Å si nei til en forespørsel kan være vanskelig, spesielt hvis personen som sender forespørselen er sjefen din. Selv om du prøver ditt beste for å gjøre alt sjefen din ber deg om, er det tider du ikke kan og må si nei. Tenk på årsakene dine og forstå hva du vil si før du møter sjefen din. I stedet for å si "nei" direkte, prøv å komme med positive alternative forslag.
Steg
Del 1 av 3: Forbereder svar
Trinn 1. Skriv en liste over grunner til at du ikke kan sende en forespørsel
Hvis sjefen din ber deg om å påta deg tilleggsarbeid eller påta deg et oppdrag når du ikke har tid eller oppgaven ligger utenfor stillingsbeskrivelsen, er det nyttig å oppgi grunner til at du bør si nei til oppgaven. Tenk på problemet rolig og rasjonelt og angi årsakene. Disse notatene hjelper deg med å forberede et svar til sjefen din.
- Det er enkle grunner til at du ikke kan gjøre en oppgave, for eksempel en forpliktelse til å ta vare på barna dine eller planlegge en ferie.
- Hvis du ikke er sikker på om oppgaven er riktig for deg, må du sjekke stillingsbeskrivelsen din.
- Hvis du allerede har en stor arbeidsbelastning og ikke kan godta en annen jobb, må du tenke nøye gjennom hvordan du skal håndtere dette.
Trinn 2. Analyser arbeidsprioritetene dine
Hvis arbeidsplanen din er et problem og du ikke er sikker på at du kan påta deg flere oppgaver, kan du prøve å analysere prioriteringene dine. Vurder en ny oppgave med en annen, og vurder om du kan flytte den eksisterende jobben. Bare det å si "jeg har ikke tid" kan få sjefen til å stille spørsmålstegn ved effektiviteten og effektiviteten din, så hvis tid er et problem, må du vise at du kan prioritere oppgaver og fullføre dem i tide.
- Lag en huskeliste og sorter den etter prioritet og frist.
- Gjør et anslag over hvor lang tid hver oppgave vil ta, og se om det er en sjanse for at du kan jobbe med en ny.
- Lag fine og oversiktlige dokumenter som kan brukes når du snakker med overordnede.
- Dette er en måte å "vise" sjefen din på at du ikke kan gjøre det du blir bedt om, og ikke bare "si".
Trinn 3. Sett deg i skoene til sjefen
Før du snakker med sjefen din, er det viktig at du prøver å sette deg i hans sko og forstå ham og selskapets prioriteringer. Å forstå sjefens motivasjon vil hjelpe deg med å formulere et bedre svar. Hvis du ikke utfører en bestemt oppgave fordi det sannsynligvis vil koste selskapets inntekter betydelig, trenger du et veldig overbevisende argument og et alternativ, slik at selskapet ikke mister inntektene.
- Hvis du bare vil omplanlegge et møte på grunn av et tidligere engasjement, kan du tenke på hvordan denne omleggingen vil påvirke sjefen din.
- Å prøve å sette deg i hans sko vil hjelpe deg med å forutse hvordan sjefen din vil svare deg.
Trinn 4. Tenk på språket du skal bruke
Det er viktig å bruke riktig stemme og språk til å si nei uten å si nei. Husk at det alltid er viktig å bruke nøytralt språk og unngå å endre situasjonen. Det handler ikke om deg eller sjefen din, eller forholdet du har, enten det er et godt forhold eller et dårlig forhold. Pek alltid på selskapet og hvordan du oppnår de beste resultatene for virksomheten.
- Si noe nøytralt og objektivt som: "Hvis jeg gjør denne oppgaven, har jeg ikke tid til å fullføre ukens hovedrapport."
- Unngå subjektive og personlige svar. Ikke si "jeg kan ikke gjøre det, det er for mye jobb for meg".
Del 2 av 3: Talking to the Boss
Trinn 1. Finn riktig tidspunkt for sjefen
Før du snakker med sjefen din, må du finne riktig tidspunkt for ham eller henne. Du vil absolutt ikke se ham i en stressende eller travel tid. Du har kanskje en god ide om hvordan han fungerer, men sjekk den daglige timeplanen på datamaskinen hvis det er mulig. Du bør spørre om han har ledig tid fordi du vil diskutere noe, avhengig av kultur og skikker på kontoret ditt.
- Ta en privat samtale hvis arbeidssituasjonen din lar deg snakke alene med sjefen din.
- Vær oppmerksom på arbeidspresset og arbeidsstilen til sjefen din. Hvis han er noen som liker å være aktiv om morgenen, kan du prøve å snakke med ham før lunsj.
- Hvis du vet at han alltid kommer først, kan du komme tidlig en morgen for å se ham før de andre ansatte kommer.
Trinn 2. Snakk tydelig og konsist
Når du snakker med sjefen din, er det viktig å få frem poenget ditt raskt og ikke unngå problemer. Du må sørge for å få poenget ditt frem på en klar og kortfattet måte. Ikke gå rundt om det fordi sjefen din vil tro at du kaster bort tiden din og du mister sjefens sympati.
- Unngå å si "ja, men …" fordi sjefen bare kan høre "ja" og tro at du kan gjøre jobben, hvis du kan klare tiden din bedre.
- I stedet for å bruke negative ord som "men", kan du prøve å bruke mer positive ord.
- For eksempel, i stedet for å si "Jeg vet at du ba meg om å gjøre denne rapporten, men jeg har mye annet å gjøre", kan du prøve å si noe som "Jeg har en idé om å omorganisere arbeidsmengden på dette prosjektet".
Trinn 3. Beskriv tilstanden din
Det er veldig viktig at du forklarer årsakene tydelig og effektivt. Hvis du ikke kan komme med et solid argument, forstår sannsynligvis ikke sjefen din hvorfor du ikke kan gjøre jobben. For eksempel, hvis du blir bedt om å gjøre noe utenfor stillingsbeskrivelsen, bør du forklare dette og være forberedt på å forklare stillingsbeskrivelsen din, om nødvendig. Ikke avslør jobbbeskrivelsen din umiddelbart, men vær forberedt på å forklare den.
- Hvis tid er et problem, trenger du en virkelig og ubestridelig grunn til at du ikke kan utføre oppgaven.
- Avslør annet arbeid som utføres og er prioritert. Si noe sånt som: "Jeg har en frist for å fullføre vårrapporten neste uke, så denne oppgaven kan bli et drag."
- Prøv å understreke at hvis sjefen din tilordner oppgaven til noen andre, vil det komme den personen og bedriften til gode ved å understreke at arbeidet du gjør er viktigere.
- Forklar situasjonen din tydelig og direkte, men aldri på en konfronterende eller følelsesmessig måte.
Trinn 4. Ikke la det stå for lenge
Hvis du finner ut med en gang at du ikke kan gjøre en bestemt oppgave eller at det ikke er riktig for deg, ikke vent for lenge med å planlegge en samtale med sjefen din. Hvis du lar det være, er det vanskeligere å omorganisere arbeidet som fremdeles må gjøres i tide. Hvis du venter til siste minutt, er det nesten umulig å overholde fristen. Sjefen din vil ikke sympatisere med deg.
Del 3 av 3: Tilbyr positive alternative forslag
Trinn 1. Foreslå å tilpasse prioritetene dine
Når du snakker med sjefen din, er det viktig å ikke si "nei" direkte hvis du kan unngå det. Prøv heller å finne måter å foreslå positive alternativer som ikke krever at du gjør en oppgave du føler du ikke kan gjøre. En god måte å gjøre dette på er å foreslå sjefen din å hjelpe deg med å omorganisere prioriteringene dine. Ved å gjøre dette vil du vise sjefen din at du vil jobbe så produktivt som mulig, og det vil være klart at arbeidsmengden ikke er konstant.
- Noter det fremragende arbeidet ditt og hvor lang tid det tok deg å fullføre hver oppgave for å bevise at du har tenkt gjennom det.
- Spør sjefen ved å si "Kan du hjelpe meg med å omorganisere prioriteringene mine?" vil vise at du vil involvere ham i å styre arbeidet ditt.
- Dette vil vise at du verdsetter deres mening og søker hjelp til å jobbe mer effektivt.
Trinn 2. Anbefal en kollega
En annen måte å foreslå positive alternativer til å bare si nei er å anbefale en kollega som kan ta på seg ekstra arbeid. Å gjøre dette vil vise at du har tenkt på oppgaven og hvem som er best egnet for den. Sjefen din vil bli imponert over at du har tenkt på ham og selskapets behov for å få jobben gjort og ikke bekymre deg for overarbeid.
- Å vise at du har god dømmekraft og prioritere selskapets behov, vil gjøre det lettere for sjefen din å stole på dømmekraften din neste gang.
- Det vil også vise at du forstår hva som skjer på kontoret og er interessert i utviklingen av dine medarbeidere.
Trinn 3. Foreslå en ny arbeidsordning
Hvis du får mye arbeid å fullføre innen de avtalte timene, kan dette være en mulighet til å snakke med sjefen din om å lage nye arbeidsordninger. For eksempel, hvis du må gjøre lang pendling til jobb som reduserer produktiviteten, kan du foreslå å jobbe hjemmefra en dag i uken og dermed redusere arbeidstiden.
- Hvis du tror at et mer fleksibelt arbeidsmønster vil gjøre det lettere for deg å tilpasse deg kravene til arbeidsplassen, ikke vær redd for å ta opp dette.
- Tenk alltid på kulturen på arbeidsplassen din og om det er mer levedyktig å jobbe mer fleksibelt.
- Tenk gjennom alle forslagene før du sender dem. Ikke foreslå ideer som ikke er helt klare.
Advarsel
- Hvis sjefen din ber deg om å gjøre noe ulovlig, har du rett til å si nei. Kontakt myndighetene.
- Vær rolig og snakk med en normal tone.
