen universell formel for å kombinere sannsynlighet med effekt, og formelen varierer avhengig av personen og prosjektet. Formlene i denne artikkelen er bare et eksempel (selv om de er basert på en sann historie):
-
Vær fleksibel i analysen.
Noen ganger må du gå frem og tilbake mellom TSR-metoden og den numeriske metoden. Du kan bruke en tabell som ligner på tabellen nedenfor.
Trinn 10. Sorter alle risikoer
List opp alle elementene som er identifisert fra den høyeste risikoen til den laveste.
Trinn 11. Beregn den totale risikoen
Her vil tallene hjelpe deg. i tabell 6 har du 7 risikoer med verdiene T, T, S, S, S, R og R. Disse verdiene kan endres til 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 og 0, 2, fra tabell 5. Den gjennomsnittlige totale risikoen er 0,5 eller moderat.
Trinn 12. Utvikle en avbøtende strategi
Begrensning er designet for å redusere sannsynligheten for at en risiko vil bli tydelig. Vanligvis trenger du bare å gjøre dette for høye og mellomstore elementer. Du kan redusere lavelementet, men sette de andre først. For eksempel, hvis et element av risiko kan forsinke levering av kritiske deler, kan du redusere risikoen ved å bestille dem tidlig i prosjektet.
Trinn 13. Utvikle en sikkerhetskopiplan
Beredskap er vanligvis designet for å redusere påvirkning hvis risikoen ikke blir tydelig. Igjen, vanligvis vil du bare utvikle beredskap for høye og mellomstore elementer. For eksempel, hvis en viktig del du trenger ikke kommer i tide, kan du bli tvunget til å bruke de gamle delene som er tilgjengelige mens du venter på nye deler.
Trinn 14. Analyse av strategiens effektivitet
Hvor mye redusert sannsynlighet og effekt? Evaluer strategien for beredskap og begrensning og tilordn effektiv vurdering til din risiko.
Trinn 15. Beregn din effektive risiko
Nå er dine sju risikoer S, S, S, R, R, R og R, som oversetter til 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 og 0, 2. Dermed får du en gjennomsnittlig risiko på 0,329. Se tabell 5 og vi finner at den generelle risikoen er kategorisert som lav. I utgangspunktet er risikoen moderat (0, 5). Etter implementering av administrasjonsstrategien er eksponeringen lav (0,329). Dette betyr at du oppnår en 34,2% risikoreduksjon gjennom begrensning og beredskap. Sikker!
Trinn 16. Overvåk risikoen
Når du vet størrelsen på risikoen, må du finne ut hvordan du vet om risikoen er reell, slik at du vet når og om du trenger å lage en backupplan. Dette gjøres ved å identifisere risikotegn. Gjør det med høy og middels elementær risiko. Etter hvert som prosjektet skrider frem, vil du kunne avgjøre om risikoelementet har blitt et problem. Hvis du ikke kjenner tegnene, er det en god sjanse for at risikoen kan bli reell uten at noen legger merke til og påvirker prosjektet, selv om du har en god reserveplan.
Tips
- I situasjoner der prosjektlederen har for mange risikostyringsfunksjoner, kan analysen begrenses til prosjektets kritiske vei. I slike tilfeller er det tilrådelig å beregne flere kritiske stier med kanskje ekstra forsinkelse for mer proaktivt å identifisere oppgaver som sannsynligvis vil være på den kritiske banen. Dette er spesielt passende når en prosjektleder styrer flere prosjekter, men ikke overskygger andre planleggings- og kontrollfunksjoner (se advarsler).
- Reduksjon = Risiko - Eksponering. I dette eksemplet (og forutsatt et prosjekt på $ 1000000) er risikoen din 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR) og eksponeringen er 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), det vil si at reduksjonsverdien = IDR 171.000.000. bruk den som en indikasjon på størrelsen på rimelige utgifter for å håndtere risiko, som bør være en del av det reviderte prosjektestimatet (for eksempel forsikring).
- Planendringer. Risikostyring er en usikker prosess fordi risiko alltid er i endring. I dag kan du tildele flere risikoer med stor sannsynlighet og effekt. Neste dag kan sannsynligheten eller virkningen endres. I tillegg kan noen risiko forsvinne helt mens andre dukker opp.
- Du kan bruke Eksponering for å bestemme prosjektets levedyktighet. Hvis det totale estimerte prosjektet er $ 1000000 og eksponeringen din er 0,329, er den generelle regelen at prosjektet har potensial til å overskride anslaget med $ 329 000. Kan du budsjettere med litt ekstra penger, bare i tilfelle? Ellers kan du revurdere omfanget av prosjektet ditt.
- Bruk arbeidsdokumenter til å overvåke risikoplanlegging fortløpende. Risikoen endres alltid, gamle risikoer kan gå tapt og nye risikoer kommer i fokus.
- Tidlige varselsignaler er en del av god backup -planlegging. Hvis noen testresultater indikerer at en sikkerhetskopiplan er nødvendig, må du øke hastigheten på testresultatene. Hvis det ikke er et godt advarselssignal, kan du prøve å lage ditt eget.
- Gjør alltid en undersøkelse. Hva har du savnet? Hva kan skje som du ikke har tenkt på? Dette er en av de vanskeligste og viktigste tingene å gjøre. Lag en liste og sjekk gjentatte ganger.
- Hvis du er en prosjektleder med minimal erfaring, eller et lite prosjekt, kan du vurdere å spare tid ved å hoppe over trinn som ikke fungerer eller har liten innvirkning på prosjektet, hoppe over den formelle sannsynlighets- og virkningsvurderingen, gjøre en “mental beregning” og hoppe rett inn og se på prosjektet. Eksponering. For eksempel, hvis du trenger å utføre vedlikehold av elektriske kretser og denne aktiviteten vil "slå av" serveren, er risikoen for å flytte serveren til en ny krets større enn å vente på at vedlikeholdet er fullført for å aktivere serveren igjen. I begge tilfeller vil serveren stenge, men du kan angi hvilken handling som er mindre risikabel for prosjektet.
Advarsel
- Ikke la politikk forstyrre din vurdering. dette skjer ofte. Folk vil ikke tro at det de har kontroll over kan være problematisk og vil argumentere mot risikonivået ditt. Kanskje kan det hende at risikoen ikke skjer, men det er en mulighet for at personen følger sitt eget ego.
- Ikke ignorere elementene med lav risiko, men ikke kast bort tid på dem heller. Høy, middels og lav mål angir hvor mye innsats som skal legges ned for å overvåke hver risiko.
- Tenk på hva som kan skje hvis to eller tre problemer oppstår sammen. Sannsynligheten er veldig lav, men virkningen vil være stor. Nesten alle større katastrofer innebærer forskjellige feil.
- Ikke kompliser prosjektet. Risikostyring er en viktig del av prosjektet. La imidlertid ikke selve arbeidet med prosjektet ditt bli hemmet. Hvis du ikke er forsiktig, kan du ende opp med å jage irrelevante risikoer og overbelaste planene dine med ubrukelig informasjon.
- Ikke anta at all risiko er identifisert. Risikoen er uforutsigbar.
