Det er to typer endringsledelsesplaner. Den første planen tar for seg virkningen av endringer på organisasjonen, noe som letter overgangen. Den andre typen plan overvåker spesifikke prosjektendringer, noe som resulterer i en klar oversikt over endringer i prosjektets omfang. Begge planene tar sikte på å kommunisere klart og nøyaktig hva som må gjøres.
Steg
Metode 1 av 2: Skrive en plan for å håndtere organisatoriske endringer
Trinn 1. Vis årsaken bak endringen
Nevn faktorene som drev beslutningen om å endre, for eksempel dårlig ytelse, ny teknologi eller en endring i organisasjonens oppdrag.
En tilnærming som kan brukes er å beskrive den nåværende situasjonen og den fremtidige situasjonen som organisasjonen ønsker å skape
Trinn 2. Definer typen og omfanget av endringen
Beskriv kort innholdet i endringsprosjektet. Bestem om denne endringen vil påvirke stillingen, forretningsprosesser, endringer i retningslinjene og/eller organisasjonsstrukturen. Oppgi avdelinger, arbeidsgrupper, systemer eller andre komponenter som vil gjennomgå endringer.
Trinn 3. Beskriv interessentstøtte
List opp alle parter som vil bli berørt av den foreslåtte endringen, for eksempel toppledelse, prosjektledere, prosjektsponsorer, sluttbrukere og/eller ansatte. Skriv ned for hver part om partiet støtter endringen.
- Vurder å lage et diagram for å kommunisere dette tydelig og konsist. Ett eksempel er å liste bevissthet, støttenivå og innflytelse for hver part rangert ved hjelp av en høy/middels/lav skala.
- Gjør om mulig et personlig intervju for å måle støtte.
Trinn 4. Lag et endringslederteam
Dette teamet er ansvarlig for å gi informasjon til alle parter, lytte til bekymringer og sikre at endringsprosessen er så smidig som mulig. Velg personer som har troverdighet i organisasjonen og gode kommunikasjonsevner.
Dette teamet bør også ha medlemmer fra toppledernivået. Legg vekt på at de er ansvarlige for å fremme endring, ikke bare å gi godkjenning
Trinn 5. Utvikle en tilnærming til ledelse
Full støtte fra viktige personer i organisasjonen er svært viktig for at endringen skal lykkes. Gi eldre ansatte muligheten til å gi tilbakemeldinger og jobbe med dem for å skape en aktiv rolle i å demonstrere og lede endring.
Trinn 6. Lag en plan for hver interessert part
Evaluer risikoen og bekymringene til alle parter, inkludert de som støtter endring. Tilordne ledergruppen til å ta opp bekymringene.
Trinn 7. Lag en kommunikasjonsplan
Kommunikasjon er den viktigste komponenten i endringsledelse. Kommuniser regelmessig med menneskene som er berørt av endringen. Legg vekt på årsakene bak endringen og fordelene som skal oppnås ved endringen.
- Interesserte parter bør godta tosidig personlig kommunikasjon. Ansikt til ansikt eller ansikt til ansikt møter er svært viktige.
- Kommunikasjon bør komme fra en høytstående endringssponsor, fra din nærmeste veileder og fra andre som er betrodd av interesserte parter. All kommunikasjon må formidle et konsistent budskap.
Trinn 8. Overvåk kampen
Det er alltid de som motstår endringer. Denne kampen er på individnivå. Så kommuniser med personen for å forstå deres resonnement. Overvåk klager slik at endringsledelsen kan ta opp dem. Vanlige årsaker til motstand inkluderer:
- Ingen motivasjon til å endre, ingen følelse av hastverk
- Har ingen forståelse av den generelle situasjonen eller hvorfor endring er nødvendig
- Mangel på innspill i prosessen
- Usikkerhet om jobbsikkerhet, fremtidige roller eller krav og ferdigheter som kreves for å utføre fremtidige jobber.
- Ledelsens manglende oppfyllelse av forventninger om endringens implementering eller kommunikasjon
Trinn 9. Overvinn hindringer
Mange klager bør løses ved å forbedre kommunikasjonen eller endre kommunikasjonsstrategier for å løse spesifikke problemer. Noen klager krever en ekstra tilnærming som du kan inkludere som en del av planen, eller du kan delegere til ledergruppen slik at de kan gjøre det som trengs. Vurder hvilke trinn som er passende i organisasjonen din:
- For å endre roller eller arbeidsprosesser, prioriter ansattes opplæring.
- Hvis du forutsier lav moral eller en stressende overgangsperiode, må du håndtere selskapshendelser eller ansatteytelser.
- Hvis interesserte parter ikke er motivert til å endre, insentiver.
- Hvis interesserte parter ikke føler seg involvert i endringsprosessen, innkall til et møte for å samle tilbakemeldinger og vurdere å endre planer.
Metode 2 av 2: Overvåke prosjektendringer
Trinn 1. Definer endringsledelsesrollen
Lag en liste over stillinger som skal tilsettes for dette prosjektet. Beskriv ansvar og ferdigheter som kreves for hver stilling. Ta i det minste med en prosjektleder for å gjøre daglige endringer og en prosjektsponsor for å overvåke generell fremgang og ta store endringsbeslutninger.
For et bredt prosjekt i en stor organisasjon, del prosjektledelsesrollen inn i flere personer med spesialisert kunnskap
Trinn 2. Vurder å lage et endringskontrollkort
Programvareutviklingsprosjekter har vanligvis et Change Control Board som består av representanter fra hver av de interesserte gruppene. Det er dette styret som godkjenner endringsforespørsler, ikke prosjektlederen og kommuniserer beslutninger til interesserte parter. Denne tilnærmingen fungerer godt for prosjekter som involverer flere grupper og prosjekter hvis minimumsomfang og mål ofte krever revurdering.
Trinn 3. Lag en prosess for å realisere endringsforespørsler
Når noen på endringsteamet har funnet ut det neste trinnet, hvordan gjør du en idé til virkelighet? Beskriv denne prosessen med teamets samtykke. Eksempel:
- Teammedlemmer fyller ut et skjema for endringsforespørsel og sender det til prosjektlederen.
- Prosjektlederen legger inn skjemaet i endringsforespørselsposten og justerer denne posten når endringer implementeres eller avvises.
- Lederen ber teammedlemmene om å skrive en bestemt plan og anslå hvor mye innsats som vil kreves.
- Prosjektlederen sender planen til prosjektsponsoren for godkjenning eller avvisning.
- Gjennomfør endringer. Interesserte parter blir jevnlig informert om utviklingen.
Trinn 4. Lag et skjema for endringsforespørsel
Dataene nedenfor bør inkluderes hver gang en endringsforespørsel sendes og legges inn i endringsloggen:
- Endre forespørselsdato
- Endre forespørselsnummer tildelt av prosjektleder
- Tittel og forklaring
- Søkerens navn, e -postadresse og telefonnummer
- Prioritet (høy, middels eller lav). Nødendringsplaner kan kreve spesifikke frister.
- Produkt- og versjonsnummer (for programvareprosjekter)
Trinn 5. Skriv inn tilleggsinformasjon i endringsnotatene
Endringsposter bør registrere beslutninger og implementering. I tillegg til informasjonen som er kopiert fra skjemaet for endringsforespørsel, må du forberede et sted for å skrive følgende:
- Tegn på godkjenning eller avvisning
- Signaturen til personen som godkjenner eller avviser forespørselen
- Endre implementeringsfrist
- Endre fullføringsdato
Trinn 6. Overvåk viktige beslutninger
I tillegg til daglige notater vil det være fordelaktig for prosjektet å holde styr på viktige beslutninger. Disse postene vil gjøre det lettere for deg å overvåke langsiktige prosjekter eller prosjekter som er under endring i lederskap. Disse postene kan også veilede kommunikasjon med klienter eller toppledelsen. Følg informasjonen for endringer i tidsfrister, prosjektomfang eller krav, prioritetsnivå eller strategi:
- Folk som tar avgjørelser
- Beslutningsdato
- Oppsummering av årsakene bak beslutningen og beslutningsprosessen. Inkluder dokumenter relatert til denne prosessen.
