Kvittering er en skriftlig erklæring som er bevis på mottak av kontanter eller betaling på andre måter. Når du utfører forretningstransaksjoner eller salg, gjør selgere og kjøpere vanligvis kvitteringer for hverandres interesser, for eksempel for bokføring eller dokumentasjon. Kvittering er et dokument som beviser eksistensen av en gjensidig avtale mellom selger og kjøper som grunnlag for registrering av transaksjonen med mottak eller utbetaling av penger.
Steg
Del 1 av 2: Opprette kvitteringer
Trinn 1. Utarbeid et kvitteringsskjema som inneholder et karbonark som en kopi
Hvis du vil generere kvitteringer manuelt, må du utarbeide et karbonisert kvitteringsskjema. På den måten trenger du bare å skrive en gang og umiddelbart få to kvitteringer, en til deg og en til den som foretar betalingen.
Karbonkvitteringer skrives vanligvis ut i et bestemt format som bevis på salg og mottak av penger, for eksempel: et ark i form av et skjema som har firmanavnet skrevet ut og noen få ord eller bare noen få linjer skrives ut for å fylles med korrekt og tydelig informasjon
Trinn 2. Bruk en svart kulepenn
Det er nødvendig å skrive kvitteringer med svart blekk for å sikre kvitteringenes gyldighet. Ikke skriv kvitteringer med blyanter eller lyst blekk, fordi kvitteringer tjener som bevis på bokføring på lang sikt.
Kvitteringer som genereres manuelt må fylles ut i stor og tydelig skrift slik at de er enkle å lese. Hvis du bruker en kullsyrekvittering, må du trykke mens du skriver slik at den vises på det andre eller tredje arket som en kopi
Trinn 3. Bruk et firmastempel eller en utskrevet kvittering som har firmanavnet på
For å gjøre en juridisk gyldig kvittering, må du påføre selskapets stempel øverst eller nederst på kvitteringen i samsvar med gjeldende lover. I tillegg kan du bruke trykte kvitteringer som allerede har firmanavn og logo på. Dette beviser for kjøperen at produktet som omsettes kommer fra din virksomhet eller ditt firma, og dette dokumentet vil være en referanse på et senere tidspunkt om nødvendig.
Trinn 4. Inkluder all nødvendig informasjon i kvitteringen
Når du genererer kvitteringer manuelt eller bruker skjemaer som kan lastes ned fra et dataprogram, må du inkludere følgende:
- Detaljerte selgerdata.
- Detaljerte kjøperdata.
- Transaksjonsdato.
- Detaljert produktdata.
- Mengde penger.
- Betalingsmetode.
- Selgerens og kjøperens signatur.
Trinn 5. Inkluder all nødvendig informasjon når du oppretter en leiekvittering
Leiekvitteringer kreves av leietakere som betaler kontant eller bruker sjekker til å registrere kontantutbetalinger. Kvitteringer kreves også av utleier som bevis på at leiebeløpet er mottatt og er i samsvar med loven som krever at utleier må levere kvittering til leietaker. Kvitteringer utstedt som bevis på mottak av leiebetalinger må inneholde følgende:
- Mengden leie som er betalt.
- Betalingsdato.
- Leietakerens fulle navn.
- Utleiers fulle navn.
- Full adresse på eiendommen til leie.
- Betalt leieperiode.
- Metode for betaling av husleie (kontanter, sjekk, etc.)
- Utleier og leietakers underskrifter.
Trinn 6. Last ned online (online) kvitteringsskjema gratis
Hvis du vil bruke trykte kvitteringer for din virksomhet eller ditt firma, kan du dra nytte av kvitteringsskjemaer som kan lastes ned gratis via internett. Etter at kvitteringsskjemaet er skrevet ut, setter du firmaets stempel på det slik at det er klart til bruk for daglige transaksjoner.
Del 2 av 2: Å vite formålet og årsakene til kvitteringer
Trinn 1. Vet formålet med kvitteringen
Kvitteringer er et viktig dokument for å registrere inntekt og er nødvendige når du rapporterer skatt. Behold alle betalingskvitteringer fordi disse dokumentene vanligvis må vedlegges som bevis på utgifter i skatterapporten. Som forretningsmann er du forpliktet til å gi kvittering til kjøperen når du mottar betaling. Etter at kjøperen foretar en betaling, gir selgeren vanligvis en kvittering for betalingen.
Etter å ha betalt for varer eller tjenester som er relativt dyre, anses det å være en forpliktelse for både kjøper og selger å motta en kvittering. Dette dokumentet må utarbeides i påvente av brudd på loven under salgs- og kjøpstransaksjonen fordi begge parter kan bruke kvitteringen som bevis i retten
Trinn 2. Lær de fire typene kvitteringer som vanligvis brukes
Teoretisk sett kan det gjøres kvitteringer for alle betalingstransaksjoner, for eksempel: leiebetalinger, frisørtjenester eller hagedesignavgifter. Generelt er kvitteringer delt inn i fire grupper, og en av dem kan du se når du foretar en kjøps- eller salgstransaksjon.
- Innkjøpskvittering. Etter betaling vil selgeren opprette en betalingskvittering ved å inkludere kvitteringsnummeret, transaksjonsdatoen og mengden mottatt penger. Hvis betalingen skjer kontant, må det stå ordet "kontanter" på kvitteringen. Hvis betaling skjer med sjekk eller giro, må kvitteringen inneholde et sjekknummer eller kreve innskuddsnummer. Hvis betaling skjer med kredittkort, må det inneholde navnet på det kredittkortutstedende selskapet (eksempel: Mastercard, Visa, American Express) og de fire siste sifrene i kredittkortnummeret.
- Behandlingskvittering. Dette dokumentet er utstedt for betaling for helsetjenester, for eksempel for legetjenester, kjøp av medisiner eller bruk av kirurgiske instrumenter. Kvitteringen må inneholde pasientens navn, diagnosekode, legenavn, navn på medisin eller medisinsk utstyr som er betalt, behandlingsdato, konsultasjonstid og betalingsbeløp.
- Selger notat. I de fleste tilfeller vil du motta en kvittering når du handler. Som gründer må du oppgi en salgskvittering etter at du har lagt inn data om varene som selges. Dette dokumentet er et bevis på salg, og det må inneholde betalingsbeløp, salgsdato, navn og pris på varene, navn på personen som behandlet salgstransaksjonen og mottok betalingen.
- Kvittering for leiebetaling. Denne kvitteringen utstedes av eieren av den leide eiendommen som bevis på mottak av betaling fra leietaker. Betalingskvitteringen må inneholde navn på utleier, navn på leietaker, adressen til eiendommen som leies ut, faktureringsperioden, leiebeløpet, start- og sluttdatoen for leieavtalen.
- Gjerningsmennene for å kjøpe eller selge transaksjoner via internett vil motta eller levere elektroniske kvitteringer. Informasjonen i den elektroniske kvitteringen er den samme som informasjonen i andre betalingskvitteringer og fungerer som bevis på kjøp i nettverket (online).
Trinn 3. Vet de viktige tingene om kjøpere og selgere som må være inkludert i kvitteringen
Denne artikkelen fokuserer på å lage betalingskvitteringer mellom kjøpere og selgere. Parten som selger varene eller tjenestene må inneholde følgende informasjon på kvitteringen:
- Detaljerte selgerdata. Inkluder navnet på personen eller selskapet som foretok salget, adresse, telefonnummer og e -postadresse øverst på kvitteringen. Inkluder også navnet på butikksjefen eller bedriftseieren.
- Detaljerte kjøperdata. Inkluder hele navnet på kjøperen eller parten som foretok kjøpstransaksjonen.
- Transaksjonsdato. Inkluder dato, måned og år for transaksjonen fordi denne informasjonen er nødvendig for å rapportere skatter.
- Detaljert produktdata. Skriv en kort beskrivelse for å forklare varene eller tjenestene som selges, for eksempel: produktnavn, mengde, produktnummer og annen informasjon for å identifisere produktet. Disse dataene vil være nyttige hvis du trenger å finne informasjon om produkter som er solgt.
- Priser på varer/tjenester. Inkluder prisen på varer/tjenester i detalj fra salgspris, skatter, pakking eller fraktkostnader, rabatter eller rabatter i forbindelse med salgsfremmende programmer. Salgstransaksjoner vil være mer gyldige og spesifikke hvis vareprisene er skrevet i detalj.
- Betalingsmetode. Inkluder hvordan kjøperen foretok betalingen, for eksempel: kontant, med sjekk, kredittkort eller debetkort.
- Selgerens og kjøperens signatur. Etter at kvitteringen er gjort eller skrevet ut og kjøperen foretar betalingen, setter du "Betalt" -stempelet (hvis det er betalt av) nederst på kvitteringen og deretter signeres av selgeren. Du kan signere en kvittering for kjøperen som dokumentasjon.
Ting som trengs
- Papir eller blank kvittering
- Kulepunkt
- Detaljert informasjon om kjøpstransaksjoner
