De fleste foreldre må kontakte barnets lærer minst en gang i skoleåret av forskjellige årsaker, fra å be om permisjon på grunn av sykdom eller til og med diskutere et barns problemer. De fleste lærere bruker e -post, noe som gjør korrespondanseprosessen enklere og raskere, men du kan også skrive brev eller notater. Med riktig brev eller e -post kan du etablere en åpen og sterk kommunikasjon med barnets lærer.
Steg
Metode 1 av 2: Sende en e -post
Trinn 1. Vet når du skal sende en e -post
Det er flere grunner til at du kanskje vil kontakte barnets lærer, fra introduksjoner til å diskutere mer alvorlige saker. Følgende er noen vanlige grunner til å kontakte barnets lærer:
- Presenter deg selv når du flytter, eller når barnet ditt begynner å studere på en ny skole.
- Diskuter problemet.
- Spør barnets arbeid eller fremgang.
- Be om å få møte.
- Informer læreren om et spesielt problem, for eksempel et barns spesielle behov eller familieproblemer.
- Be om tillatelse når barnet er fraværende på grunn av sykdom eller andre behov.
Trinn 2. Samle informasjonen du trenger for å skrive en komplett og profesjonell e -post til læreren
Fullstendig informasjon vil gjøre kommunikasjonen mer effektiv, og vise at du respekterer læreren og tar problemstillingene som er diskutert på alvor.
- Spør barnet ditt om lærerens navn, eller slå opp navnet på læreren på skolens nettsted.
- Utarbeid kopier av nødvendige dokumenter, for eksempel doktors diagnose og dokumentasjon om plassering av barnet hvis barnet ditt har spesielle behov.
Trinn 3. Lag et første utkast til e -posten ved hjelp av informasjonen du har samlet
Utkast lar deg beskrive problemet ditt fullt ut. Når du er ferdig, les utkastet på nytt, og rediger det om nødvendig.
- Unngå å skrive e -postadressen din i "Til" -feltet, så du ikke ved et uhell sender et utkast til e -post.
- Hold utkastet så kort og konsist som mulig.
- Skriv e -post i en personlig, høflig og profesjonell tone.
- Introduser deg selv. Oppgi barnets navn, og forklar hvorfor du skrev e -posten. For eksempel, "Kjære fru Jasmin, jeg heter Ros, og jeg er forelder til Upin og Ipin. Jeg skriver dette brevet fordi jeg innser at Upin har det vanskelig å følge matematikk."
- Gjør kjernen i e-posten 1-3 avsnitt, og angi problemet du vil løse. Det kan også være lurt å spørre om hvordan du kan støtte barnet ditt konstruktivt.
- Lukk e -posten ved å si takk, og ta med kontaktinformasjonen din for videre konsultasjon. For eksempel, "Takk for oppmerksomheten. Lærer kan kontakte meg via e -post eller +628123456789. Jeg håper at Upins problem kan løses snart med din hjelp."
Trinn 4. Gjør e -posten positiv
Når du skriver et utkast, hold tonen i e -posten din så positiv som mulig. Du kan raskt bli irritert når du håndterer barnets problemer, men å opprettholde en positiv og proaktiv tone i e -post kan åpne for en åpen og produktiv dialog med barnets lærer.
- Unngå å bruke anklagende språk hos barnets lærer.
- Bruk ord som "få det", "samarbeide" og "snakke".
- Bruk adjektiv som "positiv" og "proaktiv".
- Koble ordene i setninger som "Ifølge Upin har han problemer med å lære matte. Vi vil vite hvordan vi kan endre det, og hvordan vi kan hjelpe læreren med å forbedre Upins evner."
Trinn 5. Vær ærlig når du skriver e -post
Barn er ærlige skapninger, og løgnene i brevet ditt kan komme ut av ditt eget barns tunge. Skriv e -posten så ærlig som mulig, men behold en profesjonell tone til e -posten.
Gå rett til sakens kjerne. For eksempel, "Jeg må jobbe på et museum, og jeg vil ta med sønnen min for å studere. Er det noen lekser han må gjøre ferdig før han går tilbake til skolen på fredag?"
Trinn 6. Les og rediger e -posten din på nytt
Etter at du har skrevet et grovt utkast til e -posten, tenk på innholdet og tonen i e -posten, og rediger deretter e -posten om nødvendig. Ved å redigere en e -post kan du legge til eller fjerne brødteksten i e -posten, samt finne stave-, tegnsetting- og grammatikkfeil.
- Sørg for at den reviderte e -posten har en ærlig og proaktiv hilsen, brev og avslutning.
- Les brevet høyt for å finne feil eller setninger som kan høres skyldige ut.
- Vurder å be om hjelp fra en partner, venn eller utdanningsekspert for å lese brevet ditt. Personen du ber om hjelp kan kanskje foreslå å gjøre brevet ditt sterkere eller mer profesjonelt.
Trinn 7. Etter at du har redigert utkastet, skriver du en vennlig og profesjonell avsluttende melding og hilsen for å gjøre barnets lærer mer mottakelig for brevet
Avsluttende meldinger og vennlige hilsener baner også vei for en konstruktiv respons.
- Skriv hilsener med barnets lærer kallenavn. For eksempel "jasmin frue", etterfulgt av et komma.
- Unngå å bruke lærerens fornavn, med mindre læreren allerede har møtt og tilbyr seg å kalle ham fornavnet.
- Lukk med "Hilsen", etterfulgt av et komma. Det kan også være lurt å skrive "Vi håper at dette brevet får oppmerksomheten din, takk," for å forvente svar fra barnets lærer.
- Oppgi navn og kontaktinformasjon.
Trinn 8. Legg ved passende dokumentasjon, avhengig av e -postadressen din, for referanse til barnets lærer
Referanser vil hjelpe barnets lærer å forstå problemet ditt.
Forbered en referansefil i et lett åpent format
Trinn 9. Skriv ned lærerens e -postadresse du vil sende e -posten til
Sjekk ditt barns skole nettsted for å kontrollere at e -postadressen er riktig.
- Send e-post til andre interesserte parter, for eksempel ektefeller eller andre autoriserte lærere.
- Vurder å inkludere deg selv på BCC for å sikre at e -posten blir levert.
Trinn 10. Rediger det endelige utkastet til e -posten ved å lese utkastet en gang til før du sender
Redigering vil unngå å glemme viss informasjon eller feil i e -posten.
Trinn 11. Gi barnets lærer tid til å svare
Lærere er travle skapninger, så de kan ikke alltid svare eller ta hensyn til e -postene dine med en gang. Vent litt før du ringer læreren tilbake.
- Skriv ned datoen hvis du trenger et raskt svar.
- Send brevet eller e -posten på nytt hvis e -posten din ikke har blitt besvart etter en uke.
Metode 2 av 2: Sende skriftlige brev
Trinn 1. Vet når du skal sende et skriftlig brev
Skriftlige brev er mer personlige enn e -post, og er nødvendige i noen tilfeller. Det kan være lurt å sende et skriftlig brev når:
- Å si takk.
- Introduser deg selv kort.
- Be om tillatelse når barnet ditt er sykt eller ikke kan gå på skolen.
Trinn 2. Skriv brevet så pent som mulig for barnets lærer å lese
Sørg for at håndskriften din er lett å lese.
- Hvis du skriver dårlig, skriver du sakte, slik at det blir tydeligere.
- Unngå å skrive med blyanter eller penner som lett blekner. Bruk helst en kulepenn.
- Vurder å tegne på en datamaskin, og skriv deretter brevet for hånd. Utkast lar deg tenke tydeligere over hva du vil skrive.
- Skriv om nødvendig bokstaven på datamaskinen, skriv den ut og signer deretter brevet.
Trinn 3. Skriv brevet ditt
Hvis du velger å skrive brevet manuelt, følger du den samme prosessen som å skrive e -posten i forrige trinn. Men hvis tingen du vil snakke om ikke er for alvorlig, som en takk, trenger du ikke skrive et utkast flere ganger.
- Bruk god skrivesaker hvis du har en. Men hvis ikke, bruk papir som er rent og ikke rynket.
- Skriv datoen på brevet.
- Skriv en hilsen under datoen, for eksempel "Miss Jasmin", etterfulgt av et komma.
- Bruk de samme elementene som e -postelementene i forrige trinn, og sørg for at brevet ditt er kort og konsist. For eksempel, "Frøken Jasmin, jeg er Ros, forelder til Upin og Ipin. Takk for at du hjalp Upin med å forstå matematikk. Etter skolen spør hun ofte fru Jasmin om spørsmål hun ikke forstår. Hvis det er noe jeg kan hjelpe Upin forstår bedre. Vennligst gi meg beskjed. Takk. Ros."
- Signer brevet ditt, og skriv deretter navnet ditt om nødvendig.
Trinn 4. Kontroller brevet før du sender det for å forhindre feil, manglende informasjon eller bleket blekk og uleselige deler
Skriv om brevet hvis du finner en dødelig feil
Trinn 5. Send brevet
Du kan sende et brev på flere måter, avhengig av formaliteten til brevet eller hastetiden, for eksempel:
- Med posten. Sørg for å nevne lærerens navn på brevet, og inkluder skolens adresse i brevet ditt.
- Sendt av meg selv. Send ditt eget brev til skolen. Skolens ansatte vil levere det til barnets lærer.
- Gjennom barnet ditt. Du kan også legge igjen et brev til barnet ditt, men han kan glemme å gi det. Hvis du ønsker det, kan du legge bokstaven i barnets skoleuniform.
