Evnen til å være profesjonell spiller en viktig rolle for å oppnå karrieresuksess. Nesten alle ansatte trenger å svare på telefonsamtaler, uavhengig av posisjon i selskapet. For å få innringere til å føle seg komfortable, lær hvordan du tar gode samtaler for å gjøre et positivt inntrykk og vær forberedt på å svare på spørsmål som stilles.
Steg
Del 1 av 2: Motta telefonsamtaler
Trinn 1. Ta telefonen ASAP
Når kontortelefonen ringer, er det ikke høflig å la den som ringer vente. Før den tredje ringen må du umiddelbart ta telefonen og si hei til personen som ringer.
Trinn 2. Hold håndsettet foran ansiktet ditt
Det kan være lurt å snakke med en gang, men sørg først for at mottakeren på telefonen er foran ansiktet ditt. Snakk når mottakeren er i riktig posisjon, slik at den som ringer får fullstendig informasjon.
Trinn 3. Ta et dypt pust før du snakker
Etter å ha plassert telefonen foran ansiktet ditt, ta et dypt åndedrag for å roe deg selv og fokusere tankene dine før du sier hei. På denne måten kan du snakke rolig mens du konsentrerer deg.
Trinn 4. Oppgi firmanavn og navn
Denne metoden forteller innringeren at han allerede er koblet til selskapet han vil ringe. Så sørg for at han kjenner firmanavnet ditt og navnet ditt. Oppgi firmanavnet først. Du kan skrive ned ordene du vil si når du mottar en telefon, slik at du ikke trenger å tenke på hva du skal si når telefonen ringer. Ordlyden kan tilpasses situasjonen og forholdene du jobber i.
- Hvis du jobber som resepsjonist, må du gi fullstendig informasjon om selskapet fordi for innringeren er du inngangen for å få det han trenger. For eksempel, hils innringeren ved å si: "God morgen/ettermiddag/kveld. WikiHows hovedkvarter er her. Jeg er Nikita her for å hjelpe." Gjennom denne informasjonen kjenner den som ringer ditt firmanavn og ditt navn, slik at han føler seg mer komfortabel med å fortsette samtalen. Hvis du er en privat sekretær, må du oppgi arbeidsgivers navn (for eksempel "Mr. Millers kontor er her. Jeg er Nikita.") Fordi den som ringer vil kontakte sjefen din.
- Hvis du er medlem av en bestemt avdeling, må du informere din posisjon slik at han kan stille relevante spørsmål, for eksempel "God morgen. Jeg er Yesika i bokføringsavdelingen." På denne måten vet den som ringer om han eller hun er koblet til avdelingen og personen som skal ringe eller trenger å snakke med noen andre.
Trinn 5. Forbered skrivesaker og notatbok ved siden av telefonen
På den måten kan du umiddelbart ta notater hvis den som ringer ønsker å legge igjen en melding eller gi informasjon. Ikke la ham vente fordi du må finne papir og en penn å skrive på.
Del 2 av 2: Snakker i telefon
Trinn 1. Smil når du snakker
Selv om du er opprørt, får du et smil til å ringe når du smiler. Selv om den er tvunget, kan denne metoden forbedre stemningen.
Trinn 2. Snakk tydelig og profesjonelt
Når du jobber i et profesjonelt miljø, må du sørge for at du og den som ringer er i stand til å kommunisere klart og greit. Snakk i sakte tempo og si hvert ord med tydelig artikulasjon slik at informasjonen du formidler blir forstått av den som ringer.
- Ikke si ord som ikke er standard, for eksempel "nei", "slurk" eller "nei". Si hvert ord tydelig, for eksempel "ja" eller "nei", slik at begge parter har en god forståelse av hva som blir sagt. Vær høflig ved å si "Takk" og "Du er velkommen" etter behov.
- Hvis du trenger å dele tall eller bokstaver, for eksempel å oppgi navn eller telefonnumre, kan du lære det fonetiske alfabetet (uttale av talelyder). På denne måten blir ikke innringere forvirret når du uttaler bokstaver som høres likt ut, for eksempel bokstavene B og P. Når du stave Budis navn, uttales bokstaven B ved å forklare "B i det balinesiske ordet".
Trinn 3. Hils innringere profesjonelt
I stedet for å hilse innringeren med fornavn, må du si "far" eller "mor" før du sier navnet sitt, for eksempel "Mr. Jon", spesielt hvis du ikke kjenner den som ringer personlig. Prøv å huske navnet og si det gjennom samtalen.
Skriv ned navnet på den som ringer så snart han forteller deg navnet hans, slik at du ikke glemmer det
Trinn 4. Koble innringerne med andre mennesker om nødvendig
Noen som ringer et selskap eller kontor trenger vanligvis hjelp fordi de vil finne informasjon eller står overfor et problem. Hvis du ikke kan svare på et spørsmål eller komme med en løsning, kan du spørre om han vil snakke med noen som kan hjelpe. Dette trinnet viser at du bryr deg om den som ringer og vil hjelpe deg med å løse problemet raskt.
- Kontortelefoner bruker vanligvis systemet til å overføre samtaler. Finn ut om telefonene på kontoret er overførbare, og lær hvordan de fungerer. Hvis ikke, finn ut telefonnummeret til personen du trenger å ringe og del det med den som ringer.
- Spør den som ringer høflig om du kan koble ham til noen andre. For eksempel, "Beklager, jeg kan ikke svare på spørsmålet ditt. Hva med å overføre telefonlinjen slik at du kan snakke med Pak Bambang direkte? Han kan gi en løsning." Sørg for at den som ringer samtykker før du overfører telefonlinjen.
- Hvis personen som kan hjelpe ikke er på kontoret, kan du spørre om den som ringer vil legge igjen en melding. Ikke glem å formidle budskapet til kompetente mennesker.
Trinn 5. Avslutt samtalen profesjonelt
Å si "takk" eller "god morgen/ettermiddag/kveld" er en måte å la den som ringer vite at samtalen er over og han kan legge på. Ikke bli forvirret om samtalen fortsatt fortsetter eller ikke.
Vent til den som ringer legger på. Hvis du er den som mottar telefonsamtalen, lar den som ringer si alt han eller hun vil si til de er ferdige. Du kan se på som uhøflig, eller du vil miste informasjon hvis du legger på når han ikke er ferdig med å snakke
Tips
- Ikke ta personlige telefonsamtaler på jobb. Du er på kontoret for jobb, ikke for å chatte med venner. Hvis du vil chatte eller skrive en tekst til en venn, utsett den til lunsjpausen eller arbeidstiden er over.
- Unngå distraksjoner. For å få den som ringer til å føle seg ivaretatt, utsett arbeidet som pågår og fokuser på den som ringer. Ikke bli distrahert eller virke for opptatt til å svare på spørsmål eller gi hjelp.
- Ikke snakk mens du spiser, drikker eller tyggegummi mens du er på telefonen fordi talen din vil være vanskelig å forstå og få den som ringer til å føle seg verdsatt.
- Selv om den som ringer klager eller er frekk, må du vise empati, være rolig og gi et profesjonelt svar.
