Har du noen gang sittet fast i en telefonsamtale som virket uendelig? Så, hva bør gjøres for å avslutte samtalen på en høflig måte? Hvis du tenker på det spørsmålet, kan du prøve å lese denne artikkelen for å høflig avslutte en telefonsamtale for å opprettholde et positivt forhold til dine nærmeste!
Steg
Del 1 av 3: Redusere samtalens intensitet
Trinn 1. Fokuser på samtalen
Mot slutten av samtalen må du passe på at du ikke "inviterer" den andre personen til å fortelle deg noe annet. For eksempel, selv om du virkelig er interessert i temaet han tar opp, ikke still spørsmål som vil invitere ham til å fortsette.
- For eksempel, hvis moren din forteller et veldig hett sladder, ikke spør åpne spørsmål som: "Hvor hørte du det fra?" Svar i stedet på historien med en uttalelse som: "Du kan ikke lett tro andres ord, ah." Uttalelser er nyttige for å lukke samtalen og hjelpe deg med å gå videre til andre, viktigere temaer å snakke om.
- Hvis personen er din forretningspartner og situasjonen krever at du får samtalen tilbake på sporet, kan du prøve å svare på hans eller hennes ord med uttalelser som indikerer at tingene han eller hun nettopp sa også er viktige for deg. Ta deretter opp et nytt tema umiddelbart. For eksempel kan du si: "Takk for at du tok opp lønnsspørsmålet, ok? Etter dette vil jeg formidle direkte til lederen av selskapet. Å ja, jeg ønsket å diskutere fremdriften i kvartalsrapporten din.”
Trinn 2. Vent til en pause i samtalen vises
Faktisk vil hele samtalen være peilet på pauser. Når den andre personen slutter å snakke, bruker du pausen til å formidle at du må avslutte samtalen umiddelbart.
Sørg for at du ikke er den som gir pausen. Hvis situasjonen snur, er det fryktet at personen vil begynne å fortelle deg en ny historie. Men hvis det er tilfelle, bare gi dem beskjed om at du er glad for å chatte med dem, og at du vil være i kontakt med dem igjen, men at du må avslutte samtalen nå. Ikke forleng farvelene dine
Trinn 3. Avbryt ordene
Selv om denne oppførselen ofte blir ansett som respektløs, er faktum at du også kan avbryte noens ord på en høflig måte!
- Bruk denne metoden bare hvis situasjonen er presserende og det ikke er noen annen måte å prøve. Etter det, ikke glem å dele unnskyldningene dine! For eksempel kan du avbryte ordene hans når det er en nødssituasjon som må tas opp på det tidspunktet. I tillegg kan du også bruke denne metoden hvis du har formidlet en bestemt tidsbegrensning på forhånd.
- For eksempel kan du kommunisere med en forretningsforbindelse når noen plutselig kommer inn i rommet og minner deg om å delta på et møte. Presentere situasjonen for den andre personen og forklar at du vil kontakte dem igjen for å løse eventuelle uferdige diskusjoner.
- Hvis du står overfor en nødssituasjon, kan du bare si: "Beklager at jeg avbryter deg, men hunden min kastet opp og jeg må få ham sjekket."
- Hvis du har nevnt en bestemt tidsbegrensning på forhånd, må du minne den andre personen på å si: "Beklager at jeg dykker inn, men pausen min er over, og jeg må tilbake på jobb."
Trinn 4. Definer tidsbegrensningen du har
Hvis fristen er angitt fra starten, vil ikke din innsats for å avslutte samtalen gjøre situasjonen vanskelig eller ubehagelig. Si tidlig at du bare har 5 eller 10 minutter å chatte. Hvis han må stille et spørsmål eller si noe viktig, kan det å kjenne disse grensene hjelpe ham å fokusere på temaene som virkelig betyr noe.
- I tillegg kan tidsfrister også bygge bro til det siste emnet eller spørsmålet. Etter at personen har svart, si takk og avslutt samtalen umiddelbart.
- Hvis vedkommende er din forretningspartner, kan det å sette en frist hjelpe begge parter med å prioritere de viktigste temaene. For eksempel kan du si: "Jeg har bare 5 minutter før mitt neste møte, men jeg må spørre deg om hvordan det går med kvartalsrapporten din." Etter å ha hørt svaret, takker han og gir ham beskjed om at han må sende inn rapporten i nær fremtid.
Del 2 av 3: Avslutte samtalen
Trinn 1. Uttrykk din unnskyldning
Hvis du må avslutte samtalen brått, må du si unnskyld. Forklar at du heller ikke vil avslutte samtalen, men at du må fordi det er en viktig situasjon som må løses.
Trinn 2. Vis at du likte samtalen
Gjør det klart at du setter pris på telefonen hans og at det var en glede å chatte med ham. På denne måten vil han innse at hans eksistens er virkelig viktig for deg.
Trinn 3. Planlegg din neste chat
Hvis personen er en nær venn eller slektning, kan planlegging av neste chat hjelpe deg med å avslutte samtalen raskere. Hvorfor det? Ved å gjøre det vet personen at emnet han vil snakke om kan deles i nær fremtid. Med andre ord følte han ikke behovet for å formidle alt på en gang.
- Ikke be om god tid til å ringe ham tilbake, så samtalen ikke drar ut. Gi dem beskjed om at du vil kontakte dem via e -post eller tekstmelding for å spørre om fritiden.
- Hvis du ikke har funnet et bestemt tidspunkt, kan du prøve å anbefale et tvetydig tidsadverb. Du kan for eksempel si: "Jeg ringer deg igjen denne uken eller denne helgen, ok?"
- Hvis du snakker med personen ofte nok, kan du prøve å si: "Vi snakkes senere, ok?" Å gjøre det indikerer at forholdet mellom dere to ikke vil bli brutt uten å måtte begrense deg til et bestemt tidsrom.
Trinn 4. Anbefal alternative måter å kommunisere med ham
Hvis du ikke liker å chatte over telefonen, kan du prøve å anbefale en annen kommunikasjonskanal, for eksempel Skype, tekstmelding eller e -post.
- Hvis personen er en forretningspartner, må du gi beskjed om at du kan svare raskere via e -post i stedet for telefon. Prøv å starte den kommunikasjonslinjen ved å være den første til å sende e -posten. I e -posten, fortsett det du diskuterte på telefonen, og oppmuntre ham til å svare via e -post.
- Noen ganger kan telefonsamtaler vare lenger fordi den andre personen føler behov for å dele all informasjon du ikke har kjent siden din siste samtale. Prøv derfor å opprettholde kommunikasjon gjennom sosiale medier (for eksempel Facebook), tekstmeldinger eller e -post slik at han ikke føler seg belastet av hele historien over telefonen.
- Fortell personen at du vil sende tingene som ble diskutert på telefonen via e -post eller tekstmelding. Selv om samtalen ikke avsluttes umiddelbart, kan du i det minste kontrollere den i henhold til ønsket tempo. Tross alt er å sende tekstmeldinger eller e-post en avansert kommunikasjonsmetode som har blitt stadig mer populær, vet du!
Del 3 av 3: Lag den riktige planen
Trinn 1. Ring ham midt i aktiviteten
Hvis du vet at personen du snakker med er veldig pratsom, kan du prøve å ringe dem mellom planlagte møter, viktige aktiviteter eller andre aktiviteter. Si deretter at du bare har 10 minutter til å chatte, men virkelig trenger å snakke om noe. Å introdusere en tidsbegrensning tidlig i samtalen kan hjelpe ham til å forstå situasjonen din.
Ofte vil folk som snakker mye prøve å fortelle deg "en annen ting" når du prøver å avslutte samtalen. Hvis du har gjort det klart fra starten at du bare har 10 minutter, vil det hjelpe ham å prioritere de viktige temaene først
Trinn 2. Vurder travlheten
Prøv å finne informasjon om personens daglige rutine. Hvis du vet at han spiser på et bestemt tidspunkt og har begrenset tid til å chatte, kan du prøve å ringe ham på det tidspunktet. For eksempel kan du ringe ham ved lunsjtid eller rett før han spiser middag. Dermed er byrden for å raskt avslutte samtalen ikke lenger på skuldrene dine, men på skuldrene hans.
Vis at du bryr deg om hans travle liv. Når du ringer henne, kan du prøve å si: "Jeg vet at du spiser lunsj, men jeg må snakke om noen ting når du har tid."
Trinn 3. Ring ham tilbake
Hvis han ringer når du ikke har tid til å chatte i flere timer, ikke ta det! Sørg imidlertid for at du får kontakt med ham igjen samme dag, slik at han ikke føler seg avskåret eller unngått.
- Forklar ærlig hvorfor du ikke kan ta telefonen. For eksempel kan du jobbe med et viktig prosjekt, trene på treningsstudioet eller fullføre en akademisk oppgave. Beklager også at jeg savnet samtalen.
- Når du har nok ledig tid til å chatte, ring tilbake så personen ikke misforstår. For å vise at du setter pris på og bryr deg om det han prøver å fortelle ham over telefonen, ring ham tilbake og gi ham full oppmerksomhet denne gangen.
- Hvis du innser at du ikke vil ha mye ledig tid for dagen, ikke ignorer telefonen. Spør ham først hvorfor han ringte deg. Sjansen er stor for at han har veldig viktig informasjon han må gi videre til deg. Så, hvis han sier at han bare vil chatte, bare gi ham beskjed om at du er opptatt med noe og vil være opptatt hele dagen. Spør deretter om du kan ringe ham tilbake når rushen har avtatt.
Trinn 4. Skriv ned tingene du vil dekke
Hvis du må ringe noen som snakker mye av en bestemt grunn, kan du prøve å skrive ned årsakene på forhånd slik at samtalen ikke kommer av sporet.
Å bruke denne metoden vil minne deg om virkelig viktige emner når samtalen begynner å komme av sporet. Prøv om mulig å relatere den andre personens ord til emnet du har skrevet om for å få strømmen tilbake: "Å, jeg husker jeg fortalte deg hva som skjedde i går!"
Tips
- Å være ærlig er alltid den beste handlingen. Hvis du fortsetter å gi de samme unnskyldningene, vil den andre personen føle seg verdsatt eller til og med skyldig i å tro at de har gjort noe for å støte deg.
- Vær høflig og selvsikker. Hvis han ignorerer din nektelse til å fortsette å snakke, må du gjenta ditt ønske om å avslutte samtalen.
Advarsel
- Vær mer sensitiv for andres behov. Sjansen er stor for at det å ta ekstra tid på telefonen for å chatte med noen som trenger en lytter er langt viktigere enn alt du vil gjøre den gangen.
- Ikke komme med useriøse unnskyldninger (for eksempel "Å, jeg må spise denne paien nå" eller "Beklager, jeg må vaske håret mitt."). Slike unnskyldninger vil bare få den andre til å føle seg irritert!
