Beredskapsplaner, som er bedre kjent som beredskapsplaner, er svært nyttige for å forutse forekomsten av ting som resulterer i opphør av operativ virksomhet. Ved styring av organisasjonen kan det faktisk oppstå forskjellige risikoer, fra tekniske forstyrrelser (f.eks. Tap av data) til naturhendelser (f.eks. Flom). Derfor må hver organisasjon utvikle en effektiv beredskapsplan for å være forberedt på å håndtere ulike uønskede hendelser.
Steg
Del 1 av 3: Forutse ulike risikoer
Trinn 1. Forbered deg før du utvikler en beredskapsplan
Hovedformålet med å utarbeide en beredskapsplan er å opprettholde kontinuiteten i organisasjonens operative aktiviteter i tilfelle en katastrofe.
- Definer først en formell politikk som sier at organisasjonen må utvikle en beredskapsplan.
- Lag en plan som er enkel og praktisk. Bruk ord som er enkle å forstå og gi retningslinjer som er enkle å bruke av leseren fordi denne planen må utføres av alt personell i organisasjonen.
- Bestem de spesifikke årsakene til at du må lage en beredskapsplan. Tenk på indikatorer som fungerer som referanser for å bestemme vellykket implementering av en beredskapsplan, slik at organisasjonen kan fortsette med aktiviteter som vanlig. Bestem de operative aktivitetene som spiller en viktig rolle i kontinuiteten i virksomheten din.
Trinn 2. Lag en beredskapsplan ved å svare på tre viktige spørsmål
Å lage en plan som kan svare på alle tre av disse spørsmålene, er en måte å sikre at du ikke går glipp av et eneste aspekt å vurdere.
- Hvilke hendelser kan skje?
- Hvilke tiltak vil vi ta for å løse det?
- Hva må vi gjøre for å forberede oss?
Trinn 3. Finn ut hvilke risikoer organisasjonen din sannsynligvis vil stå overfor
Å bestemme risikoen som kan oppstå er et av de viktige aspektene ved utarbeidelse av en beredskapsplan. Prosessen vil imidlertid være annerledes i henhold til situasjonen og tilstanden til hver organisasjon. Du bør også vurdere omstendighetene i din egen organisasjon når du bestemmer risiko. Beredskapsplaner er nødvendig for å forutse forretningsrisiko i form av:
- Naturkatastrofer, for eksempel: flom, orkaner og tørke. Andre risikoer: finanskriser, arbeidsulykker, personellproblemer (f.eks. Død av en organisasjonsleder eller streik), datatap, ledelseskaos og produktproblemer (f.eks. Defekte produkter).
- Fokus på utarbeidelse av planer om aspekter av ledelse, kommunikasjon, økonomi, koordinering, logistikk og teknisk problemløsning.
- Tekniske problemer står vanligvis overfor teamet som håndterer kommunikasjonsinfrastrukturen. Du må vurdere risikoen for å miste data eller kunder.
Trinn 4. Vurder risiko i henhold til prioritet
Bestem risikovurderingen basert på størrelsen på sjansen for at risikoen oppstår. Generelt kan beredskapsplaner ikke forutse alle risikoer fordi sjansen for forekomst ikke er den samme. Prøv å finne ut hvilken risiko som har størst sjanse for å skje, og som i stor grad vil påvirke operasjonelle aktiviteter.
- Fokuser på hendelsene med de mest fatale konsekvensene. Skriv ned alle hendelsene som påvirker driften, og gi en vurdering fra 1 til 10. Tenk på virkningen av hver av disse hendelsene, for eksempel: motorbranner har en lavere vurdering enn fabrikkbranner.
- Deretter bestemmer du vurderingen basert på hyppigheten av risikoen. For eksempel: gi karakteren 1 for en risiko som oppstår en gang i måneden og en vurdering på 10 for en risiko som oppstår hvert 100. år. Multipliser de to tallene for å få en total score som viser størrelsen på risikoen og dens innvirkning på organisasjonen.
- Utvikle en beredskapsplan som starter med arrangementet med høyest poengsum. Forbered løsninger for å forutse disse hendelsene. I tillegg kan du forbedre arbeidsprosesser for hendelser med lav poengsum. Grunnleggende aspekter som sikrer kontinuiteten i organisasjonens aktiviteter må ha topp prioritet, for eksempel: håndtering av kontantstrøm, utvikling av markedsandeler og forbedring av ansattes ytelse.
Del 2 av 3: Definere flere scenarier
Trinn 1. Bestem scenariet for hendelsen med høyest risiko
For å utvikle en effektiv beredskapsplan, definer realistiske scenarier for hver risiko. Lag et spesifikt rammeverk for å forutse hvilken innvirkning det ville ha hvis den høyeste risikoen inntraff.
- Du kan bestemme virkningen etter å ha samlet scenariet grundig. Tenk på den største effekten av hvert scenario i detalj.
- Fra et scenario, utarbeid flere versjoner av planen med gradert virkningsintensitet, for eksempel: lett påvirkning, moderat påvirkning og alvorlig påvirkning.
Trinn 2. Lag en tidsplan for implementering av planen i henhold til scenariet
Bestem hvilket personell som er ansvarlig for hvilke handlinger og når. Utarbeid også en oppdatert liste eller kontaktliste og avgjør hvem som skal gi varsler.
- Lag en tidsplan slik at alt ansvarlig personell vet hva de må gjøre den første dagen eller i løpet av den første uken. Utvikle en bestemt tidsplan for hvert scenario.
- Lag en tidsplan i henhold til scenariet for å forutse fremveksten av hindringer i ulike aspekter av organisasjonen, for eksempel når det gjelder arbeidsfasiliteter (infrastrukturbegrensninger), organisering (det er ikke noe varslingssystem for nødstilfeller eller et dyktig responsteam) og institusjoner (for eksempel: mangel på finansieringskilder eller partnere ekstern virksomhet). Bestem personellet som skal være ansvarlig for visse aspekter.
Trinn 3. Tenk på de viktigste faktorene for å få virksomheten din i gang igjen
Diskuter dette i detalj ved å gjennomføre kapasitetene og sårbarhetene i organisasjonen. Har organisasjonen tilstrekkelige evner til å håndtere eller adressere hver risiko?
- For eksempel: en katastrofe som kan oppstå er en flom fordi elvevannet renner over og oversvømmer boliger ved elvebredden. Dårlig infrastruktur kan utløse sårbarhet og tilgjengeligheten av dyktig personell er en organisatorisk kapasitet.
- Gjør en ærlig ressursvurdering. Finn ut hva som må endres eller reduseres på grunn av begrensede ressurser? Utfør analyse for å bestemme virkningen på forretningsaktiviteter, slik at du kan bestemme handlingene som må utføres slik at organisasjonen fortsetter å fungere og er i stand til å nå sine mål.
Trinn 4. Bestem hvordan du reduserer risikoen
Etter å ha laget en beredskapsplan, ikke lene deg tilbake og håper det ikke skjer noe ille. Ta ulike tiltak for å redusere risiko og ta forebygging.
- Finn ut om det er kolleger som er villige til å hjelpe. Er det lokale ressurser som kan brukes i tilfelle en katastrofe? Er det naboer som er villige til å hjelpe?
- En effektiv beredskapsplan er i stand til å avsløre ulike aspekter som må forbedres, slik at en plan som opprinnelig var veldig nyttig, nå kanskje ikke er nødvendig lenger.
- For eksempel: du innser behovet for forsikringsbeskyttelse eller utfører en katastrofehåndteringssimulering. Installer et system for sikkerhetskopiering av data for å forhindre tap av data. Lag en plan for hvert scenario.
Del 3 av 3: Implementering av en beredskapsplan
Trinn 1. Kommuniser beredskapsplanen til alle ansatte
Du må informere beredskapsplanen til alle nivåer i organisasjonens ledelse så tidlig som mulig før en nødssituasjon oppstår.
- Forklar rollene og ansvarene til hvert personell, slik at de ikke blir forvirret når denne planen må utføres for å forhindre panikk.
- Gi nyttig opplæring slik at hvert personell er i stand til å oppfylle ansvar i henhold til planen. Utfør de nødvendige simuleringene og foreta justeringer etter at observasjoner er gjort.
Trinn 2. Test planen din
Utfør testing i fire trinn for å bli mer effektiv og effektiv. Hvis det er problemer eller konflikter mellom avdelingene, juster planen og prøv på nytt.
- Hold møter med ledende ansatte. La ham angi dato og klokkeslett for møtet for å gjøre en fullstendig gjennomgang av beredskapsplanen og sette pris på menneskene som har gjort jobben til slutt.
- Hold møter mellom avdelinger for å gå gjennom avdelingsplaner. I dette stadiet må du allokere ressurser og identifisere nye konflikter.
- Finn årsaken til viktige systemfeil. Planevaluering kan gjøres innen avdelingen ved å simulere system- og/eller leverandørsvikt. Scenariosimuleringer kan utføres uten å slå av utstyr eller forsinke prosesser som må fortsette å kjøre.
- Gjør en prøvekjøring. Du må imidlertid teste beredskapsplanen ved å midlertidig stoppe driften.
Trinn 3. Oppbevar beredskapsplanen på et trygt og lett tilgjengelig sted
I tilfelle en katastrofe, ikke la planen ta fyr eller bli feid bort av flommen. For å gjøre det enkelt å få tilgang til det ved behov, må du ikke holde planlagringsfilen din hemmelig.
- Oppbevar planfilen og kopiene flere steder slik at de kan brukes så snart som mulig ved behov.
- Oppbevar en kopi av planen på forskjellige steder fra originalen. Fortell noen autoriserte personer hvordan du får tilgang til den.
Trinn 4. Etablere en vanlig tidsplan for gjennomføring av anmeldelser
Endringer skjer hele tiden slik at forutsetningene som ligger til grunn for utarbeidelsen av planen ikke lenger er gyldige. Risikoen kan være større enn da planen ble utarbeidet.
- Involver flere personer når du utarbeider og justerer planer. For eksempel: be nye ansatte komme med innspill eller gjøre forbedringer fra et annet perspektiv.
- Sammenlign alle forutsetninger som brukes når du utarbeider planen med nåværende data eller få en tredjepartskontroll. Sikkerhetskopieringssystemet på datamaskinen din kan lagre mindre data enn du tror.
Tips
- Ikke overse viktigheten av en beredskapsplan, så du ikke lager en!
- Utvikle beredskapsplaner i ulike scenarier.
- Begynn planleggingen med å danne en komité og utnevne en leder. Velg personer som har ferdigheter, verktøy og kunnskap slik at hver avdeling kan utvikle sine egne planer.
- Les planene som er laget for å finne ting som er savnet.
