En regning er en liste over priser på varer som selges eller tjenester som tilbys. Microsoft Word lar deg lage fakturaer med eksisterende maler eller med ditt eget design. Trinnene nedenfor viser deg hvordan du oppretter fakturaer i Word 2003, 2007 og 2010.
Steg
Metode 1 av 1: Last ned ferdige maler
Trinn 1. Lag et nytt dokument
Selv om en ferdig mal ikke er et nytt dokument, kan du begynne å fakturere som om du skulle lage et nytt dokument.
- I Word 2003 velger du "Ny" fra Fil -menyen.
- I Word 2007 klikker du på Office-knappen i øvre venstre hjørne av vinduet, og velger deretter "Ny" fra Fil-menyen.
- I Word 2010 klikker du på Fil -fanen, og velger deretter alternativet Nytt fra listen over alternativer til venstre i vinduet.
- Ikke klikk på Ny verktøylinje i Word 2003 eller på Ny i hurtigverktøylinjen i Word 2007/2010. Knappen lar deg bare lage et nytt dokument med Normal.dot eller Normal.dotx -malen. Bruk denne metoden hvis du vil opprette en regning fra et tomt dokument.
Trinn 2. Finn malen du ønsker
- I Word 2003 og 2007 velger du Fakturaer fra alternativet "Tilgjengelige kontormaler" til venstre i oppgavelinjen Nytt dokument. Velg en maltype fra listen i det midtre vinduet, og velg deretter en av faktureringsmaler som vises.
- I Word 2010 velger du Fakturaer i delen Tilgjengelige kontormaler i Office.com -maler. Dobbeltklikk på malmappen du vil opprette, og velg deretter en av faktureringsmaler som vises.
Trinn 3. Last ned malen ved å klikke på "Last ned" -knappen i midten av skjermen
Deretter kan du gjøre endringer i regningen, med informasjonen tilgjengelig nederst i denne artikkelen. Etter at du har gjort endringer, lagrer du avgiften.
Du kan også få tilgang til faktureringsmaler for Word og Excel direkte fra Microsofts nettsted, på https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Sørg for å velge riktig faktura. med din versjon av Word
Trinn 4. Andre måte:
Opprette fakturaer fra tomme dokumenter
Trinn 5. Lag regningshodet
Skriv ned firmanavnet ditt, og inkluder den passende faktureringsbeskrivelsen. For eksempel kan du vise "Tilbud" hvis dokumentet bare fungerer som et tilbud, ikke en regning.
- Du kan inkludere overskriften øverst på siden, eller bruke Words topptekstfunksjon. Hvis du bruker Words topptekstfunksjon og forutsier at regningen vil overstige ett ark, kan du bruke alternativet Forskjellig første side til å vise fullstendige overskrifter på den første siden og sammendragsoverskrifter på påfølgende sider.
- Firmanavnet må være i samme skrifttype som det andre firmaet ditt.
- Faktureringsoppgaven må skrives i en størrelse som er stor nok til at mottakeren av dokumentet kan identifisere det.
Trinn 6. Skriv faktureringsdatoen nær toppen av dokumentet, til høyre for faktureringsoppgaven
Du trenger imidlertid ikke å inkludere en så stor dato som beskrivelsen.
Word har en automatisk datofunksjon som kan sette inn dagens dato for deg. Selv om det er ganske nyttig, må du ikke bruke denne funksjonen for fakturaer som sendes elektronisk, fordi datoen vil fortsette å endre seg når dokumentet åpnes. Selv om oppbevaringsdatoen ikke endres, vil fakturering se på datoen på regningen for å se når du ble betalt
Trinn 7. Nummer regningen
Dette nummeret bør også vises øverst i regningen. Nummerering av regninger vil gjøre det lettere for deg å holde oversikt over regningene dine hvis du har flere regninger åpne. Du kan nummerere regningen på følgende to måter:
- Ikke-klientrelatert global nummerering. Dermed kan du lagre alle faktureringsdokumenter i en mappe.
- Spesiell nummerering for hver klient. Bruk denne nummereringen hvis du vil opprette en egen mappe for hver klient. Det kan være lurt å inkludere en del av klientens navn i faktureringsnummeret, for eksempel "Swithin1".
Trinn 8. Vis adressen til avsender og mottaker
Inkluder adresse og navn, samt kundens adresse på regningen.
Kontaktinformasjonen din bør inneholde firmanavn, mottakernavn, klientadresse og telefon-, faks- og e-postadresse om nødvendig
Trinn 9. Skriv ned faktureringsinformasjonen
Tabellfunksjonen i Microsoft Word gjør det enkelt for deg å opprette rader og kolonner for faktureringsinformasjon, for eksempel varemengde, vare-/tjenestebeskrivelse, enhetspris/servicegebyr og totalpris for varen som er kjøpt.
Tabellfunksjonen i Word lar deg også utføre beregninger. I stedet for å beregne totalprisen for en kjøpt vare manuelt, kan du ganske enkelt multiplisere mengden med prisen. Etter det kan du beregne alle delsummene for å finne den totale regningen
Trinn 10. Skriv den totale regningen på høyre side av regningen, like under prisen per vare
Du kan skrive ut fet fakturering for enklere visning.
Hvis du tar moms, må du vise en delsum av alle varer/tjenester, deretter skrive ned den fakturerte skatten og inkludere skatteprosenten til venstre for skatteverdien. Etter det skriver du den totale regningen under den
Trinn 11. Inkluder betalingsregler
Du kan vise betalingsregler øverst eller nederst i faktureringsinformasjonen. En vanlig betalingsregel er "betal når regningen kommer". "forfaller om 14 dager", "forfaller om 30 dager" eller "forfaller om 60 dager".
Det kan være lurt å inkludere et notat nederst på regningen som forklarer hvordan du betaler, generell informasjon eller en takkeklient for at du bruker tjenesten din
Trinn 12. Lagre regningen med et navn som er lett å forstå og beskriver regningstypen
Du kan også inkludere firmanavn, faktureringsnummer og klientnavn.
Tips
- Etter at du har lagret fakturadokumentet, kan du bruke dokumentet som en mal til å opprette en ny faktura ved å bruke funksjonen "Ny fra eksisterende" når du oppretter en ny faktura. Du kan også lagre fakturaer i et.dot eller.dotx malformat for fremtidig bruk.
- En annen måte å vise fakturaer og annen informasjon på er å lage en Microsoft Excel -arbeidsbok og lime inn en lenke til filen fra regningen i Word -format. Når du oppdaterer arbeidsboken, høyreklikker du det limte regnearket og velger "Oppdater kobling" for å se endringene.
