Arbeidsmarkedet blir mer konkurransedyktig for hver dag. For å kunne konkurrere om nye jobber vil det å ha positive og prisverdige anbefalinger fra tidligere arbeidsgivere/arbeidsgivere være den mest verdifulle støtten. Hvis du vil gi en positiv referanse til en ansatt, bør du tenke nøye gjennom hvordan du vil representere den personen. Ved å vurdere hva du skal si eller skrive til den personen og representere det på den mest positive og profesjonelle måten, kan du hjelpe en ansatt eller noen andre med å få drømmejobben.
Steg
Metode 1 av 2: Skriving
Trinn 1. Gi et positivt referansebrev
Hvis en ansatt kommer til deg og ber om et referansebrev, er det første du bør gjøre å vurdere forespørselen. Hvis du har en god opplevelse med den ansatte og kan gi positiv støtte for å øke sjansen for å få jobb, kan du gi et positivt referansebrev.
- Ikke tilby å gi et referansebrev hvis du ikke kan skrive noe positivt. Ikke la det drepe sjansene dine for å få jobb.
- Godta forespørsler om å skrive referanser bare hvis du har jobbet med den ansatte over lengre tid. Det vil være vanskelig for deg å bedømme en persons evner og arbeid på bare noen få måneder.
- Sørg for at du er den rette personen til å oppgi en referanse. Du må kanskje sjekke selskapets retningslinjer for henvisninger på nytt.
Trinn 2. Samle informasjon som du kan skrive ned for et referansebrev
Spør den ansatte om informasjon om jobben han søker på, og andre relevante data du bør vite, inkludert CV -en hans. Du bør også samle informasjon relatert til den ansattes arbeid, for eksempel evaluering av ytelse.
- Hvis du bestemmer deg for å skrive et referansebrev for noen, kan du be om informasjon om jobben han søker på, hans siste CV og annen informasjon om hva han synes bidraget han har gitt til et bestemt selskap eller prosjekt og hvordan han vil være til nytte for den nye jobben.
- Vurder å lese korrespondansen mellom deg og den ansatte for å kunne vurdere profesjonaliteten og hvordan den fungerer. Du kan også bruke ytelsesevaluering til dette formålet.
Trinn 3. Utkast til den første bokstaven
Før du gir en positiv referanse til en tidligere ansatt eller kollega, kan du bruke informasjonen du har samlet til å utarbeide det første brevet. Dette trinnet sørger for at referansebrevet du skriver er positivt og omfattende.
- Referansebokstaver bør være en eller to sider lange. Hvis du skriver lengre, kan det hende at potensielle arbeidsgivere ikke leser alt og kan gå glipp av viktig informasjon om kandidaten.
- Innledningen bør være kort og inneholde navnet på den ansatte, jobben han søker på, og om du vil anbefale ham til jobben. For eksempel kan du skrive “Jeg er glad for å anbefale Amir Priambodo for stillingen som merkevareansvarlig. Amir Priambodo har gitt et stort bidrag til vårt selskap, og jeg tror han vil være en verdifull ressurs for teamet ditt”.
- Brødteksten kan bestå av 1-3 avsnitt og bør beskrive hvor lenge du har kjent den ansatte, i hvilken kapasitet du jobbet med, beskrive og markere hans eller hennes ferdigheter, og forklare hvordan han eller hun vil bidra til en potensiell arbeidsgiver. Du må levere bevis og begrunnelse for at den ansatte er den beste kandidaten for jobben.
- Du kan også beskrive karakteren til den ansatte i hoveddelen av brevet, men du må være forsiktig så du ikke tar med personlig informasjon, som ikke bare er mistenksom overfor potensielle arbeidsgivere, men også ulovlig.
- Du bør lukke brevet med et kort, kortfattet avsnitt som du anbefaler personen på det sterkeste, og tilby å hjelpe hvis den potensielle arbeidsgiveren har spørsmål. For eksempel, “Basert på min erfaring med å jobbe med Amir Priambodo, vil jeg anbefale ham for merkelederposisjonen i Brand Management, Inc. Hvis du har spørsmål eller bekymringer, kan du kontakte meg via e -post eller telefon.”
Trinn 4. Bruk positive, handlingsbare ord
Når du utarbeider og deretter reviderer, må du bruke et positivt og praktisk språk når du beskriver kandidater. Denne handlingen kan hjelpe potensielle arbeidsgivere til å få en ide om kandidaten og kan også representere et mer positivt selvbilde.
- Bruk ord som samarbeide, samarbeide og oppmuntre.
- Bruk substantiv som lagspiller, ressurs og ansvar.
- Bruk adjektiv som pålitelig, intelligent, vennlig og bestemt.
- Du kan knytte disse ordene sammen til setninger som "Amir og jeg samarbeider om et markedsføringsprosjekt, og han er en viktig ressurs for å få noen nye kunder. Han er en veldig ansvarsfull og vennlig lagspiller og vil ha en positiv innvirkning på din bedrift”.
Trinn 5. Vær ærlig og ikke overdriv
Du vil promotere den best mulige kandidaten mens du er ærlig om hans eller hennes kvalifikasjoner. Det er en fin grense mellom ærlighet og overdrivelse, og du bør unngå det slik at potensielle arbeidsgivere ikke mistenker at brevet ditt er skrevet uredelig.
Du trenger ikke å si at personen er den beste eller den største, med mindre de er det. Vurder i stedet å skrive noe som "Amir er en av de mest ansvarlige og vennlige medarbeiderne, og jeg likte å jobbe med ham." Når du vurderer noens tekniske ferdigheter og evner, kan du skrive noe sånt som “Amir er blant de 5% av merkevareledere jeg har jobbet med”
Trinn 6. Revider og rediger referansebokstaven
Etter å ha fullført det første utkastet til brevet, gjør du endringer i teksten for å styrke den og undersøker områder som krever videre utvikling. Dette trinnet lar deg redigere bokstaven for å finne stave-, tegnsetting- eller grammatikkfeil.
- Sørg for at det reviderte utkastet har en skikkelig innledningskomponent, en kropp og en ærlig avslutning, inneholder et positivt ordforråd og gir det beste bildet av kandidaten.
- Vurder å lese brevet høyt for å høre eventuelle feil, og sørg for at det høres profesjonelt ut.
- Sørg for at informasjonen du gir i brevet er passende for den nye jobben.
Trinn 7. Formater brevet
Før du sender et referansebrev, må du bruke riktig format. Dette trinnet kan bidra til at potensielle arbeidsgivere tar referansebrevet ditt på alvor.
- Sørg for at brevet er skrevet ut på papir med selskapets brevhode.
- Skriv datoen på den første linjen.
- Skriv ned adressen til den potensielle arbeidsgiveren under datoen. Send brevet til kandidatens veileder eller personalavdeling.
- Inkluder kontaktadressen din under informasjonen om den potensielle arbeidsgiveren.
- Etter hilsenen må du signere bokstaven med svart blekk og skrive ut navnet ditt under. Du kan inkludere jobbtittel, e -post og telefonnummer hvis du vil.
Trinn 8. Utfør tegnkontroll igjen
Les teksten en siste gang før du sender et referansebrev. Dette trinnet sikrer at du ikke gjør noen feil eller går glipp av viktig informasjon.
Metode 2 av 2: Tilveiebringe verbal referanse
Trinn 1. Sjekk selskapets retningslinjer for verbale referanser
Noen selskaper tillater bare ansatte å gi grunnleggende informasjon, for eksempel mange års tjeneste. Noen kan tillate deg å gi skriftlige referanser. Å sørge for at du følger selskapets retningslinjer for referanser kan hjelpe deg med å gi de beste verbale referansene.
Trinn 2. Godta forespørsler om verbale referanser
Hvis en ansatt eller kollega ber deg om å oppgi en referanse, må du ta forespørselen i et positivt lys. Hvis du har en god erfaring med den ansatte, godtar du hans forespørsel om å gi referanser til potensielle arbeidsgivere.
- Ikke gi en referanse hvis du ikke kan si noe positivt om den ansatte. Ikke la det ødelegge sjansene dine for å få jobben.
- Gi samtykke til å snakke med en potensiell arbeidsgiver hvis du har jobbet med personen en stund. Du kan ha problemer med å svare på spørsmål om den ansatte eller forklare hans ferdigheter hvis du bare har kjent ham i noen måneder.
- Sørg for at du er den rette personen til å oppgi en referanse. Du må kanskje sjekke med sjefen eller selskapets retningslinjer for henvisninger.
Trinn 3. Be om informasjon om den ansatte som skal brukes som referansemateriale
Du kan også trenge grunnleggende informasjon fra den ansatte om jobben han søker på og andre relevante data du bør vite.
- Be om informasjon om jobben kandidaten søker på og en oppdatert CV. Du må kanskje finne ut hva han synes bidraget han har gitt til selskapet og prosjektene han jobber med og hvordan han vil bidra til sin nye arbeidsplass.
- Du må samle inn all informasjon knyttet til den ansattes arbeid, for eksempel en ytelsesevaluering.
- Vurder å lese korrespondansen din med den ansatte for å vurdere hans faglige nivå og virkemåte. Du kan også bruke ytelsesevaluering til dette formålet.
Trinn 4. Planlegg en telefonsamtale
De fleste telefonreferanser gis per telefon, og du må planlegge et passende tidspunkt for å snakke med kandidatens potensielle arbeidsgiver. Å sette av en viss tid til å snakke om kandidaten kan sikre at du kan gi en omfattende, profesjonell og positiv referanse.
- Be kandidaten om å gi kontaktinformasjonen din til den potensielle arbeidsgiveren eller be om relevante data om hvem du kan kontakte i det nye selskapet.
- Sørg for at du planlegger samtalen når du føler deg avslappet og ikke har det travelt med å delta på et møte.
Trinn 5. Lag notater for telefonreferanser
Etter at du har bestemt timeplanen for samtaler og samlet den relevante informasjonen, gjør du et lite notat om kandidaten. Dette trinnet kan bidra til at du ikke glemmer viktig informasjon om kandidatens ferdigheter eller oppførsel under samtalen.
Siden du ikke kjenner spørsmålene en potensiell arbeidsgiver kan stille, må du ta notater om ulike aspekter ved kandidaten, inkludert hvordan du ble kjent med ham og hvor lenge, i hvilken kapasitet du jobbet med, og en vurdering av hans ferdigheter
Trinn 6. Svar på alle spørsmålene helt og ærlig
Muntlige referanser krever ofte at du svarer på spørsmål som potensielle arbeidsgivere stiller. Utarbeidelse av notater og svar på detaljerte og ærlige spørsmål kan hjelpe kandidater med å få jobben.
- Pass på at du ikke overvurderer personens kvalifikasjoner. Du trenger ikke si at han er den største personen i verden”, men du kan objektivt si“Han er en av de beste kollegaene/ansatte vi noen gang har hatt.”
- Vær oppmerksom på at enhver tvil i svaret ditt vil gi inntrykk av at du er uærlig.
Trinn 7. Bruk positive, beskrivende ord og setninger
Når du svarer på en potensiell arbeidsgivers spørsmål, må du bruke ord som får kandidaten til å se attraktiv ut. Denne handlingen vil få kandidaten til å fremstå som bedre enn andre kandidater.
- Du kan også bruke en rekke verb, substantiv og adjektiv for å beskrive kandidaten. Jo tydeligere beskrivelsen er, desto mer sannsynlig vil det være å hjelpe potensielle arbeidsgivere med å ta en informert beslutning.
- For eksempel kan du si ting som "Amir Priambodo har evnen til å løse problemer på en veldig kreativ måte", eller "Han kan formidle ideene sine tydelig."
- Sørg for å gi informasjon om ferdighetene kandidaten trenger i sin nye jobb.
Trinn 8. Unngå personlige emner
Bare snakk om ting som har med kandidatens prestasjoner å gjøre, for eksempel overlegen lederegenskaper eller evnen til å løse konflikter blant kollegaer. Ikke snakk om ditt personlige liv, da det vil gjøre det, og du vil se mindre profesjonell ut for potensielle arbeidsgivere.
- Ikke diskuter noe personlig, inkludert religion, sivilstand, alder eller helse.
- Å gi personlig informasjon kan sette en kandidat i fare for å få jobb. Dette kan være ulovlig, avhengig av hvilken type informasjon du avslører.
Trinn 9. Avslutt den verbale referansen
Fullfør den muntlige referansen over telefonen når du har svart på alle potensielle arbeidsgivers spørsmål. Du kan stille spørsmål hvis du mener det er nødvendig, eller hvis du kan gi ytterligere forklaring om kandidaten. Sørg for at du takker den potensielle arbeidsgiveren og tilbyr å gi ytterligere informasjon om nødvendig.
