Når du bestemmer deg for å forlate jobben og flytte til et nytt sted, må du gi minst to ukers varsel om din intensjon om å trekke deg. Fortsett å lese for å lære hvordan du skriver et høflig, men bestemt oppsigelsesbrev som skal overleveres til sjefen din.
Steg
Del 1 av 3: Hva du skal si og hvordan du sier det
Trinn 1. Kom med en klar og konsis uttalelse
Den første linjen i varselbrevet ditt bør tydelig angi at du vil trekke deg fra stillingen ved slutten av to ukers periode. Ikke bruk setninger som kan gi inntrykk av at du er villig til å bli lenger eller ombestemme deg med det riktige tilbudet.
- Et godt eksempel: "Dette brevet er en offisiell melding om min fratredelse fra [firmanavn] som [stillingsnavn], med virkning fra [fratredelsesdato]."
- Et godt eksempel: "Jeg sier herved opp som [stillingsnavn] på [firmanavn], med virkning [fratredelsesdato], to uker fra [dagens dato].
- Dårlig eksempel: "Jeg har tenkt å si opp stillingen min som [stillingsnavn]. Gi meg beskjed når det er den mest passende tidsrammen for deg."
- Et dårlig eksempel: "Hvis alt går som forventet, har jeg tenkt å trekke meg fra stillingen i dette selskapet om to uker fra nå."
Trinn 2. Gi sjefen din minst to uker
I dag er de fleste ansatte ikke pålagt å sende inn et oppsigelsesbrev to uker i forveien, men det anses fortsatt som profesjonell høflighet.
- Hvis du slutter før enn to uker, kan din fremtidige arbeidsgiver lure på om du vil gjøre det samme mot dem.
- Hvis din bedrift nå er inne i en spesielt travel periode, kan du vurdere å gi "fire ukers varsel" på forhånd i stedet for bare to uker.
- Ledende ansatte og ansatte på høyere nivåer bør også vurdere å gi mer enn to ukers varsel. Som hovedregel tildeler du en tid som tilsvarer mengden ferietid som er tildelt stillingen din. For eksempel, hvis stillingen din gir deg tre uker fri, må du også gi "tre ukers varsel" på forhånd.
Trinn 3. Unngå å angi årsakene bak oppsigelsen
Dette er spesielt viktig hvis årsakene dine er noe problematiske, men selv om du ønsker å forlate selskapet på gode vilkår, bør du likevel unngå å angi årsakene i et formelt oppsigelsesbrev.
- Du må imidlertid oppgi denne grunnen når du blir bedt om å oppgi den direkte.
- Du bør også gi en grunn til å dele med veiledere og medarbeidere som definitivt vil spørre hvorfor du planlegger å dra. Denne begrunnelsen trenger ikke å være inkludert i et formelt brev, men det er likevel nyttig å være forberedt når du blir spurt personlig.
Trinn 4. Vær både formell og vennlig
Den generelle tonen i varselbrevet ditt bør være profesjonelt, men ikke så profesjonelt at du vil oppleve det som kaldt eller stivt. Vanligvis bør du skrive brevet i den vennligste tonen du noen gang har hatt med sjefen din.
- Hvis kommunikasjonen din med sjefen din alltid følger en stiv profesjonell struktur, så følg den tonen i varslene dine. På den annen side, hvis du kommuniserer med sjefen din på en mer personlig måte, ikke vær redd for å bruke en mer personlig tone. En personlig tone er fortsatt passende så lenge den ikke er uformell og useriøs.
- Et godt eksempel: "Jeg er veldig takknemlig for den erfaringen og utviklingen som har blitt gitt meg mens jeg jobbet med deg."
- Dårlig eksempel: "Jeg bekrefter formelt sett at jeg fortsetter å ivareta den høyeste respekten for ABC Company og ikke har noen dårlig vilje overfor overordnede eller medarbeidere i dette selskapet."
- Dårlig eksempel: "Takk for alt!"
Trinn 5. Angi en positiv tone
Dette brevet vil være det siste dokumentet i personalmappen din, så det bør etterlate et godt inntrykk. Selv om du hater jobben du forlater og ikke vil ha noe å gjøre med noen i selskapet lenger, bør du fortsatt la broene stå igjen i stedet for å brenne dem til bakken.
- Hvis din fremtidige arbeidsgiver kontaktet din forrige arbeidsgiver og hørte at du forlot et positivt oppsigelsesbrev, ville det ha et godt inntrykk på deg. Det er også nyttig hvis den ansatte i det gamle selskapet som er ansvarlig for å trekke filen ikke vet mye om deg.
- Aldri badmouth noen i selskapet eller kritiser driften av selskapet i ditt oppsigelsesbrev.
Trinn 6. Takk sjefen din
Skriv inn en setning eller to som takker sjefen din for å ha gitt ham muligheten og opplevelsen av å jobbe i selskapet. Hver jobb bidrar til ens liv, selv om ulempene langt oppveier fordelene.
- Hvis din arbeidserfaring stort sett har vært positiv, må du sørge for at du er takknemlig. Skriv noe sånt som følgende: “Jeg kan ikke engang takke deg nok for de siste tre årene. Jeg lærte mye mer enn jeg forventet, og jeg setter stor pris på din vennlighet og tålmodighet."
- Hvis din arbeidserfaring stort sett har vært negativ, gi en generell takkemelding. Prøv noe slikt som følgende: "Jeg vil også takke deg for at du ga meg opplevelsen de siste tre årene."
Trinn 7. Fortell sjefen din at du har tenkt å fullføre større prosjekter
Som en siste handling av lojalitet og ansvar, bør du registrere eventuelle ventende eller pågående prosjekter som kunne ha mislyktes uten din hjelp og love at du vil fullføre prosjektet og ikke vil forlate selskapet i trøbbel.
- Pågående prosjekter og små prosjekter som kan håndteres av noen andre kan utelukkes.
- Dette vil gi et godt inntrykk på sjefen din, så det er mer sannsynlig at sjefen vil være villig til å gi deg en god anbefaling for en annen sjef i fremtiden hvis du blir bedt om å gjøre det.
Trinn 8. Tilbyr støtte etter oppsigelse
Siden selskapet går over til en annen arbeidsflyt etter at du forlater, vil det være noen hikke. I oppsigelsesbrevet, tilbyr du å hjelpe selskapet gjennom overgangen, selv etter at arbeidskontrakten er over.
Oppgi et telefonnummer og/eller en e-postadresse som selskapet kan bruke til å kontakte deg med spørsmål
Trinn 9. Lukk med en takk
Selv om du har takket ham tidligere i brevet, er det en klok idé å lukke brevet med en ny takknemlighet.
Eksempel: "Jeg vil alltid være takknemlig overfor deg og personalet i ABC Company for alt du har gjort for meg."
Del 2 av 3: Composing Letters
Trinn 1. Skriv et brev, ikke en e-post
Når du sender inn en oppsigelsesvarsel, bør du skrive det ned i et skrevet og trykt brev i stedet for en e-post. Dette brevet må sendes til din veileder direkte.
- Selv om det kan virke lettere og raskere å skrive e-post, blir de generelt sett ansett som mindre profesjonelle og mislikes generelt.
- Ikke send varselbrevet ditt med posten eller kontorets leveringssystem. Det vil føre til forsinkelser, og når sjefen din mottar brevet, kan de planlagte to ukene allerede være halvveis.
Trinn 2. Skriv inn datoen øverst i venstre hjørne
Som standard for å skrive et formelt brev må du skrive inn datoen i dato-måned-år-format øverst til venstre på siden. Måneden må skrives med bokstaver, mens dato og år må være i tallformat.
- Eksempel: 26. juni 2013
- Husk at du vanligvis ikke trenger å inkludere en returadresse, da din vil være den samme som arbeidsgiverens adresse. Du kan imidlertid bruke selskapets brevhode med adressen hvis det er det du foretrekker.
Trinn 3. Vurder å inkludere mottakerens adresse
Hvis du bruker selskapets brevhode, kan du velge å ikke inkludere mottakerens adresse, ettersom dette er et brev sendt fra selskapet selv. Men å inkludere adressen er en god idé, ettersom den lar deg rette brevet spesielt til sjefen din.
- Skriv tittelen og fullt navn på sjefen din i den første setningen.
- Skriv gatenavnet på neste linje og by, stat og postnummer på neste linje.
- Hopp over en linje mellom datoen og adressen til mottakeren. Hopp over en linje til mellom mottakerens adresse og hilsenen under den. Selve adressen må være ett mellomrom.
Trinn 4. Hils sjefen din direkte i en hilsen setning
Brevet ditt skal åpne med "Kjære. (navn på arbeidsgiver) "og aldri bruk en vag eller generisk hilsen som" Til hvem det kan bekymre seg."
Du bør hilse på sjefen din på samme måte som du normalt ville gjort, selv om metoden er litt uformell. For eksempel, hvis du vanligvis hilser sjefen din med fornavn, skriver du "Kjære. Jennifer. " Hvis forholdet til sjefen din bare er profesjonelt, bruker du "Kjære. Jennifer Smiths mor."
Trinn 5. Skriv brødteksten
Hopp over en linje etter hilsenen før du begynner å skrive brødteksten i henhold til retningslinjene i denne artikkelen.
- Hvert avsnitt i brødteksten må ha ett mellomrom, men det må være en blank linje mellom hvert separate avsnitt. Og heller ingen avsnitt trenger å innrykkes.
- Lag en bokstav på maksimalt én side.
Trinn 6. Bruk et varmt deksel
For å opprettholde en vennlig og positiv tone, bør du gi en avslutning som ser varmere og mer oppriktig ut enn en typisk avslutning som "Hilsen", "Takk" eller "Med vennlig hilsen".
-
Noen eksempler på omslag inkluderer:
- Min varmeste hilsen
- Jeg har store forhåpninger om suksessen din
- Tusen takk for alt så langt
- Med den mest oppriktige takk og varmeste ønsker.
Trinn 7. Skriv inn navnet ditt og signer det
Skriv inn ditt fulle navn fire linjer under avslutningen og legg en signatur mellom omslaget og navnet.
Del 3 av 3: Sende oppsigelsesbrev
Trinn 1. Lever oppsigelsesbrevet ditt direkte til arbeidsgiveren din
Den mest profesjonelle måten er å levere oppsigelsesbrevet ditt til sjefen din første gang og personlig.
- Vanligvis må du planlegge et møte, men hvis du jobber for et lite selskap og har et nært forhold til sjefen din, kan du komme til kontoret hans uanmeldt.
- Lukk døren bak deg når du går inn for å holde samtalen privat.
- Legg fram oppsigelsesbrevet for arbeidsgiveren og forklar, når du sender det inn, hva det er.
- Sjansen er stor for at sjefen din vil diskutere situasjonen med deg. Selv om brevet allerede svarer på spørsmålene du har stilt, svarer du helt på hvert spørsmål.
- Si takk når du forlater rommet og håndhilser.
Trinn 2. Overlever en kopi av brevet til hvem som trenger det
Dette varierer fra selskap til selskap, men vanligvis vil personalavdelingen trenge en kopi i likhet med din veileder.
Medarbeidere, mentorer, teammedlemmer og klienter bør bli varslet personlig om din avgang. De trenger ikke en bekreftet kopi av oppsigelsesbrevet ditt
Trinn 3. Jobb hardt til slutten
Hvis du blir bedt om å fullføre større prosjekter før du drar når du skriver brevet, må du overholde og fullføre prosjektene.
- Selv om du ikke gjør noen avtaler, kan du ikke slappe av i løpet av de to siste ukene av jobben din. Overgangen vil være vanskelig for alle, og det er din profesjonelle jobb å gjøre overgangen så smidig som mulig for arbeidsgiveren du forlater.
- På den annen side, hvis du mistenker at selskapet behandler deg urettferdig fordi du har kunngjort din avgang, ikke la dem dra fordel av deg eller gjøre deg gal med en umenneskelig mengde ekstraarbeid.
