For de av dere som jobber i HR -avdelingen, er det absolutt et vanskelig ansvar å måtte avslå kvalifiserte søkere til fordel for å ansette bedre kandidater. Men ikke bekymre deg, for det er faktisk noen enkle tips du kan bruke for å gjøre prosessen enklere. For eksempel, hvis den aktuelle kandidaten har gått gjennom intervjuet, er det best å formidle avvisningen via telefon. Hvis ikke, skader det aldri å informere avvisningen via offisiell e -post. Uansett hvilket medium du velger, hold avgjørelsen rett uten å gå på kompromiss med høfligheten.
Steg
Metode 1 av 2: Kontakt kandidaten per telefon
Trinn 1. Kontakt søkeren på telefon
Selv om det å avvise en jobbsøknad via e -post føles mer behagelig for deg, spesielt for å unngå mulig klossethet, føles det faktisk mer høflig og profesjonelt å snakke i telefon. Velg derfor dette alternativet for å avvise søkere som du har møtt personlig under intervjuprosessen.
Ring den aktuelle søkeren i kontortiden for å sikre at han eller hun ikke spiser middag når den blir ringt
Trinn 2. Ikke hakk ord
Hold samtalen kort og saklig, helst under 5 minutter. Vis at du verdsetter tiden din og ikke vil kaste bort det ved ikke å nevne hans personlige liv, lage vitser eller spørre om været!
For eksempel vil det selvfølgelig være frekt å si, “Hei Beni! Dette er Susan fra Vitamin World. Det var en glede å intervjue deg i går. Å ja, hvordan er været der nå? Sa det at det var en sterk vindvarsel? Ditt territorium er trygt, ikke sant?”
Trinn 3. Forklar at selskapet har bestemt seg for å gi stillingen til en annen kandidat
Forklar høflig at du er glad for å ha møtt søkeren gjennom intervjuprosessen, og at du faktisk vurderte ham/henne for stillingen, selv om du bestemte deg for å gi stillingen videre til en annen kandidat. Det er en god idé å si alt dette så snart du sier "Hei" slik at samtalen ikke slutter for lenge.
Prøv å si, “Hei Ruth, jeg er Dika Firza fra AAA Technology Company. Personlig vil jeg takke deg for at du gikk med på forrige ukes jobbintervju. Vi likte møtet veldig godt og er enige om at din arbeidshistorie er veldig imponerende. Dessverre har vi bestemt oss for å gi stillingen til en annen kandidat.”
Trinn 4. Beskriv de spesifikke styrkene eller styrkene til kandidaten du til slutt valgte
Generelt vil ganske mange søkere virkelig vite fordelene til den valgte kandidaten sammenlignet med det de har å tilby selskapet. Selv om det å forklare jobbhistorien til den utvalgte kandidaten i detalj faktisk er bortkastet tid, må du fortsatt forklare noen av de viktige fordelene som den valgte kandidaten besitter, slik at det blir et materiale for deres ettertanke.
- For eksempel kan du si: "Selv om vi setter stor pris på din omfattende erfaring, har kandidaten vi valgte en mastergrad og kandidatens utdanningsnivå er en veldig viktig avgjørende faktor for oss."
- Eller: "Kandidaten vi valgte har jobbet i samme stilling i et annet selskap, så vi tror at overgangsprosessen vil bli lettere i fremtiden."
Trinn 5. Forklar at i tillegg til de aktuelle søkerne, er det fortsatt mange kandidater som ikke er mindre kvalifiserte
I utgangspunktet kan søkere som vet at de er kvalifiserte føle seg forrådt når de blir avvist av selskapet de søker på. I noen tilfeller er det også søkere som tror at avslaget er personlig. For å overvinne dette, ikke glem å minne søkeren på at de konkurrerer med mange personer som ikke er mindre kvalifiserte!
Prøv å si: “Selv om du er en veldig sterk kandidat til å fylle denne stillingen, må vi innrømme at konkurransen om kandidater denne gangen er veldig stram. Jeg beklager at du ikke klarte å vinne denne konkurransen, ok?"
Trinn 6. Inviter dem til å få kontakt med bedriften din på sosiale medier
Siden avvisning er et så ubehagelig tema å snakke om, kan du prøve å lette stemningen ved å invitere dem til å få kontakt med din bedrift online. Ved å gjøre det bekrefter du også at avvisningen er profesjonell, ikke personlig.
- Du kan si, “Vi vil vurdere deg igjen hvis det er en ledig stilling i selskapet. Har du lyst til å sende en venninvitasjon til vår HR LinkedIn -konto?”
- Eller du kan også si: “Faktisk designer selskapet vårt noen interessante programmer som skal implementeres i nær fremtid. For ikke å gå glipp av informasjonen, kan du fortsette å sjekke opplastningene på vår Facebook eller Twitter, ok!”
Trinn 7. Avslutt samtalen hvis den aktuelle søkeren prøver å argumentere med din beslutning
I noen tilfeller kan avviste søkere si: "Gi meg en ny sjanse til å intervjue. Jeg garanterer at avgjørelsen din vil endre seg!” eller "Firmaet ditt gjorde en feil fordi jeg var den beste kandidaten." Hvis en slik situasjon oppstår, må du ikke engasjere deg i en lang diskusjonsprosess om selskapets beslutninger eller styrker og svakheter ved søkerens ansettelseshistorikk.
For å avslutte samtalen høflig, prøv å si: «Selv om vi har ansatt noen andre, betyr det ikke at det er noe galt med deg. Jeg er sikker på at du finner den rette jobben i nær fremtid.”
Trinn 8. Oppfordre høyt kvalifiserte kandidater til å søke på nytt senere
Bare fordi søkeren ikke er egnet til å fylle stillingen du leter etter, betyr ikke det at han ikke vil være egnet til å fylle alle stillinger i din bedrift, ikke sant? For ikke å kaste bort forholdet som er etablert med ham, kan du prøve å forklare ham at selv om han ikke er egnet for stillingen du søker, vil du fortsatt etablere et godt faglig forhold til ham. Forklar også at bedre jobbmuligheter i din bedrift vil åpne seg igjen i fremtiden.
En setning du kan si er: "Ikke nøl med å søke på nytt, hvis vårt firma åpner en ledig jobb igjen i fremtiden! Du var nær ved å bli akseptert for denne stillingen, så du må prøve igjen hvis muligheten åpner seg igjen.”
Metode 2 av 2: Skrive en e -post med avslag
Trinn 1. Send en avslagsmelding til den aktuelle søkeren så snart du bestemmer deg for å ansette en annen kandidat
Når du eller en annen profesjonell har valgt en kandidat til å fylle den aktuelle stillingen, sender du umiddelbart en avslagspost til den avviste søkeren. Ved å gjøre det, vil den aktuelle søkeren få visshet og kan umiddelbart se etter nye stillinger.
Ideelt sett sendes avvisningsbrev en virkedag etter at avgjørelsen er fattet
Trinn 2. Skriv en e-post som ikke er lengre enn 3-4 setninger
Fordi den aktuelle søkeren ennå ikke har tatt intervjuet, er det ikke nødvendig å nøle med å gi et kort og greit avslag. Start spesifikt e -posten med søkerens fulle navn, og skriv deretter en uttalelse som: "Takk for at du søkte som Creative Director hos ABC Advertising Agency. Til tross for din imponerende arbeidshistorie, har vi besluttet å gi stillingen videre til en annen kandidat. Vi ønsker deg alt godt i din fremtidige karriere."
Inkluder hele navnet ditt på slutten av e -posten, og send deretter e -posten når du er sikker på at det ikke er noen vesentlige feil i den
Trinn 3. Du trenger ikke beklage avvisningen du ga
Å godta avslag fra selskapet du søker på er ikke lett, men for å prioritere profesjonalitet, ikke beklag eller oppfør deg som om du ikke er enig i selskapets beslutning om ikke å ansette den aktuelle søkeren. Selv om det er meningsforskjeller i selskapets interne kretser, ikke la søkeren få vite om det.
For eksempel, ikke skriv: "Selv om jeg gjerne vil ansette deg, har HR -avdelingslederen dessverre en annen oppfatning."
Trinn 4. Gi et kort og direkte svar når søkeren stiller et spørsmål i svar -e -posten
Hvis søkeren svarer på e-posten din med et spørsmål om kvaliteter til den valgte kandidaten som han eller hun ikke har, svarer du bare på spørsmålet i 3-4 korte setninger. Husk at e -postens brødtekst skal være kort, grei og objektiv, slik at utvekslingsprosessen for e -post ikke tar for lang tid.
For eksempel, gi et svar som: "Selv om din arbeidshistorie og erfaring er veldig lovende, er du dessverre ganske ofte arbeidsledig i lange perioder, og det er grunnen til at arbeidsgivere ansetter andre kandidater."
Tips
- Ikke la telefonsamtalen pågå for lenge. Bare minne søkere på at de faktisk konkurrerer med ganske mange konkurrenter, og selv om de mislykkes denne gangen, kan de fortsatt søke om andre stillinger som vil bli åpnet i fremtiden. Med andre ord, hold telefonsamtalen kort og saklig, og avslutt samtalen høflig på under 5 minutter.
- Når din bedrift åpner en jobbåpning, er det best å bare intervjue 5-6 personer. På den måten trenger du bare å nå 4-5 personer over telefonen for å uttrykke et avslag.
- Du må aldri lyve for søkerne om årsakene til avslaget. Så hva om vedkommende blir avvist fordi ytelsen hans under intervjuet er veldig dårlig? Fortsett å prøve å formidle informasjonen på en mer sivilisert måte.
