Å bestemme riktig bokstavformat avhenger hovedsakelig av typen bokstav du vil skrive og hvem du henvender deg til. Brevformatet du kan bruke når du skriver til en venn vil være veldig forskjellig fra formatet som brukes til å skrive formelle brev. Dessuten er det tradisjonelle brevformatet sendt med post forskjellig fra formatet som brukes for e -post. Fortsett å lese for å lære mer om hvordan du formaterer et brev riktig som du kan bruke til å skrive ditt neste brev.
Steg
Metode 1 av 4: Formatering av en virksomhet eller et formelt brev
Trinn 1. Skriv navn og adresse øverst i brevet
Inkluder gateadresser, byer, provinser og postnummer i blokker, venstrejustert og enkelt mellomrom.
- Byen, provinsen og postnummeret er skrevet på en linje, mens gateadresser er skrevet på en egen linje.
- Hvis du sender et brev med brevhode som allerede inneholder denne informasjonen, hopper du over dette trinnet. Ikke ta med returadressen to ganger.
Trinn 2. Skriv datoen rett under adressen din
Skriv datoen brevet ble skrevet eller datoen brevet ble fullført, det er opp til deg.
- Datoen skrives til venstre, det samme som å skrive adressen som er rett over den.
- Skriv datoen i "måned-dag-år" -format. Skriv måneden med bokstaver, men bruk tall for å skrive dag og år. For eksempel: 9. februar 2013.
Trinn 3. La det stå en tom linje mellom datoen og neste del av brevet
Dette vil skille adressen fra neste avsnitt, noe som gjør det lettere å lese.
Trinn 4. Skriv ned referanselinjen, om nødvendig
Hvis brevet er skrevet med en referanse til et bestemt punkt, kan det hjelpe leseren med å skrive en referanselinje som begynner med "Re:"
- Referanselinjer skrives venstrejustert og prøver å bestå av bare én linje.
- Skriv ned referanselinjen når du svarer på brev, stillinger eller ber om informasjon.
- Hvis du skriver en referanselinje, lar du en tom linje stå etter den for å skille referanselinjen fra resten av brevet.
Trinn 5. Skriv ned mottakerens adresse
Skriv ned mottakerens navn og tittel, samt firmanavn, gateadresse, by, stat og postnummer.
- All denne informasjonen er venstrejustert og enkelt mellomrom. Mottakerens navn er skrevet på en egen linje, sammen med mottakerens tittel, firmanavn og gateadresse. Byen, provinsen og postnummeret er skrevet på en linje.
- Hvis du sender et brev til et annet land, skriver du navnet på landet med store bokstaver på en egen linje under mottakerens adresse.
- Adresser brevet til en bestemt person, hvis mulig, og skriv personens navn med en passende tittel, for eksempel “Mr” eller “Mother”. Hvis du ikke vet mottakerens kjønn, trenger du ikke å skrive ned tittelen.
- Legg igjen en tom linje under mottakerens fulle adresse.
Trinn 6. Begynn brødteksten med en høflig hilsen
En vanlig hilsen begynner vanligvis med "Dear Sir", etterfulgt av mottakerens tittel og etternavn. Sett et komma etter mottakerens etternavn.
- Hilsener skrives venstrejustert.
- Hvis du ikke vet mottakerens kjønn, kan du henvende deg til mottakeren ved hans fulle navn, eller skrive ned mottakerens jobbtittel etterfulgt av hans eller hennes etternavn.
- Legg igjen en tom linje etter hilsenen.
Trinn 7. Skriv en emnelinje, hvis ønskelig
Skriv emnelinjen med store bokstaver under hilsenen, venstrejustert.
- Hold emnelinjen kort, men beskrivende. Prøv å bestå av bare en linje.
- Det skal bemerkes at dette er ukonvensjonelt og ikke bør brukes ofte.
- Ikke ta med en emnelinje hvis du allerede har tatt med en referanselinje.
- Legg igjen en tom linje etter emnelinjen hvis du inkluderer en emnelinje.
Trinn 8. Begynn brødteksten med en kort introduksjon som forklarer formålet med brevet
Avsnittene i bokstaven skrives venstrejustert, men begynnelsen av hvert avsnitt er skrevet innrykket.
Trinn 9. Følg introduksjonen av brevet med lengre brødtekst
Denne delen skal forklare formålet med brevet og også inneholde en konklusjon som oppsummerer alt som er skrevet i brevet.
Skriv brødteksten kort. Hvert avsnitt er ett mellomrom, men la det stå en tom linje mellom hvert avsnitt og etter det siste avsnittet
Trinn 10. Avslutt brevet med en høflig avsluttende hilsen
Eksempler på høflige avsluttende hilsener inkluderer "Med vennlig hilsen", "Hilsen" eller "Takk." Husk å skrive den avsluttende hilsenen venstrejustert og etterfulgt av et komma.
Bare den første bokstaven i det første ordet i den avsluttende hilsenen er stort
Trinn 11. Følg den avsluttende hilsenen med navnet ditt
La imidlertid tre tomme linjer stå under den avsluttende hilsenen før du skriver ditt fulle navn, etterfulgt av stillingen din på linjen nedenfor.
Trinn 12. Skriv opp vedleggene helt på slutten av brevet
Hvis du legger ved et vedlegg, skriver du "Vedlegg" / "Vedlegg" en linje under navnet ditt og tittelen og skriver ned eventuelle vedlegg som følger med brevet.
- Vær oppmerksom på at dette ikke er obligatorisk hvis du ikke inkluderer vedlegg.
- Vedlegg er venstrejustert og enkelt mellomrom.
Trinn 13. Angi maskinskriverens initialer, om ønskelig
Hvis noen andre skriver bokstaven og du dikterer, må du skrive maskinskriverens for- og etternavn helt nederst i brevet, en linje under vedlegget.
Trinn 14. Signer brevet etter utskrift
Signer brevet med en penn mellom den avsluttende hilsenen og navnet ditt. Å signere et brev med en penn viser mottakeren at du tar deg god tid til å sende dette brevet til dem, og at dette er viktig.
Metode 2 av 4: Formatering av et brev til en nær venn eller slektning (personlig brev)
Trinn 1. Skriv ned datoen
Inkluder datoen brevet ble skrevet eller datoen brevet ble fullført øverst til høyre i brevet.
- Skriv datoen i "måned-dag-år" -format. Å skrive måneden med bokstaver er vanligvis standardformatet, men for denne typen bokstaver kan du skrive hele datoen i tall.
- Datoen er skrevet riktig justert.
Trinn 2. Skriv en vennlig hilsen
"Kjære" hilsenen er fremdeles den mest brukte hilsenen, men avhengig av forholdet til mottakeren kan du kanskje skrive mottakerens navn uten noen formell formalitet.
- Hilsener skrives venstrejustert og etterfulgt av komma.
- Når du skriver til en venn eller kollega, kan du vanligvis bare skrive fornavnet deres. For eksempel: “Dear Jane”.
- For et enda mer personlig brev kan det være lurt å bytte ut «Kjære» med en uformell hilsen som «Hei», «Hei» eller «Hei».
- Hvis du skriver til en forelder eller noen du virkelig trenger å respektere, må du inkludere mottakerens personlige tittel og etternavn. For eksempel: "Kjære fru Roberts"
- La det stå en tom linje mellom hilsenen og hovedteksten i brevet.
Trinn 3. Skriv innledningen, kroppen/kroppen og konklusjonen til hovedteksten i brevet ditt
Innledningen og konklusjonen bør bare være et kort avsnitt hver, men brødteksten er vanligvis mye lengre.
- Bokstavens hovedtekst er venstrejustert, men den første linjen i hvert avsnitt er innrykket.
- Hele hovedteksten i brevet er enkelt mellomrom. Du lar vanligvis ikke avsnitt stå mellom avsnittene i et personlig brev, men du kan hvis det gjør brevet lettere å lese.
- La en tom linje stå etter den siste setningen i hovedteksten for å skille hovedteksten fra den avsluttende hilsenen.
Trinn 4. Lukk med en passende avsluttende hilsen
"Med vennlig hilsen" er fortsatt ganske vanlig, selv for personlige brev. Hvis brevet er tilfeldig nok, kan du imidlertid inkludere en mindre konvensjonell avsluttende hilsen. Prøv noe som "Vi sees senere!" eller "Vi sees senere!" hvis du skriver til en nær venn.
- Sett et komma etter den avsluttende hilsenen, men ikke skriv navnet ditt etter det.
- Den avsluttende hilsenen er skrevet parallelt med brevhodet.
Trinn 5. Signer brevet ditt
Signer brevet ditt under den avsluttende hilsenen. Vanligvis skrives navnet ditt for hånd, i stedet for å skrives ut på en skriver.
Hvis du vanligvis kaller hverandre fornavn med mottakeren av brevet, kan du bare skrive ned fornavnet ditt og være ferdig med det. Men hvis mottakeren kanskje ikke vet hvem du er fra fornavnet ditt, må du også inkludere etternavnet ditt
Metode 3 av 4: Formatering av en offisiell eller forretningsmessig e -post
Trinn 1. Start med å skrive en kort, men nøyaktig beskrivelse av formålet med e -posten din
Denne beskrivelsen ligger i emnet for e -posten din, ikke i selve e -posten.
Hvis din e -post har blitt avventet av mottakeren av e -posten, kan denne beskrivelsen bare være en referanse til emnet som diskuteres. Hvis du ikke venter på denne e -posten, kan det være litt vanskelig å skrive en beskrivelse. Hensikten med å skrive en beskrivelse er slik at leserne kan gjette hva e -posten din handler om når de åpner og leser e -posten din. Dette betyr at beskrivelsen må motivere leserne til å åpne og lese e -posten din
Trinn 2. Begynn å skrive e -posten med en formell hilsen
Det starter vanligvis med "Kjære" og etterfølges av den offisielle tittelen på mottakeren av e -posten eller selskapet du sender e -post til.
- Send brevet til en bestemt mottaker hvis mulig. Unngå å sende brev til anonyme mottakere. Bruk "Til hvem det kan bekymre" bare hvis det ikke er noe annet alternativ.
- Egentlig er den mest passende skilletegn å bruke etter en hilsen fortsatt et kolon. Men i dag bruker de fleste et komma etter hilsenen ved å skrive offisielle e -poster.
- Hvis du ikke er sikker på om du skal hilse på mottakeren med “mamma” eller “far”, kan du bare skrive ned mottakerens fulle navn.
- Legg igjen en tom linje etter den formelle hilsenen.
Trinn 3. Skriv hovedteksten i brevet, og hold det kort, men informativt
Som alle typer brev, bør hovedteksten inneholde en introduksjon, brødtekst og avslutning. Hold alle deler, inkludert kroppsdeler, så korte og presise som mulig.
- Hovedteksten er venstrejustert.
- Begynnelsen av hvert avsnitt trenger ikke å være innrykket.
- Hovedteksten er ett mellomrom, men la det stå en tom linje mellom hvert avsnitt og etter det siste avsnittet.
Trinn 4. Bruk en høflig avsluttende hilsen
Skriv "Med vennlig hilsen" eller en annen like høflig avsluttende hilsen etter hovedteksten i brevet ditt og følg den med et komma.
- Husk å skrive den avsluttende hilsenen venstrejustert, og bare den første bokstaven i hilsenens første ord er stor.
- Andre formelle avsluttende hilsener som kan brukes inkluderer “Takk”, “Hilsen” og “Hilsen”.
Trinn 5. Skriv inn navnet ditt like under den avsluttende hilsenen
I motsetning til bokstaver skrevet/skrevet ut på papir, vil du ikke kunne signere e -postene dine med en penn.
Navnet ditt er venstrejustert
Trinn 6. Skriv kontaktinformasjonen din nederst
Legg igjen en tom linje etter navnet ditt, og skriv inn din fysiske adresse, telefonnummer, e -postadresse og nettstedet eller bloggen din hvis du har en.
All informasjon er skrevet venstrejustert og enkelt mellomrom. Hver kontaktinformasjon skrives på en egen linje
Metode 4 av 4: Formatering av e -post for venner
Trinn 1. Start med å skrive en kort, men presis beskrivelse av emnet ditt i emnefeltet
Denne beskrivelsen lar mottakerne på et øyeblikk vite emnet for e -posten din før de åpnes, og gir dem nok informasjon til at de kan gjette hva e -posten din handler om.
Trinn 2. Start med å skrive en høflig hilsen eller hilsen i tekstdelen av e -posten
Du kan skrive ned hvilken høflig hilsen du liker, for eksempel "Kjære en". Følg dette med mottakerens navn.
- Hilsener skrives venstrejustert.
- Hvis du skriver til en nær venn, kan du la hilsenen være helt ute av veien og bare begynne med fornavnet etterfulgt av et komma.
- Legg igjen en tom linje mellom hilsenen og brødteksten i e -posten din.
Trinn 3. Skriv inn brødteksten i e -posten
Som alle typer bokstaver, bør selve e -posten inneholde en introduksjon, brødtekst og konklusjon. Imidlertid, hvis du skriver en e -post til en nær venn, er denne typen format kanskje ikke nødvendig.
Trinn 4. Avslutt e -posten med en avsluttende hilsen
Når du lukker en e -post for en venn, trenger ikke avsluttende hilsen å være formell, men det bør være et tegn på at e -posten din slutter.
Hvis du skriver til en veldig nær venn, er det noen ganger greit å bare avslutte e -posten med navnet ditt i stedet for å skrive en avsluttende hilsen
Tips
- Det skal bemerkes at det er små forskjeller mellom offisielle brev i USA og offisielle brev i Storbritannia (Storbritannia). I Storbritannia er returadressen og datoen riktig justert og emnelinjen, hvis noen, er sentrert. I tillegg skrives datoen i "dag-måned-år" -format, og et komma skrives etter hilsenen, ikke et kolon.
- Hvis du ikke liker formatet beskrevet her, som noen ganger kalles blokkformat, kan du også bruke det modifiserte blokkformatet og halvblokkformatet. Disse formatene inneholder i utgangspunktet den samme informasjonen, og bare stedene er forskjellige.
