Hvem sier at å skrive e -post er den enkleste måten å kommunisere på? Faktisk har det å skrive e -post også etikk. Med andre ord må språkstilen i e-post som er rettet mot klassekamerater og for forelesere selvfølgelig skilles, spesielt fordi formell utdanning er inngangsporten til potensielle profesjonelle karrierer. Derfor må alle interaksjoner som oppstår i det gjøres profesjonelt, inkludert når du sender e -post. For eksempel bør e -post alltid sendes med din akademiske e -postadresse, og bør alltid åpnes med en formell hilsen. Behandle samspillet som et formelt forretningsbrev. Det vil si, få poenget ditt frem på en klar, kortfattet og tydelig måte, og bruk god grammatikk!
Steg
Del 1 av 3: Skape et positivt inntrykk
Trinn 1. Les kursplanen for å finne svarene på spørsmålene dine
Vanligvis har spørsmålene dine blitt besvart i materialet fra foreleseren i begynnelsen av forelesningsprosessen. Som et resultat vil det å insistere på å spørre professoren din bare få deg til å ligne en ikke-seriøs student, og det kan også irritere foreleseren at innholdet i e-posten din tar mye tid.
- Kursplanen vil generelt inneholde informasjon om oppgaver, tidsfrister for innlevering av oppgaver, retningslinjer i klassen og oppgaveformater.
- Hvis foreleseren bare gir en leseliste, er det ikke noe galt i å sende en e -post for å be om materiale som ikke er forklart i forelesningsplanen.
Trinn 2. Bruk din akademiske e -postadresse
Sjansen er stor for at professoren din vil motta dusinvis til dusinvis av e -poster hver dag. Derfor bør du bruke en akademisk e -postadresse slik at e -poster ikke automatisk havner i søppelpostboksen. I tillegg vil det å se en e -post med en akademisk e -postadresse se mye mer profesjonelt ut og vil hjelpe forelesere med å tydelig identifisere avsenderens navn, spesielt siden akademiske e -postadresser generelt vil inneholde studentens fulle navn.
Trinn 3. Inkluder et representativt emne
Med andre ord, sørg for at innholdet i e -posten din er kjent for foreleseren, selv om han bare leser emnet. Å vite hensikten med e -posten din fra starten vil hjelpe foreleseren til å sette av riktig tid til å lese og svare på den. Inkluder derfor alltid et klart og konsist e -postemne!
Du kan for eksempel skrive "Spørsmål om nylige oppgaver" eller "Siste oppgaver."
Trinn 4. Start e -posten ved å nevne foreleserens navn og tittel
Uansett hvor viktige dine ønsker er, start alltid e -posten din med en formell hilsen, slik du ville gjort når du skriver et lignende formelt brev. Start for eksempel e -posten med å skrive "Kjære. Dr. Jones, "etterfulgt av et komma. Ikke glem å bruke et kallenavn som matcher foreleserens preferanser, ok!
- Hvis du ikke er sikker på at den aktuelle foreleseren har oppnådd en doktorgrad, kan du bare kontakte ham som "Mr. Jones."
- Hvis dere to har hyppige personlige interaksjoner, er det ikke noe galt i å bruke en mer uformell hilsen, for eksempel "Hei, Sir/Dr. Jones."
Del 2 av 3: Komponere e -postinnhold
Trinn 1. Identifiser deg tydelig
Siden den aktuelle foreleseren ikke bare lærer deg, er det sannsynlig at han eller hun må bli minnet om din identitet. Start derfor alltid e -posten med å oppgi navnet ditt, samt navnet på kurset som tok deg sammen og forelesningstimene, for eksempel "Markedsføringstime på ettermiddagen."
Trinn 2. Fokuser på poenget ditt
Husk at forelesere er veldig travle mennesker. Sørg derfor for at innholdet i e -posten din ikke er kronglete for ikke å ta for mye tid på uviktige ting. Få frem poenget ditt på en kortfattet, grei og tydelig måte, og unngå uviktige eller irrelevante detaljer.
For eksempel, hvis du har et spørsmål angående en oppgave, si det tydelig: «Det er noe jeg vil spørre deg om oppgaven du ga sist torsdag. Oppgaven må faktisk utføres i grupper eller individuelt, ikke sant/sir?
Trinn 3. Skriv i hele setninger
Husk at disse e -postene ikke er opplasting av Facebook eller tekstmeldinger til dine jevnaldrende! Det vil si at du alltid bruker komplette og formelle setninger for å vise profesjonaliteten din.
- For eksempel, ikke skriv: "Materialet i den siste timen var veldig kult, sir/fru!"
- Prøv heller å skrive, "Takk for det siste materialet du lærte som opplyste min forståelse."
Trinn 4. Bruk riktig e -posttone
Når du kontakter en lærer for første gang, må du huske å bruke en profesjonell tone og grammatikk. Det vil si, ikke bruk uttrykksikoner av en eller annen grunn! Hvis du har meldt foreleseren flere ganger, bør du også skrive e -posten din i en mer uformell tone, spesielt hvis foreleseren er den første som opptrer uformelt (som å sende deg uttrykksikoner).
Trinn 5. Presenter forespørselen høflig
Faktisk liker ganske mange studenter å stille krav til foreleserne sine. Ikke gjør det, for det vil ikke hjelpe deg å få noe! Fortell i stedet dine intensjoner i form av en forespørsel som professoren din kan gå med på eller ikke.
For eksempel, hvis du vil be om forlengelse av oppgavefristen, ikke skriv: "Min bestemor døde nylig, så forleng fristen for å sende inn oppgaver, ok?" Skriv i stedet en mer høflig setning som, "Beklager herr/fru, Denne uken har vært veldig vanskelig for meg fordi bestemoren min nettopp har gått bort. Hvis du ønsker det, ville du være villig til å gi meg en forlengelse av fristen for innsending av papirer?"
Trinn 6. Bruk riktig tegnsetting
Hvis e -posten er rettet mot jevnaldrende, vil selvfølgelig ikke mottakeren av e -posten ha problemer med å plassere en periode eller komma feil. Men hvis e -posten er til en lærer, må du kontrollere at hvert skilletegn er plassert på riktig sted.
Trinn 7. Skriv hvert ord med riktig stavemåte
Til tross for utbredt bruk av tekstspråk på internett, aldri bruk det i en profesjonell e -post! Med andre ord, skriv hvert ord i sin fulle form, for eksempel "Mr" i stedet for "Mr". Bruk riktig stavemåte for å få e -postene dine til å se mer profesjonelle ut!
Ikke glem å sjekke nøyaktigheten av innholdet i e -posten ved hjelp av et program eller dataprogram for å kontrollere stavemåten
Trinn 8. Plasser de store bokstavene riktig
Spesielt må ord som er oppført i begynnelsen av setninger være store, det samme er noen typer substantiv (for eksempel kallenavn). Ikke behandle e-post som tekstmeldinger, og sørg for at du alltid bruker store bokstaver.
Del 3 av 3: Avslutte e -posten
Trinn 1. Angi handlingene læreren din må gjøre
Med andre ord, sørg for at ønsket eller forespørselen din er tydelig angitt på slutten av e -posten. For eksempel, hvis du vil ha svar fra ham, ikke glem å si det. Hvis du føler behov for å møte ham, formidl også det formålet.
Trinn 2. Les grammatikken som brukes i e -posten på nytt
Skann e -posten for å sikre at det ikke er gjort grammatiske feil. Ofte vil denne prosessen hjelpe deg med å oppdage en eller to mindre feil som må rettes.
Trinn 3. Les e -posten på nytt fra lærerens perspektiv
Sørg for at e -posten din ikke høres ut som om du krever noe. Sørg også for at intensjonene dine formidles på en enkel, tydelig og ikke farget av personlig informasjon som er mindre viktig. Bortsett fra å være ineffektiv, er denne oppførselen også uprofesjonell.
Trinn 4. Avslutt e -posten med en formell avsluttende hilsen
På samme måte som når du starter e -posten din med en profesjonell hilsen, gjør du det samme for å avslutte e -posten. Bruk for eksempel en formell avsluttende hilsen som "Med vennlig hilsen" eller "Hilsen", etterfulgt av et komma og slutter med hele navnet ditt.
Trinn 5. Send e-post på nytt etter en uke
Når e -posten er sendt, ikke fortsett å terrorisere professoren din for et svar. Men hvis e -posten din ikke har blitt besvart på en uke eller mer, er det en god idé å prøve å sende den samme e -posten tilbake, i tilfelle han savnet din første e -post.
Trinn 6. Svar på e -postsvaret du mottok
Etter å ha mottatt et e -postsvar fra den aktuelle foreleseren, ikke glem å svare for å vise at du har mottatt e -posten riktig. For eksempel kan du ganske enkelt sende en kort takkebeskjed, eller om nødvendig sende et lengre svar med de samme skrivereglene for å holde det høres profesjonelt ut. Hvis problemet eller spørsmålet ditt ikke har blitt besvart via e -post, kan du prøve å be ham møte personlig.
- For eksempel kan du skrive, "Takk for svar, sir/fru. Ser deg i timen."
- Hvis du føler behov for å møte foreleseren etterpå, kan du prøve å skrive: “Jeg setter stor pris på dine synspunkter om dette. Hvis du ønsker det, kan jeg møte deg direkte for å diskutere det mer detaljert?”
