Memorandum er en type dokument som brukes til intern kommunikasjon mellom selskapets ansatte. Notater er et testet aspekt av næringslivet som, når de er skrevet riktig, kan bidra til at ting flyter.
Steg
Del 1 av 3: Velge språk og format
Trinn 1. Unngå altfor uformelt språk
Generelt bør notatets språk være klart og enkelt, men profesjonelt. Du bør unngå den uformelle samtalen i notatet.
- For eksempel, ikke skriv "Hei alle sammen! Takk og lov at det er fredag? Jeg vil snakke om en viktig forretningssak."
- Kom i stedet rett til poenget, "Jeg vil dele en fremgangsrapport for Project Z."
Trinn 2. Unngå emosjonelt språk
Du bør også prøve å bruke en nøytral tone og unngå følelsesmessig språk. Prøv å oppgi fakta og bevis for å støtte påstander.
- Unngå for eksempel påstander som: "Jeg tror vi alle ville blitt mye lykkeligere hvis vi fikk kle oss uformelt på fredager."
- Se i stedet etter studieinformasjon om hvorvidt moralen øker når ansatte får velge klær, og nevne den informasjonen i notatet.
Trinn 3. Bruk signalfraser
Hvis du vil sitere bevis eller kilder, må du bruke språk som lar leseren vite hva du gjør.
Prøv for eksempel uttrykket "I henhold til våre funn …" eller "Forskning fullført av EPA indikerer at …"
Trinn 4. Velg riktig modell og skriftstørrelse
Notater skal være enkle å lese. Så unngå å bruke små fonter, standardstørrelsen er 11 eller 12.
Du bør også velge en enkel skrift, for eksempel Times New Roman. Dette er ikke tiden for å prøve "morsomme" fonter som Comic Sans (du kan bli ledd av å velge denne skriften)
Trinn 5. Bruk standardmarger
Den typiske marginen for et forretningsmemo er 1 tommer eller 2,54 cm, selv om noen tekstbehandlingsprogrammer har utarbeidet notatmaler med litt bredere marginer (for eksempel 1,25 tommer eller 3,18 cm).
Trinn 6. Velg et enkelt mellomrom
Forretningsmemoer bruker vanligvis ikke doble mellomrom. For å holde utklippsboksiden liten, bør du vurdere enkel avstand, men legge til mellomrom mellom avsnitt eller seksjoner.
Innrykk i avsnitt er vanligvis ikke påkrevd
Del 2 av 3: Forbereder å skrive et forretningsmemo
Trinn 1. Bestem om notatet må sendes
Hvis du må dele viktige forretningssaker med flere personer i teamet ditt, er det lurt å sende et notat. Notater kan også sendes, selv om du for eksempel bare kommuniserer med én person eller ønsker å føre korrespondanse.
- I noen tilfeller er det imidlertid mer effektivt å snakke direkte med vedkommende.
- I tillegg kan noen opplysninger være for følsomme for å kunne sendes i et notat.
Trinn 2. Bestem formålet med å skrive notatet
Innholdet og innstillingene til notatene varierer avhengig av formålet. De fleste typer notater skrives av følgende årsaker:
- Å foreslå en idé eller løsning. For eksempel, hvis du vet hvordan du løser et problem med overtidsplaner, kan ideen skrives ned i et notat og sendes til sjefen din.
- Å gi ordre. For eksempel er sending av notater også en effektiv måte å delegere ansvaret for en konferanse avdelingen din er vertskap for.
- For rapporter. Du kan også sende notater for å informere kolleger om nylige hendelser, rapportere oppdateringer om et prosjekt, gi fremdriftsrapporter eller rapportere undersøkelsesfunn.
Trinn 3. Begrens temaet
Du kan håndtere flere prosjekter og bli fristet til å sende notater til kolleger, sjefer eller klienter om tingenes fremgang. Husk imidlertid at forretningsmemoer bare skal fokusere på ett problem.
Notater skal være korte, klare og enkle for travle mennesker å lese raskt. Så ikke la viktig informasjon bli ignorert. Fokuserte notater hjelper deg med å sikre at meldingen din blir mottatt og forstått
Trinn 4. Vurder publikum
Innholdet, stilen og tonen i forretningsnotatet bestemmes av det tiltenkte publikummet. Så tenk nøye etter hvem som skal motta notatet.
For eksempel er et notat til en kollega om planlegging av en overraskelsesfest for noen på kontoret et annet fra et notat til en veileder om resultatene av en undersøkelse du har gjort i flere måneder
Del 3 av 3: Utarbeide et forretningsmemo
Trinn 1. Merk den
Det er mange typer virksomhetskorrespondanse. Standard måte for notater er å eksplisitt merke dokumentet.
- Skriv for eksempel “Memo” eller “Memorandum” øverst på siden.
- Posisjonen kan være sentrert eller venstrejustert. For inspirasjon, gå gjennom forretningsmemoer du har mottatt, og kopier formatet.
Trinn 2. Skriv en tittel
Den første delen av notatet bør inneholde de viktige punktene. Detaljert informasjon om hver komponent vil bli beskrevet i neste trinn.
- TIL: skriv navn og titler på personene som mottok notatet.
- FRA: skriv fullt navn og tittel.
- DATO: skriv den fullstendige og nøyaktige datoen, ikke glem året.
- TEMA: skriv en kort og spesifikk beskrivelse av innholdet i notatet.
- Vær oppmerksom på at emnet vanligvis er indikert med enten "Re:" eller "RE:" (begge står for).
Trinn 3. Velg mottakerlisten nøye
Sørg for å inkludere alle som trenger informasjon eller utvikling. Begrens distribusjon av notater til folk som trenger å vite.
- Forretningsmessig er det ikke lurt å sende notater til alle på kontoret hvis bare noen få er bekymret eller involvert.
- Folk vil bli overveldet av mange notater, og kan ha en tendens til å ignorere eller bare skumme gjennom irrelevante notater.
Trinn 4. Bruk riktige navn og titler og titler for personene på mottakerlisten
Selv om du og sjefen din er kjent daglig, er det best å holde skriftlig korrespondanse formell. For eksempel kan du bare hilse på sjefen din ved navn når du møtes på kontorgangen, men for notater kan du hilse ham med "Mrs. Riana" eller "Dr. Riana ".
Husk at informasjonen du skriver er beregnet på alle på mottakerlisten. Så skriv ned hele navnet og tittelen
Trinn 5. Finn ut tittelen på personen du henvender deg til i det eksterne notatet
Hvis du sender et notat til noen utenfor kontoret, er det viktig å definere riktig hilsen. Ta deg tid til å lete etter den aktuelle profilen, personlig informasjon er vanligvis beskrevet på selskapets nettsted.
- For eksempel tviler du på om graden er en doktorgrad. Hvis ja, er den riktige hilsenen vanligvis Dr. X
- Hva er hans posisjon? Er det visedirektøren eller dekanen? I så fall må du nevne det i notatet.
Trinn 6. Skriv emnet nøye
Sørg for at motivet er kort, klart og ikke for generelt.
- For eksempel virker emnet "Ny virksomhet" uklart, og hvis noen leter etter filen uker eller dager fremover, kan de ha vanskelig for å avgjøre hvilke av notatene dine.
- Et bedre emne ville være noe slikt, “Customer Base Expansion Investigation Progress Report”.
Trinn 7. Vurder å hoppe over hilsenen
Du står fritt til å velge om du vil starte meldingen med en hilsen, for eksempel “Kjære. Mrs. Wardani”eller“Dear. Kollegaer. Husk imidlertid at det ikke forventes hilsener i et forretningsmemo.
Notater er et raskt og effektivt middel for å formidle viktig informasjon, og publikum vet tydelig hvem som mottok og sendte notatet
Trinn 8. Komponere introduksjonen
Forklar hensikten med å skrive og sende notatet.
For eksempel, "Jeg informerer deg herved om at …". Innledningen skal gi et sammendrag av innholdet i notatet
Trinn 9. Hold introduksjonen kort
Det er ikke nødvendig å gi alle detaljer og/eller bevis i den første delen.
Noen få setninger eller et kort avsnitt vil være tilstrekkelig
Trinn 10. Definer memo body -innstillingene
Etter introduksjonen inneholder et forretningsmemo vanligvis to til fire ekstra avsnitt før konklusjonen. Innholdet og innstillingene avhenger av emnet.
For eksempel kan du organisere informasjon i rekkefølge etter betydning. Eller, hvis du beskriver en prosess, del brødteksten i notatet for å matche trinnene i prosessen
Trinn 11. Bestem deg for om du vil inkludere undertekster
Forretningsmemoer bør bestå av klare seksjoner. Vanligvis er forretningsmemoer tydelig delt inn slik at mottakeren enkelt kan lese og fordøye informasjonen. Du kan hjelpe dem med å forstå punkter ved å merke underseksjonene.
Trinn 12. Skriv en bestemt undertekst
Sørg for at fokuset for hver underseksjon er klart for mottakeren.
Ta for eksempel med følgende underseksjoner når du skriver et notat om et planlagt kontorflytt: "Ny plassering for vårt hovedkontor", "Viktige veibeskrivelser for kontorrekvisita" og "Plan for fullføring av kontorflytt"
Trinn 13. Inkluder emnesetningen i hoveddelen
Den første setningen i hvert avsnitt eller avsnitt skal formidle hovedpoenget i seksjonen.
Hvert avsnitt eller seksjon i notatet bør fokusere på bare én idé
Trinn 14. Vurder å bruke kulepunkter
Hvis du vil markere viktige punkter, kan punktpunkter eller lister være svært nyttig. Dette formatet oppfordrer leserne til å ta hensyn til viktige punkter og hjelper dem å lese notater raskere og mer effektivt.
Trinn 15. Hold notatet kort
Generelt er forretningsmemoer ikke lenger enn en til to sider.
Denne standard sidegrense er vanligvis for dokumenter med ett mellomrom uten ekstra linjer mellom seksjoner
Trinn 16. Bestem om du trenger et sammendragsavsnitt
Generelt krever notater ikke et sammendrag, spesielt hvis de er mindre enn en side lang.
Men hvis informasjonen som er beskrevet er kompleks, eller hvis notatet er lengre enn normalt, er det nyttig å ha en oppsummering av de viktigste punktene
Trinn 17. Skriv inn et avsluttende avsnitt eller avsnitt
Selv om du ikke trenger et sammendragsnotat, bør du likevel avslutte det med en avsluttende setning. Tenk på følgende:
- Hva er hovedbudskapet i notatet? Vil du at mottakeren skal gjøre noe? Må de svare senest en gitt dag? Hvis ja, si det tydelig.
- Hvis det ikke er nødvendig med noen handling, må du inkludere en enkel avslutningssetning, for eksempel "Jeg vil gjerne diskutere videre" eller "Ta kontakt med meg hvis du har problemer eller spørsmål".
Trinn 18. Signer hvis du vil
Vanligvis er det ikke nødvendig å legge til et navn eller signatur på slutten av notatet. Husk imidlertid at det er tryggest å følge andre eksempler på notater i feltet ditt.
- Hvis den andre ender formelt (f.eks. "Med vennlig hilsen, Dr. Sari), følg eksemplet.
- Selv om det ikke krever en signatur, må du kanskje inkludere initialene dine på slutten av dokumentet.
Trinn 19. Oppgi om det er vedlegg
Hvis notatet også inneholder vedlegg, for eksempel tabeller, grafer eller rapporter, må du nevne vedleggene på slutten av notatet. For eksempel "Vedlagt: Tabell 1".
- Du bør også referere til vedlegget i notatets brødtekst.
- For eksempel, for å notere ansatte om et forestående kontorflytt, kan du skrive informasjon som følgende: "Vi har tenkt å fullføre flytteprosessen innen utgangen av dette kvartalet. Se vedlagte tabell 1 for en mer detaljert tidsplan.”
Trinn 20. Les det nøye skrevne notatet igjen
Før du sender, les igjen og korriger. Sørg for at grammatikken i setningen er korrekt, at det ikke er feilstavinger eller bruk av skilletegn, og at innholdet er lett å forstå.
- Vurder å utsette levering etter den første korreksjonen hvis timingen ikke er et problem. Hvis du leser notatet på nytt en time eller to senere, kan du finne feil som først ble oversett.
- Hvis notatet inneholder sensitiv informasjon, sjekk selskapets retningslinjer for å se hvem som kan gjennomgå notatet for deg og gi endelig godkjenning av innholdet.
