Det tekniske spesifikasjonsdokumentet er et dokument som inneholder regler og krav som må oppfylles av et produkt eller en produksjonsprosess. Produkter eller produksjonsprosesser som ikke oppfyller kravene og reglene som er oppført i dokumentet, oppfyller ikke spesifikasjonene, og blir vanligvis referert til som utenfor spesifikasjonen. Tekniske spesifikasjoner brukes ved utstedelse av produksjons- eller tekniske servicekontrakter for å bestemme kontraktsoppfyllelsesregler.
Bruk følgende tips for å skrive et teknisk spesifikasjonsdokument.
Steg
Metode 1 av 3: Ta generelle hensyn
Trinn 1. Bestem om du vil skrive en åpen eller lukket spesifikasjon
- Vurder å skrive en åpen spesifikasjon. Det åpne spesifikasjonsdokumentet beskriver bare ytelsen som skal oppnås, uten å forklare hvordan du skal oppnå den ytelsen. Dermed får implementatører frihet til å bruke enhver innsats for å oppfylle spesifikasjonene. For eksempel, hvis du skriver en dataminnespesifikasjon, trenger du ikke å spesifisere den spesifikke typen minne som skal brukes.
- Vurder å skrive en lukket spesifikasjon. I tillegg til å beskrive ytelsen som skal oppnås, beskriver det lukkede spesifikasjonsdokumentet også utstyr, teknologi og monteringsmetoder som må brukes i produktdesign eller produksjonsprosesser. For eksempel kan et maskinespesifikasjonsdokument kreve at operatøren bruker en hydraulisk motor.
Trinn 2. Bestem krav ved å evaluere eksisterende spesifikasjoner
Trinn 3. Bestem skrivestilen din
- Bruk korte direkte setninger.
- Unngå å bruke relative pronomen. Skriv tydelig hva du mener i teksten.
- Forklar tekniske termer og forkortelser som vanligvis brukes i feltet. For å forklare tekniske termer, legg til et "definisjoner" -kapittel i begynnelsen av dokumentet.
Trinn 4. Lag en innholdsfortegnelse
Sett de generelle kravene til produktet eller produksjonsprosessen i begynnelsen av dokumentet, etterfulgt av mer spesifikke seksjoner.
Metode 2 av 3: Lage spesifikasjoner
Trinn 1. Skriv ned alle behovene som produktet eller produksjonsprosessen må dekke
Bruk ordet "must" for å beskrive et behov. Behovene beskrevet av ordet "must" må være fullt ut oppfylt av implementatoren. Vurder følgende faktorer for å bestemme behovet, og legg til andre faktorer etter behov:
- Bestem riktig vekt og/eller størrelse på produktet.
- Beskriv i sin helhet miljøforholdene som er egnet for bruk av produktet. Hvis produktet utsettes for ytelsesforringelse ved ekstrem fuktighet eller temperatur, skriv dette ned i spesifikasjonene.
- Gi toleranse for ytelsen til produktet eller produksjonsprosessen.
- Definer tredjeparts utførelse eller sikkerhetsstandarder som må brukes på produktet eller produksjonsprosessen. For eksempel kan du kreve at produktet ditt består UL- eller CSA -sertifisering.
- Beskriv de spesifikke tekniske spesifikasjonene som produktet eller produksjonsprosessen må oppnå. For eksempel i en elektronisk produksjonsprosesspesifikasjon kan du angi grensesnittkrav og produksjonshastighet, mens du for en mekanisk produksjonsprosesspesifikasjon kan angi en tetthet eller kapasitetsstandard.
- Bestem levetiden til produktet eller produksjonsprosessen. Hvis produktet eller produksjonsprosessen krever periodisk vedlikehold, må du inkludere en detaljert beskrivelse av prosessen i spesifikasjonen. I spesifikasjonen må du liste opp betingelsene som krever vedlikehold, og hvor ofte vedlikeholdet skal utføres.
Metode 3 av 3: Fullføre spesifikasjonen
Trinn 1. Lag en tittel og kontrollnummer for spesifikasjonen
Sørg også for at du oppretter et spesifikasjonsdokument som kan revideres.
Trinn 2. Definer myndigheten som kan utstede og endre spesifikasjoner, og inkludere et signaturfelt som attest
Trinn 3. Les spesifikasjonene kritisk
Plasser deg selv som en uerfaren implementatør, eller som en utfører som ønsker å spare penger ved å omgå spesifikasjonene der det er mulig. Etter det kan du justere spesifikasjonene etter behov for å hjelpe nybegynnere, og for å lukke smutthullene for list.
