I 2013 ble det funnet at rundt 78 000 ansatte i USA hadde stjålet rundt 55 millioner dollar fra arbeidsgiverne. Dataene tar kun hensyn til ansatte i detaljhandelen. Denne trenden med kontortyveri er ikke uten ofrene. Bedrifter og lokalsamfunn som disse virksomhetene betjener, vil tape, fordi med redusert fortjeneste vil virksomheter bli tvunget til å heve prisene slik at forbrukerne blir påvirket. Heldigvis er det måter at alle selskaper, fra de laveste ansatte til bedriftseiere, kan fange uærlige ansatte og stoppe tyveri på arbeidsplassen.
Steg
Metode 1 av 3: Fange uærlige ansatte som veiledere
Trinn 1. Samle alle bevis på tyveri nøye
For å fange en tyv på jobb må du ha informasjon. Så snart et søk skjer, samler du informasjon som kan hjelpe deg med å finne ut når, hvor og hvis mulig, rundt hvem tyveriet skjedde.
-
Data du vil samle inn inkluderer:
- Den eksakte datoen og klokkeslettet for tap av penger/varer;
- Start- og sluttbalanse for hvert kasseapparat (i tilfelle tyveri av penger);
- Total beholdning og salg (i tilfelle tyveri av varer);
- Navn på den ansatte som var på jobb da tyveriet skjedde;
- Sveip data for tilgangskort, når det er mulig;
- Ansattes utgiftsrapporter; og
- Notater om bruk av utstyr.
- Hvis du ikke har informasjonen, kan du starte innspillingen når du mistenker tyveri. Innspilling er vanligvis nok til å forhindre fremtidige tyverier, men hvis tyveriet vedvarer, vil du være bedre forberedt på å fange en tyv.
Trinn 2. Finn feilene i notatene
Ta en titt på notatene dine og finn noe som ikke ser ut til å være fornuftig, eller hull der penger eller gjenstander kan gå tapt. Jo bedre bokføring du har, desto mer sannsynlig er det at du finner bevis på tyveri.
Når du for eksempel sjekker lageroppføringer, kan du legge merke til at de 20 smarttelefonene på begynnelsen av dagen hadde redusert til 10, men bare 9 ble solgt. Resultatene av disse beregningene er absolutt et spørsmålstegn, og du bør undersøke
Trinn 3. Vær oppmerksom på funksjonen til kassaapparatet
Ansatte som stjeler fra kassaapparater bruker vanligvis forskjellige taktikker for å dekke sporene sine, vanligvis ved hjelp av visse funksjoner for å få sjansen til å stjele. For eksempel kan en uærlig ansatt bruke kassaapparatets ikke -salgsfunksjon til å stjele. Når en kjøper gir penger, legges det inn en salgsordre i kassaapparatet slik at maskinen åpnes. Ansatte vil gi endring til kunder, og ta penger fra kassaapparatet. Kunden ville ikke ha noen mulighet til å kjenne denne snedigheten, og salget ville heller ikke bli registrert.
-
Kassaapparatfunksjonene du må være oppmerksom på inkluderer:
- Ingen salg
- Refusjon
- $ 0 Salg
- Rapporter (uærlige ansatte kan lomme inntektene fra salg som oppstår når kassaapparatet skriver ut rapporten).
- O'Dell Restaurant Consulting har en omfattende guide som inneholder vanlige tyveritriks for ansatte, og noen av dem utnytter de spesielle funksjonene i kassaapparatet. Les guiden på denne lenken. Mens lenken fokuserer på restauranter, gjelder mange av triksene nevnt i guiden også for mange andre områder, inkludert detaljhandel.
Trinn 4. I tilfelle tyveri av penger, gjør beregningen av penger i kassaapparatet
En av de vanligste måtene å håndtere tyveri av penger er å få ansatte til å telle pengene i kassa i begynnelsen av skiftet, og telle dem tilbake ved slutten av skiftet. Beregningsresultatene vil bli sammenlignet med salgsrapporten. Systemet er relativt enkelt å implementere, og selv om det ikke er garantert å stoppe tyveri av penger fra kassaapparatet, kan åpenbare tyverier lett bli fanget.
-
Bruk av standardbord vil gjøre det lettere for eiere og veiledere å implementere dette systemet. Inkluder følgende rader i tabellen:
- Begynnende balanse
- Kontantsalg
- Kredittkort/sjekk salg
- Totale salg
- Sluttsum
Trinn 5. Hvis det er mulig, bruker du data fra videoopptak
Hvis din bedrift har et CCTV -sikkerhetssystem, kan du se på opptakene for å finne bevis på tyveri, spesielt hvis kameraet peker mot et tyveri, for eksempel et kassaapparat. Bruk denne informasjonen til å begrense tidspunktet og stedet for hendelsen, og vent deretter på latente tegn på tyveri, for eksempel:
- Ansattes hender flytter penger fra kassa til lomme.
- Penger som flyttes fra kassaapparatet til tipsholderen.
- Merkelige vaner i kasseapparatet (for eksempel kan en uærlig ansatt markere kassaapparatet nøye for å huske hvor mye han stjal fra kassaapparatet, slik at han kunne justere regnskapet).
- Selge varer som flyttes til lommer, lommebøker, vesker, etc.
- Elementer som fremdeles kan selges, flyttes til papirkurven.
- Uautorisert tilgang til pengesalver, safe, etc.
- Besøk på kontoret utenom arbeidstid,
Trinn 6. Spør de ansatte en etter en
Selv om en tyv ikke vil tilstå under avhør, kan en ærlig ansatt kanskje gi deg en anelse. Vurder å ringe ansatte til kontoret for en ærlig og åpen diskusjon om tyveri på kontoret. Du kan spørre om de vet om noen som stjeler, eller be dem om å hjelpe til med å stoppe tyveriet. Du kan også minne dine ansatte på tyverirelaterte regler på kontoret ditt.
- Be de ansatte snakke en etter en på rommet ditt. Dine ansatte kan føle seg tryggere hvis de ikke har med andre ansatte å gjøre.
- Det kan også være lurt å snakke med så mange ansatte som mulig, til og med alle ansatte om mulig. Så hvis den ansatte som stjal fikk sparken, ville det være vanskelig for ham å vite hvem som lekket informasjon om hans oppførsel.
Trinn 7. Vurder å gjennomføre en intern revisjon ved hjelp av en tredjepartsetterforsker
Eiere og veiledere er ikke alene om å håndtere problemet med tyveri på kontoret. Mange uavhengige konsulenter og etterforskere om kontorsikkerhet og forebygging av tyveri kan hjelpe deg. Selv om kostnaden er for høy for en liten hendelse, hvis tyveriet fortsetter og blir et stort problem, vil tjenestene til denne konsulenten være svært meningsfulle.
Internrevisjon er svært nyttig når det oppstår svindel på regnskapsnivå. Bokføringsmedarbeidere kan stjele ganske mye fra et selskap uten å bli fanget, så eksterne revisorer kan være svært nyttig
Trinn 8. Konfronter tyven bare hvis du har overbevisende bevis
Ikke anklag eller spark uten bevis fordi dette bare vil demoralisere arbeidere og bevise at du kan fyre vilkårlig, spesielt hvis det senere er bevist at den ansatte du sparket ikke stjal. For å unngå dette, vent til du kan bevise tyveri før du skyter.
I tillegg, hvis du sparker en uskyldig ansatt, og arbeidstakerens kontrakt inneholder en klausul om stillingssikkerhet, vil handlingene dine omfatte uberettiget oppsigelse, noe som kan føre til straffeforfølgelse. Imidlertid lar de fleste arbeidskontrakter i USA deg si opp en ansatt når som helst, enten uten grunn eller uten grunn
Metode 2 av 3: Beskyttelse av virksomhet mot tyveri
Trinn 1. Sett opp et anonymt tilbakemeldingssystem
Hvis du vil frigjøre kontoret for dårlige ansatte, kan du hjelpe gode ansatte med å gjøre det. Å ha et anonymt tilbakemeldingssystem gjør det tryggere for dine ansatte å rapportere tyveri eller andre mislighold på jobben. I tillegg kan dine ansatte også komme med bekymringer, kritikk og forslag for å gjøre arbeidsplassen bedre.
-
Anonyme tilbakemeldingssystemer kan implementeres på forskjellige måter, for eksempel:
- Forslagsboks i et lite synlig rom (f.eks. I pauserommet) slik at ansatte kan skrive notater uten å bli lagt merke til.
- En e -postkonto som automatisk sensurerer navnet på den ansatte som sender e -post til den adressen.
- Tredjeparts anonyme tilbakemeldingsprogrammer, for eksempel 3sixty, Suggestionox, etc.
Trinn 2. Installer unntakshåndteringsprogramvare på kassasystemet ditt
Sjansen for at ansatte stjeler fra kassaapparatet vil være mindre hvis de vet at bruk av unntaksfunksjonen i kassaapparatet vil bli rapportert til sjefen. Vurder programvare som automatisk rapporterer unntak, eller krever lederautorisasjon før unntak kan gjøres, for å beskytte kassaapparatet.
- Unntakshåndteringsfunksjoner er vanligvis en del av moderne kassasystemprogramvare. Hvis kassaapparatet i din bedrift er gammelt, bør du vurdere å oppgradere kassaapparatet av sikkerhetshensyn.
-
Anbefalte kasseapparater inkluderer:
- AmberPOS
- POS -leverandører
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- NCR Kontrapunkt POS og Retail Management
Trinn 3. Installer et videosikkerhetssystem hvis kontoret ikke allerede har et
For uærlige ansatte vil tilsyn være den høyeste motivasjonen for å slutte å stjele. Plasser kameraer på sårbare steder (for eksempel kassaapparater, dyre varerområder, etc.) for å redusere tyveri og gi sterke bevis når tyveri oppstår.
Det er også bevist at falske kameraer kan redusere tyveri på kontoret. Det avhenger selvfølgelig av om dine ansatte vet at kameraet du installerer er en falsk. Imidlertid anbefales falske kameraer bare for å "styrke" visningsområdet, ikke for å erstatte det originale kameraet helt
Trinn 4. Vurder andre juridiske overvåkingsalternativer
Videoopptak er ikke den eneste lovlige måten for selskaper å overvåke ansattes ytelse. En rekke andre overvåkingsalternativer er også tilgjengelige, og bruken av dem vil avhenge av hvor alvorlig tyveriproblemet på kontoret ditt er. Sørg imidlertid for at overvåkingen du bruker ikke bryter noen lover i ditt område, eller kontraktene du og dine ansatte har inngått. Sørg også for at dine ansatte er klar over overvåkingene du vil gjøre før overvåkingen begynner.
-
Ytterligere overvåking du kan gjøre kan ha form av:
- Sjekk internettlogging;
- Skanne kommunikasjon etter mistenkelige søkeord;
- Overvåking av meldinger, e-post, Wi-Fi-tilkoblinger på personlige enheter, etc;
- Tillegg av sikkerhetsstyrker; og
- Sveip kortadgangslogging i følsomme områder.
- Imidlertid kan det være farlig å overvåke ansatte for nøye. Overdreven tilsyn fra sjefen kan få ansatte til å føle seg skremt, slik at moralen deres eroderes, spesielt hvis tilsynet ditt er mye strengere enn standardene i din virksomhetsgruppe.
Trinn 5. Prøv å etablere et personlig forhold til hver ansatt
De fleste bedrifter kjenner de tre hovedårsakene til ansattes tyveri: den ansatte har et stort antall presserende behov, den ansatte føler seg neglisjert av selskapet, og den ansatte stjeler på grunn av en mulighet. Selv om du ikke kan kontrollere den første grunnen, og den tredje kan håndteres med strammere bokføring og tilsyn, er den andre et spørsmål om følelse. Kort sagt, ansatte vil ikke stjele hvis de blir verdsatt på jobb og liker sjefen.
-
Du kan utvikle gode relasjoner til ansatte på følgende måter:
- Chat uformelt med ansatte, om livet, håp osv.
- Tilbyr bonuser og belønninger for god ytelse.
- Prøv å chatte, selv om det er litt, med hver av de ansatte.
- Vurder sosiale arrangementer utenfor arbeidet (ferier, familieutflukter, etc.).
- Føl med medarbeiderklager og frustrasjoner.
- Tenk på dette: I en undersøkelse fra 1976 svarte nesten halvparten av respondentene at de stjal fra sine respektive kontorer uten å føle skyld. Ikke vær en irriterende sjef, slik at folket ditt kan stjele uten skyld, men vær en venn til dine ansatte slik at de ikke stjeler.
Trinn 6. Etter oppsigelse, omorganiser sikkerheten på kontoret
Selv om det er sjelden, kan ansatte som har fått sparken stjele fra sitt gamle kontor, spesielt hvis de fortsatt har nøkler, pålogginger og så videre. For å unngå at dette skjer, tilbakestill sikkerhetssystemet på kontoret etter å ha sparket visse ansatte. Gjør følgende, avhengig av type virksomhet:
- Bytt byggelås.
- Endre den elektroniske låsekoden.
- Endre firmaets e-postkontopassord, Wi-Fi-passord, etc.
- Hent nøkkelen, nøkkelkoden eller andre påloggingsopplysninger for den oppsagte medarbeideren.
Trinn 7. Prøv andre ukonvensjonelle løsninger
Det økende tyveriproblemet har utløst kreative ideer fra forskjellige selskaper for å løse det. Selv om ikke alle de følgende ideene passer din situasjon, har de vist seg å være effektive for å forhindre tyveri i visse tilfeller.
- Bruk klart plastavfall. Ansatte kan gjemme stjålne gjenstander i søppelet, og deretter sikre det når de kasserer søppelet. Med klart plastavfall vil dette bli vanskeligere å gjøre.
- Gjør det til en regel å sørge for at hver eske er planert før resirkulering, for å gjøre det lettere å stjele via søppelkassemetoden som ble diskutert tidligere.
- Omorganiser møbler, eller organiser kontoret for å forhindre usett plass. Hvis det ikke er noe mørkt rom, blir det enda vanskeligere for ansatte å stjele.
- Utfør en plutselig kassainspeksjon eller revisjon. Selv om ansatte ikke liker det, er denne metoden ganske effektiv fordi hvis de vet at kassaapparatet kan revideres når som helst, er det mindre sannsynlig at de stjeler.
- Gi gaver jevnlig. Å gi ut varer som ikke selger godt til ansatte gratis, er en måte å redusere tyveri på. For eksempel, hvis ansatte på restauranten din ofte stjeler mat, la dem ta mat som ikke selger godt.
Metode 3 av 3: Hjelp til å stoppe tyveri som ansatt
Trinn 1. Hvis du merker noe mistenkelig, må du kontakte sjefen din
Som ansatt har du ikke makt til å bytte system og stoppe tyveri, men det betyr ikke at du ikke kan hjelpe. Hvis du ser, hører eller vet om noe som kan føre til tyveri, må du kontakte veilederen din umiddelbart. Ikke vær taus, for i reglene for mange selskaper kan taushetsforsøk på å stjele få deg til å dra med deg.
I mange selskaper, spesielt de med lave medarbeidertilfredshetsnivåer eller selskaper med stor avstand mellom toppledelsen og ansatte, kan det være en stillhetskultur. Ansatte som stjeler forventer at tyveriet ikke blir rapportert, og kan mobbe ansatte som tør å gjøre det. I dette tilfellet må du ikke ødelegge forholdet ditt til andre ansatte ved å rapportere deres oppførsel til sjefen din på jobb. Kontakt sjefen din på e -post, telefon eller anonymt nedenfor
Trinn 2. Bruk et anonymt tilbakemeldingssystem
Dessverre er det hos noen selskaper en dårlig ting å ha et "lekker bøtte" rykte for å rapportere tyveri. Hvis du er fanget i denne situasjonen, anbefales det at du rapporterer tyveriet anonymt. Ved å rapportere anonymt kan ledelsen håndtere tyveriproblemet, men tyven kan ikke beskylde deg for å være en varsler.
-
Ting du kan prøve å rapportere tyveri anonymt inkluderer:
- Sett en anonym lapp under sjefens kontordør;
- Skriv informasjon i anonymt tilbakemeldingssystem;
- Skriv en e -post til sjefen med en engangsadresse;
- Chat med sjefen utenfor arbeidstiden for å diskutere tyveri.
Trinn 3. Samle informasjon nøye, men ikke overdriv
Hvis du ser en mulighet til å registrere tyveriet med notater, bilder eller video, gjør du det, men vær forsiktig når du tar det opp. Hvis tyven merker at han blir spilt inn, kan han unngå deg og gjøre det vanskelig for deg å bevise at han er det. I verste fall kan du bli stemplet som en "lekk bøtte", og forholdet til andre venner på jobben vil bli dårligere.
Husk at i de fleste tilfeller vil det være tilstrekkelig å huske stedet og tidspunktet for hendelsen og de involverte personene. Hvis sjefen stoler på deg, og beskrivelsen din samsvarer med rekorden, kan sjefen din ha nok informasjon til å handle, selv uten ytterligere bevis
Trinn 4. Unngå å beskylde impulsivt
Ansatte er faktisk pålagt å rapportere tyveri til sjefen, men å beskylde andre ansatte uten bevis er absolutt ikke tillatt. I tillegg, selv om det er bevis på at tyveriet ble begått av en bestemt ansatt, bør den ansatte ikke bli ydmyket foran andre ansatte eller kunder.
I tillegg til å være flaut når det er feil, kan beskyldninger uten bevis også redusere moralen. Påstander uten bevis får ansatte til å føle at ledelsen kan beskylde dem når som helst
Tips
Vurder å bla gjennom akademiske databaser for å finne vitenskapelige studier og undersøkelser om tyveri på arbeidsplassen for å finne nye strategier for å forhindre tyveri. For eksempel har Google Scholar hundrevis av tidsskriftartikler om emnet, som du kan få tilgang til på
Advarsel
- Ikke prøv å overvåke folk du mistenker utenfor arbeidet, da du blir sett på som en stalker og kan bli tiltalt.
- Ikke prøv å dømme en tyv på arbeidsplassen uten tillatelse fra veilederen din, for hvis du mislykkes, vil tyven føle seg overvåket, eller du kan få problemer for det. I tillegg kan ansatte som blir tatt for å stjele opptre impulsivt eller bli sinte og forårsake konflikt på kontoret. Denne konflikten kan redusere moralen.
