Når du bruker et Microsoft Excel -regneark med mye data, er det mulig at du finner de samme oppføringene. "Betinget formatering" -funksjonen i Microsoft Excel kan vise deg hvor duplikatoppføringene er, mens funksjonen "Fjern duplikater" vil fjerne dupliserte oppføringer. Visning og fjerning av duplikater sikrer nøyaktigheten av dataene og presentasjonene dine.
Steg
Metode 1 av 2: Bruke betinget formatering
Trinn 1. Åpne filen
Det første du bør gjøre er å velge alle dataene du vil finne duplikater av.
Trinn 2. Klikk på cellen i øvre venstre hjørne av datagruppen
Dette starter datavalgsprosessen.
Trinn 3. Trykk og hold inne Shift -tasten, klikk deretter på den siste cellen i nedre høyre hjørne av datagruppen
Dette vil velge alle dataene du har angitt.
Du kan gjøre dette i en annen rekkefølge (f.eks. Klikk på nedre høyre hjørne først, og merk deretter de neste dataene derfra)
Trinn 4. Se etter delen "Stiler" på verktøylinjen
Dette området har verktøy for formatering av dokumenter, inkludert en "Betinget formatering" -funksjon.
Trinn 5. Klikk på "Betinget formatering"
Dette vil vise en rullegardinmeny.
Trinn 6. Velg "Marker celleregler", og klikk deretter på "Dupliser verdier"
Sørg for at dataene fremdeles fremheves når du gjør det. Dette åpner programvinduet med innstillingsalternativene i en annen rullegardinmeny.
Trinn 7. Velg "Dupliser verdier" fra rullegardinmenyen
Hvis du vil vise alle verdier som ikke har duplikater, velger du "Unikt"
Trinn 8. Velg uthevingsfargen du vil ha
Merkingsfargen viser duplikatene. Den opprinnelige fargen er rosa med mørk rød skrift.
Trinn 9. Klikk "OK" for å se resultatet
Trinn 10. Velg en duplikatboks, og trykk deretter på Slett -tasten for å slette den
Kanskje du ikke vil fjerne disse dupliserte verdiene hvis hver data representerer noe (for eksempel en undersøkelse).
Etter å ha slettet et duplikat, mister duplikatparet søkelyset
Trinn 11. Klikk på "Betinget formatering" igjen
Enten du har fjernet duplikatene eller ikke, må du bli kvitt formateringshøydepunktene før du lukker dokumentet.
Trinn 12. Velg "Slett regler", klikk deretter på "Slett regler fra hele arket" for å kvitte seg med formateringen
Dette vil fjerne høydepunktet på duplikater som du ikke har slettet.
Hvis det er flere deler av regnearket som er formatert, kan du velge bestemte områder og klikke "Fjern regler fra utvalgte celler" for å fjerne høydepunktene
Trinn 13. Lagre dokumentendringene
Hvis du er fornøyd med endringene, har du funnet og fjernet duplikater i Excel!
Metode 2 av 2: Bruke funksjonen Fjern dubletter i Excel
Trinn 1. Åpne filen
Det første du bør gjøre er å velge alle dataene du vil finne duplikater av.
Trinn 2. Klikk på cellen i øvre venstre hjørne av datagruppen
Dette starter datavalgsprosessen.
Trinn 3. Trykk og hold inne Shift -tasten, klikk deretter på den siste cellen i nedre høyre hjørne av datagruppen
Dette vil velge alle dataene du har angitt.
Du kan gjøre dette i en annen rekkefølge (f.eks. Klikk på nedre høyre hjørne først, og merk deretter de neste dataene derfra)
Trinn 4. Klikk på "Data" -fanen øverst på skjermen
Trinn 5. Finn delen "Dataverktøy" på verktøylinjen
Denne delen har verktøy for å endre de valgte dataene, inkludert en "Fjern duplikater" -funksjon.
Trinn 6. Klikk på "Fjern duplikater"
Dette åpner vinduet for programinnstillinger.
Trinn 7. Klikk på "Velg alle" for å kontrollere at alle kolonnene er valgt
Trinn 8. Merk av i kolonnen du vil kontrollere ved hjelp av dette verktøyet
Det første oppsettet har alle kolonner valgt.
Trinn 9. Klikk på "Mine data har overskrifter" hvis du bruker overskrifter
Dette vil fortelle programmet at den første oppføringen i hver kolonne er en overskrift, så disse oppføringene blir hoppet over fra slettingsprosessen.
Trinn 10. Klikk "OK" når du er fornøyd med valget ditt
Dette fjerner automatisk duplikatene du har angitt.
Hvis programmet forteller deg at duplikater ikke ble funnet, spesielt hvis du vet at det er det, sjekk feltene i "Fjern duplikater" -programvinduet. Hvis du sjekker kolonnene en etter en, løses alle feilene i denne delen
Trinn 11. Lagre dokumentendringene
Hvis du er fornøyd med endringene, har du fjernet duplikatene i Excel!
Tips
- Du kan også finne duplikater ved å installere ytterligere tredjepartsverktøy. Noen av disse verktøyene forbedrer Excel's "Conditional Formatting" -funksjon, slik at du kan bruke forskjellige farger for å identifisere duplikater.
- Slette dubletter er egnet for å sjekke gjestelister, adresser eller andre lignende dokumenter.
