Mange selskaper bruker Microsoft Excel til å overvåke avdelings- eller bedriftsomkostninger. For øyeblikket har Excel blitt standardprogram på datamaskiner med Windows -operativsystemer. Så du kan bruke dette programmet til å overvåke regningene dine. Det finnes en rekke maler (utskrifter) fra Microsoft og andre nettsteder som du kan bruke til å spore utgifter. Selv i de siste versjonene av Excel er disse malene allerede tilgjengelige i programmet. Du kan også lage dine egne regneark for å overvåke fakturaer i Excel. Denne artikkelen vil diskutere begge veier.
Steg
Metode 1 av 2: Bruke en Excel -mal
Trinn 1. Velg standard Excel -mal
Den siste versjonen av Excel har maler for overvåking av personlige utgifter og maler for generell forretningsdrift. Du kan få tilgang til og bruke denne malen til å overvåke utgifter i Excel.
- I Excel 2003 velger du "Ny" fra "Fil" -menyen. Velg "På min datamaskin" fra oppgavelinjen "Ny arbeidsbok" for å åpne dialogboksen "Maler".
- I Excel 2007 velger du "Ny" fra "Fil" -menyen for å åpne "Ny arbeidsbok" dialogboksen. Velg alternativet "Installerte maler" fra "Maler" -menyen i venstre rute. Velg "Personlig månedlig budsjett" fra "Installerte maler" i den midtre ruten og klikk "Opprett".
- I Excel 2010 klikker du på "File" -etiketten, og velger deretter "New" fra "File" -menyen. Velg "Eksempelmaler" øverst i "Tilgjengelige maler" -panelet, og velg deretter "Personlig månedlig budsjett" fra eksempelmallvisningen, og klikk på "Opprett".
Trinn 2. Velg en online mal
Hvis Microsoft Excels innebygde personlige budsjettmal ikke kan spore utgiftene dine, kan du prøve å bruke maler som er tilgjengelige på internett. Du kan laste ned maler fra tredjeparts nettsteder, eller bruke Excel til å koble til Microsoft Office Online.
- I Excel 2003 kan du velge riktig mal fra Microsoft Office Online-biblioteket på https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Her kan du også finne maler for tidligere versjoner av Excel.)
- I Excel 2007 velger du "Budsjetter" fra Microsoft Office Online -delen av "Ny arbeidsbok" dialogboksen. Du må ha en internettforbindelse for å koble til det elektroniske Office -malbiblioteket.
- I Excel 2010 velger du "Budsjetter" fra Office.com -delen av Tilgjengelige maler -ruten. Du må ha en internettforbindelse for å koble til det elektroniske Office -malbiblioteket.
Trinn 3. Skriv inn informasjonen i de riktige cellene
Informasjonen som er angitt, avhenger av regnearkmalen som brukes.
Trinn 4. Lagre regnearket
Du kan bruke navnet på regnearket i malen, eller angi et navn etter ønske. Eller du kan ganske enkelt skrive ned navn og produksjonsår for arbeidspapiret.
Metode 2 av 2: Lag ditt eget regneark for å overvåke utgifter
Trinn 1. Åpne Excel
Trinn 2. Skriv inn et navn på regnearket i celle A1
Bruk et tydelig navn, for eksempel "Personlig budsjett", "Overvåking av personlige utgifter" eller lignende. (Ikke bruk anførselstegn når du skriver navn. Her brukes anførselstegn for å indikere eksempler).
Trinn 3. Skriv inn rad 2 kolonneoverskrifter
Her er noen navn og sekvenser du kan bruke, "Dato", "Betalt til", "Notat", "Utgift", "Inntekt" (eller "Tjene" eller "Innskudd") og "Balanse". Skriv inn disse overskriftene i cellene A2 til og med G2, og juster kolonnebredden slik at all teksten er synlig.
Etter at du har angitt kolonneoverskriftene og overskriftene, bruker du funksjonen "Frys paneler" slik at kolonneoverskriftene er øverst når du ruller nedover siden. Alternativet Frysepaneler er på "Vis" -menyen for Excel 2003 og senere, og i "Vindu" -gruppen på menybåndet "Vis" for Excel 2007 og 2010
Trinn 4. Skriv inn den første utgiften i cellelinjen 3
Trinn 5. Skriv inn balanseformelen i celle G3
Balansen vil bli bestemt av forskjellen mellom inntekt og utgifter, da dette er den første saldooppføringen. Måten den er satt på, avhenger av ditt ønske om å se budsjettet fra utgiftssiden eller kontantene du har.
- Hvis du vil at et tilpasset regneark skal vise utgifter, er saldoformelen din = E3-F3, hvor E3 er cellen som inneholder utgiftsbalansen, og F3 er inntektsbalansecellen. På denne måten, hvis utgiftene dine er større enn inntekten din, vil de totale utgiftene ha et positivt tall, noe som gjør det lettere for deg å forstå.
- Hvis du vil at et tilpasset regneark skal vise pengene du har, er saldoformelen = F3-E3. Dermed vil arbeidsdokumentet vise positiv kontantstrøm hvis kontanter for hånden er mer enn utgifter, og negative hvis utgifter er større enn inntekt.
Trinn 6. Skriv inn den andre kostnadsoppføringen i celle rad 4
Trinn 7. Skriv inn balanseformelen i celle G4
Siden saldoen for den andre og påfølgende oppføringen registrerer gjeldende saldo, må du legge til den resulterende forskjellen i utgifter og inntekter i saldoen i forrige oppføring.
- Hvis du vil at regnearket skal vise utgifter spesifikt, er saldoformelen = G3+(E4-F4), dvs. G3 er cellen som inneholder den forrige saldoen, E4 er cellen som inneholder utgifter, og F4 er cellen som inneholder inntekter.
- Hvis du vil at regnearket skal vise kontantbeløpet, er saldoformelen = G3+(F4-E4).
- Parantesene i formelen som viser forskjellen mellom kostnader og inntekter er faktisk ikke nødvendig. Vi skrev det slik at konseptet med formelen ble tydeligere.
- Hvis du kan la saldoværdi -cellen stå tom til alle oppføringene er fullførte, vennligst bruk HVIS -ordet i formelen, slik at når du angir datoen, ikke saldocellen viser verdien. Formelen for denne metoden for den andre oppføringen er = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) hvis du vil at regnearket skal overvåke belastningen, og = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) hvis du vil ha et arbeidsdokument for å overvåke kontantstrømmen. (Parentesene rundt utgifter og inntekter kan utelates, men de ytre parentesene kan ikke utelates.)
Trinn 8. Kopier balanseformelen til en annen celle i kolonne G (balanse -kolonne)
Høyreklikk celle G3 og velg "Kopier" fra hurtigmenyen. Etter det blar du ned til cellen under den. Høyreklikk på den valgte cellen, og velg "Lim inn" fra hurtigmenyen for å lime inn formelen i den valgte cellen. (I Excel 2010, velg alternativet "Lim inn" eller "Lim inn formler" i hurtigmenyen.) Formelen oppdaterer cellereferansene automatisk for å angi kostnader, inntekter og datohenvisninger (hvis de brukes) for gjeldende rad og referansesaldoen for raden over gjeldende rad.
Trinn 9. Lagre regnearket
Gi regnearket et tydelig navn, for eksempel “Cost Monitoring.xls” eller “Personal Budget.xls”. Du kan angi navn og år for filen, det samme som metoden for å lage et regneark med. (Igjen, du trenger ikke å bruke anførselstegn som vi skrev dem bare for å tydeliggjøre eksempelfilnavnene. Du trenger ikke å skrive filtypen, ettersom Excel skriver det ned automatisk.)
Excel 2003 og tidligere versjoner lagrer regneark i ".xls" -formatet, mens Excel 2007 og 2010 lagrer regneark i det nyere XML-baserte formatet ".xlsx". Den siste Excel har imidlertid også muligheten til å lagre filer i ".xls" -formatet. Hvis du har flere datamaskiner og planlegger å lagre dette regnearket på dem alle, kan du bruke det gamle formatet hvis datamaskinen har Excel 2003 eller tidligere. Bruk det nyeste formatet hvis alle datamaskinene dine har minst Excel 2007
Tips
- Bruk "Autofullfør" i utgifts- og inntektskategoriene slik at stavemåten er riktig.
- Du kan bruke fet skrift, tekstfarge eller celleskygge for å skille mellom ubetalte, betalte og fremtidige kostnader.
- For å forhindre at formler eller kolonneoverskrifter endres ved et uhell, er det en god idé å beskytte cellene mot å endre seg. Velg cellene du vil erstatte (dato, kategori av betalingsmottakere, utgifter, inntekter og notater), og lås opp disse cellene, og bruk deretter beskyttelse på hele regnearket.
