I dag er e -post en av de mest brukte kommunikasjonsmidlene, bortsett fra SMS-, telefon- og direktemeldingsprogrammer. Å sende e -post har blitt en veldig vanlig aktivitet, så mange glemmer hvordan man skriver en god e -post. En god e -post viser profesjonalitet og ærlighet i meldingen den formidler, derfor bør du vite hvordan du formaterer en e -postmelding.
Steg
Trinn 1. Skriv emnet for e -posten
Emnet for e -postmeldingen fungerer som et kort sammendrag av meldingsinnholdet. Emnet for e -posten din bør være rett i mål, slik at den kan gi mottakeren en ide om innholdet i e -posten med bare noen få ord.
- For eksempel, hvis du sender en forretningsrelatert e-post, må du ikke gjøre det til et langt emne med for mange detaljer, for eksempel "Jeg elsker bilen din. Det er også fine blå, fine dekk."
- Forklar hva du mener med å sende e -posten i et emne, for eksempel "Interessert i å kjøpe en blå sedan."
Trinn 2. Bruk riktig hilsen
Ikke start e -posten med en gang med det du vil si. Bruk generelle hilsener som "God morgen/ettermiddag" eller "Hilsen". Du vil absolutt ikke bli bombardert med spørsmål av folk du ikke kjenner, gjør du? Den samme etiketten gjelder også for e -post.
For å gjøre hilsenen mer personlig, ta med mottakerens etternavn i hilsenen
Trinn 3. Skriv meldingsdelen
Avhengig av typen og mottakeren av meldingen, kan du skrive meldingen som du vil.
- Hvis du skriver en e -post til noen du kjenner nært, kan du skrive e -posten i en personlig tone. Imidlertid, hvis du skriver en forretnings -e -post, kan du prøve å bruke det mest profesjonelle språket som er mulig.
- Du bør også ta hensyn til meldingens format. Ikke bruk en type, størrelse og formatering som er vanskelig å lese, og unngå store bokstaver. I cyberspace betyr store bokstaver sinne.
Trinn 4. Inkluder en avsluttende hilsen - ikke bare avslutt e -posten
En avsluttende hilsen som "Hilsen" eller en annen passende hilsen kan brukes.
Du bør velge en avsluttende hilsen som matcher e -posten din. Du vil absolutt ikke skrive "Hilsen" på slutten av en forretnings -e -post fordi det ville være frekt, ikke sant?
Trinn 5. Legg til signatur
Selv om e -postadressen din inneholder navnet ditt i hver e -post du sender, anbefaler vi at du bruker en signatur på hvilken som helst e -post du sender. Du kan bruke ren tekst eller bilder (som logoer, merker etc.) i signaturen din.
Bruk alternativet "Signatur" på e -postklienten eller tjenesteleverandøren du brukte for å lage signaturen
Tips
- I tillegg til å formatere e -posten din, bør du også bruke en passende e -postadresse. Det kan fortsatt være greit å sende en e -post til barndomsvennen din via "[email protected]", men du bør ikke bruke den til å sende e -post til sjefen din.
- Bruk god internett -etikette når du skriver e -post. Ikke send spam -e -post eller meldinger til ukjente kontakter.
- Dobbeltsjekk e -posten din før du sender for å forhindre at flere meldinger sendes til samme mottaker. Hvis du sender flere e -poster, kan meldingene dine være merket som søppelpost.
