Det er tider når du må ringe en viktig telefon, kanskje for å be noen om å møte eller markedsføre noe. Hvis du ikke er vant til å snakke i telefon, kan det være vanskelig å starte en samtale. Nøkkelen til en vellykket telefonsamtale er å sørge for at begge parter er komfortable for å få en enkel diskusjon.
Steg
Del 1 av 3: Lag en plan
Trinn 1. Bestem hva målet ditt er
Før du tar opp mottakeren, må du vite hva den er til for. For eksempel, hvis du ringer noen du liker, kan målet være å be dem møte deg. I bedriftstelefoni er målet å selge varer eller tjenester. Tenk på hva du forventer av samtalen.
- Prøv å holde målene dine spesifikke. Det vil gjøre deg mer forberedt.
- I noen tilfeller kan formålet med en telefonsamtale være mer generelt. For eksempel å ringe et selskap for å spørre om deres tjenester uten å vite hva du egentlig er interessert i. Informasjonen du får senere hjelper deg med å finne ut hva du trenger eller ønsker.
Trinn 2. Vet hvem du skal snakke med
Når du ringer til en bestemt person du ikke kjenner, prøv å finne ut bakgrunnen deres først. På den måten vet du omtrent hva du kan forvente av samtalen. For eksempel, hvis du vil snakke med administrerende direktør i et selskap, kan han ha det travelt og ikke ha mye tid. Hvis du ringer noen som er sjenert, må du kanskje snakke mer.
- For en bedriftstelefon, besøk nettstedet til selskapet der personen du vil ringe jobber. Du finner tittelen og kanskje en biografi som gir deg en liten idé.
- For private samtaler, be om personens informasjon fra en venn som også kjenner ham eller henne.
Trinn 3. Skriv ned noen samtalepunkter
Når du vet hva du vil og hvem du skal ringe, er det lurt å ta noen notater. Du kan skrive punkter som sørger for at spørsmålet ditt blir stilt. Med en liste glemmer du aldri noe viktig.
- Du må kanskje også skissere samtalen. Oversikten må kanskje tilpasses den andres svar, men det er i utgangspunktet en veiledning hvis du er nervøs.
- Tenk på hvor lenge du vil snakke. Det er best å anta at tiden ikke er lang. Så fokuser på det viktige temaet du vil snakke om.
Del 2 av 3: Start en samtale
Trinn 1. Si hei og presenter deg
Først må du si en hilsen, for eksempel "hei" eller "hei". Mange mennesker bruker i dag automatiske mottakere, men du bør fortsatt presentere deg selv med mindre den andre personen i den andre enden hilser deg ved navn. Hvis du ringer noen du kjenner godt, er det bare å nevne navnet. I andre situasjoner, gi mer informasjon slik at den andre personen kan identifisere deg.
- For hilsener kan du også bruke "God morgen", "God ettermiddag" eller "God kveld".
- Oppgi også firmanavnet ditt på en bedriftstelefon. For eksempel, "God morgen, jeg er Anisa Dewi fra Mahkota Advertising."
- For private samtaler til din forelskede, må du kanskje nevne hvor du møtte ham eller henne. For eksempel, "Hei, dette er Mahesa. Vi møttes på treningsstudioet forrige uke."
- Hvis du ringer til en venn av en venn, oppgir du navnet på denne vennen. For eksempel, "Hei, dette er Lisa. Jeg er Eriks venn. Jeg tror han allerede sa at jeg ville ringe."
- Hvis du ringer for å spørre om en jobbåpning, må du oppgi hvor du har informasjonen fra. For eksempel, "Hei, jeg heter Nurani Rahman. Jeg vil spørre om jobben som ble annonsert i gårsdagens avis.”
- Hvis du bare vil be en bedrift om generell informasjon, er det ikke nødvendig å navngi navn. Du kan ganske enkelt si "Hei, jeg er interessert i lagringstjenesten du tilbyr."
Trinn 2. Spør om det er en god tid å snakke nå
Hvis du vil at telefonsamtalen skal lykkes, må du sørge for at den andre personen er like fokusert som deg. Derfor må du spørre om han har tid før du starter samtalen. Hvis svaret er ja, kan du begynne å snakke. Hvis svaret er opptatt eller skal gå, finn et annet tidspunkt.
- Hvis han ikke er klar til å snakke når han blir ringt, må du angi et annet tidspunkt før du legger på. Du kan si, “Kan jeg ringe igjen i ettermiddag? 15.00, kanskje?"
- Hvis han vil ringe tilbake, oppgi en dag og tid du kan. Si: "Jeg kan snakke i morgen tidlig. Kanskje rundt 10?"
Trinn 3. Start med hyggeligheter
Hvis du ringer for å spørre eller selge noe, må du ikke komme til poenget med en gang. Den andre personen kan snart miste interessen. Prøv heller å starte med en introduksjon, for eksempel snakk om været.
- Men ikke hakk ord for lenge. Den andre personen kan bli utålmodig.
- Hvis du kjenner personen du snakker med, kan du si noe mer personlig om et emne som interesserer dem. For eksempel, hvis han er en fotballfan, si: "Det var en Persebaya -kamp i går kveld, ikke sant?"
- Hvis du ikke kjenner ham intimt, velger du generelle hyggeligheter. For eksempel, “Det har vært veldig varmt i det siste. Det føles som i fjor at den tørre sesongen ikke var så varm som denne.”
Trinn 4. Diskuter samtalepunktene
Når du og den andre personen er mer komfortable og avslappede, kommer du til hjertet av samtalen. Snakk kort og konsist fordi du vil høres utrygg ut hvis du vandrer.
- Mens du skaper et inntrykk av tillit, må du sørge for at du er høflig når du ber den andre personen om noe.
- Hvis du snakker for lenge uten å stoppe, kan den andre personen slutte å være oppmerksom. Så ta en pause og be om tilbakemelding hvis det er noe du trenger å si.
- Ikke spis eller tygg tyggegummi mens du snakker. Lyden den gir vil gi inntrykk av at du ikke er seriøs.
Del 3 av 3: Gjøre innstillinger
Trinn 1. Finn et stille sted
Selvfølgelig vil du at telefonsamtalen skal ende godt. Så lag et miljø som bidrar til å snakke, på et rolig sted. Minimer bakgrunnsstøy slik at du ikke trenger å be den andre personen om å gjenta det han eller hun sier eller rope for å få ham til å høre deg.
- Det beste stedet å ringe er et tomt rom med en lukket dør. Du vil garantert kunne snakke rolig.
- Hvis du må ringe et friluftskontor og høre stemmen til kolleger, kan du prøve å ringe når kontoret er litt stille. For eksempel i en lunsjpause eller på slutten av dagen når alle andre har reist hjem.
- Når det er mulig, unngå viktige telefonsamtaler på offentlige steder, for eksempel restauranter eller butikker. Offentlige steder er vanligvis full av distraksjoner og for overfylte. Hvis du må ringe når du er ute, kan du finne et stille sted, som et smug utenfor et restaurantbad eller en tom gang i en butikk.
Trinn 2. Kontroller signalet
I dag bruker mange mennesker mobiltelefoner som hovedtelefon. Hvis det er tilfelle, må du kontrollere at mobiltelefonsignalet er sterkt, slik at du kan være sikker på at lydkvaliteten blir god. Se etter et sted som gir et sterkt signal. Hvis det ikke er noe signal, må du kanskje bruke en fasttelefon.
- Lydkvaliteten til fasttelefoner er vanligvis bedre enn mobiltelefoner. Så hvis det er helt avgjørende, bruk en fasttelefon når det er mulig, spesielt hvis du skal ringe en hørselshemmet forelder.
- Hvis du bruker en mobiltelefon, må du holde den slik at den innebygde mikrofonen plukker opp stemmen din uten problemer. Viktige samtaler bør ikke bruke en høyttaler.
Trinn 3. Sørg for at du er komfortabel
Sørg for at du er klar til å konsentrere deg fullstendig om samtalen før du begynner å ringe. Forbered deg for eksempel slik at du ikke trenger å gå på do og gi deg en drink, slik at du ikke trenger å stå opp hvis du er tørst. Det er en god idé å ha et vev for hånden i tilfelle du trenger å nyse på telefonen.
Bestem om du er mer komfortabel med å snakke sittende eller stående. Hvis du er nervøs, kan du kanskje roe deg ned ved å ta en liten tur
Tips
- Hvis du er nervøs, trenger du kanskje litt trening. Be en venn eller et familiemedlem fungere som personen du ringer.
- Hvis du ringer folk privat eller i en sosial kapasitet, kan det være lurt å starte med å sende en melding som sier: "Kan du ta et minutt å snakke i telefon?" Han kan være mer mottakelig hvis han vet at du vil ringe.
- Prøv å skape en positiv holdning. Selv om personen du snakker med ikke kan se, vil det å smile mens du snakker få stemmen din til å høres entusiastisk og positiv.
- Uttale ordene riktig. Prøv å få den andre til å forstå hva du sier uten problemer.
- Vær oppmerksom på hastigheten på talen din. Noen ganger er ord som er for raske vanskelig å fange.
