Pivottabeller er interaktive tabeller som lar brukerne gruppere og oppsummere store datamengder i et kompakt tabellformat som gjør rapportering og analyse enklere. Disse tabellene kan sortere, beregne og legge til data og er tilgjengelige i forskjellige regnearkprogrammer. Excel lar deg enkelt lage pivottabeller ved å dra og slippe relevant informasjon i de riktige boksene. Du kan deretter filtrere og sortere dataene dine for å finne mønstre og trender.
Steg
Del 1 av 3: Opprette et pivottabell
Trinn 1. Last regnearket som skal være grunnlaget for å lage pivottabellen
Pivottabeller lar deg lage visuelle rapporter om data fra et regneark. Du kan utføre beregninger uten å måtte angi formler eller kopiere celler. Alt du trenger er et regneark med flere oppføringer for å lage en pivottabell.
Du kan også opprette en pivottabell i Excel ved å bruke en ekstern datakilde, for eksempel Access. Du kan sette inn et pivottabell i et nytt Excel -regneark
Trinn 2. Kontroller at dataene dine samsvarer med nødvendig pivottabell
Pivottabeller er kanskje ikke alltid svaret du leter etter. For å dra nytte av pivottabellfunksjonene må regnearket oppfylle flere grunnleggende kriterier:
- Regnearket ditt må inneholde minst én kolonne med dupliserte verdier. I utgangspunktet betyr det bare at minst én kolonne har gjentatte data. I eksemplet som er omtalt i neste avsnitt, har "Produkttype" -kolonnen to oppføringer: "Tabell" eller "Stol".
- Regnearket må inneholde numerisk informasjon. Denne informasjonen vil bli sammenlignet og oppsummert i tabellen. I eksemplet i neste avsnitt har “Salg” -kolonnen numeriske data.
Trinn 3. Kjør veiviseren for pivottabell
Klikk på "Sett inn" -fanen øverst i Excel -vinduet. Klikk på "PivotTable" -knappen på venstre side av Sett inn båndet.
Hvis du bruker Excel 2003 eller tidligere, klikker du på "'Data' ' - menyen og velger" Pivottabell og pivotdiagramrapport …"
Trinn 4. Velg dataene du vil bruke
Som standard (standard) velger Excel alle dataene i det aktive regnearket. Du kan klikke og dra for å velge en bestemt del av regnearket eller skrive inn en rekke celler manuelt.
Hvis du bruker en ekstern kilde for dataene dine, klikker du på alternativet "Bruk en ekstern datakilde" og klikker deretter Velg tilkobling …. Se etter tilkoblingsdatabasen som er lagret på datamaskinen din
Trinn 5. Velg et sted for pivottabellen
Etter å ha spesifisert området, velger du posisjonsalternativet fra det samme vinduet. Som standard vil Excel plassere tabellen på et nytt regneark som lar deg bytte frem og tilbake ved å klikke på fanene nederst i vinduet. Du kan også velge å plassere pivottabellen på samme ark som dataene, slik at du kan velge hvilke celler du vil plassere.
Når du er fornøyd med valgene dine, klikker du OK. Pivottabellen din blir plassert og grensesnittet endres
Del 2 av 3: Konfigurering av pivottabeller
Trinn 1. Legg til radfelt
Når du oppretter en pivottabell, sorterer du i utgangspunktet dataene etter rader og kolonner. Det du legger til på et bestemt sted, bestemmer strukturen på bordet. Dra et felt fra feltlisten til høyre inn i radfelt -delen av pivottabellen for å sette inn informasjonen.
- La oss si at din bedrift selger to produkter: bord og stoler. Du har et regneark med tall (salg) for hvert produkt (produkttype) som selges i de fem butikkene (butikk). Du vil se hvor mye hvert produkt selges i hver butikk.
- Dra Lagre -feltet fra feltlisten til delen Radfelt i pivottabellen. En liste over butikkene dine vil vises, hver som sin egen rad.
Trinn 2. Legg til kolonnefelt
I likhet med rader lar kolonner deg sortere og vise data. I eksemplet ovenfor legges butikken -feltet til i radfelt -delen. Hvis du vil se hvor mye hver produkttype selges, drar du Produkttype -feltet til delen Kolonnefelt.
Trinn 3. Legg til et verdifelt
Nå som du er ferdig med å legge ut bestillingen, kan du legge til data som skal vises i tabellen. Klikk og dra salgsfeltet til Verdifelt -delen i pivottabellen. Du ser tabellen din som viser salgsinformasjon for begge produktene i hver av butikkene dine, med Totalkolonnen til høyre.
For alle trinnene ovenfor kan du dra feltene til den tilsvarende boksen under feltlisten på høyre side av vinduet i stedet for til tabellen
Trinn 4. Legg til flere felt i en seksjon
Pivottabeller lar deg legge til flere felt i hver seksjon samtidig, slik at du kan kontrollere mer detaljert hvordan dataene vises. Ved å bruke eksemplet ovenfor, la oss si at du lager flere typer bord og stoler. Regnearket ditt registrerer om et element er et bord eller en stol (produkttype), samt nøyaktig hvilken modell av bord eller stol som ble solgt (modell).
Dra modellfeltet til delen Kolonnefelt. Kolonnene vil nå vise en oversikt over salg per modell samt generell type. Du kan endre rekkefølgen disse etikettene skal vises ved å klikke på pilknappene ved siden av de respektive feltene i boksene i nedre høyre hjørne av vinduet. Velg "Flytt opp" eller "Flytt ned" for å endre rekkefølgen
Trinn 5. Endre måten data vises på
Du kan endre hvordan verdier vises ved å klikke på pilikonet ved siden av en verdi i boksen Verdier. Velg “Verdifeltinnstillinger” for å endre hvordan verdier beregnes. For eksempel kan du vise disse verdiene som en prosentandel i stedet for totalt, eller gjennomsnitt dem i stedet for å legge dem sammen.
Du kan dra nytte av denne muligheten ved å legge det samme feltet til Verdi -boksen flere ganger. I eksemplet ovenfor vises det totale salget for hver butikk. Ved å legge til salgsfeltet igjen, kan du endre denne verdiinnstillingen til å vise det andre salget som en prosentandel av totalt salg
Trinn 6. Lær flere måter å manipulere verdier på
Når du endrer måten verdier beregnes på, har du flere alternativer, avhengig av dine behov.
- Sum (sum) - Dette er standard for verdifeltet. Excel vil legge til alle verdiene i det valgte feltet.
- Count - Dette teller antall celler som inneholder data i det valgte feltet.
- Gjennomsnitt - Dette beregner gjennomsnittet av alle verdiene i det valgte feltet.
Trinn 7. Legg til filtre
"Rapportfilter" -området inneholder felt som lar deg se en oversikt over dataene som vises i pivottabellen ved å filtrere datasettet. Disse feltene fungerer som filtre for rapporten. For eksempel, ved å angi butikkfeltet - ikke radetikett - som et filter, kan du velge individuelle butikker for å se totalt salg per butikk, eller se flere butikker samtidig.
Del 3 av 3: Bruke pivottabeller
Trinn 1. Sorter og filtrer resultatene
En av hovedfunksjonene i pivottabeller er evnen til å sortere resultater og vise dynamiske rapporter. Hver etikett kan sorteres og filtreres ved å klikke på pil ned -knappen ved siden av etikettoverskriften. Du kan deretter sortere listen og filtrere den for å vise bare spesifikke oppføringer.
Trinn 2. Oppdater regnearket
Pivottabellen oppdateres automatisk når du endrer basisarket. Denne funksjonen er viktig for å overvåke regnearkene dine og spore endringer.
Trinn 3. Sliter med pivottabellen
Pivottabeller gjør det veldig enkelt for deg å endre plassering og rekkefølge for felt. Prøv å dra forskjellige felt til forskjellige steder for å få et pivottabell som passer akkurat dine behov.
Det er her navnet pivottabell kommer fra. Å flytte data til forskjellige steder er kjent som "pivoting". Det er når du endrer retning at dataene vises
Trinn 4. Lag et pivottabell
Du kan bruke pivottabeller til å vise dynamiske visuelle rapporter. Ditt pivottabell Den ferdige Pivot, så prosessen med å lage diagrammet er bare et øyeblikk.
Tips
- Hvis du bruker kommandoen Importer data fra Data -menyen, har du flere alternativer for hvordan du importerer en rekke data fra Office Database -tilkoblinger, Excel -filer, Access -databaser, tekstfiler, ODBC DSN, websider, OLAP og XML/XSL. Du kan deretter bruke dataene dine som på en Excel -liste.
- Hvis du bruker AutoFilter (under "Data", "Filtre"), deaktiver du denne funksjonen når du oppretter pivottabellen. Du kan aktivere den på nytt etter at du har opprettet pivottabellen.
