Selskapet har en forpliktelse til å beregne lønnen til sine ansatte nøyaktig. Feilberegninger kan resultere i at ansattes lønn blir trukket for mye for skatter, trygd, medisinske eller medisinske omsorgskostnader og andre fradrag som gjør dem ukomfortable ved beregning av årlige skatter. Feilberegninger kan også resultere i at selskapet blir gjennomgått av offentlige etater som skattetjenesten og muligens blir bøtelagt.
Steg
Del 1 av 2: Fyll ut skjemaet
Trinn 1. Be dine ansatte om å fylle ut føderale og statlige skjemaer for ansattes lønnstrekk
Når du starter en ny jobb, må alle ansatte fullføre et føderalt sertifikat for forskuddsgodtgjørelse for ansatte, også kjent som skjema W-4. Navnet og strukturen til statsskjemaet vil variere fra stat til stat.
- Informasjonen som er gitt på et ansattes skattefordeler, forteller et selskap størrelsen på føderale og statlige inntektsskatter som er tilbakeholdt fra hver ansattes lønnsslipp basert på innleveringsstatus og kravet om skattefritak. Husk at jo større skattefritaket som kreves, jo mindre blir ansattes skattefradrag fra lønnsslipp. Imidlertid kan den ansatte skylder penger når det gjelder å betale skatt.
- Husk at du kan gjøre forretninger i et land som ikke krever statlig inntektsskatt, der det ikke finnes skjemaer for statlig kildeskatt. Siden staten ikke krever at innbyggerne skal betale skatt, er det ingen grunn for dine ansatte til å fylle ut skjema for lønnstrekk.
Trinn 2. Kontroller at skjemaet er signert
Husk at føderale og statlige dokumenter er ugyldige med mindre de er signert.
Trinn 3. Dobbeltsjekk beregningene på skjemaet
Selv om beregningene på skjemaet kan være veldig enkle (vanligvis bare å legge til noen få 1-tall), er det bedre å dobbeltsjekke for å sikre at den ansatte har lagt til tallene riktig.
Del 2 av 2: Beregning av nettolønn
Trinn 1. Bestem bruttolønnen til den ansatte
Før du begynner å beregne en ansattes lønn, bør du vite bruttolønnen til den ansatte. Beløpet beregnes ved å multiplisere antall arbeidede timer i lønnsperioden med timeprisen. For eksempel, hvis en ansatt jobber 40 timer i en lønnsperiode og prisen er $ 15 per time, vil du multiplisere 40 med $ 15 for å få en bruttolønn på $ 600.
Trinn 2. Få en tabell over føderale og statlige inntektsskatter
Den føderale inntektsskattebordet skisserer mengden individuell føderal inntektsskatt som skyldes lønn, beløpet for skattefritak og innleveringsstatus. Skattekontoret har publisert en tabell med inntektsskatt på nettjenester. Du kan slå opp statlige inntektsskattetabeller online ved å besøke statens tilsynsmyndigheters nettsted.
Trinn 3. Påfør føderale og statlige inntektsskatter
Du kan bruke skattetabellen du får til å bruke de relevante føderale og statlige inntektsskattebeløpene for kildeskatt.
- For føderale skatter ser du etter beløpet for tilbakeholdelse basert på ansattes bruttolønn, innleveringsstatus og mengden skattefritak som kreves. Deretter trekker du beløpet fra bruttolønnen.
- For statsskatter, ta kontakt med statsavdelingens inntektsnettsted for instruksjoner om mengden kildeskatt.
Trinn 4. Påfør trygdeskattesatsen
Det er veldig enkelt å beregne mengden sosialskatt som må betales fordi det er en fast prosentandel av arbeidstakerens inntekt. Bedrifter må forstå at de også er ansvarlige for å betale trygdeavgifter. Dagens trygdeskatt er 6,2% for ansatte.
Trinn 5. Ta medisinsk skattefradrag
På samme måte som trygdeavgiften, er medisinsk skatt også en fast prosentandel av en persons inntekt. I tillegg er selskapet også ansvarlig for å betale medisinsk skatt. Medisinsk skatt for nåværende ansatte er 1,45%.
Trinn 6. Trekk fra de andre brikkene
Ansatte kan ha frivillige bidrag eller obligatoriske fradrag som må trekkes fra bruttolønnen.
- Eksempler på frivillige bidrag inkluderer 401 bidrag, utsatte kompensasjonsplaner, langsiktige funksjonshemmingplaner og fleksible utgiftskontoer.
- Eksempler på obligatoriske fradrag inkluderer barnebidrag og skilsmissestønad.
Trinn 7. Beregn den totale nettolønnen
Beløpet som gjenstår etter at disse fradragene er trukket er nettolønnen. Gjenta beregningene og sørg for at du ikke har gjort noen feil.
