I næringslivet betyr ikke å oppnå forretningsmål å ofre høflighet eller vennlighet. Faktisk er god oppførsel ofte ledsaget av klok forretningspraksis. Erkjennelse er et godt eksempel for å illustrere det; god oppførsel er også nyttig for å styrke relasjoner, tiltrekke oppmerksomhet og skape minner om deg i det konkurransedyktige næringslivet. Det er imidlertid ikke alltid lett å balansere vennlighet og profesjonalitet. Følgende trinn gir en enkel måte å utføre denne utfordrende (men generelt nyttige) oppgaven på.
Steg
Metode 1 av 1: Skriv din egen takk
Trinn 1. Ikke forsink
I nesten alle forretningssituasjoner er den største fordelen med å sende en takkemelding at det skaper et varig positivt inntrykk på hodet til forretningsforbindelser, potensielle arbeidsgivere, klienter eller finansiører. Jo lenger du forsinker å sende en takkebrev etter et jobbintervju, kontrakt eller jobbprestasjon, desto mindre effektiv blir det.
Trinn 2. Velg riktig format
Generelt er papirpost bedre enn elektronisk post. Hvis du representerer et bestemt selskap, er det mest profesjonelle alternativet å skrive en takkebrev med offisielt brevhode. Imidlertid gjør håndskrevne kort et personlig inntrykk og kan være et godt valg i visse situasjoner- for eksempel hvis du er en liten bedriftseier eller takker deg for en stor donasjon. En håndskrevet hilsen er også et godt alternativ for å takke en potensiell arbeidsgiver etter at du har blitt intervjuet for en bestemt stilling. Hvis du velger å skrive hilsenen for hånd:
- Velg et kort som er enkelt og moderne. Et hvitt eller elfenbenskort som sier "Takk" på forsiden er generelt et trygt valg. Unngå kort med trykte hilsener på innsiden og kort med overdrevne eller "søte" design.
- Tenk på håndskriften din. Hvis du ikke er sikker på kvaliteten eller klarheten i håndskriften din, kan du vise en venn eller en kollega prøveeksemplar. Hvis du ikke kan skrive klart og tydelig, øv deg før du skriver på kortet du sender. Hvis du må, kan du be noen andre om å skrive meldingen din (ikke glem å signere den selv).
- Hvis du ikke finner en fysisk adresse, er e -post eller e -post de eneste alternativene. E-post er et godt valg når det-for eksempel har blitt brukt som den primære kommunikasjonslinjen mellom deg og personen du takker. Den største ulempen med en e -post takk er at den risikerer ikke å bli sendt eller ignorert og muligens ikke tiltrekke seg oppmerksomhet. Husk at noen mennesker (spesielt forretningsledere) kan motta hundrevis av e -postmeldinger på en dag. Med det i bakhodet kan det være lurt å lage en slående e-post, eller sende et e-kort gjennom et tredjeparts nettsted. Kort sagt, ikke-dette vil få e-postene dine til å ligne annonser og øke risikoen for at de blir ignorert eller kastet. Hold e -postene dine korte, enkle, diskrete og igjen, i tide. Det er en god idé å skrive en e -posttittel som beskriver spesifikk informasjon om forretningsforholdet ditt eller gjenstanden for din takk - for eksempel "Takk for at du vurderer jobbsøknaden min."
Trinn 3. Velg riktig hilsen
Hvis det er en bestemt person du henvender deg til, adresser du den personen med en passende tittel eller kallenavn og etternavn - for eksempel "Kjære Mr. Kinkaid." Når du vil takke mer enn én person, skriver du inn alle navnene og kallenavnene eller titlene i hilsenlinjen. Unngå vanlige hilsener som "For din oppmerksomhet Mr / Mrs". Graden av formalitet i brevet ditt avhenger av hvor intimt forholdet ditt er og arten av virksomheten du driver med personen.
Trinn 4. I den innledende setningen, si takk og tydelig angi objektet for din takk
Det er ikke nødvendig å forord i åpningssetningen - unngå åpninger som "Jeg skriver dette brevet for å takke deg …" eller "Jeg vil takke deg for …", og velg enkle, enkle setninger, "Takk for å støtte samfunnstjenesteprosjektene våre."
Det er viktig å nevne gjenstanden for din takk, men unngå å nevne penger direkte hvis gjenstanden for takk er en donasjon. Endre kontantbetegnelsen med eufemismer som "din generøsitet", "din vennlighet" eller "din donasjon"
Trinn 5. Diskuter den umiddelbare effekten eller betydningen av gjenstanden for din takk
- Når du kommuniserer med finansiere, må du oppgi hva din bedrift kan oppnå ved å bruke tilskuddet.
- Når du kommuniserer med potensielle arbeidsgivere etter intervjuet, vil du kanskje benytte anledningen til å formidle din interesse for stillingen du søker. Imidlertid må du ikke bruke en takkemelding som en unnskyldning for å understreke hvorfor du er "det riktige valget for jobben." Bruk en passende tilnærming som "Jeg er glad for å møte deg og er veldig interessert i dette arbeidet."
- Når du kommuniserer med en forretningspartner eller rådgiver, kan du si noe som "Det var en glede å jobbe med deg" eller "forslagene dine hjalp oss med å nå avdelingens årlige prestasjonsmål", kan fremme positive relasjoner og indikere et ønske om å fortsette å jobbe sammen.
Trinn 6. Gi ros, men ikke overdriv
Denne delen er noen ganger veldig vanskelig å gjøre når du skriver en takk, og er ikke alltid riktig eller nødvendig. Bruk generelle lovord-for eksempel "Du gjorde en veldig god jobb" eller "Du har veldig høy kompetanse innen kontoadministrasjon."
Trinn 7. Snakk om fremtiden
Her kan du uttrykke ønsket om å fortsette forretningsforholdet eller etablere et langsiktig arbeidsforhold. Når du snakker med potensielle arbeidsgivere, er dette en god mulighet til å uttrykke din tillit til beslutningene selskapet vil ta. Du kan si "Jeg ser frem til svaret ditt."
Trinn 8. Gjenta takkeseddelen din
Bruk enkle setninger for å gjenta takken du sa tidligere (men bruk forskjellige ord). Bare si "Takk igjen for …".
Trinn 9. Lukk med hilsen og signatur
Generelt vil det være hensiktsmessig å bruke "oppriktig" eller en tilsvarende setning for å avslutte din takk. Selv om takkemeldingen er skrevet, må du alltid signere den med en penn. I visse situasjoner skriver du tittelen eller tittelen og firmanavnet under navnet ditt.
Trinn 10. Kontroller og gjennomgå takkeseddelen din
Avhengig av situasjonen, bør denne talen være kort og relativt enkel (omtrent en halv side når den skrives inn). Hvis det virker langt, sjekk om du bruker unødvendige ord-bortsett fra "takk" -frasen, ikke gjenta noe annet. Sørg for at intonasjonen din er konsistent. Be en eller to personer om å sjekke setningene og stavemåten din, ettersom selv de minste feilene kan gi et negativt inntrykk.
Trinn 11. Når du er sikker på din takk, sender du den umiddelbart
Igjen er tiden avgjørende-jo før du sender en takkebrev, jo dypere blir inntrykket ditt.
Tips
- Ikke ta med: personlig informasjon eller nyheter om virksomheten din. Husk at hensikten med denne hilsenen er å formidle takknemlighet og takknemlighet, ikke å smigre prestasjonene dine. Ikke bruk en takkebrev som en mulighet til å annonsere deg selv eller selskapet. Hvis du skriver "Hvis du liker vårt produkt X, kan du også være interessert i produkt Y og Z (for tiden på kampanjen!)", Vil din takk lyde upriktig.
- Det kan være lurt å inkludere et visittkort i hilsenen din, men dette er ikke nødvendig hvis du allerede kjenner personen godt eller har gitt visittkortet ditt før. Noen ganger er det hensiktsmessig å inkludere et visittkort når du kommuniserer med potensielle arbeidsgivere, men det er en god sjanse for at du vil se på som pretensiøs. Hvis du ikke er sikker, ikke gjør det- navnet, tittelen og kontaktinformasjonen din bør allerede være tilgjengelig. Hvis din takkebrev er skrevet, kan du skrive inn denne informasjonen i brevhodet på venstre side av siden, etterfulgt av navn og adresse til mottakeren to mellomrom nedenfor.
