Du må ha handlet med banker, forsikringsselskaper, offentlige etater, arbeidsgivere i selskaper eller til og med skoler. I så fall må du overtale noen til å gjøre eller hjelpe deg med å gjøre noe. Hvordan skrive et overbevisende eller overbevisende brev som gir resultater? Her er noen viktige ideer du kan bruke i overtalelsesbrevet ditt.
Steg
Del 1 av 4: Forbereder å skrive et brev
Trinn 1. Stimulere gode ideer
Før du skriver et brev, må du oppgi hva du vil, hvorfor du vil ha det, årsakene til at det bør passeres, samt argumentene mot det. Å understreke alle ideene som er tilgjengelig, kan hjelpe deg med å utarbeide brevet og fullt ut forstå din holdning til emnet.
- Start med dette: Jeg vil overtale "leserne mine" til å være mitt "mål". Bytt "mine lesere" med det du vil overtale, og "målet mitt" med det du overtaler dem til å gjøre.
- Når ovenstående er klart og utvetydig, spør deg selv: Hvorfor er det? Nevn årsakene til at du vil at leserne dine skal gjøre det du vil.
- Etter å ha kartlagt årsakene, sorter dem etter hvilket nivå som er viktigere. Sett alle viktige detaljer i en kolonne, deretter de mindre viktige i en annen. Dette vil hjelpe deg med å begrense tankene dine til de mest relevante og fremtredende vektpunktene.
Trinn 2. Kjenn målene dine
Sørg for at du vet nøyaktig hva du vil eller trenger. Hva vil du oppnå? Hvordan bør dette kontoret opptre?
Når du definerer mål, tenk på alle mulige løsninger du kan tilby
Trinn 3. Bli kjent med leserne
Å analysere og forstå leserne dine vil hjelpe deg med å bestemme hvordan du skal ramme inn brevet ditt. Hvis mulig, avgjør om leseren vil være enig med deg, uenig eller være nøytral. Dette vil hjelpe deg å bestemme hvor mye vekt du skal tildele hver side av argumentet ditt.
- Prøv å finne en person du kan adressere i brevet. Hvem er de, hvilken makt har de til å hjelpe deg? Vil de bare ignorere klagen din? Hvordan skal du hilse på dem? Er de i ledende eller funksjonelle stillinger? Snakk i henhold til deres posisjon.
- Prøv å avdekke lesernes tro og skjevheter om emnet ditt. Hva slags tvister kan oppstå mellom deg og leserne dine? Hvordan presenterer du et motargument på en respektfull måte?
- Finn ut hva leserne er bekymret for emnet ditt. Har de begrensede midler å bruke? Blir de direkte påvirket av emnet ditt? Hvor lang tid har de til å vurdere dokumentet ditt?
- Tenk på hva slags bevis leserne dine trenger i et argument for å overtale dem.
Trinn 4. Undersøk emnet
Et effektivt overtalelsesbrev inneholder bevis og faktainformasjon som støtter posisjonen. Husk å tenke på flere synspunkter. Ikke bare undersøk synspunktet ditt; Nevn også motstridende meninger og fakta rundt dem.
- Bruk fakta, logikk, statistikk og anekdotiske bevis for å støtte dine påstander.
- Ikke si umiddelbart at opposisjonen tar feil. Vær i stedet respektfull når du forklarer hvorfor posisjonen din er sterkere og fortjener oppmerksomhet.
Del 2 av 4: Formatering av bokstaver
Trinn 1. Bruk blokkformat
Forretningsbrev har et spesielt format. Hvis formatet er ryddig og riktig, vil det ikke endre lesernes mening det minste. Men hvis formatet er feil og rotete, vil de gjøre et dårlig inntrykk på deg og potensielt bli kastet.
- Start med å bruke avsnitt med dobbel mellomrom.
- Venstrejuster hvert avsnitt; med andre ord, ikke innrykk avsnitt som i prosa eller essays.
- La det stå ett mellomrom etter hvert avsnitt.
- Bruk en standard skrift, vanligvis Times New Roman eller Arial, størrelse 12.
Trinn 2. Adresser brevhodet korrekt
Start med å skrive inn adressen din øverst til venstre. Ikke skriv navnet ditt - skriv ned bare gatenavn, by, område og postnummer. Du kan også inkludere et telefonnummer og en e-postadresse, hver på en egen linje. Hvis du bor i Storbritannia, må adressen skrives til høyre. Fullfør en linje.
- Skriv inn datoen. Skriv hele datoen, månedsnavnet og året. Fullfør en linje.
- “4. juni 2013”
- Skriv navn og adresse til mottakeren. Prøv å finne en bestemt part å sende brevet til. Fullfør en linje.
Trinn 3. Begynn bokstaven med en hilsen eller hilsen
Vanligvis i form av ordet "Dear" etterfulgt av navnet på personen som er adressert. Sørg for at du har stavet navnet riktig mens du skrev det. Navnet her må være det samme som navnet på adressebrevhode.
- Når du hilser på noen, bruker du riktig tittel eller rangering (Pak/Madam/Dr./etc) etterfulgt av etternavnet. Hvis du ikke er sikker på hva en kvinne foretrekker å bli kalt, bare skriv ned "Miss".
- Følg alltid etter dette med et kolon.
- Fullfør en linje mellom hilsenen og første ledd.
- "Kjære Dr. Brun:"
Trinn 4. Lukk brevet med en avsluttende uttalelse
Tenk på og tenk på tonen i essayet ditt når du velger en avsluttende uttalelse. Ord som "Takk" er ganske standard, mens andre former som "Hilsen" er mer intime. Bestem om du vil at følgebrevet ditt skal være formelt eller intimt. Uansett hva du velger, må det første ordet være stort, mens det neste ordet er rent. Følg avslutningen med et komma.
- Velg ordet "Med respekt" hvis du vil at det skal være mer formelt. “Hilsen”, “Hilsen”, “Takk” eller “Med vennlig hilsen” er standard avsluttende kommentarer for forretnings-e-post. Mens ordene "Hilsen", "Hilsen" eller "Vi sees" virker mer avslappede og intime.
- Hopp over de neste 4 linjene for å gi plass til signaturen din før du skriver navnet ditt.
- "Takk skal du ha,"
Del 3 av 4: Skrive bokstaver
Trinn 1. Konsis og konsis
Et overbevisende brev eller overtalelse bør være kortfattet og høflig. Opptatt folk leser sjelden bokstaver som er mer enn en side lang eller når tonen er hard. Ikke vær for blomstrende ord. Prøv å bruke klare og rene setninger. Ikke presenter forvrengt og unødvendig informasjon, inkludert anekdoter.
- Unngå for lange setninger. Sørg for å bruke sterke deklarative setninger. Skriften din skal være kortfattet, presis, saklig og lett å lese.
- Ikke dra avsnitt for lenge. Ikke stapp så mye informasjon at leseren mister interessen, avviker fra hovedpoenget eller gjør poenget ditt vanskelig å forstå. Hold deg til relevant informasjon, og endre avsnitt når du vil formidle en ny idé eller poeng.
Trinn 2. Angi hovedpoenget ditt i de første setningene
Start med en vennlig åpningssetning, og kom deretter til poenget. Angi behovet ditt (hovedformålet med å skrive brevet) i de to første setningene.
Dette avsnittet kan bare bestå av 2-4 setninger
Trinn 3. Fremhev viktigheten av forespørselen din i andre ledd
I dette avsnittet kan du oppsummere din bekymring, forespørsel eller krav. På dette stadiet har du ikke gitt noen spesifikke årsaker, støtte eller hovedpunkter; på dette stadiet forklarer du fullt ut din posisjon, parametrene for bekymringen eller forespørselen, og årsakene til at det er viktig nok å handle på.
Husk å holde bokstavens brødtekst logisk, høflig og saklig. Unngå altfor emosjonelt språk, ikke krev handling eller snakk hardt mot personen eller selskapet som brevet er rettet til, eller motstanden
Trinn 4. Støtt søknaden din i neste avsnitt
De neste avsnittene bør kunne begrunne posisjonen din ved å gi bakgrunn og detaljert informasjon. Sørg for at denne informasjonen er logisk, saklig, begrunnet, praktisk og legitim. Ikke baser forespørselen utelukkende på personlige følelser, tro eller ønsker. Ikke kjed leseren med lange historier; komme til poenget raskt og nøyaktig. Det er flere forskjellige strategier du kan bruke for å nå dette målet:
- Gi utdrag av statistikk og fakta for å tiltrekke lesernes sympati og logikk. Sørg for at statistikken og fakta kommer fra troverdige og respektable kilder, og at du også bruker dataene oppriktig, uten å ta dem ut av kontekst.
- Foreslå sitater fra eksperter på emnet, som støtter din posisjon eller motbeviser opposisjonen. Disse ekspertene må være respekterte figurer innen sine felt og faktisk ha de nødvendige kvalifikasjonene for å ha en mening om emnet som diskuteres.
- Presenter årsakene til at forespørselen din skal imøtekommes. Å tvinge folk til å gjøre det du vil, er ikke en effektiv overtalelsesteknikk, men hvis du forklarer hvorfor du mener at noe må gjøres, kan det hjelpe å ombestemme seg. Forklar dagens situasjon og hvorfor den bør endres.
- Presenter detaljene, spesifikasjonene og begrensningene for din posisjon og søknad. Diskuter innsatsen som har blitt gjort tidligere, angående søknaden, eller selv om det ikke er eller mangler handling om det.
- Gi eksempler på vitnesbyrd som er knyttet til din posisjon. Tenk på andre bevis som kan presenteres for hvorfor din posisjon er viktig.
- Husk å begrense hva du kan og vil inkludere i et avsnitt. Gjør poenget og situasjonen tydelig. Ikke gå for langt med for mange detaljer, men ta med alle viktige punkter. Velg bare den mest relevante statistikken, eksperter og vitnesbyrd.
Trinn 5. Kall opposisjonen
En av de mest effektive måtene for overtalelse eller overtalelse er å appellere til opposisjonen. Du må kunne forutsi eventuelle innvendinger, innvendinger eller spørsmål fra leserne, slik at du kan svare på dem i brevet. Finn din felles grunn med opposisjonen, eller gi sterk støtte til din egen posisjon.
- Sørg for at du offentlig anerkjenner forskjellene mellom din posisjon og opposisjonen. Ikke skjul det, for det vil svekke argumentet ditt. Legg vekt på dine delte verdier, erfaringer og problemer med opposisjonen.
- Unngå anklagende uttalelser. Dette vil gjøre brevet altfor emosjonelt og svekke din logiske appell. En altfor negativ og anklagende holdning vil også hindre opposisjonen i å gå med på poenget ditt.
Trinn 6. Lukk brevet ved å bekrefte søknaden på nytt
Gjenta din forespørsel eller mening på slutten av brevet. Dette er avsnittet der du presenterer en løsning eller ber om handling. Fortell leseren at du vil følge opp denne korrespondansen via telefon, e -post eller personlig.
- Avslutt brevet med en sterk setning som vil hjelpe med å overtale leseren til å ta din side, eller i det minste se tydeligere fra ditt synspunkt.
- Tilby dine egne løsninger eller hjelp. Godta kompromisser, eller møt i midten. Vis at du har gjort eller er klar til å håndtere situasjonen.
Del 4 av 4: Sette siste hånd
Trinn 1. Se etter eventuelle feil
Feil i grammatikk, uttale og rettskrivning av ord vil gi et dårlig inntrykk. Du vil at leseren skal fokusere på ideen din og forespørselen, ikke på skrivefeilen. Les brevet ditt flere ganger før du sender det. Les det høyt for å høre hvordan det høres ut.
La om nødvendig noen sjekke skrivemåten din for stavefeil (eller bruk programvareens stavekontrollfunksjon)
Trinn 2. Sett din egen signatur
Hvis du foretrekker å sende brev via post til e-post, må du signere. Det tilpasser og bekrefter brevet ditt.
Trinn 3. Gi om nødvendig kopier av det formelle brevet til andre sentrale parter
Hvis noen andre i målselskapet eller organisasjonen skulle lese brevet ditt også, må du gi dem en kopi. Dette betyr å skrive ut og sende mer enn ett brev, med originale signaturer.
Trinn 4. Behold en kopi for deg selv
Behold alltid en kopi av brevene dine og lag personlige notater, komplett med notater om når brevet ble sendt og til hvem. Noter deg oppfølgingen du gjorde til problemet var løst.
Tips
- Hold deg til temaet. Vær forsiktig så du ikke legger til tilfeldig informasjon som ikke er relatert til problemet du diskuterer. Hold deg til relevante fakta og hold det enkelt. Bruk disse faktaene for å være mer beskrivende.
- Bruk punktpunkter i midten av avsnittet bare hvis du er helt sikker og klar om trinnene, handlingene eller anbefalingene.
- Skreddersy kula din til typen selskap eller målorganisasjon. Ideelle institusjoner har en annen tankegang enn store selskaper.
- Skriv i standardskrevet indonesisk form. Dette er ikke tekstmelding eller sosiale medier; men et formelt brev. Bruk av stenografi, slang og uttrykksikoner kan bli ignorert.
- Ikke behandle leserne som om de skylder deg noe, og da føler du deg berettiget til å saksøke. Berolig dem mens du holder tonen i brevet vennlig og profesjonell.
