Å forstå hvordan man skriver et godt brev er en av de grunnleggende ferdighetene som kan brukes på forskjellige felt, både innen forretning, akademikere og personlige relasjoner. Som du allerede vet, er brev en vanlig kommunikasjonsmetode som brukes til å formidle informasjon, velvilje eller bare avsenders kjærlighet til mottakeren av brevet. For å finne ut hvordan du skriver et godt og riktig brev, kan du prøve å lese denne artikkelen!
Steg
Metode 1 av 2: Skrive et formelt brev
Trinn 1. Forstå riktig tidspunkt for å skrive et formelt tonebrev eller et formelt brev
Vanligvis er formelle brev adressert til personer du bare har profesjonelle forhold til, for eksempel forretningsforbindelser eller visse offentlige avdelinger, i stedet for til personer du har personlige forhold til.
- Deretter kan det offisielle brevet skrives inn ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare, for eksempel Microsoft Word, OpenOffice eller Text Edit, og deretter skrives ut før du sender. Hvis brevet må mottas umiddelbart, eller hvis mottakeren foretrekker å motta e -posten, anbefaler vi at du sender brevet via e -post.
- Hvis mottakeren er din nåværende sjef eller kollega, kan det være lurt å bruke et mindre stivt format. Vanligvis kan slike brev sendes via e -post og trenger ikke å være ledsaget av en adresse øverst i brevet.
Trinn 2. Skriv adressen din og datoen brevet ble skrevet øverst i brevet
Spesielt ta med navn og adresse i venstre hjørne av brevet. Hvis det er et offisielt forretningsbrev, må du inkludere selskapets navn og adresse, eller bare feste selskapets brevhode på samme sted. Etter det, gi et mellomrom på to linjer før du skriver datoen for å skrive brevet.
- Inkluder hele datoen i riktig format, for eksempel 19. september 2021. Det er best å unngå et mindre formelt format som 19. september 2021 eller 19.9.1921.
- Det er ikke nødvendig å inkludere datoen på brevet som sendes på e-post.
Trinn 3. Skriv inn navn og adresse til mottakeren av brevet
Hvis brevet ikke ble sendt på e-post, må du la en pause på to linjer og inkludere mottakerens kontaktinformasjon i det tomme feltet. Spesielt liste hver av disse opplysningene på en egen linje:
- Fullt navn og tittel på mottaker av brevet
- Navn på organisasjon og selskap, hvis noen
- Full adresse til mottakeren av brevet (legg til to eller flere ekstra linjer, etter behov)
Trinn 4. Inkluder en hilsen
Sett en linje på pause, og inkluder deretter en hilsen som "Kjære", etterfulgt av navnet ditt som mottaker av brevet. Hvis du ønsker det, kan du inkludere ditt fulle navn, etternavn eller bare fornavn. Om nødvendig, inkluder også personens offisielle adresse eller tittel.
- Hvis du bare kjenner personens stilling på kontoret, men ikke kjenner navnet, kan du skrive "Kjære, helsesjef:" eller en lignende setning. Generelt kan imidlertid navnet på personen som fylte stillingen være søkte på nettet, så du kan prøve det først.
- Hvis du virkelig ikke kjenner mottakeren av brevet, og heller ikke kjenner hans eller hennes posisjon, kan du bare skrive ned "Dear Sir/Madam:" eller ganske enkelt "Dear:." Imidlertid høres slike hilsener stilt ut og gammeldags. og bør unngås hvis det er mulig..
Trinn 5. Skriv brevet ditt
Formelle bokstaver bør åpnes med en tydelig hensiktserklæring (SOP). Unngå spesielt forkortelser og bruk formelle spørsmål, for eksempel "Er du interessert i …" i stedet for "Er du interessert i …?" Les deretter bokstavens hovedtekst, med eller uten hjelp fra en annen person, for å sikre at det ikke er stave- eller grammatiske feil i den.
Hvis du skriver et formelt forretningsbrev, må du kontrollere at brødteksten alltid er kort og saklig. I mellomtiden, hvis brevet er adressert til en slektning eller nær venn av grunner til å utveksle nyheter, kan du bruke en mer avslappet og/eller flytende setning. Det er imidlertid en god idé å sørge for at brevet ditt ikke overstiger en side
Trinn 6. Inkluder en avsluttende hilsen
En avsluttende hilsen er vanligvis inkludert for å avslutte brevet på en positiv måte og for å bygge en dypere forbindelse med mottakeren av brevet. Etter at du har skrevet det siste avsnittet, må du derfor inkludere en avsluttende hilsen som passer til bokstavstypen. For et formelt brev, prøv å inkludere en avsluttende hilsen som "Med vennlig hilsen", "Hilsen" eller "Lykke til." Legg deretter ditt fulle navn under det, som beskrevet i følgende retningslinjer:
- For formelt skrevne bokstaver, la det være omtrent fire mellomrom mellom den avsluttende hilsenen og ditt fulle navn. Deretter skriver du ut brevet og fester signaturen din med blått eller svart blekk på det tomme området.
- I formelle e -poster må du inkludere hele navnet ditt like under den avsluttende hilsenen.
- Hvis du vil, kan du inkludere hilsenen foran navnet ditt, spesielt i et formelt brev. Hvis du for eksempel er gift, må du inkludere navnet "Bu Amanda Surya" under den avsluttende hilsenen.
Trinn 7. Brett bokstaven (valgfritt)
Hvis brevet er i posten, kan du prøve å brette det i tredjedeler. Trikset er å brette den nedre halvdelen til midten til den dekker 2/3 av bokstavområdet, og deretter brette den øverste halvdelen til midten til det ikke er mer åpent bokstavområde. På den måten vil bokstavstørrelsen passe til de fleste konvoluttene som er tilgjengelige på markedet.
Trinn 8. Skriv mottakerens adresse på forsiden av konvolutten (valgfritt)
Finn midten av konvolutten, og skriv deretter mottakerens fulle adresse der, slik:
- Joko Susilo
- Jl. ABC nr. 123
- Jakarta, 12345
Trinn 9. Skriv returadressen på baksiden av konvolutten (valgfritt)
Ved å bruke denne metoden kan postkontoret returnere e -post de uansett grunn ikke kan sende til adressen din uten ekstra kostnad. Bruk samme metode som da du skrev adressen til mottakeren av brevet, men bare ta med et kallenavn i stedet for ditt fulle navn der.
Metode 2 av 2: Skrive uformelle brev
Trinn 1. Identifiser det offisielle nivået på brevet
I utgangspunktet vil tonen i brevet avhenge av graden av nærhet i forholdet ditt til mottakeren av brevet. Prøv å følge disse retningslinjene for å identifisere formaliteten til brevet ditt:
- Hvis brevet er adressert til en fjern slektning, eldre slektning eller sosial partner, kan du prøve å bruke en semi-formell tone. Hvis personen allerede har sendt deg en e -post, vennligst send dem en e -post. Hvis ikke, er det tryggeste å skrive bokstaver manuelt.
- Hvis brevet er adressert til en nær venn eller slektning, kan du skrive det manuelt eller sende det via e -post.
Trinn 2. Begynn bokstaven med en hilsen
Hilsenen som brukes er veldig avhengig av det nære forholdet mellom deg og mottakeren av brevet, samt formalitetsnivået på brevet. Noen muligheter du kan vurdere:
- Hvis brevet er semi-formelt, kan du gjerne bruke en hilsen som "Hei". Følg deretter hilsenen med mottakerens kallenavn hvis dere to ikke er for langt fra hverandre i alder, eller mottakerens navn som begynner med en hilsen som "Sir" eller "Madam" hvis mottakeren er mye eldre enn deg.
- Hvis brevet er uformelt, kan du også bruke en hilsen som "Hei" eller en mer uformell hilsen som "Hei" eller "Hei". Følg hilsenen med mottakerens navn.
Trinn 3. Begynn å skrive brødteksten
Gå videre til neste linje og begynn å skrive. Hvis brevet er ment som et personlig kommunikasjonsmedium, kan du prøve å starte med å bekrefte mottakerens informasjon. For eksempel kan du bruke formelle setninger som "Jeg håper du har det bra" eller uformelle setninger som "Hvordan har du det?" Bruk spesielt ordene du ville sagt hvis mottakeren av brevet var foran du.
Trinn 4. Liste over tingene som må kommuniseres
Siden hovedrollen til brevet er som kommunikasjonsmedium, må du inkludere ting du tror mottakeren av brevet trenger å vite, for eksempel detaljer om hendelser som har skjedd i livet ditt. For eksempel, hvis brevet er til bestemoren din, ikke bare skriv "Takk for gaven!" Vis i stedet hvor mye gaven betyr for deg, for eksempel å si: “I natt kunne ikke vennene mine og jeg sove fordi vi spilte spillet som bestemor sendte. Takk skal du ha!" Uansett emnet for brevet, bør hovedfokuset være ønsket om å dele informasjon.
Forstå informasjon som ikke bør inkluderes. I utgangspunktet bør ikke et brev skrevet som et uttrykk for sinne eller et forsøk på å tigge om nåde sendes. Hvis du allerede har skrevet et slikt brev, men ikke er sikker på om du skal sende det, la det sitte i noen dager. Kanskje de få dagene kan endre avgjørelsen din
Trinn 5. Avslutt bokstaven
For å avslutte et uformelt brev, bruk en avsluttende hilsen som gjenspeiler nærheten til forholdet ditt til mottakeren. Hvis brevet er adressert til en ektefelle, venn eller nær slektning, kan du bruke en avsluttende hilsen som "Hilsen", "Kjærlighetens hilsen" eller bare "Kjære". I mellomtiden, for et halvformelt brev, kan du gjerne bruke en varm, men fortsatt ganske formell, avsluttende hilsen som "Hilsen" eller "Hilsen".
- Har du noen gang hørt om begrepet "valediction"? Faktisk er valediksjon et formelt uttrykk på engelsk som vanligvis ble brukt i antikken som en hilsen med en bokstav. Hvis du skriver et engelsk brev til en venn og vil lukke det i en tullete stil, kan du gjerne bruke denne metoden. For eksempel, legg en avsluttende hilsen i form av en verdsettelse som "Jeg forblir som alltid din dedikerte tjener", som slutter med navnet ditt.
- Hvis du vil legge til informasjon etter at brevet er skrevet, bruker du bildeteksten P. S, som på engelsk betyr Postscript ("after writing").
Trinn 6. Send brevet
Legg brevet i en konvolutt, sett et stempel, inkluder mottakerens adresse, og send det umiddelbart gjennom postkontoret.
Tips
- Prøv å fokusere brødteksten på et emne som vil interessere mottakeren.
- Vanligvis blir hilsener alltid fulgt av et komma. I formelle bokstaver er skilletegnene som vanligvis brukes imidlertid et kolon i stedet for et komma.
- Bruk alltid høflig språk og gode argumenter når du skriver et klagebrev. Hvis du gjør det, øker du sjansene for å få et positivt svar.
- Hvis du vil skrive ut et veldig formelt brev, anbefaler vi at du bruker papir som er litt tyngre enn vanlig kopipapir.
- Hvis du vil sende en formell eller halvformell e-post, må du alltid bruke en profesjonell e-postadresse. E -poster sendt av “sweetstar189” vil absolutt ikke bli tatt så alvorlig som e -poster sendt av “jeni.sandra”, ikke sant?
- Skriv alltid bokstaver med en blå eller svart blekkpenn.
- Sørg for at adressen som er oppført er korrekt.
- Start alltid et avsnitt med en setning skrevet eller skrevet inn innrykket.
- Kontroller innholdet i brevet på nytt, minst to ganger.
- Hvis brevet er skrevet manuelt, må du alltid bruke en kulepenn som ikke lekker blekk.
