Denne wikiHow lærer deg hvordan du oppretter en database ved hjelp av data fra Microsoft Excel -regneark ved å importere den direkte til Access, Microsofts databasestyringsprogram. Du kan også eksportere Excel -data til et format som databaseprogrammer kan åpne. Microsoft Access er et program fra Microsoft Office -programpakken og er bare tilgjengelig for Windows -datamaskiner.
Steg
Metode 1 av 2: Bruke Microsoft Access
Trinn 1. Åpne Microsoft Access
Dette programmet er markert med et rødt ikon med bokstaven “ EN Etter det åpnes siden Access -mal.
Access er designet for å fungere med Excel og er inkludert i Excel på Microsoft Office Professional -planer, og er bare tilgjengelig for Windows -datamaskiner
Trinn 2. Klikk på Tom database
Det er i øvre venstre hjørne av programvinduet.
Hvis du vil bruke en annen mal for Access -databasen, velger du ønsket mal
Trinn 3. Klikk på Opprett når du blir bedt om det
Det er i nedre høyre hjørne av popup-vinduet. Etter det åpnes Access -databasen.
Trinn 4. Klikk kategorien Eksterne data
Denne fanen er i menylinjen øverst i tilgangsvinduet.
Trinn 5. Klikk Ny datakilde
Det er helt til venstre på verktøylinjen " Eksterne data " Etter det vil en rullegardinmeny vises.
Trinn 6. Velg Filer
Dette alternativet er i rullegardinmenyen. Etter det vil en hurtigmeny vises.
Trinn 7. Klikk på Excel
Det er i hurtigmenyen. Etter det åpnes importvinduet.
Trinn 8. Klikk på Bla gjennom
Det er i øvre høyre hjørne av vinduet.
Trinn 9. Velg et Excel -regneark
Gå til lagringsmappen i Excel -regnearket, og klikk på regnearket du vil åpne.
Trinn 10. Klikk Åpne
Det er i nedre høyre hjørne av vinduet.
Trinn 11. Bestem dataoverføringsmetoden
Klikk på alternativknappen til venstre for et av følgende alternativer:
- “ Importer kildedataene til en ny tabell i den nåværende databasen ” - Velg dette alternativet hvis du oppretter en ny database uten tabeller eller hvis du vil legge til en ny tabell i en eksisterende database. Ved å opprette en ny tabell kan du redigere informasjonen gjennom Access.
- “ Legg til en kopi av postene i tabellen ” - Velg dette alternativet hvis du bruker en eksisterende database og vil legge til data i en av tabellene i databasen. Ved å legge til en eksisterende tabell, kan du redigere informasjonen gjennom Access.
- “ Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell ” - Velg dette alternativet for å opprette en lenke i databasen som åpner databasen i Excel. Med dette alternativet kan du ikke redigere informasjon gjennom Access.
Trinn 12. Klikk OK
Det er nederst i vinduet.
Trinn 13. Velg et regneark
Klikk på navnet på regnearket du vil importere fra det valgte Excel -dokumentet øverst i vinduet.
- Som standard oppretter Excel et regneark med tre regneark merket "Ark 1", "Ark 2" og "Ark 3". Du kan bare sende inn ett regneark for én prosess. Hvis du lagrer informasjon på alle tre arkene, må du fullføre overføringsprosessen for det første arket, deretter gå tilbake til kategorien "Eksterne data" og gjenta alle trinnene for de andre arkene.
- Du kan slette, legge til og redigere arknavn i Excel, og eventuelle endringer du gjør, vises i Access -databasen.
Trinn 14. Klikk Neste
Det er i nedre høyre hjørne av vinduet.
Trinn 15. Aktiver kolonneoverskrifter
Klikk på boksen "Første rad inneholder kolonneoverskrifter" hvis Excel -arket har sine egne kolonneoverskrifter i den øverste raden (f.eks. Rad " EN ”).
Fjern merket i boksen hvis du vil at Access skal opprette kolonneoverskrifter
Trinn 16. Klikk på Neste
Trinn 17. Rediger regnearkkolonnene og cellene om nødvendig
Hvis du vil importere alle cellene fra et regneark uten endringer, hopper du over dette trinnet:
- For å redigere celler, klikk på kolonneoverskriftene du vil endre, og rediger deretter cellenavn, datatype og/eller om cellen er indeksert eller ikke.
- Hvis du ikke vil importere celler, merker du av i boksen "Ikke importer felt (hopp over)".
Trinn 18. Klikk på Neste -knappen
Trinn 19. Angi en hovednøkkel for databasen
For best resultat, la standardinnstillingene være som de er (for å få Access tilordne sine egne nøkler).
Du kan angi nøkkelen selv ved å merke av i boksen "Velg min egen hovednøkkel" og skrive inn nøkkelen i feltet ved siden av alternativet. Selv om det ikke anbefales, kan du også velge "Ingen hovednøkkel"
Trinn 20. Klikk på Neste
Trinn 21. Legg til et navn
Skriv inn navnet på regnearket i feltet "Importer til tabell".
Hopp over dette trinnet hvis du vil vise databasen med standardnavnet
Trinn 22. Klikk Fullfør
Det er i nedre høyre hjørne av vinduet.
Trinn 23. Klikk på Lukk
Det er i nedre høyre hjørne av vinduet. Etter det vil importvinduet lukkes og databasen opprettes.
Du kan sjekke boksen "Lagre importtrinn" først for å sikre at programmet husker innstillingene som er angitt for denne databasen
Metode 2 av 2: Bruke et tredjeparts databaseprogram
Trinn 1. Åpne Excel -dokumentet
Dobbeltklikk på Excel-dokumentet du vil konvertere til en database.
Hvis du ikke har opprettet et dokument, åpner du Excel, klikker " Tom arbeidsbok ”, Og opprett et dokument før du går videre til neste trinn.
Trinn 2. Klikk på Fil
Det er i menylinjen øverst i Excel -vinduet (Windows) eller øverst på skjermen (Mac).
Trinn 3. Klikk på Lagre som
Dette alternativet er i menyen Fil ”.
Trinn 4. Dobbeltklikk på Denne PCen
Det er midt på siden.
Hopp over dette trinnet for Mac -brukere
Trinn 5. Velg et filformat
Klikk på rullegardinboksen "Lagre som type" (Windows) eller "Filformat" (Mac), og velg deretter ett av følgende alternativer:
- Hvis du bruker et datamaskinbasert databaseprogram, klikker du på Format " . CSV ”(Kommaadskilte verdier).
-
Hvis du bruker et nettbasert databaseprogram, klikker du på Format . XML ”.
Hvis Excel -dokumentet ikke har XML -data, kan du ikke velge XML -formatet
Trinn 6. Klikk på Lagre
Det er nederst i vinduet. Etter det vil dokumentet lagres med preferansene du angir.
Trinn 7. Opprett en ny database for databaseprogrammet som brukes
Prosessen vil være annerledes, avhengig av programmet som brukes. Vanligvis trenger du imidlertid å åpne programmet, klikk " Ny "(eller" Fil ” > “ Ny ”), Og følg instruksjonene som vises på skjermen.
Trinn 8. Se etter knappen Import…
Denne knappen vises vanligvis etter å ha klikket på menyen “ Fil ”, Men databaseprogrammet som brukes kan ha sine egne forskjeller.
Trinn 9. Velg Excel -filen
Finn og dobbeltklikk på filen du eksporterte fra Excel.
Trinn 10. Følg instruksjonene fra databaseapplikasjonen for å importere dataene
Trinn 11. Lagre databasen
Vanligvis kan du åpne "Lagre" -menyen ved å trykke Ctrl+S (Windows) eller Command+S (Mac).
