Enten du er en bedriftsleder, en leder eller en hjemmeværende forelder, er det viktig å kunne delegere ansvar for å gjøre deg selv mer effektiv. Imidlertid kan delegering være vanskelig - du må være fast og stole på personen du delegerer ansvaret ditt til. Denne artikkelen vil hjelpe deg med å håndtere eventuelle bekymringer du måtte ha om delegering, og deretter ta deg gjennom selve prosessen med å delegere arbeidet klokt og respektfullt.
Steg
Del 1 av 2: Kom inn i riktig tankesett
Trinn 1. Legg egoet ditt til side
Den største hindringen for å delegere er uttrykket "Hvis du vil at noe skal gjøres riktig, må du gjøre det selv." Du er heller ikke den eneste personen i verden som kan gjøre det riktig. Du kan være den eneste personen som kan få det riktig på dette tidspunktet, men hvis du tar deg tid til å trene noen, kan de like godt få det riktig. Hvem vet - de kan kanskje gjøre det raskere eller bedre enn deg, og dette er ikke bare noe du må godta, men til og med må be om.
Tenk logisk og realistisk - kan du gjøre denne jobben selv? Må du jobbe i hjel for å balansere denne jobben og ditt eget ansvar? I så fall bør du være forberedt på å delegere noe av arbeidet ditt. Ikke skam eller utilstrekkelig bare fordi du trenger hjelp til noe - du blir faktisk en mer effektiv arbeider ved å få hjelp når du trenger det
Trinn 2. Slutt å vente på at noen tilbyr å hjelpe
Hvis du kvier deg for å delegere arbeid, kan du lide av mildt martyrsyndrom - du kan bli overveldet, og du lurer ofte på hvorfor ingen tilbyr å hjelpe. Vær ærlig med deg selv - når folk tilbyr å hjelpe, avviser du dem bare for å være høflig? Spør du i hemmelighet hvorfor de ikke insisterer? Føler du at hvis posisjonene dine var omvendt, ville du hjelpe dem med bankende hjerte? Hvis du svarte "ja", må du øve deg på å "ta kontroll" over forholdene dine. Få hjelpen du trenger - ikke vent til den kommer til deg, for det kan aldri skje.
Mange glemmer hva andre mennesker går gjennom, og det er ingenting du kan gjøre for å endre dem. Glem all mulig skuffelse hos mennesker som ikke tilbyr å hjelpe; Husk at det er din jobb å snakke om det du trenger
Trinn 3. Ikke se på forespørsler om hjelp på en negativ måte
Mange mennesker føler seg ukomfortable med å be om hjelp. Du kan føle deg skyldig, som om du legger en byrde på noen andre, eller er flau fordi du tror (av en eller annen grunn) at du burde klare alt selv. Du kan bare føle deg stolt over kampen, og se det som et bevis på at du er et edelt menneske (en annen manifestasjon av martyrsyndrom). Hvis du ser på å be om hjelp som en form for svakhet, må du glemme det raskt På den annen side: å prøve å gjøre alt alene er et tegn på svakhet i den forstand at det indikerer at du ikke har et realistisk syn på dine evner.
Trinn 4. Lær å stole på andre
Hvis du er redd for å delegere fordi du ikke tror at andre mennesker kan gjøre det like bra som deg, må du huske på to ting: For det første kan nesten hvem som helst bli god til noe med nok trening, og for det andre er du kanskje ikke begavet på alt. Når du delegerer arbeid, frigjør du ikke bare tid for deg selv - men du gir også hjelperen en mulighet til å utøve en ny ferdighet eller utføre en ny oppgave. Vær tålmodig - over tid vil sannsynligvis hjelperen din kunne utføre det delegerte arbeidet like godt som deg. Med mindre arbeidet du planlegger å delegere er veldig viktig, kan det være bra for hjelperen din hvordan du gjør det godt over tid. Hvis arbeidet er veldig viktig, tenk deg godt om før du delegerer det!
Selv om du er best på å utføre arbeidet du planlegger å delegere, er du klar over at delegering av arbeid lar deg gjøre andre ting med tiden din. Hvis du er den beste medarbeideren på kontoret som gjør en ganske monoton harddiskmonteringsjobb, men du har en viktig presentasjon å forberede, så er det greit å overlate den oppgaven til en intern part. Du er bedre på å prioritere vanskelige oppgaver - ikke ha det dårlig med å delegere enkle, repeterende oppgaver når du har viktigere ting å gjøre
Del 2 av 2: Delegere effektivt
Trinn 1. Få oppgaven i gang
Det første trinnet er det vanskeligste, men det viktigste. Du må ha mot til å be noen om å hjelpe deg (eller hvis du er sjefen, få noen til å hjelpe deg.) Ikke ha det dårlig med dette - så lenge du er høflig, snill og vennlig, du Jeg er ikke frekk bare for å spørre noen andre om hjelp. Prøv å være vennlig og hyggelig mens du holder forespørselen alvorlig.
- Hvis du ikke er sikker på hvordan du får noen andre til å gjøre noe for deg, kan du prøve å holde ting kort og godt. Si noe som: "Hei, kan jeg snakke med deg et øyeblikk? Kan du hjelpe meg med å sette sammen den enorme haugen med harddisker som nettopp kom. Jeg kan ikke gjøre det selv fordi jeg er ute av kontoret i dag. Kan du hjelpe meg? "presse personen, men sørg for at hans eller hennes hjelp er nødvendig.
- Spør og du vil (sannsynligvis) motta. Ikke vær redd for å delegere fordi du synes det vil høres frekt eller imponerende ut. Se på det slik - hvordan føler du deg når folk ber deg om hjelp? Føler du deg såret og fornærmet? Eller vil du (vanligvis) hjelpe? Kanskje du valgte det siste!
Trinn 2. Ikke ta avvisning personlig
Noen ganger kan folk bare ikke hjelpe deg - en trist ting, men sant. Dette kan skyldes en rekke årsaker - det vanligste er at personen du ber om hjelp er veldig opptatt med arbeidet. Ikke ta det for personlig - bare fordi noen ikke kan (eller ikke vil) gjøre noe for deg i det øyeblikket, betyr det ikke at de hater deg. Vanligvis fordi de er travle eller late - ikke noe mer.
Hvis du blir avvist, bør du vurdere alternativene dine - vanligvis kan du høflig insistere på at du trenger hjelp fra den personen (det fungerer vanligvis hvis du er sjefen eller noen med myndighet), du kan prøve å spørre noen andre, eller du kan gjøre jobben seg selv. Hvis du trenger hjelp, ikke vær redd for å velge det første alternativet eller begge deler
Trinn 3. Delegere mål, ikke prosedyrer
Dette er nøkkelen til å ikke bli et mikro-manager mareritt. Sett klare standarder for hvilke resultater du ønsker, og vis personen hvordan, men si at de kan gjøre det slik de vil, så lenge det er gjort godt og gjort i tide. Gi dem tilstrekkelig tid til ikke bare å lære, men også til å eksperimentere og innovere. Ikke trene dem som en robot; trene dem som et menneske - noen som tilpasser seg og blir bedre.
Det er også smart fordi det vil ta deg tid og redusere angst. Du vil bruke fritiden til å gjøre andre mer viktige ting, ikke alltid bekymre deg for hjelperens fremgang. Husk at du delegerer arbeid for å redusere stress - ikke legg til stress
Trinn 4. Forbered deg på å trene hjelperen din
Du bør alltid sette av tid til å lære hjelperen din hvordan du gjør den delegerte oppgaven, selv om det er lett. Husk at en prosess som virker enkel og enkel for deg, kanskje ikke er så enkel som for noen som aldri har gjort det før. Vær forberedt på ikke bare å ta hjelperen din gjennom arbeidet du har delegert, men også være tålmodig med spørsmål som måtte dukke opp.
Tenk på tiden du bruker på å utdanne redningsmenn som en klok langsiktig investering. Ved å sette av tid til å lære hjelpen din riktig, vil du ha ledig tid i fremtiden i stedet for å bruke tid på å rette opp feilene hans
Trinn 5. Tildel tilstrekkelige ressurser til å fullføre oppgaven
Du kan ha de ressursene som er nødvendige for å fullføre oppgaven, men personen som er tildelt oppgaven, har kanskje ikke tilgang til dem. Ting som passordbeskyttede data, spesialverktøy og visse verktøy kan være avgjørende for å få jobben gjort, så sørg for at hjelperen din har det som trengs for å lykkes.
Trinn 6. Forstå at hjelperen din bare kan gjøre én ting om gangen
Når hjelperen din hjelper deg, gjør han ikke sitt normale ansvar. Ikke glem at hjelperen din, som deg, kan ha en travel timeplan. Spør deg selv - hvilket arbeid ville de avsatt eller delegert for å få jobben gjort fra deg? Sørg for at du vet svaret neste gang du delegerer en oppgave til noen.
Trinn 7. Vær tålmodig
Personen du delegerer vil gjøre feil når han eller hun lærer å gjøre et nytt oppdrag. Det er en del av læringsprosessen. Planlegg det. Ikke deleger oppgaver forutsatt at personen vil gjøre det perfekt før de har et godt stykke arbeid. Hvis en jobb ikke blir som forventet fordi kollegaen din ikke kan utføre oppgaven perfekt, er det din feil, ikke ham. Vær en ressurs for hjelperen din og delegert arbeid kan være en læringsopplevelse for ham, i stedet for å skremme folk bort.
Når du trener noen til å gjøre noe, investerer du. Først vil det bremse deg, men på sikt vil det øke produktiviteten, basert på din tilnærming til positiv og realistisk oppførsel
Trinn 8. Forbered deg på problemer
Lag en plan for sikkerhetskopiering og vær forberedt på å handle hvis noe går galt. Vet hva som vil skje hvis et mål eller en frist blir savnet. Uventede hindringer og utfordringer dukker opp hele tiden, enten du er på kontoret eller hjemme - noen ganger kan teknologien mislykkes. La hjelperen din tro at hvis noe dukker opp, vil du forstå og hjelpe dem med å nå fristen - ikke bare la dem stå i en vanskelig posisjon.
Å gjøre dette er også smart i egoistisk forstand - hvis hjelperen din er redd for å bli klandret, vil det bli brukt mer tid på å gjøre opp for sine mangler enn å gjøre jobben sin
Trinn 9. Belønn din hjelper hvis den er verdig
Delegering av oppgaver til noen er viktig hvis du har mer ansvar. Men det er kontraproduktivt når du delegerer en oppgave, lar hjelperen din jobbe hardt for det, og deretter få æren selv. Sett pris på og ros innsatsen til andre som jobber på dine vegne.
Sørg for at hver gang du får et kompliment for arbeidet ditt som ble hjulpet av noen andre, nevner du også navnet på personen som hjalp deg
Trinn 10. Si "Takk
Når noen gjør noe for deg, er det viktig å takke den personen, erkjenne viktigheten av hans eller hennes hjelp og la hjelpen få vite at han eller hun blir verdsatt. Ellers vil du fremstå som utakknemlig, selv om du ikke gjør det t. Husk at folk ikke kan lese tankene dine. Folk tilbyr mer enn gjerne hjelp hvis de føler seg verdsatt.
