Det er mange hendelser i livet som krever at du ber om forlengelse av tiden. Kanskje du trenger tid til å gjøre lekser, eller har problemer med å fullføre arbeidsprosjekter i tide. På slike tidspunkter bør du kunne skrive et brev som ber om forlengelse av tid effektivt og hensiktsmessig. Tenk på forespørselen din, for eksempel hvor mye tid du trenger og hvorfor? Skriv deretter brevet i en formell stil og send det med en tracker for å holde deg rolig.
Steg
Metode 1 av 3: Kompilering av innholdet i brevet
Trinn 1. Skriv så snart som mulig
Når du vet at du trenger en utvidelse, forbereder du et brev umiddelbart. Du bør gi mottakeren så mye tid som mulig til å bestemme situasjonen din. Du må også vises klar til tross for at du ber om en planjustering.
Trinn 2. Bestem hvor mye ekstra tid du trenger
Tenk på alle faktorene og send en realistisk forespørsel. Hvis den forespurte tiden er for kort, må du kanskje be om forlengelse senere. Når det er mulig, bør tidsfrister ikke gå glipp av. Så det er best hvis beregningene dine er litt overdrevne.
- Avhengig av situasjonen vil du kanskje vurdere dette brevet som en del av forhandlingene. I dette tilfellet er det en god idé å be om mer tid, slik at det fortsatt er rom for kompromisser og finne en mellomting.
- Mål hastigheten din basert på din nåværende fremgang og hvilken del som ennå er fullført. For eksempel, hvis du har jobbet med et konsulentprosjekt i tre måneder, bør du kunne anslå hvor mye arbeid som fortsatt er uferdig.
- Vær oppmerksom på at mottakeren av brevet også kan ha en tidsbegrensning. Kanskje har de også en frist som nå bør skyves tilbake. For eksempel må forelesere vanligvis gi fakultetets midtsemesterkarakterer og må planlegge innlevering av studentoppgaver i henhold til fristen.
Trinn 3. Kjenn reglene
Vet den eksakte fristen før du ber om justering. Ikke gi inntrykk av at du ikke kan administrere tiden din ved å be om en forlengelse uten å vite den nåværende situasjonen. For eksempel krever noen offentlige etater at du sender inn en forespørsel innen 24 timer etter første kontakt. Hvis du ikke klarer det, kan du si at timeplanen er for stram.
Trinn 4. Inkluder en plausibel forklaring
Du bruker tid på å skrive brevet, og mottakeren tar seg også tid til å lese det. Så gjør dette brevet meningsfylt. Tenk på din virkelige grunn og formidle den ærlig til mottakeren. Ikke lyve eller overdriv årsakene fordi du mister deg selv.
- En god grunn til å komme med er ønsket om å jobbe grundig og nøye. For eksempel, hvis du fullfører et prosjekt som påvirker sikkerheten til et stort antall mennesker, vil du oppgi dette i forklaringen din.
- Hvis det er flere grunner, velg den beste. Hvis du for eksempel utsetter et jobbtilbud, sier at du vil gjøre ytterligere undersøkelser om flyttingskostnader (hvis det er sant), ikke si at du også venter på et nytt tilbud.
Trinn 5. Oppgi noen utvalgte detaljer
Detaljer gir et snev av autentisitet og dyktighet i å skrive. Dette er spesielt viktig hvis du skriver til regjeringen eller en gruppe mennesker du aldri har møtt personlig.
- For eksempel, hvis bestefaren din døde to dager før høgskolens essayfrist, vil du kanskje beskrive hendelsen som en "familie nødsituasjon", ikke bare en "nødssituasjon". Du må også nevne bestefarens avgang og litt informasjon om turen hjem.
- Forbered dokumenter før du sender inn en forespørsel. Du må kanskje beskrive din tidligere søknad eller ansettelse, spesielt hvis du har å gjøre med regjeringen eller andre offisielle organer. Å vise at du har fulgt alle trinnene i prosessen fram til dette punktet vil være til fordel for saken din.
Trinn 6. Velg en positiv stil og innhold
Ingen ønsker å lese et brev som inneholder en klage. Beskriv i stedet den negative hendelsen raskt og nivå, og gå deretter videre til den positive løsningen du ba om. For eksempel, hvis du synes at startlønnstilbudet ditt er for lavt, kan du skrive: "Jeg trenger litt tid til å vurdere tilbudet ditt. Imidlertid føler jeg at den høyere lønnen gjør at jeg kan jobbe mer effektivt."
Trinn 7. Undersøk brevet før du sender det
Bruk noen minutter på å lese brevet på nytt før du sender det. Se etter redaksjonelle og skrivefeil. Kjør et grammatikk- og stavekontrollprogram på datamaskinen. Be din pålitelige venn lese den. Ikke skynd deg eller hopp over dette trinnet, for hvis du gjør en feil, vil du oppleve det som uforsiktig og det kan påvirke det endelige resultatet.
Metode 2 av 3: Følg formelle regler for brevskriving
Trinn 1. Forbered tittelseksjonen
Datoen skal være øverst til høyre på siden. Hopp over en linje under den, og skriv deretter adressen, også høyrejustert. Hopp deretter over en annen linje og skriv ned hele adressen til den venstrejusterte mottakeren.
Hvis forespørselen sendes via e -post, kan du utelate dato og adresse, og gå direkte til hilsenen. Sørg imidlertid for at du bruker et effektivt og tydelig emne. For eksempel, hvis du sender et brev til en foreleser, skriver du emnet "Forespørsel om utvidelse av Andi Widodos javanesiske historiedokument"
Trinn 2. Bruk en formell og fullstendig hilsen
Start med "Kjære". Deretter følger du med tittel og navn. For eksempel, "Kjære. Mr. Baskoro "eller" Dear. Fru Darmawati ". Noen ganger må du også bruke en komplisert tittel, for eksempel "Kjære. Professor Abdurrahman "eller" Kjære. Raden Wiraningrat ".
- Selv om du kjenner mottakeren uformelt, er dette brevet fortsatt en formell forespørsel, så stilen og innholdet bør være formelt. Ikke skriv "Hei, Don", for eksempel.
- Prøv å finne en bestemt person som vil motta brevet ditt. Ellers vil brevet ditt se ut som et formatbrev. For eksempel, "Kjære. Raden Wiraningrat "er bedre enn" Til de interesserte ".
Trinn 3. Bruk kort avsnittformatering
Brødteksten bør bare bestå av 1-3 avsnitt. I de fleste tilfeller kan du åpne med 1-2 linjer, forklare forespørselen med 2-4 linjer og avslutte med 1-2 linjer. Hvis du må utvikle opptil tre fulle avsnitt, må du skille introduksjonen, brødteksten og avslutningen.
For å åpne brevet kan du si: "Jeg er Andi Widodo, en student som går på javanesisk historietime hver mandag morgen i rom III-C." Dette vil vekke minnet til foreleseren, og han trenger ikke lete etter hvem du er
Trinn 4. Vær oppmerksom på avslutningsordene
Ikke overse viktigheten av solide konklusjoner. Bruk denne siste setningen til å gjenta saken (i en linje) og takke mottakeren for tiden. Du kan skrive "Takk for din tid og omtanke."
- Lukk brevet med en formell hilsen foran navnet ditt. Noen av dem er "Med vennlig hilsen", "Med vennlig hilsen" eller "Med all respekt".
- Hvis du trenger svar innen en viss tid, må du inkludere denne informasjonen på slutten. Du kan sette det i takkelinjen. For eksempel, "Takk for omtanken, og jeg ser frem til å høre fra deg neste uke." Når du skriver denne delen, prøv å ikke gi inntrykk av å presse eller jage mottakeren.
Trinn 5. Skriv inn ditt fulle navn og signatur
Under "Med vennlig hilsen" la 3-4 linjer stå tomme. Skriv deretter hele navnet venstrejustert. Bruk den tomme linjen for å legge til den originale signaturen. Hvis dette brevet blir sendt via e -post, kan du slette den tomme linjen og bare skrive inn navnet.
Metode 3 av 3: Sende brev til mottakere
Trinn 1. Lag eller lagre en kopi av brevet ditt
Etter korrekturlesing av utkastet og før du sender det, ta et bilde av brevet (overført til PDF), lagre utkastet online eller kopier det. Du må kanskje notere leveringsdatoen hvis den ikke er den samme som datoen for brevet. Oppbevar denne kopien på et trygt sted for personlige filer.
Trinn 2. Sendes med standard frakt
Ta brevet til postkontoret, overlever det til ekspeditøren, eller legg det i postkassen. Hvis du vil ha forsikring om at e -posten er mottatt, kan du be om en sporingstjeneste.
Hvis brevet sendes med posten, må du kontrollere at det skrives ut på en skriver av høy kvalitet med godt blekk. Håndskrevne forespørselsbrev godtas vanligvis ikke
Trinn 3. Send den via e -post
Dette er sannsynligvis den beste måten å sende en forespørsel, da det ikke tar mye tid og er veldig pålitelig. Sørg for at mottakerens e -postadresse er korrekt, og inkluder eventuelt identifikasjonsnummeret i emnet.
- Mottakeren kan se dagen og klokkeslettet du sendte e -posten. Vær oppmerksom på dette hvis du ofte sender e -post sent på kvelden.
- Sørg for at e -posten din er formell med adressen du bruker. Send inn fra en profesjonell utseende konto. Et eksempel på en passende e -postkonto for arbeid er "[email protected]".
- Hvis du sender et brev via faks, må du vente på bekreftelsessiden som angir at brevet ditt ble sendt og mottatt.
Trinn 4. Send en forespørsel via telefon i stedet for et brev
Hvis forespørselen din haster eller nærmer seg det siste minuttet, kan det være lurt å spørre personlig over telefon. Hvis dette er tilfelle, hold deg til en formell holdning og angi saken din sammenhengende.
Tips
- Prøv å skrive et brev på en side eller mindre. Et brev som dette ser komplett ut, men lett å lese.
- Vet om mottakeren vil sende et svar, for eksempel et bekreftelsesbrev.
Advarsel
- Lov noe realistisk. Ikke la den ekstra tiden din brukes på flere oppgaver.
- Få mest mulig ut av denne utvidelsen. Ikke la deg be om forlengelse igjen.
- Sørg for at du har inkludert alle nødvendige formater. Noen organisasjoner krever at du bruker et bokstavformat som de har definert.
