Før du tar en ny stilling på jobben, vil din leder eller leder vanligvis be deg om å følge medarbeideren som vil fortsette arbeidet ditt. Din vilje til å hjelpe i overgangsperioden ved proaktivt å gjøre detaljerte forberedelser og overleveringer er en måte å sikre jevn virksomhetsaktivitet og bygge et utmerket rykte når du bytter jobb eller tar en ny stilling.
Steg
Del 1 av 3: Forberedelse til en jobboverlevering
Trinn 1. Inviter sjefen din til å diskutere overleveringsplanen
Møt sjefen din for å diskutere i detalj hva du må gjøre under overgangen. Avhengig av jobben din og sjefens lederstil, kan han eller hun be deg om å bidra mye under overleveringen, for eksempel hvis du blir bedt om å undervise eller utdanne en vikariat i noen dager eller noen uker.
- Vanligvis må du utarbeide dokumenter som bevis på formell overlevering.
- Diskuter denne planen med sjefen din. Spør hvor mye han eller hun håper å bidra og hva du bør prioritere under overgangen.
Trinn 2. Utkast til overleveringsdokumentet
Etter å ha kjent sjefens forventninger i detalj, utarbeider du et utkast til overleveringsdokument. I tillegg til å hjelpe deg med å gjøre deg klar, inneholder dette dokumentet oppgaver og informasjon som må leveres inn under overgangen. Følgende må være inkludert i overleveringsdokumentet:
- Detaljert informasjon om daglige aktiviteter, arbeid og arbeidsprioriteringer.
- En beskrivelse av de viktige tingene å gjøre og ansvaret som må oppfylles i din nåværende posisjon.
- Hva forventes av personen som skal erstatte deg.
- Listen inneholder viktige filer som må sendes inn, for eksempel en avtale eller et arbeidsprogram.
Trinn 3. Fullfør uferdige oppgaver
Hvis du må bytte jobb umiddelbart, kan du prøve å fullføre alle pågående arbeider. I tillegg til å tilfredsstille denne prestasjonen, hjelper du også andre med å starte arbeidet fra bunnen av. På denne måten vil du kunne etterlate et positivt inntrykk og bygge et godt rykte.
- Uansett hvor vanskelig det er, jobber du hardere hvis det er en oppgave som nærmer seg fristen.
- Å fullføre en ny oppgave som nærmer seg en frist kan være svært vanskelig for folk som ennå ikke forstår vanskelighetene.
Trinn 4. Snakk med kolleger
Før overgangsperioden begynner, sett av tid til å diskutere med dine kolleger om overleveringsplanen og spør hva du prioriterer. Hvis det er et nytt problem du ikke er klar over, benytt anledningen til å søke informasjon og finne en løsning.
- Nye problemer har vanligvis ikke stor innvirkning i forkant av et trekk, men de kan sendes videre til personen som vil erstatte deg hvis du allerede vet om det.
- Benytt anledningen til å dele dine planer og flyttedater med kolleger. Informer dem også om overgangsperioden, slik at de kan forberede seg.
- Du må fortelle dine kolleger om flytteplanene dine, ettersom arbeidsproduktiviteten har en tendens til å synke i overgangsperioden.
Trinn 5. Forbered et formelt overleveringsdokument skriftlig
Det siste trinnet i forberedelsene til overgangsperioden er å produsere et formelt overleveringsdokument. Når du utarbeider et utkast, må du liste opp og forklare all viktig informasjon og deretter diskutere den med overordnede og ledelse som vil bli berørt av denne planen. Fullfør overleveringspapirene og send det til din etterfølger noen dager før han begynner å jobbe. Innholdet kan variere etter jobb, men overleveringsdokumentet bør minst inneholde følgende:
- Liste over oppgaver og arbeidsplan.
- Informasjon om pågående arbeider.
- Kalenderen inneholder de planlagte aktivitetene og fristene.
- Søkeordinformasjon og påloggingsprosedyrer.
- Liste over kontakter knyttet til arbeid.
- Veiledning for tilgang til filer og kataloger på en datamaskin.
Del 2 av 3: Å gå gjennom overgangen
Trinn 1. Ta så mye tid som mulig
Etter at den ansatte som erstattet deg begynner å jobbe, har du kanskje ikke flyttet og blitt bedt om å følge ham før han forstår jobben sin. Overgangsperioden er usikker, det kan være dager eller uker. Men jo mer tid du gir deg selv, jo mer informasjon kan du formidle.
For å sikre at du gir fullstendig informasjon og at ingenting går glipp av, involverer vikaren din i en rekke daglige aktiviteter
Trinn 2. Send inn viktige dokumenter direkte
I overgangsperioden må du overlevere viktige data og dokumenter personlig. På denne måten kan du sikre at viktige ting blir gjort riktig og prioriteringer er klart definert. I tillegg har dere to fortsatt tid til å diskutere informasjon som må diskuteres videre før dere flytter.
- Benytt anledningen til å forklare viktig informasjon for ham, og han kan be om veldig nyttige ting for å gjøre en god overlevering.
- Når du diskuterer, ta deg tid til å gi en oversikt over arbeidssituasjonen og forklare konteksten i samtalen slik at ingen informasjon går glipp av.
Trinn 3. Gjør en innsats for å gi assistanse
Hvis dere begge fortsatt jobber på samme kontor, vær støttende og proaktive. Hvis det er et problem, gi hjelp ved å identifisere årsaken og finne en løsning sammen. Nye ansatte føler seg vanligvis ukomfortable eller ubehagelige de første dagene og vil ikke plage deg ved å stille spørsmål.
- Gjør det klart at du er tilgjengelig for å gi støtte og hjelp om nødvendig.
- På denne måten kan dere begge støtte hverandre for å oppfylle ansvar under overgangen.
Trinn 4. Hold et siste møte for å diskutere overleveringen
Før du går videre og utfører en fullstendig overlevering, må du ha et møte med personen som vil erstatte deg. Be ham om å forberede spørsmål og ta notater med ting han har jobbet med. Dette møtet er en god mulighet til å sikre at han forstår sin rolle og ansvar.
- Alle saker som trenger ytterligere avklaring kan diskuteres i møtet.
- Avhengig av hvor du jobber, bør du vurdere om du vil invitere sjefen din til et møte eller ikke.
- Du må fortelle sjefen din når og hvor møtet vil finne sted. Spør ham om han har forslag eller informasjon han vil dele.
Del 3 av 3: Utarbeidelse av en langsiktig utviklingsplan
Trinn 1. Beskriv støtten og opplæringen fra selskapet
Når du overleverer, viser du vilje til å bidra ved å åpne den beste sjansen for suksess for andre. I stedet for å bare gi opp plikter og arbeid, gi erstatningsrådene dine slik at han kan utvikle seg profesjonelt og gi støtte til sin tidligere sjef, slik at han alltid er frisk og vellykket på jobb.
- Gi informasjon om jobbrelevant opplæringsprogram.
- Når du begynner å jobbe, har du kanskje deltatt på trening for å justere og øke kunnskapen din.
- Ikke glem å gi denne informasjonen videre til personen som fortsetter arbeidet, og oppmuntre ham eller henne til å få mest mulig ut av muligheten.
Trinn 2. Ikke ignorere arbeidskulturen
Hvis du for en stund fortsatt har tid til å jobbe med personen som vil ta plassen din, må du ikke bare fokusere på de tekniske aspektene ved jobben. Hvert kontor har et unikt arbeidsmiljø og en kultur som kan være overveldende eller forvirrende for nykommere. Ta deg tid til å forklare ting og faktiske kontorsituasjoner.
- Ta ham med rundt på kontoret og introdusere ham for alle ansatte.
- Forklar nye og eksisterende ansattes roller og ansvar.
- Hvis han som ny ansatt får forskjellige oppgaver eller at hans ansvar og prioriteringer i arbeidet er fokusert på forskjellige ting, må du sørge for at den gamle medarbeideren forstår dette.
Trinn 3. Oppgi detaljert kontaktinformasjon
Hvis du vil hjelpe en ny ansatt, kan du fortelle ham hvordan du kontakter deg og la ham få vite at han kan kontakte deg hvis han har et alvorlig problem eller trenger informasjon. Imidlertid er ikke alle villige til å hjelpe etter at de bytter jobb eller har en ny stilling. Dette påvirkes vanligvis av forhold til tidligere overordnede.
- Ofte kan problemer løses ved å kommunisere via e -post.
- Selv om du har flyttet, vil det å være villig til å hjelpe gjøre et godt inntrykk og forbedre omdømmet ditt.
