Noen ganger ber bedriftsledelsen ansatte om å lage sine egne resultatrapporter. På denne måten kan bedriftseiere få en ide om hvordan ansatte vurderer sitt eget arbeid. Ikke bekymre deg hvis du blir bedt om å lage rapporten. Benytt anledningen til å demonstrere din suksess på jobben ved å rapportere om fremdriften, prestasjonene og prestasjonene dine så godt du kan.
Steg
Del 1 av 3: Forbereder å skrive en rapport
Trinn 1. Kontroller først rapportformatet som brukes av selskapet
Ytelsesrapportformater varierer etter behov. Noen selskaper ber om at rapporter sendes via e-post. Andre selskaper bestemmer politikken for rapporter som skal utarbeides basert på visse kriterier for videre diskusjon.
- Hvis selskapet tilbyr et standardformat, må du lage en rapport i henhold til det formatet. Følg retningslinjene så godt du kan, slik at du gir en fullstendig rapport, slik at du ikke ser slurvet ut. Noen ganger ber bedrifter ansatte om å fylle ut skjemaer eller utarbeide skriftlige rapporter i form av essays.
- Prøv å finne ut hva du skal rapportere før rapporteringsfristen. På denne måten kan du rapportere alle prestasjoner i et år i henhold til de angitte kriteriene. Sørg for at ytelsen din oppfyller de angitte kriteriene.
Trinn 2. Ikke forhast rapporten
For å vise den beste ytelsen, prøv å utarbeide rapporter i god grammatikk og korrigere uten skrivefeil. Du bør forberede flere utkast og deretter velge det beste.
- Ta selskapets forespørsler på alvor fordi resultatene av jobbevalueringen vil være en viktig del av arbeidshistorikken til hver ansatt. Hvis det er visse poster i arbeidshistorikken din og du må konkurrere med andre ansatte, vil resultatrapporten være avgjørende.
- Lag en kort ytelsesrapport i en profesjonell språkstil. For å lage en kortfattet rapport, oppsummer alle dine beste prestasjoner i løpet av året, slik at rapporten ikke er mer enn to sider lang, i stedet for å beskrive hvert element i detalj. Prioriter forestillingene du anser som de viktigste, og legg til bevis. Velg imidlertid den virkelig nyttige informasjonen fordi ingen ønsker å lese en rapport på 30 sider.
Trinn 3. Få for vane å gjøre god styling mens du jobber
For å gjøre det lettere å skrive en rapport må du først samle alle viktige dokumenter. Det er en god idé å begynne å samle dokumenter tidlig på året.
- Legg ved flere dokumenter som viser suksessen til arbeidet, så lenge det er i formatet bestemt av selskapet. Velg riktig dokumenteksempel, slik at du kan vise den beste ytelsen. Forbered også målene som ble satt da du tok forrige evaluering.
- Samle notater av forslag og tilbakemeldinger fra overordnede når du tar en fremgangsevaluering midt på året (hvis selskapet foretar en evaluering). Innspillene du får gjennom året kan brukes når du oppretter rapporter for å gjøre informasjonen du presenterer mer spesifikk og mer nyttig.
Trinn 4. Vet hva selskapet forventer av deg
Før du begynner å skrive en rapport, bør du kunne svare på spørsmålet: "Hva forventer selskapet av deg?" Spør sjefen din hvis du ikke vet svaret. Prøv å forstå forholdet mellom ytelsesevaluering og målene du må nå, slik at selskapets mål kan realiseres.
- Lag resultatrapporter basert på stillingsbeskrivelser, slik at du kan skrive dem systematisk. Kontroller imidlertid først om noen av stillingsbeskrivelsene har endret seg og at alle arbeidsmål er oppført i stillingsbeskrivelsene.
- Beskriv hver oppgave basert på handlingene du må utføre, og forklar deretter at du har lykkes med å nå målene bedriften har bedt om. For det har du rett til en forklaring på hva selskapet forventer av deg. Ellers har ytelsesevalueringer en tendens til å være subjektive og føre til grunnløs kritikk.
Del 2 av 3: Skriv riktig informasjon i rapporten
Trinn 1. Informer de beste prestasjonene
Ikke lag middelmådige resultatrapporter. Benytt anledningen til å rapportere alle oppgavene du har fullført med de beste resultatene. Fortell meg alt og vær stolt av prestasjonene dine!
- Rapporter først de beste prestasjonene som har størst innvirkning på selskapets resultater, spesielt viktige ting som støtter oppnåelse av selskapets mål og som har blitt diskutert under den siste resultatevalueringen. Ikke beskriv alt arbeidet du gjorde på ett år.
- Prøv imidlertid å formidle informasjon på en høflig og profesjonell måte. Bruk positive ord og ikke fornærm eller nedsett kolleger. Fokuser på din egen prestasjon.
- Ikke glem å rapportere prestasjoner i begynnelsen av perioden som skal evalueres. Ansatte er vanligvis mer fokusert på tingene de gjør på slutten av perioden.
Trinn 2. Avslør de konkrete fordelene med arbeidet ditt
Hvem som helst kan lage en rapport som inneholder klisjeer og hverdagslige ting, men en rapport vil være av høyere kvalitet hvis den støttes av ekte bevis.
- Presenter spesifikke fakta, tall, datoer og andre støttedata. For eksempel: hvis du jobber som kontosjef for sosiale medier for et selskap, må du levere en rapport i form av kvantitative data (antall kontoer som klikket "Liker", la igjen kommentarer, etc.). Se etter andre data som kan øke din troverdighet.
- Sammenlign prestasjonene dine med selskapets mål og mål for å vise at du er en verdig medarbeider.
Trinn 3. Liste og diskuter arbeidsmål
Du må utarbeide en veldig spesifikk rapport som grunnlag for å fastsette arbeidsmål for det neste året. Formidle også en egenutviklingsplan, nemlig de tingene du vil oppnå.
- Forklar hvordan du skal nå dette målet. List opp målene du må oppnå basert på resultatene av resultatevalueringen som ble utført i begynnelsen av perioden og hvor godt du oppnådde.
- Skriv også i rapporten hvis du blir bedt om å gjøre en oppgave utenfor stillingsbeskrivelsen eller hvis du tar initiativ til å jobbe mer.
Trinn 4. Diskuter din grunnleggende kompetanse
Generelt har selskapet bestemt de grunnleggende kompetansene hver ansatt må ha for å fungere godt. Informer og forklar dette i detalj.
- Vis at din kompetanse er høyere enn standardene som er satt av selskapet.
- Bruk ordet "kompetanse" i henhold til selskapets standardvilkår for å bevise at det er en konkret sammenheng mellom prestasjonene og selskapets mål. Beskriv ytelsen din på samme vilkår.
Trinn 5. Vurder klokt
Før du gjennomgår en ytelsesevaluering, kan du bli bedt om å vurdere deg selv. For å bestemme den riktige verdien, må du forstå hva den betyr.
- A er vanligvis gitt til ansatte som viser lederskap og er i stand til å skape endringer i selskapet. En karakter på B gis vanligvis til ansatte som presterer over målet, og hvis oppførsel er eksemplarisk.
- En karakter på C gis vanligvis til ansatte som oppnår mål og oppfører seg godt. Verdien på D indikerer at ytelsen er under målet og anses som utilfredsstillende. Verdien av E gjenspeiler dårlig ytelse fordi ansatte ikke fungerer godt. Se etter fullstendig informasjon for å sikre definisjonen av hver verdi og hvordan du bestemmer verdien i henhold til selskapets forskrifter.
Trinn 6. Kompiler rapporten så godt du kan
Noen ganger ber bedrifter ansatte om å lage ytelsesrapporter i en bestemt rekkefølge. Hvis ikke spesifisert, generer rapporten i følgende rekkefølge:
- Start med en positiv og overbevisende åpningssetning. Denne setningen er den viktigste delen av den årlige resultatrapporten.
- Etter det skriver du ned prestasjonene dine sammen med detaljerte støttedata. Still spørsmålet "hvorfor?" For hver prestasjon. På denne måten kan du bevise at ditt bidrag er relevant og verdig respekt. Lag aldri en resultatrapport med negative ord.
- Hvis det er mål som ikke er oppnådd eller visse aspekter du må forbedre, ikke skriv dem på slutten av rapporten, slik at begynnelsen og slutten av rapporten inneholder positive ting. Den siste delen av rapporten er den viktigste delen fordi den er lettest å huske. Så, list opp tingene du trenger å forbedre i midten av rapporten.
Del 3 av 3: Bruke riktige ord
Trinn 1. Fokuser på å lage en rapport som beskriver din egen arbeidsprestasjon
Som vi vet, opprettet du denne rapporten fordi du ble bedt om å vurdere deg selv. Imidlertid inkluderer mange mennesker negative ting og snakker om andre mennesker.
- Ikke bruk ytelsesrapporter i selvforsvar. Vær positiv så godt du kan, for eksempel ved å si: "Jeg setter alltid en møteplan etter å ha konferert med kolleger, kolleger og klienter fordi jeg virkelig setter pris på tiden deres og deres travelhet." Verdsettelse av tid kan gi et positivt inntrykk og vise en klok tankegang.
- Ikke diskuter andre mennesker fordi denne rapporten ikke skal kritisere andres arbeid eller personlighet.
- Du trenger heller ikke sammenligne deg selv med andre når du rapporterer prestasjoner. Forklar hva du har gjort uten å få ned kolleger som ikke har oppnådd samme ytelsesnivå.
Trinn 2. Skriv konstruktiv kritikk av dine svakheter
En rapport som bare inneholder de gode tingene kan virke urealistisk, men du bør være veldig forsiktig når du innrømmer feil.
- Gi deg selv en kritikk i en egen seksjon for å vise din oppriktighet i å håndtere dette problemet. For eksempel: “Jeg prioriterer arbeidet så mye og vil oppnå de beste resultatene at jeg tror jeg bryr meg mindre om mine kolleger. Jeg vil fortsette å forbedre mine kommunikasjonsevner for å løse dette problemet.” Disse utsagnene kan gi et positivt bilde av forfatteren (en perfeksjonist som fokuserer på arbeid er en god ting) og viser evnen til å være klar over sine egne svakheter.
- Nevn aspektene som trenger forbedring. Ikke fyll hele rapporten med forbedringsplaner. Fokuser på å forklare prestasjonene, men du må liste noen aspekter som må forbedres eller forbedres. Imidlertid må du ikke overkritisere deg selv fordi du vil bli oppfattet som mangel på selvtillit.
- Vis en positiv tankegang ved å presentere forbedringsplaner. Vær positiv og handlingsorientert. Beskriv planen din med konstruktive ord. I stedet for bare å fortelle en historie om fiaskoen din, kan du si at du vil forbedre et bestemt aspekt og hvilke handlinger du vil gjøre.
Trinn 3. Foreslå karriereutviklingsmuligheter
Hvis du vil få en sjanse til å delta på trening eller bli invitert til et møte, er en prestasjonsrapport en fin måte å formidle det på. Ikke foreslå kompensasjon gjennom denne rapporten.
- Del også tankene dine om å gjøre innovative prosjekter som er fordelaktige for selskapet.
- Prøv å finne ut hvorfor sjefen din ba deg om å lage en rapport, om du skulle diskutere med andre, bestemme fordelingen av bonuser og så videre.
Trinn 4. Bruk hele setninger
Mange ansatte prøver å skrive ned så mye informasjon som mulig, slik at rapporter virker rotete. Ikke la rapporten se ut som en blandet lapp.
- Unngå for eksempel å bruke uttrykket "revidert innhold" fordi det er for kort. Det er en god idé å bruke komplette setninger for å forklare emnet du diskuterer eller formidle punktvis informasjon.
- I tillegg til din nærmeste veileder, kan rapporten din bli lest av noen andre, for eksempel av en leder på høyere nivå. Derfor bør du gi klar og detaljert informasjon, i stedet for å anta at alle allerede vet hva du prøver å si eller gjøre.
Trinn 5. Vær positiv og ærlig
Selv om det er ting som må fikses, kan du få dem til å skje senere. Fokuser på fremtiden, ikke på tidligere fiaskoer.
- Ikke avgiv et negativt, klagende, surt eller arrogant inntrykk. Vis en positiv holdning, vær i stand til å jobbe i et team, og forklar prestasjonene dine med ydmykhet.
- Hvis det er ting du ikke liker med selskapet, ikke skriv dem ned i rapporten. Benytt anledningen til å bevise hvorfor du er nødvendig av selskapet.
Trinn 6. Bevis det, ikke bare snakk
Prøv å gi spesifikk informasjon i rapporten, ikke bare generelle uttalelser.
- For eksempel: i stedet for å si: “Jeg er en pålitelig medarbeider. Jeg ankom kontoret og kom til møterommet i tide.” det er bedre å gi nøyaktige oppmøtelsesdata og spesifikke bevis på at du er respektverdig.
- Gi bevis (inkludert tall) for å støtte generelle utsagn for å gjøre rapporten mer nyttig og troverdig.
Les lenken:
Tips
- Lag rapporter på forhånd. Ikke utsett før du går tom for tid.
- Vis en positiv holdning!
- Les fjorårets resultatrapport på nytt, slik at du tydelig kan huske målene og arbeidsmålene du har angitt.
Advarsel
- Ikke late eller lyve.
- Ikke gi negativ informasjon om kolleger i resultatrapporter.
