Sjekk kontoaktivitet er lettere å registrere ved hjelp av sjekkeregistre opprettet fra Microsoft Excel. Du kan sette opp sjekkregistre for å kategorisere utgifter, slik at du kan holde oversikt over alle kontantutbetalinger. Du kan lage en formel for å finne ut pengesaldoen på kontoen. I tillegg til å være nyttig, kan du ved å opprette et sjekkregister i Excel også kjenne det grunnleggende i Excel.
Steg
Del 1 av 5: Opprette kolonner i Excel
Trinn 1. Bli kjent med Excel
Excel er et regnearkprogram som brukes til å administrere data og utføre beregninger med formler. Excel -regneark er organisert etter kolonner og rader.
- Desktop -versjonen av Excel kan installeres på en PC eller Mac. Det er også gratis online -apper for datamaskinen, nettbrettet eller telefonen. Funksjonaliteten til hver versjon er bare litt annerledes.
- Excel har eksistert lenge, og det er alltid en ny versjon hvert år. Måten hver versjon fungerer på er bare litt forskjellig.
- I Excel er rader horisontale og sortert etter tall. Kolonner er vertikale og sortert etter bokstav. Firkantene der rader og kolonner møtes kalles celler. Celler er oppkalt etter rader og kolonner. Cellen i den femte raden i kolonne D heter D5 (kolonne D, rad 5).
- Kjenn forskjellen mellom et regneark og en arbeidsbok. Et regneark er en Excel -fil som inneholder ett eller flere regneark. Hvert regneark er i separate faner i arbeidsboken. Arbeidsbøker har vanligvis tre faner, men kan legges til om nødvendig.
- Du kan ganske enkelt bruke en fane til å lage et grunnleggende sjekkregister.
- Du vil bruke de to fanene til å opprette en lastkategorifunksjon i sjekkregisteret.
Trinn 2. Åpne et tomt regneark
Hvordan du åpner et regneark, avhenger av operativsystemet og typen datamaskin du bruker.
- For PCer som kjører et operativsystem under Windows 7, klikker du Start-menyen i nedre venstre hjørne av skrivebordet. Klikk på Programmer fra menyen som vises. Klikk på Microsoft Office på menyen som vises, og klikk deretter på Microsoft Office Excel. På dette tidspunktet vises et tomt regneark på skrivebordet.
- For PC-er på Windows 7 eller nyere, klikk på Windows-ikonet i nedre venstre hjørne av skjermen, og klikk deretter på Microsoft Excel-flisen for å åpne Excel. Det vil være en side som viser de nye filene til venstre og de nye dokumentmalalternativene til høyre. Klikk på det første malalternativet, Tom arbeidsbok for å åpne et nytt regneark.
- For å åpne Excel på Mac, klikk på Excel i dokken. Klikk "File" i menylinjen. Klikk "Åpne" og deretter "Ny". Du blir ført til et nytt tomt regneark.
Trinn 3. Lag kolonneetiketter
Bruk etiketten som vanligvis finnes i registerets sjekkbok. Lag kolonner for dato, nr. sjekk, betalingsmottaker og beskrivelse eller notat. Lag deretter kolonner for debet (dvs. betalinger eller uttak), kreditter (dvs. innskudd) og terminsaldoer.
- Skriv inn "DATE" i celle B1 (kolonne B, rad 1). Transaksjonsdatoen er angitt her.
- Flytt en celle til høyre, celle C1 (kolonne C, rad 1). Skriv "VARE #". Sjekknummeret eller transaksjonstypen er angitt her, for eksempel "minibank" eller "innskudd".
- Flytt en celle til høyre, celle D1 (kolonne D, rad 1). Skriv inn "PAYEE". Dette er navnet på mottakeren av sjekken eller betalingsmottakeren.
- Flytt en celle til høyre, celle E1 (kolonne E, rad 1). Skriv "BESKRIVELSE". Detaljer om transaksjonen legges inn her.
- Flytt en celle til høyre, celle F1 (kolonne F, rad 1). Skriv "DEBIT". Pengene som går ut av kontoen (utløp) registreres her.
- Flytt en celle til høyre, celle G1 (kolonne G, rad 1). Skriv "EXPENSE CATEGORY". La dette stå tomt først. Disse kolonnealternativene blir opprettet i et senere trinn.
- Flytt en celle til høyre, celle H1 (kolonne H, rad 1). Skriv "KREDIT". Pengene som går inn på kontoen (tilsig) registreres her.
- Flytt en celle til høyre, celle J1 (kolonne J, rad 1). Skriv "INNTEKTSKATEGORI". Disse kolonnealternativene vil også bli opprettet i et senere trinn.
- Flytt en celle til høyre, celle K1 (kolonne K, rad 1). Skriv "BALANCE". Dette er beløpet på kontoen etter at alle transaksjoner er registrert.
Trinn 4. Formater kolonneetikettene
Legg til formatering i etikettkolonnen med fet skrift og gi registeretikettradene en annen bakgrunnsfarge for enkel lesing. Velg først celleområdet du vil formatere, og velg deretter et formatalternativ.
- Se etter formatalternativene i kategorien "HJEM" på verktøylinjen. Denne fanen "HJEM" er allerede åpen når du åpner en ny arbeidsbok.
- Velg celle B1 (DATE), og dra deretter markøren på alle etikettene til celle K1 (BALANCE).
- Klikk på "B" øverst til venstre på verktøylinjen for å velge et fet skrift.
- Klikk på malingsbøtteikonet for å se bakgrunnsfargepaletten for å endre bakgrunnsfargen.
Trinn 5. Endre størrelse på flere kolonner
Vanligvis er kolonnestørrelsen for liten til å lagre dataene du skrev inn. For eksempel kan kolonnene "PAYEE" og "DESCRIPTION" inneholde lange navn eller lange notater. Kolonne A fungerer bare som separator, så størrelsen er veldig smal.
- Klikk på kolonneoverskriften A for å velge hele kolonnen. Klikk på "FORMAT" -knappen øverst til høyre på verktøylinjen på båndet "HJEM". Klikk på "Kolonnebredde" fra rullegardinmenyen, skriv inn 2 og klikk deretter OK. Kolonne A vil være veldig smal.
- Utvid kolonne D, "PAYEE". Klikk på overskriftsseksjonen i kolonne D for å velge den kolonnen. Hold markøren over grensen til kolonnene D og E. Markøren endres til en størrelsesmarkør, med en form som et pluss -tegn med en pil som peker. Når denne markøren er synlig, venstre klikk og dra musen til høyre for å gjøre kolonnen så bred som du vil.
- Gjenta samme prosedyre for å utvide kolonne E, "BESKRIVELSE".
Trinn 6. Sentrer registeretiketten
Velg hele den første raden. Høyreklikk på nummer én på venstre kant av siden. Klikk på midtjusteringsknappen øverst til venstre på verktøylinjen på båndet "HJEM". Alle data i de valgte cellene vil være sentrert. Kolonnetikettene i hver celle er nå sentrert.
Del 2 av 5: Formatering av celler
Trinn 1. Skriv inn noen data
For å se formatendringene, skriv inn fire rader med data i cellene. Start med startbalansen, og angi deretter de tre andre transaksjonene.
- Legg til datoen for åpningsbalansen i celle B2, for eksempel 9/27/15. I "PAYEE" -kolonnen i celle D2, skriver du "Åpningsbalanse". I "BALANCE" -kolonnen i celle K2, angir du mengden penger på kontoen din i henhold til datoen i celle B2.
- Legg til ytterligere tre transaksjoner. Kombiner debettransaksjoner (for eksempel sjekkbetalinger eller minibankuttak) og kredittransaksjoner (for eksempel innskudd).
- Legg merke til inkonsekvent formatering av hvert tall i cellen. Datokolonneformatet kan endres til "2015/09/27" eller "27. september". Dollarbeløpet kan vise feil antall desimaler. Formater det slik at alt er rent.
Trinn 2. Formater datoen
Sørg for at denne kolonnen viser konsistente datoer. Det er mange alternativer for formatering av datoer i Excel. Velg hvilken du vil ha.
- Klikk på overskriften i kolonne B, som er "DATE". Hele kolonnen blir valgt.
- Høyreklikk på kolonnen og velg Format celler. Vinduet Formater celler vises.
- Velg kategorien "Numbers". Velg "Dato" i "Kategori". Velg datoformatet du vil bruke, og klikk OK i nedre høyre hjørne av vinduet.
- Mens kolonnen fremdeles er valgt, sentrer du dataene i disse cellene ved å klikke på midtjusteringsikonet øverst til venstre på verktøylinjen i båndet "HJEM".
Trinn 3. Formater kolonne "ITEM #"
Dataene i denne kolonnen må være sentrert. Marker hele kolonnen med C ved å klikke på kolonneoverskriften. Klikk på midtjusteringsikonet. Vær oppmerksom på dataene som er lagt inn i denne kolonnen. Skriften må være sentrert.
Sjekk formatet på kolonnene D og E, "PAYEE" og "DESCRIPTION". Excel formaterer vanligvis celler slik at dataene er venstrejustert. Dette formatet vil være egnet for denne kolonnen. Dobbeltsjekk kolonnestørrelsen. Det er nå noen data i disse cellene, så juster kolonnebredden for å gjøre kolonnen bredere eller smalere etter behov
Trinn 4. Formater valutaen i kolonnene F, H og K, eller "DEBIT", "CREDIT" og "BALANCE FORWARD"
Valuta bruker tosifrede desimaler. Det er et alternativ for å vise et dollartegn. Debetnummeret kan også gjøres rødt hvis du ønsker det.
- Velg kolonne F. Høyreklikk i kolonne F og velg Format celler. Vinduet Formater celler vises. I kategorien "Nummer" velger du "Regnskap". Velg "2" i alternativet "Desimaler". Velg dollartegnet i "Symbol".
- Gjenta trinnene ovenfor for kolonnene H og K.
- For å få debetnummeret til å se rødt, klikk på overskriften i kolonne F for å velge hele kolonnen. Høyreklikk på kolonnen og velg Format celler. Velg kategorien Skrift når vinduet Formater celler vises. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Farge-alternativet. Klikk på den røde fargen fra paletten.
Del 3 av 5: Lage formler
Trinn 1. Lag en formel for å beregne gjeldende saldo
Skriv inn den matematiske formelen for å beregne gjeldende saldo i kolonne K. Du trenger ikke formelen i celle K2. Startbalansen din er angitt her.
- Klikk på celle K3. Klikk på formellinjen øverst i regnearket. Skriv inn formelen for å utføre beregningen. Enter = SUM (K2-F3+H3). Denne formelen forteller regnearket å ta åpningsbalansen (celle K2), trekke fra eventuelle debet (celle F3), og legge til kreditter hvis noen (celle H3).
- Hvis åpningsbalansen er $ 200, og din første oppføring er en sjekk på $ 35, registrerer du $ 35 som en debet i celle F3. Formelen du skrev inn i celle H3 tar utgangssaldoen og trekker debet slik at saldoen er $ 165.
Trinn 2. Kopier formelen
Velg celle K3. Høyreklikk og velg Kopier. Velg cellene K4 og K5, høyreklikk og velg Lim inn. Nå er formelen kopiert til disse cellene. Nå er den nåværende saldoen beregnet i kolonne K for alle dataradene som er lagt inn.
Trinn 3. Lag en betinget formel for å slette gjeldende saldokolonne
Du kan kopiere formelen ovenfor til celle K6. Siden du imidlertid ikke har angitt noen data, vil nåværende saldo fra celle K5 også vises i celle K6. For å avklare dette, opprett en betinget formel som vil tømme cellen hvis ingen transaksjoner er angitt, men som vil vise saldoen hvis det er en.
Skriv inn formelen = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)) i celle K6. Dette vil fortelle Excel at hvis celle B6 i "DATE" -kolonnen er tom, må celle H6 være tom, men hvis celle B6 ikke er tom, skal saldoen beregnes
Trinn 4. Utvid formelen med Autofyll
Autofyll -funksjonen fyller formelen for tilstøtende celler, så det er ikke nødvendig å angi "BALANCE" -formelen gjentatte ganger.
- Se etter AutoFill -spaken i den aktive cellen. Se på det lille mørke rektangelet i nedre høyre hjørne av den aktive cellen. Hold markøren over til den endres til en Autofyll -markør, som ser ut som et tynt pluss.
- Klikk på celle K6. Hold markøren over AutoFill -spaken, og markøren endres til et tynt pluss -tegn. Venstre klikk og hold AutoFill -spaken. Dra markøren til celle K100 (kolonne K, rad 100).
- Formelen kopieres nå til alle cellene kolonne K til rad 100. Rad- og kolonnetallene i hver celle justeres automatisk slik at formelen kan beregne riktig.
Del 4 av 5: Legge til kategorier
Trinn 1. Opprett en transaksjonskategori
Transaksjonskategorier er nyttige for å spore kontantstrømmer og inntektstyper. Kategorier kan forholde seg til inntektsskatt, for eksempel eiendomsskatt eller veldedige donasjoner. Kategorier kan også brukes til å lage diagrammer som enkelt visualiserer en kontos økonomiske aktivitet.
Trinn 2. Lag kategorien "Kategorier"
Denne fanen brukes til å lagre alle potensielle kategorier av inntekts- og utgiftsregisterkontroller. Gi nytt navn til en av fanene i arbeidsboken "Kategorier". Dobbeltklikk på en eksisterende fanetittel slik at den markerer navnet. Navnet endres til "Sheet2" eller "Sheet3". Når arknavnet er uthevet, skriver du inn et nytt navn for kategorien, for eksempel "Kategorier".
Skriv inn "Kategorier" i celle B4. Formater cellene for å være fet og sentrer dem
Trinn 3. Lag inntektskategorier
Skriv "*** Inntekt ***" i celle B5. Alle inntektskategorier du har eller kan dra nytte av i fremtiden er inkludert her. Skriv inn alle inntektskategoriene fra celle B6 og jobbe deg ned.
- Den vanligste inntektskategorien er "Lønn" (lønn). Bryt ned de forskjellige lønnskategoriene hvis det er mer enn én jobb.
- Din økonomiske situasjon er en avgjørende faktor for andre inntektskategorier. Lag en kategori "Utbytte" hvis du eier aksjer. Opprett også barnebidragskategorier hvis det er aktuelt. Andre kategorier som "Renteinntekter", "Gaver" og "Diverse".
Trinn 4. Lag lastekategorier
Fjern cellene i den siste inntektskategorien. Flytt nedover en celle og skriv deretter "*** Utgifter ***". Alle lastkategorier er i denne delen.
Antall lastkategorier er tilpasset dine forhold, inkludert "Boliglån", "Leie", "Forsikring", "Bilbetaling", "Gass", "Elektrisitet", "Telefon" eller "Underholdning"
Trinn 5. Gi et navn til celleområdet som inneholder kategorien
Velg celle B5, og merk deretter fra celle B5 til alle inntekts- og utgiftskategorier. Se etter cellenavnsboksen øverst til venstre i vinduet, som er til venstre for formelboksen. Navnet på den første cellen i det markerte området vil vise "B5". Klikk på cellenavnsboksen og skriv "Kategorier". Dette er navnet på celleområdet du kan bruke i sjekkregisteret.
Trinn 6. Bruk utgifts- og inntektskategoriene i sjekkregisteret
Gå tilbake til fanen du opprettet sjekkregisteret. Nå vil kolonnene “EXPENSE CATEGORY” og “INCOME CATEGORY” legges til i en rullegardinmeny.
- Velg celle G2 i registerfanen. Dette er den første cellen i "UTGIFTSKATEGORI" -kolonnen.
- Velg båndet "DATA" på verktøylinjen. Klikk på "Datavalidering" -knappen. Velg "Datavalidering" fra rullegardinmenyen. Vinduet "Datavalidering" åpnes.
- I kategorien "Innstillinger" i vinduet "Datavalidering" finner du rullegardinmenyen "Tillat". Klikk på nedoverpilen og velg "Liste". Skriv inn "= Kategorier" under "Kilde". klikk OK.
- En liten pil vil vises ved siden av celle G2. Klikk på denne pilen for å vise en liste over kategorier. Klikk kategorien som tilsvarer radtransaksjonen.
- Kopier formelen fra celle G2 til celle G100 ved hjelp av Autofyll.
- Gå til celle J2 for å gjenta prosessen i "INNTEKTKATEGORI" -kolonnen.
Del 5 av 5: Beskyttelse av sjekkregisteret
Trinn 1. Lås formelceller og beskytt regnearket
Beskyttelse av regnearket betyr at du ikke kan overskrive data i låste celler, slik at du ikke trenger å bekymre deg for at fremtidige saldoberegninger blir feil på grunn av formelfeil. Du kan også legge til et passord for å gjøre sjekkeregistret mer beskyttet mot andre brukere. Sørg for at passordet er enkelt å huske, eller skriv det ned på et trygt sted. Regnearket er ikke tilgjengelig hvis du glemmer passordet ditt.
Trinn 2. Lås opp cellen
Når regnearket er beskyttet, blir alle cellene låst. Derfor må du låse opp datacellene som skal legges inn, selv om regnearket er beskyttet.
- Velg celler B2 til J100. Dette er alle celler i alle sjekkregisterkolonner, bortsett fra den siste kolonnen, K, som er "BALANCE" -kolonnen. Data må fortsatt legges inn i disse cellene, selv om regnearket er beskyttet.
- Høyreklikk i det valgte celleområdet. Velg Format celler.
- Velg kategorien Beskyttelse i vinduet Formater celler. Fjern merket for "Låst" -boksen, og klikk deretter OK.
Trinn 3. Aktiver beskyttelse på regnearket
Dette betyr at alle cellene forblir låst, inkludert cellene i kolonne K ("BALANCE"), slik at de ikke kan overskrives.
- Åpne "REVIEW" -båndet på verktøylinjen. Klikk på "Beskytt ark" for å åpne vinduet "Beskytt ark".
- Hvis du vil beskytte regnearket, kan du legge til passordet her. Hvis ikke, la det stå tomt.
- klikk OK. Sjekk registre er nå ubeskyttet.
Trinn 4. Fjern beskyttelsen av regnearket for å endre de låste cellene
Du kan reversere denne prosessen senere hvis du vil endre formelen i en låst celle. Åpne "REVIEW" -båndet på verktøylinjen. Klikk på "Avbeskytt ark" til vinduet "Avbeskytt ark" vises. klikk OK.
