Standard Operating Procedure (SOP) er et dokument som består av informasjon om trinnene for å utføre en oppgave. En eksisterende SOP må kanskje bare endres og oppdateres, eller du kan være i et scenario der du må skrive fra bunnen av. Det kan virke som mye arbeid, men det er egentlig bare en veldig, veldig, "veldig" uttømmende liste. Se trinn 1 for å komme i gang.
Steg
Del 1 av 3: Opprette ditt SOP -format
Trinn 1. Velg format
Det er ingen rett eller galt i å skrive SOPs. Bedriften din kan imidlertid ha en rekke SOP -er som du kan referere til som en veiledning for formatering, som beskriver den foretrukne måten å utføre en oppgave på. Hvis dette er tilfellet ditt, kan du bruke en eksisterende SOP som mal. Hvis det ikke er tilfelle, har du flere alternativer:
- Enkle trinnformat. Dette er en rutinemessig prosedyre som er kort, har flere mulige utfall og er rett på sak. Bortsett fra nødvendig dokumentasjon og retningslinjer for sikkerhet, er dette dokumentet bare en liste over enkle setninger som inneholder henrettelsesordre for leseren.
- Trinn-for-trinn-format. Dette er generelt for lange prosedyrer - prosedyrer som er mer enn ti trinn, som innebærer en del beslutningstaking, avklaring og terminologi. Denne listen er vanligvis hovedtrinnene med deltrinn i en bestemt rekkefølge.
- Flytdiagramformat. Hvis prosedyren mer ligner et kart med uendelige mulige utfall, kan et flytdiagram være det beste alternativet. Dette er formatet du bør velge hvis resultatene ikke alltid er forutsigbare.
Trinn 2. Vurder leserne dine
Det er tre hovedfaktorer du bør vurdere før du skriver SOP:
- Lesernes forkunnskaper. Er de kjent med organisasjonen din og dens prosedyrer? Kjenner de terminologien? Språket ditt må samsvare med leserens kunnskap og investering.
- Leserens språkferdigheter. Er det en sjanse for at folk som ikke forstår språket ditt, vil "lese" SOP -en din? Hvis dette er mulig, er det lurt å inkludere bilder og diagrammer med bildetekster.
- Lesertallet ditt. Hvis mange leser SOP -en din samtidig (hver med en annen rolle), må du formatere dokumentet som en samtale i et skuespill: bruker 1 utfører handlingen, etterfulgt av bruker 2, og så videre. På denne måten kan hver leser se hvordan de blir en integrert del av en jevn driftsmotor.
Trinn 3. Vurder din kunnskap
Poenget er: Er du den rette personen til å skrive dette? Vet du hva denne prosessen innebærer? Er det en mulighet for feil? Hvordan gjøre det trygt? Hvis ikke, kan det være bedre å gi det til noen andre. Dårlig skrevet SOPs - eller til og med unøyaktige - vil ikke bare redusere produktiviteten og kan føre til organisatorisk fiasko, men de kan også være usikre og ha en negativ innvirkning på alt fra teamet ditt til miljøet. Kort sagt, dette er ikke en risiko du bør ta.
Hvis dette er et prosjekt du har fått og du føler at du må (eller er forpliktet) til å fullføre det, ikke vær sjenert med å be de som fullfører de daglige prosedyrene om hjelp. Å gjennomføre intervjuer er en vanlig del av SOP -opprettelsesprosessen
Trinn 4. Velg mellom korte eller lange SOP -er
Hvis du skriver eller oppdaterer en SOP for en gruppe personer som er kjent med protokoller, terminologi etc., og vil ha fordel av en kort, kortfattet SOP som mer er en sjekkliste, kan du skrive den i forkortet form.
Bortsett fra de grunnleggende målene og relevant informasjon (dato, forfatter, ID -nummer, etc.), er dette bare en kort liste over trinn. Hvis du ikke trenger detaljer eller avklaring, kan du gjøre det slik
Trinn 5. Husk formålet med SOP
Det som er klart er at du har prosedyrer i organisasjonen som gjentas om og om igjen. Men er det en spesifikk grunn til at denne SOP er nyttig? Bør det legges vekt på sikkerhet? Overholdelsestiltak? Brukes denne SOP til trening eller til daglige aktiviteter? Her er noen grunner til at SOPene dine er viktige for teamets suksess:
- For å sikre at overholdelsesstandarder er oppfylt
- For å maksimere produksjonskravene
- For å sikre at prosedyren ikke har en dårlig innflytelse på miljøet
- For å ivareta sikkerheten
- For å sikre at alt går etter planen
- For å forhindre svikt i produksjonen
-
Skal brukes som opplæringsdokument
Hvis du vet hva SOP -en din må legge vekt på, vil det være lettere å bygge skrivingen din rundt disse punktene. Det blir også lettere å se hvor viktig SOP er
Del 2 av 3: Skrive din SOP
Trinn 1. Dekk til nødvendig materiale
Generelt består tekniske SOP -er av fire elementer som er "atskilt" fra selve prosedyren:
- Tittelside. Dette inkluderer 1) tittelen på prosedyren, 2) identifikasjonsnummeret til SOP, 3) datoen den ble utstedt eller revidert, 4) navnet på byrået/divisjonen/filialen der SOP ble brukt, og 5) signatur av de som utarbeidet og godkjente SOP. Denne delen kan bruke et hvilket som helst format, så lenge informasjonen som formidles er klar.
- innholdsliste. Dette er bare nødvendig hvis SOP er lang nok, for enkel referanse. Det du finner her er en enkel standardramme.
- Kvalitetssikring/kvalitetskontroll. En prosedyre er ikke en god prosedyre hvis den ikke kan undersøkes. Forbered nødvendige materialer og detaljer slik at leserne kan sikre at de får de resultatene de ønsker. Dette materialet kan inneholde andre dokumenter, for eksempel ytelsesevalueringsprøver.
-
Henvisning. Husk å skrive ned alle brukte eller viktige referanser. Hvis du bruker andre SOP -referanser, må du legge ved nødvendig informasjon i vedlegget.
Organisasjonen din kan ha en annen protokoll enn denne SOP. Hvis det er en tidligere SOP som du kan bruke, ignorer du denne strukturen og følger prosedyren som er utført
Trinn 2. For selve prosedyren må du inkludere følgende:
- Omfang og søknad. Med andre ord beskriver den formålet med prosessen, dens begrensninger og hvordan prosessen brukes. Dekker standarder, forskriftskrav, roller og ansvar, samt input og output.
-
Metodikk og prosedyrer.
Kjernen i saken - list trinnene i detalj som er viktige, inkludert utstyret som trengs. Inkluder sekvensielle prosedyrer og beslutningsfaktorer. Oppgi "forutsetningen" og mulige forstyrrelser eller sikkerhetshensyn.
- Avklaring av terminologi. Forklar akronymer, forkortelser og alle fraser som ikke er vanlige termer.
- Helse og sikkerhet advarsel. Skal skrives i en egen seksjon og sammen med trinnene når det oppstår et problem. Ikke hopp over denne delen.
-
Utstyr og utstyr.
Komplett liste over ting som trengs og når og hvor du finner utstyr, utstyrsstandarder, etc.
-
Advarsler og avbrudd. I utgangspunktet feilsøkingsdelen. Nevn mulige problemer som kan oppstå, hva du skal se etter og hva som kan påvirke det ideelle sluttproduktet.
- Gi hvert av disse emnene sin egen seksjon (vanligvis angitt med tall eller bokstaver) slik at SOP ikke inneholder forvirrende lange setninger og for enkel referanse.
- Dette er ikke en komplett liste, men bare en liten del av prosedyretrinnene. Organisasjonen din kan nevne andre aspekter som trenger oppmerksomhet.
Trinn 3. Hold skriften kortfattet og lett å lese
Sjansen er stor for at leserne dine ikke valgte å lese denne SOP -en for moro skyld. Du vil beholde dette dokumentet kort og tydelig - ellers vil oppmerksomheten deres skifte, og de vil synes dokumentet er skummelt og vanskelig å forstå. Generelt, hold setningene så korte som mulig.
- Her er et dårlig eksempel: Sørg for å rense alt støvet fra luftutløpet før du begynner å bruke det.
- Et godt eksempel er som følger: Fjern alt støv fra luftutløpet før bruk.
- Generelt, ikke bruk ordet "du". Dette ordet bør være underforstått. Snakk med en aktiv stemme og start setningene dine med kommandoverb.
Trinn 4. Om nødvendig intervjuer offiserer involvert i prosessen med å fullføre en oppgave
Det siste du vil gjøre er å skrive en helt unøyaktig SOP. Du setter lagets sikkerhet, effektivitet, tid i fare og du forklarer prosessen uten å ta hensyn til det - noe lagkameratene kan synes er støtende. Still om nødvendig spørsmål! Du vil selvfølgelig skrive den nøyaktige prosedyren.
Du kan spørre forskjellige kilder hvis du ikke vet det, for å dekke alle roller og ansvar. Ett teammedlem kan ikke følge standard driftsprosedyrer, eller et annet medlem kan bare være involvert i en del av prosedyren
Trinn 5. Bryt lang tekst inn i diagrammer og flytdiagrammer
Hvis du inkluderer et bestemt trinn eller to som skremmer deg, må du lage et diagram eller diagram for å gjøre det lettere for leserne. Dette vil gjøre dokumentet lettere å lese og gi sinnet en pause etter å ha prøvd å forstå alt. I tillegg blir dokumentene dine mer komplette og velskrevne.
Ikke ta med diagrammer eller diagrammer bare for å forsterke din SOP; gjør det bare når det er nødvendig, eller hvis du prøver å bygge bro over språkbarrieren
Trinn 6. Kontroller at hver side har en kontrolldokumentnotasjon
SOP er sannsynligvis en av mange - derfor har organisasjonen din sannsynligvis en slags stor database som katalogiserer alt med et spesifikt referansesystem. SOP -en din er en del av dette referansesystemet, og krever derfor at en bestemt type kode er funnet. Det er her du finner notasjonen nyttig.
Hver side skal ha en kort tittel eller ID -nummer, revisjonsnummer, dato og "side # av #" øverst til høyre (i de fleste formater). Du trenger kanskje en fotnote (eller skriv notasjonen ovenfor i en fotnote), avhengig av organisasjonens preferanser
Del 3 av 3: Sikre suksess og nøyaktighet
Trinn 1. Test prosedyren
Hvis du ikke vil teste prosedyren din, har du sannsynligvis ikke skrevet den godt. Få noen med begrenset kunnskap om prosessen (eller en generell leserrepresentant) til å bruke SOP for å veilede dem. Hvilke problemer møtte de? I så fall løser du problemet og utfører de nødvendige reparasjonene.
- Det er best å få flere til å teste SOP. Ulike individer vil oppleve forskjellige problemer, slik at forskjellige typer svar (som forventes å være nyttige)
- Sørg for å teste prosedyren på noen som aldri har hatt prosedyren utført før. Alle som har forkunnskaper vil stole på sin kunnskap for å utføre oppgavetrinnene og ikke gjennom SOP, så målet ditt oppnås ikke.
Trinn 2. Få SOP gjennomgått av personene som utfører prosedyren
Til slutt spiller sjefens mening om SOP egentlig ingen rolle. Denne SOP er viktig for de som faktisk gjør det relaterte arbeidet. Så før du sender SOP til sjefen, vis jobben til menneskene som skal gjøre (eller ha gjort) det relaterte arbeidet. Hva synes de?
Å involvere dem og få dem til å føle seg som en del av prosessen vil gjøre dem mer sannsynlig å godta SOP -er. Og de kan til og med ha noen gode ideer
Trinn 3. Få rådgiveren og kvalitetssikringsteamet til å gjennomgå SOP
Når teamet gir deg grønt lys, sender du det til rådgiveren din. Inputen de gir til det faktiske innholdet kan være mindre, men de vil fortelle deg om SOP -en din oppfyller formatkravene, hvis du savnet noe, samt protokollen for formalisering av SOP og innføring i systemet.
- Direkte SOPer for godkjenning ved hjelp av et dokumenthåndteringssystem for å sikre et revisjonsspor for disse godkjenningene. Denne prosessen kan variere fra en organisasjon til en annen. I utgangspunktet vil du at ting skal oppfylle retningslinjer og regler.
- Autoriserte signaturer kreves, selv om de fleste organisasjoner nå ikke har noe imot å godta elektroniske signaturer.
Trinn 4. Når du er godkjent, begynner du å utføre SOP
Dette kan være formell opplæring for den aktuelle medarbeideren (klasseromsopplæring, datamaskinbasert opplæring, etc.) eller det kan bety at SOP-papiret ditt henger på badet. Uansett hva det er, spre arbeidet ditt! Du jobbet hardt for å klare det. Det er på tide å få komplimenter!
Sørg for at SOP -ene holder deg oppdatert. Hvis denne SOP er utdatert, oppdater den, få oppdateringer godkjent og dokumentert på nytt, og fordel deretter SOP etter behov. Sikkerheten, produktiviteten og suksessen til teamet ditt er avhengig av disse SOP -ene
Tips
- Husk å involvere interessenter hele tiden, slik at den dokumenterte prosessen er selve prosessen.
- Sjekk for klarhet. Sørg for at det ikke er doble tolkninger. Vis fremgangsmåten for noen som ikke er kjent med prosessen, og be dem si hva de synes om prosedyren; Du kan bli overrasket.
- Bruk flytdiagrammer og bildefremstillinger slik at leserne tydelig kan se prosessen.
- Bruk enkel indonesisk for å forklare trinnene.
- Be folk om å gjennomgå dokumentet ditt før de får godkjenning.
- Sørg for at dokumenthistorikken registreres for hver versjonsendring.
