En regning, eller ofte også referert til som en faktura, er et dokument som inneholder detaljer om tjenestene som tilbys, samt en forespørsel om betaling, som sendes til personen som foretok kjøpet. For eksempel, hvis du er en gartner og har lagt til planter på en klients hjemmeside, må du inkludere detaljer om tjenestene dine på fakturaen for å få betaling.
Steg
Del 1 av 3: Velge et format
Trinn 1. Lag en profesjonell faktura
Hvis du skriver fakturaer ofte, er det lurt å lage en fakturamal som du kan endre hver gang du sender en ny faktura til en kunde. Denne malen er spesielt nyttig for entreprenører eller andre som tilbyr tjenester løpende. Du kan lage fakturamaler ved hjelp av ditt favoritt tekstbehandlingsprogram eller søke etter dem på internett.
- En faktura inneholder vanligvis en tittel med ditt navn eller din virksomhet, adresse og telefonnummer, samt en firmalogo, sammen med detaljer om tjenestene som tilbys, beløpet som skal betales og betalingsinstruksjoner.
- Fakturaer opprettes vanligvis elektronisk, nummereres og lagres på en datamaskin. På den måten har du alltid en kopi av fakturaen din og trenger ikke å bekymre deg for å miste fakturapapiret. Sørg imidlertid for at du alltid sikkerhetskopierer fakturafilen din ved hjelp av en online lagringstjeneste, for eksempel Google Disk eller Dropbox. På den måten, hvis datamaskinens harddisk mislykkes, har du fortsatt en kopi av fakturaene dine.
- Velg et nummereringssystem som gjør det enkelt for deg å organisere dokumentene dine. Ett alternativ er å bruke opprettelsesdatoen. Så, "FTR311216" er en faktura som ble opprettet 31. desember 2016. Hvis du oppretter mer enn én faktura på en dag, angir du leverandørens initialer.
Trinn 2. Velg fakturaboken
Fakturabøker kan kjøpes i bokhandler eller stasjonære butikker. Denne boken har inkludert mellomrom for å liste opp tjenestene som tilbys og diverse betalingsinformasjon. Hver gang du skriver en betalingsregning, trenger du bare å fylle ut det tomme feltet.
- Fakturabøker er nyttige for folk som skriver fakturaer for varene de selger. For eksempel, hvis du selger hjemmelagde kaker, kan det være lettere å skrive en regning i stedet for å opprette en faktura på datamaskinen din hver gang du gjør et salg.
- Velg en fakturabok som har et lag med ditto papir bak hver tom faktura, slik at du og din kunde kan få ett eksemplar hver.
- Du trenger imidlertid fortsatt et sikkert lagringsområde. Sørg for å oppbevare en kopi av fakturaen i en brannsikker bok.
Trinn 3. Bruk et online betalingssystem
PayPal eller Square lar deg sende fakturaer. Tjenesten kan imidlertid belastes (2,9% + 30 cent per faktura fra januar 2017), men bekvemmeligheten ved å betale elektronisk gjør denne metoden mer pålitelig.
- Velg PayPal -kontoen din i menyen "Send og forespørsel" øverst. Velg deretter "Opprett og administrer fakturaer" (opprett og administrer fakturaer). Til slutt klikker du på "Opprett" -knappen for å opprette en ny regning.
- Du må kjenne kundens e -postadresse for å fylle ut delen "Fakturering til:" på fakturaen. PayPal eller Square fakturerer kontoen med den e -postadressen.
Trinn 4. Få en tilpasset faktura -app
Fakturering av apper som Invoice2go lar deg sende og spore regninger fra telefonen din og angi automatiske betalingspåminnelser. Kunder kan betale online med et kreditt- eller debetkort.
Trinn 5. Lag fakturaer med regnskapsprogramvare
Hvis du bruker regnskapsprogramvare til å administrere virksomheten din, bør et faktureringssystem være inkludert. For eksempel har QuickBooks en brukervennlig “Faktura” -knapp på dashbordet som guider deg gjennom prosessen. Kundene dine har ikke alternativer for umiddelbar betaling, men du kan overvåke faktureringsstatus sammen med andre forretningsrekorder.
Del 2 av 3: Inkludert grunnleggende informasjon
Trinn 1. Inkluder selskapsinformasjon
Enten du fakturerer på en datamaskin eller bruker en fakturabok, skriver du firmanavnet øverst. Inkluder følgende informasjon like under firmanavnet ditt:
- Firmaets fulle adresse
- Firmaets telefonnummer
- E -postadresse eller kontaktinformasjon
Trinn 2. Skriv ned datoen
Du og klienten må vite datoen for fakturaen. Dette er fordi forfallsdatoen for betalingen vanligvis er basert på opprettelsesdatoen for fakturaen.
Trinn 3. Fakturanummer, om nødvendig
Du trenger fakturanummer i rekkefølge i henhold til antall transaksjoner som er gjort med klienten. For eksempel, hvis du solgte en kake til samme klient i tre forskjellige hendelser, ville fakturaen for det tredje salget være nummer 3.
- Hvis du bruker en stasjonær faktura-seddel som er kjøpt i butikken, bør fakturaen allerede være nummerert.
- Hvis du bruker regnskapsprogramvare eller PayPal, blir regningen også nummerert automatisk.
Trinn 4. Skriv ned klientinformasjonen
Inkluder navnet på kunden eller klienten eller selskapet. Hvis du tilbyr entreprenørtjenester til kunder, bør du også inkludere selskapets adresse og telefonnummer.
Del 3 av 3: Skrive spesifikke ting
Trinn 1. Skriv en beskrivelse av tjenestene som tilbys
Inkluder arbeid, tjenester eller produkter som klienten tilbyr. Hvis du tilbyr mer enn én tjeneste, må du liste hver enkelt på en liste. Inkluder følgende informasjon om tjenesten eller produktet i den relaterte listen:
- Tjenester eller produkter som tilbys. For eksempel "1 bursdagskake med Thomas -dekorasjoner."
- Dato for levering av tjenester
- Serviceavgift
- Etter at hvert produkt eller hver tjeneste er oppført, beregner du summen og inkluderer det endelige faktureringsbeløpet.
Trinn 2. Spesifiser de spesifikke betalingsbetingelsene
Hvis du vil at regningen skal betales før en bestemt dato, må du inkludere denne informasjonen. Skriv inn detaljer om hvilken type betaling som godtas, enten det er kontanter, sjekker eller kredittkort.
Beregn også avgiften som vil bli lagt til kostnaden. Se etter gjeldende skattesatser i ditt land, slik at du kan bestemme beløpet som faktureres nøyaktig
Trinn 3. Gi tilleggsinformasjon
Nederst på fakturaen skriver du en beskrivelse av returpolicyen. Du kan også benytte anledningen til å takke klienten og vise andre produkter eller tjenester du også tilbyr.
