Hvis du jobber som lærer eller som teknisk manuell forfatter, må du selvfølgelig skrive ned instruksjoner hver dag. For de fleste kan det imidlertid være vanskelig å skrive klare retningslinjer. Du kan hoppe over et viktig trinn fordi du antar at leseren automatisk vil gjøre det, eller forvirre leseren med de mange handlingene som er involvert i et enkelt trinn. For å kunne skrive klare retningslinjer må du først vite hvordan du fullfører oppgaven. Ta guiden bokstavelig talt for å sikre at den hjelper leseren med å fullføre oppgaven.
Steg
Del 1 av 3: Forstå oppgaver
Trinn 1. Samle de nødvendige materialene
Før du skriver en guide, bør du være kjent med oppgaven som er involvert. Forbered alle nødvendige verktøy og utstyr og ordne dem i den rekkefølgen de brukes.
Skriv ned alt du trenger. Når du skriver en guide, må du kanskje liste opp alt utstyret og materialet som trengs for å fullføre oppgaven
Trinn 2. Fullfør den relaterte oppgaven selv
Selv om du klarer å fullføre den relaterte oppgaven selv flere ganger, er det en god idé å gjenta oppgaven igjen når du skriver guiden, slik at du ikke går glipp av noe.
- Hvis du kjenner oppgaven godt, kan det være lurt å ta en snarvei. Sørg for at du ikke går glipp av noen trinn eller informasjon når du skriver guiden.
- Tenk deg at du skriver resept for noen. Hvis du tilbereder denne retten ofte, kan du kanskje måle ingrediensene du trenger bare ved å se på dem. Imidlertid trenger andre mennesker selvfølgelig et nøyaktig antall doser av disse ingrediensene.
Trinn 3. Lag en detaljert oversikt
Når du utfører oppgaver, ta et minutt å skrive ned det du gjorde. Dette vil hjelpe deg med å skrive guider i en logisk rekkefølge. Hvis du gjør en oppgave mens du skriver ned trinnene, vet du nøyaktig hva som må gjøres og når du skal fullføre den.
Trinn 4. Definer publikummet ditt
Måten guiden er skrevet på, kan tilpasses den typen mennesker som vil lese og følge guiden din. Hvordan skrive en guide for tenåringer vil være annerledes enn voksne.
Det påvirker også publikums grunner til å fullføre oppgaven. Målet med en student som jobber med et prosjekt er absolutt annerledes enn for en voksen som ønsker å fullføre arbeidet sitt
Trinn 5. Lag en kort introduksjon
Denne introduksjonen vil fortelle leseren hva som kan gjøres og hva resultatene blir når du fullfører oppgaven. Vær oppmerksom på at de fleste vil hoppe over introduksjonen, eller skumme gjennom den. Så ikke inkluder viktig informasjon eller advarsler i introduksjonen.
- For eksempel, hvis du skriver en guide for hvordan du lager peanøttsmør og gelésmørbrød, kan du kort nevne at peanøttsmør og gelésmørbrød er et godt og enkelt alternativ for barnelunsjer og ettermiddagsmat.
- Hvis du føler at du må inkludere en advarsel i introduksjonen, er det en god idé å inkludere den på et av trinnene i tilfelle leseren savner introduksjonen.
Del 2 av 3: Skrive guiden
Trinn 1. Del oppgaven i små trinn
Hvert trinn bør inneholde en handling. Hvis du har mer enn en setning eller to per trinn, kan du prøve å dele den ned i kortere og enklere trinn.
For eksempel skrev du en guide for hvordan du kan gå med hunden din. Trinnet som sier "Sett kragen rundt hundens hals og bind båndet" er et kombinert trinn som består av to handlinger: feste båndet og knytte tømmene. Så skriv "Sett båndet rundt hundens hals" som det første trinnet, og "Sett båndet i båndet" som det andre trinnet.
Trinn 2. Begynn hvert trinn med et handlingsord
Hvert skritt som skrives må være gjennomførbart. Bruk verb for å indikere nøyaktig hva som må gjøres for å fullføre et trinn i oppgaven.
- Konstruer setningene dine for å fortelle noen hva de skal gjøre, ikke hva de trenger å vite.
- La oss for eksempel si at du skriver en guide for hvordan du går med hunden din, og et trinn er å justere størrelsen på båndene. For dette trinnet er uttrykket "sjekk størrelsen på båndene" eller "mål hundens hals" mer sannsynlig enn bare "Kjenn din båndstørrelse."
Trinn 3. Følg logisk fremgang
Anta at leseren kommer i gang umiddelbart etter å ha lest det første trinnet. Vanligvis vil leseren ikke lese veiledningstrinnene til slutten. Hvis det er informasjon leseren trenger å vite for å fullføre oppgaven, inkluder denne informasjonen i veiledningstrinnene.
- Hvis det er fare ved et bestemt trinn, må du inkludere en advarsel i det trinnet. Ikke inkluder en advarsel i introduksjonen eller på slutten av guiden når det er for sent.
- Inkluder passende instruksjoner slik at leserne vet når de har utført trinnene riktig. For eksempel kan du skrive "Båndene er akkurat passe store hvis du kan glide to fingre mellom kragen og hundens hals."
Trinn 4. Velg ordene nøye
Bruk et enkelt språk som er lett for alle å forstå. Du bør unngå å bruke sjargong eller faguttrykk. Hvis du må bruke et teknisk begrep, hold det kort og enkelt.
For eksempel, hvis du skriver en veiledning om hvordan du anlegger et søksmål, må du kanskje inkludere juridiske vilkår. Skriv en enkel forklaring først, og fortsett deretter med de tekniske begrepene som ble brukt i forsøket
Trinn 5. Bruk positive verb
Vanligvis er det en god idé å skrive ned hva leseren må gjøre for å fullføre oppgaven, i stedet for hva man ikke skal gjøre. Når en person leser en guide, vil tankene hans ha som mål å fullføre oppgaven. Hvis du starter med ting de ikke burde gjøre, kan de bli forvirret og gjøre det de ikke burde.
For eksempel, hvis du skriver en guide om hvordan du går med hunden din, kan det være lurt å skrive "sørg for at båndet er ordentlig festet" eller "juster kragen slik at den sitter ordentlig" i stedet for "ikke legg i båndet" på for stramt "eller" ikke bruk en krage som er for stram. "for smal."
Trinn 6. Skriv i andre person
Bruk ordet "du" for å henvende deg direkte til leserne dine, slik at de ikke blir forvirret. Når du bruker ordet "du", vil leserne vite hva som må gjøres for å fullføre oppgaven uten å måtte gjette.
For eksempel, hvis du skriver "spaken må trykkes", får du leseren til å gjette hvem som skal trykke på spaken. Uttrykket "du må trykke på spaken" eller "trykk på spaken" vil ikke la leseren være i tvil
Trinn 7. Inkluder alternativer
Noen ganger er det mer enn én måte å fullføre ett eller flere trinn. Inkluder alternativer sammen med trinnene, slik at leserne kan velge måten de foretrekker.
For eksempel, hvis du skriver en guide for hvordan du lager et peanøttsmør og gelésmørbrød, må du inkludere en alternativ fylling, for eksempel "Mandelsmør for personer med peanøttallergi."
Trinn 8. Inkluder et bilde hvis det hjelper
Det er et ordtak som sier noe slikt: "ett bilde er bedre enn tusen ord." Noen ganger vil bilder eller diagrammer gjøre det lettere for leserne å forstå retningslinjene du gir for å lage klare retningslinjer.
For mer teknisk veiledning, sørg for at bildet tydelig kan hjelpe leseren, og at handling på bildet ikke blir hindret av verktøy eller hender
Del 3 av 3: Testing av opprettet guider
Trinn 1. Organiser guiden din i seksjoner
Komplekse oppgaver har mer enn én del. Hvis du skriver en guide for en stor oppgave som har flere mindre seksjoner, kan du dele dem opp i separate seksjoner.
- Hvis du nummererer veiledningene, tilordner du et nummer til hver seksjon. Leseren vil føle suksessen med prestasjonen etter å ha fullført hver seksjon.
- Selv om oppgaven din ikke har deler som bare er delvis kontrollerbare (halvuavhengige), kan du dele den opp i deler hvis oppgaven har flere trinn. På den måten blir ikke leseren overveldet av antall trinn i guiden.
Trinn 2. Prøv å gjøre guiden du skrev
Hvis du ikke kan følge de skrevne retningslinjene, vil ingen andre. Be en venn lese og følge guiden, og spør om det er noen deler som forvirrer ham.
Du må kanskje teste guiden flere ganger, spesielt hvis guiden din er lang eller kompleks
Trinn 3. Rediger guiden din nøye
Stavefeil og grammatiske feil vil ødelegge klarheten i guiden din, noe som gjør det vanskelig å følge. Les guiden din frem og tilbake for å sikre at det ikke er noen feil.
Hvis du ikke er sikker på redigeringsferdighetene dine, kan du be en venn om å sjekke guiden din
Trinn 4. Inkluder en liste over nødvendige verktøy og materialer
Spesielt hvis oppgaven krever spesialverktøy eller materialer, vil denne listen være til stor hjelp for leseren. Plasser denne listen i begynnelsen av guiden, slik at leseren kan samle alle verktøyene og materialene før du starter oppgaven.
Tenk deg at du skriver en oppskrift. Oppskriftene inneholder alltid alle ingrediensene og matlagingsverktøyene som trengs i begynnelsen. På den måten kan du samle alt før du lager mat
Trinn 5. Gi passende advarsler
Når du tester guiden, kan du oppdage skjulte farer som ikke ble avslørt da du skrev guiden første gang. Varsle leserne slik at de kan beskytte seg mot denne faren.
