Alle må ha følt seg skuffet fordi de kjøpte eller bestilte noe, men fikk ikke det de ønsket. Slike hendelser er noen ganger ikke verdt å bry seg om, men det er tider hvor det er riktig å klage. Hvis du vil klage, vil du sørge for at klagen lønner seg, enten det er pengene tilbake, en erstatningsvare eller en unnskyldning. Les guiden nedenfor for å lære hvordan du sender en mindre emosjonell, men fruktbar klage.
Steg
Metode 1 av 2: Start en klage
Trinn 1. Sørg for at klagen din blir hørt
Hvis du føler at du ikke får det du vil eller blir behandlet dårlig, bør du si ifra slik at problemet ditt kan løses. Vær forberedt på å være litt påtrengende og forsvare argumentet ditt. Hvis du ikke lar deg høre, er det stor sjanse for at klagen din blir ignorert.
Trinn 2. Send en klage umiddelbart
Legg inn en klage mens hendelsen fortsatt er fersk i minnet ditt, og de involverte personene fremdeles er på stedet. Hvis du venter og gjør det senere, blir det litt vanskeligere å klage. Prøv å klage samme dag som hendelsen eller hendelsen. Hvis det ikke er mulig, gjør det i samme uke eller måned. I hovedsak, jo før, jo bedre.
Trinn 3. Finn noen som virkelig kan hjelpe
Ikke vær den som slår på flyvertinnene fordi du går glipp av transittflyget ditt. Flyvertinnen kan ikke gjøre noe med det, og du gjør situasjonen verre. I stedet for å umiddelbart klage til den første personen du møter, tenk først på situasjonen din og hvem som kan gjøre noe for å løse problemet ditt, eller i det minste sette deg i kontakt med noen som kan hjelpe.
- Mange butikker har en informasjons- eller helpdesk med en ansatt som alltid er tilgjengelig for å hjelpe deg når du har et problem. Før du umiddelbart klager til butikkens kasserer, må du først finne ut om det er en mer passende person du kan snakke med direkte.
- Du kan starte fra personen som gjør innspillingen, eller restaurant -servitøren som serverer deg. Men disse menneskene kan vanligvis bare hjelpe deg med mindre problemer. Hvis problemet ditt er større enn insekter i suppen din eller du vil restaurere ødelagte møbler, må du kanskje snakke med butikksjefen.
- Hvis du ringer kundeservice, må du sørge for at du har en klage og be om å få snakke med riktig person.
Trinn 4. Beskriv problemet og ønsket løsning
Når du har funnet den rette personen å snakke med, forklarer du situasjonen eller klagen din tydelig og hvordan ønsket løsning er. Angi beløpet hvis du vil ha pengene tilbake. Hvis problemet er service og du vil ha en forklaring, si det. Folk som lytter til klagen din, kan løse problemet lettere hvis du kan forklare det helt og spesifikt.
- Oppgi navnet på personen du snakker med, og presenter deg selv også. En formell introduksjon er en fin måte å få den andre personen til å stoppe det de gjør og lytte nøye til deg. "Hei, Mr. Arif, jeg er Budi. Hvordan har du det? Se, det er ikke Pak Arifs skyld, men …”
- Snakk med ham som om han er en fortrolig, og du vil fortelle ham en hemmelighet. Start med å si at du ikke klandrer ham personlig for problemet eller feilen, men ville være veldig glad hvis han kunne hjelpe til med å løse det.
Trinn 5. Smil
Dette punktet kan ikke understrekes tydeligere. Du vil aldri bli kalt smil for ofte. Folk er mer sannsynlig å svare på noen smilende. Du vil garantert få en snillere og mildere respons når du smiler.
Trinn 6. Ikke bli emosjonell
Ikke fortsett og fortell og forklar hvor sint du er over dette. Ikke løft stemmen din eller gjør sinte bevegelser. Nøkkelen til å få det du vil ha ut av denne situasjonen er å få personen som mottar klagen din til å finne en løsning til din fordel. Hvis handlingene dine virker truende, er det mindre sannsynlig at du får det du vil.
- Kontroller kroppsspråket og ansiktsuttrykkene dine, slik at du kan se rolig og våken ut. Ikke gjør bevegelser og uttrykk som å rulle øynene, krysse armene og andre bevegelser som tyder på at du er i ferd med å miste besinnelsen.
- Vent tålmodig. For å få pengene tilbake, få en unnskyldning eller annet som ble bedt om, må du kanskje vente til kundeservicerepresentanten får tillatelse fra sin veileder. Å skape mer spenning ved å være utålmodig er frekk og upassende oppførsel. Vent rolig og tålmodig mens problemet ditt blir løst.
Trinn 7. Takk personen som tok deg tid til å jobbe med deg
Hvis du klarer å få det du ønsker, er en oppriktig takk et must. Hvis du ikke får det du vil, må du bestemme om du skal klage på nytt eller ikke.
Sørg for at du husker og/eller registrerer navnet på personen eller representanten som mottok klagen for å gjøre den personen oppmerksom på at du er seriøs og at han eller hun kan bli stilt til ansvar senere
Metode 2 av 2: Ytterligere klager
Trinn 1. Skriv ned detaljene
Hvis du har bestemt at det er på tide at denne klagen involverer en mer kompetent person i selskapet, starter du med å skrive ned alle detaljer og detaljer om hendelsen det gjelder. Skriv ned datoen, mengden penger som er brukt og all informasjon som er relevant for hendelsen. Skriv ned navnet på den ansatte eller kundeserviceansvarlig som mottok klagen din, og beskriv samtalen og resultatene du fikk av den.
Trinn 2. Skriv et formelt klagebrev
Finn adressen eller e -postadressen til selskapet som mottar og håndterer klager. Skriv et vennlig, men bestemt brev om hva som skjedde og hva løsningen din ville være. Vær tydelig på alt og be om svar innen en viss tidsramme - vanligvis er en uke den beste tidsgrensen. Inkluder kontaktinformasjonen din og når du kan nås.
- E -post er vanligvis den raskeste måten å kontakte noen på skrift. Men du kan også skrive ut brevet og sende det med posten.
- Registrer korrespondanse om saken fra dette tidspunktet og fremover.
- Hvis du er fornøyd med svaret du mottok, kan du skrive et takkebrev og oppgi at problemet ditt er løst. Hvis du ikke får svar, eller svaret virker trivielt og upassende, må du fortsette å klage og i større skala.
Trinn 3. Send CEO til selskapet via e -post
Ikke vær redd for å klage til et selskap på høyt nivå hvis du virkelig ikke kan komme i kontakt eller ikke kan få det du vil ha fra den ansatte eller lederen i selskapet. Hvis selskapets feil er så ille at det utsetter deg for fare, trenger absolutt administrerende direktør i selskapet å vite om det. Vær utholdende. Send e -post til selskapets administrerende direktør ukentlig til du får svar.
Trinn 4. Legg ut på Facebook eller Twitter
Dette blir en stadig mer effektiv måte å få oppmerksomheten til selskaper som er vanskelige å kontakte eller nå. Lag et innlegg eller tweet som forklarer hva som skjedde og ber om hjelp. Sørg for at selskapets Facebook- eller Twitter -konto kan se den (for eksempel med tagger eller omtaler). Siden klagen din går til et offentlig forum, vil du sannsynligvis få svar veldig raskt.
- Ikke bruk denne metoden før du har prøvd å kontakte selskapet personlig, men uten hell.
- Du vil få bedre resultater hvis du ikke badmouth selskapet i offentlige fora. Sørg for at innlegget eller tweeten din er rolig og direkte. Ikke mas.
Trinn 5. Be en rådgiver om hjelp
Hvis du virkelig føler at problemet du står overfor er alvorlig og føler at selskapet fratar deg rettighetene du fortjener, finn en ekstern part som kan hjelpe deg med å løse problemet du opplever. Hvis det å klage alene ikke virker, vil resultatene kanskje bli annerledes hvis det er hjelp fra utenforstående.
Tips
- Beskriv problemet ditt tydelig og kort.
- Vær alltid høflig.
- Smil.
- Få venner eller allierte, ikke fiender.
- Hold deg rolig.
- Ikke bruk slang eller populært språk
- Beskriv også løsningen du ønsker.
