Arbeid og virksomhet, spesielt i et kontormiljø, krever et visst nivå av samarbeid. For eksempel krever viktige beslutninger ofte mer fra et individs perspektiv, og generelt krever suksess for en viktig jobb ekspertisen til en rekke mennesker. Møter er en måte å skape et strukturert og organisert samarbeid på, men uten et formål eller kontroll kan møter lett bli for lange og ineffektive. Å vite hvordan du planlegger, forbereder og leder møter kan gjøre forskjellen mellom et effektivt og et tidssvinnende møte.
Steg
Del 1 av 3: Forberedelse til møtet
Trinn 1. Diskuter det kommende møtet med deltakerne
Når du finner ut at du skal lede et kommende møte, er en av de første tingene du bør gjøre å bruke litt tid på å snakke med menneskene som skal delta (spesielt viktige og høytstående personer). Spør om det er noe spesielt de ønsker å diskutere i møtet. Skriv ned svarene deres og bruk dem som en guide når du skriver agendaen din.
Å spørre deltakerne om hva de vil diskutere er et smart trekk, ikke bare for å gjøre det lettere for deg å skrive agendaen, men også å involvere dem i møteprosessen allerede før møtet starter. Folk er mer sannsynlig å delta og ta hensyn under møter når de vet at spørsmål som er viktige for dem vil bli diskutert
Trinn 2. Skriv og del en agenda
Møteagendaen er ikke bare nyttig for møtelederen, men også for de tilstedeværende gjestene. Agendaen inneholder nyttig informasjon om møtet, for eksempel når, hvor og hvem som skal delta. Det viktigste er at dagsordenen også skisserer temaene som skal diskuteres, slik at alle kan forberede seg. Send agendaen før selve møtet - jo viktigere møtet er, jo tidligere bør du sende agendaen.
En ting som bør settes på dagsorden er estimert tidsfrist for hver diskusjon. Å ha en grov tidsplan som er skissert tidligere kan gjøre det lettere for deg å sette møtet på skinner. Selv om noen av hendelsene på agendaen din vil ta lengre tid (og andre raskere), vil timeplanen gjøre det lettere for deg å organisere og justere den totale tiden
Trinn 3. Gjør noen undersøkelser om temaet for tidligere diskusjoner og møter
Folk som deltar på møtet vet kanskje ikke all informasjon om emnet du planlegger å diskutere - noen har kanskje ikke deltatt på det siste møtet, mens andre kan ha glemt. Det er en god idé at du som møteleder kjenner historien til diskusjonen så langt. Prøv å snakke med folk som har deltatt på viktige møter før for å finne ut av uavklarte spørsmål, slik at du kan diskutere dem i møtet. Du må også få referatet fra det siste møtet fra tjenestemannen som beholder notatene for å hjelpe deg med å organisere planene dine.
Referater fra tidligere møter kan være en viktig ressurs for deg som leder. Protokoll oppsummerer diskusjonene og avgjørelsene som fant sted under det siste møtet, slik at du kan finne all viktig informasjon relativt raskt og enkelt. Du må kanskje dele viktige møtereferater med deltakerne sammen med en agenda
Trinn 4. Forbered møteplassen på forhånd
På møtedagen må du sørge for at rommet eller stedet som skal brukes er rent, ryddig og klart for å imøtekomme møtedeltakerne. Du må sørge for at alle møteteknologikomponenter (for eksempel presentasjoner, projektorer, visuelle enheter, etc.) fungerer som de skal og er klare til bruk - teknisk rot kan kaste bort verdifull tid og forstyrre et problemfritt møte.
Hvis du bruker en elektronisk presentasjon (for eksempel PowerPoint, etc.), ta deg tid til å gjøre deg kjent med fjernkontrollen eller klikkeren som skal brukes i presentasjonen. Du vil absolutt ikke kaste bort tid på å famle med disse kontrollerne mens du diskuterer viktige spørsmål
Del 2 av 3: Fungerer som leder under møter
Trinn 1. Åpne møtet offisielt
Når den planlagte tiden er ute og alle deltakerne (eller i det minste alle viktige deltakere) er til stede, må du rette oppmerksomhet til alle i rommet. Presenter deg som leder og hva som er hensikten med møtet. Angi en tidsramme ved å oppgi når det planlagte møtet avsluttes - du kan ha et langt eller kort møte, men å angi en tidsbegrensning på forhånd vil bidra til å holde møtet i tide. Hvis noen av deltakerne ikke kjenner hverandre, ta deg tid til å lese navnene på deltakerne kort og introdusere de viktige deltakerne.
Det skal bemerkes at noen virksomheter og organisasjoner har strenge og faste prosedyrer for åpning og gjennomføring av møter. For eksempel er det noen organisasjoner som åpner møter med et slag i en hammer
Trinn 2. Gi relevante sammendrag av tidligere møter
Ved starten av et møte som er en del av et langt pågående prosjekt, må du gi kort informasjon om prosjektet ved å gi en rask oppsummering av hendelsene eller avgjørelsene fra det forrige møtet. Ikke alle deltakerne vet så mye om diskusjonstemaet som deg, så dette trinnet kan være nyttig for å gjøre møtet effektivt og effektivt.
- I stedet for å oppsummere resultatene fra tidligere møter selv, kan du be møtesekretæren eller tjenestemannen som holder notater om å lese referatet fra tidligere møter for å gi sammendraget et formelt preg.
- Du bør også vurdere å lese viktig korrespondanse eller kommunikasjon som skjedde etter forrige møte.
- Det bør bemerkes at hvis du gir deltakerne kopier av referatet/korrespondansen, er det kanskje ikke nødvendig å lese dem.
Trinn 3. La viktige deltakere rapportere om den generelle situasjonen
Inviter deretter folk med relevant kunnskap til å informere deg om nye utviklinger som har skjedd siden det siste møtet. Dette kan være alt - for eksempel nye problemer virksomheten eller organisasjonen står overfor, endringer i personell, prosjektutvikling og endringer i strategi som alle kan diskuteres her. Møtedeltakere vil også høre om resultatene av spesifikke handlinger som er tatt som følge av tidligere møter.
Trinn 4. Fullfør alle uferdige virksomheter
Hvis det er uløste spørsmål og beslutninger som ikke er tatt fra det siste møtet, kan du prøve å løse dem før du diskuterer nye spørsmål. Jo lenger den forrige utgaven settes på vent, desto færre deltakere vil ta ansvar for den, så prøv å definere og løse eventuelle uferdige saker under møtet. Vanligvis er uferdige virksomheter spesifikt merket som "usikre" eller "sendt for videre diskusjon" i referatet fra forrige møte.
- Avhengig av kulturen og forskriftene du jobber i, kan din virksomhet eller organisasjon ha spesifikke prosedyrer for å ta avgjørelser-for eksempel kan det hende at møtedeltakere bare trenger å oppnå flertallskonsensus, eller at en gruppe mennesker på toppnivå har som oppgave å ta alle beslutninger. beslutning.
- Husk at noen ting er for store til å fullføres under et møte. Du trenger ikke tenke på den langsiktige utviklingen av uferdige prosjekter. Du må imidlertid ta en avgjørelse eller et prosjekt som krever handling på dette tidspunktet.
Trinn 5. Diskuter den nye virksomheten
Deretter kommer du med nye problemer, bekymringer og spørsmål som må diskuteres. Dette er ting som naturlig stammer fra utviklingen som skjedde mellom forrige og nåværende møter. Prøv å få konkrete, bestemte beslutninger fra deltakerne - jo flere ting du lar stå ubesvart, jo mer uavklarte spørsmål vil du ta med til ditt neste møte.
Trinn 6. Les konklusjonen på møtet
Etter at du har utarbeidet alle dine gamle og nåværende spørsmål, sett av tid til å lese møtets konklusjon for alle til stede. List opp alle beslutninger som er tatt individuelt, og beskriv om nødvendig de spesifikke handlingene deltakerne forventes å ta før neste møte.
Dette trinnet er avgjørende - det er din siste sjanse til å sikre at alle forlater møtet og vet nøyaktig hvor prosjektet står og hva som forventes av dem
Trinn 7. Avslutt med å legge grunnleggende for neste møte
Fortell til slutt hva som skal diskuteres på neste møte, og når du har begynt å planlegge, si når og hvor møtet skal holdes. Dette hjelper deltakerne med å skape en følelse av kontinuitet fra et viktig prosjekt eller en beslutning til det neste, og gir dem en tidsramme for å fortsette eller fullføre oppgaven som er tildelt dem.
Det er verdt å merke seg at du ikke trenger å planlegge et nytt møte hvis du har dekket alle de gamle og nye sakene på det nåværende møtet. Men hvis det er nok uløste spørsmål som krever ytterligere diskusjon, eller hvis du vil se fremgang på et bestemt prosjekt, kan et nytt møte være en god idé
Del 3 av 3: Ledende møter effektivt
Trinn 1. Led diskusjonen, men ikke dominer den
En av rollene dine som møteleder er å holde diskusjonen jevn. Din rolle er ikke å gi en mening om alle spørsmål eller å sørge for at diskusjonen går på en fast tidsplan. Du må ha fleksibilitet. La andre deltakere snakke fritt og la nye diskusjonstemaer dukke opp selv om de ikke er på dagsorden. Du må kanskje avslutte et emne subtilt eller endre et bestemt diskusjonstema for å holde diskusjonen på sporet, men du burde ikke føle at du må kontrollere alle aspekter av møtet. Tross alt er møter en samarbeidsprosess.
Vær oppmerksom på agendaen din under møtet. Hvis et møte er utenfor agendaen, må du kanskje hoppe over visse diskusjonstemaer eller utsette dem for senere. Ikke vær redd for å gjøre dette hvis temaet som diskuteres er veldig viktig
Trinn 2. Oppfordre alle deltakerne til å delta
Som møteleder er jobben din å sikre et åpent og produktivt møte. Hvis du merker at enkelte deltakere som har kunnskap som er relevant for temaet som diskuteres, ikke er åpne for gruppen, kan du oppmuntre dem til å snakke. Du trenger ikke å utfordre eller ringe dem direkte-bare si noe sånt som "Jeg tror Mithas ekspertise vil være nyttig her", og det er en fin måte å få mindre aktive medlemmer involvert i møtet.
Trinn 3. Sørg for at alle forstår hva som diskuteres
Det er vanskelig å huske at alle som deltar på et møte har samme erfaring eller kunnskap om temaet diskusjon. For å sikre at deltakerne bruker tiden klokt i møtet, kan det være lurt å benytte anledningen til å kort forenkle et komplekst tema eller tema. Deltakere som ikke kjenner denne informasjonen vil sikkert sette pris på det.
Trinn 4. Ikke ignorere vanskelige eller vanskelige spørsmål
Hvis slike spørsmål ikke kontrolleres av en kompetent leder, vil møtet være uproduktivt. Prøv å sørge for at alle viktige spørsmål du vil diskutere blir diskutert i møtet. Ikke la deltakerne skifte skyld eller gi vage unnskyldninger for uløste problemer. Prøv å avklare og få svar på spørsmål som ingen ønsker å diskutere. Selv om deltakerne kanskje ikke ønsker det, er det spørsmålene som må besvares for at møtet skal bli effektivt.
Sørg for at alle viktige avgjørelser blir registrert (hvis du har en tjenestemann eller notatskriver, deleger du denne oppgaven til dem). Hvis du må slite med å stille et vanskelig spørsmål, vil du sørge for at svarene dine er godt dokumentert
Trinn 5. Se på tiden din
Det er en grunn til at møter har et dårlig rykte-for de fleste er møter en tidkrevende aktivitet. For å unngå at et møte pågår for lenge, bruk din makt som leder for å holde diskusjonen i gang. Ikke vær redd for å utsette visse uviktige spørsmål eller samtaler til neste diskusjon hvis møtet ser ut til å vare lenger enn du forventet. Du må være forberedt og villig til å justere timeplanen for å sikre at ingen deltakeres tid er bortkastet.
